商务礼仪培训教材 PPT

商务会议礼仪培训教材知识点：了解公司会议的工作流程了解商务谈的礼仪规范了解座次及用餐礼仪第一章公司会议一、公司会议的工作流程安排（一）工作会议的会前工作流程（二）工作会议的会中工作流程（三）工作会的会后工作流程（四）确定会议时间、会期会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。（五）确定会议所需用品和设备1.必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。2.特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。（六）建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。（七）确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。（八）确定会议地点要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。（九）安排会议议程与日程会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。（十）制发会议通知1.会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。2.会议通知的种类有书信式和柬帖式。3.会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。4．会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。（十一）制作会议证件会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。（十二）准备会议文件资料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。第二章商务谈判一、主方谈判的接待准备（一）主座谈判的接待准备主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和尊重。1.成立接待小组成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备有翻译。2.了解客方基本情况，收集有关信息可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据；掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。应备有翻译。3.拟订接待方案（1）根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待计划和日程安排表；（2）日程安排还要注意时间上紧凑；（3）日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见；（4）待客方无异议确定以后，即可打印；（5）如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上；（6）主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间的费用通常都是由其自理的。（二）主座谈判迎送工作1.主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等；准确掌握对方抵离的时间，主方所有迎送人员都应先于客方到达指定地点迎候；2.主方应主动到机场、车站、码头迎接，在到达前15分钟赶到；3.对于客方身份特殊或尊贵的领导，还可以安排献花；迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问候寒暄；4.如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐在其右侧，最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，避免从客人座前穿过。二、谈判室的布置与座次安排（一）谈判室的选择与布置小规模谈判还可在会客室，有条件的话最好安排二三个房间，一间作为主要谈判室外，另一间作为双方进行内部协商的密谈室，再配一个休息室。（二）谈判桌摆放及座次安排1.长方形或椭圆形.（1）若谈判桌横放，则正面对门为上座，应属于客方，背面对门为下座，属于主方。（2）若谈判桌竖放，则应以进门方向为准，右侧为上，属客方，左侧为下，属主方。（3）双方主谈人(首席代表)各在己方一边的中间就坐，译员安排在主谈人右侧，其余人员则遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而远地分别在主谈人两侧就坐。2.圆形多边谈判一般采用圆形谈判桌，国际惯例上称为“圆桌会议”。在举行国际或国内政治谈判时，为避免席次争执、表示参加各方地位平等起见，参加各方围圆桌而坐，或用方桌但仍摆成圆形。3.马蹄形小型的谈判，也可不设谈判桌，直接在会客室沙发上进行，双方主谈人在中间长沙发就坐，主左客右，译员在主谈人后面，双方其余人员分坐两边。三、出席商务谈判的仪表仪态要求（一）整洁的仪容仪容是指一个人的身体不着装的部位，主要是头发、面部和手部。商界人士仪容的要求是干净整齐，端庄大方。谈判前，不要进食大蒜、葱、韭菜、洋葱、腐乳之类的食物，保持牙齿清洁，没有食品残留物，也没有异味。1.男性（1）头发：发型简单大方，长短适当，干净整齐，不准留新潮、怪异的发型，不准蓬头乱发，亦不准染发，最好也不要烫发。（2）手：谈判时，握手问候、交换名片和递送文件等都会将手展示于人，因此，及时修剪指甲，保持手的干净整齐也是必要的。（3）面部：保持干净清爽，养成每天上班前必剃须的习惯，不准留胡子，也不能留大鬓角。2.女性出席商务谈判的女性，应选择端庄大方的发型，过于时髦、怪异的发型，染发和不加以固定的长发，都不适合出现在这种场合，选用的发卡、发箍以朴实素雅为佳。（1）脸部应化淡雅的日妆，保持妆容的和谐清爽，一般不宜文眉、文眼线，唇膏和眼影也不要过于浓艳，要与服饰协调。可适当使用清新的淡香水，但香气不可过于浓烈。（2）女性手部除保持干净整齐外，可适当使用指甲油美饰一下指甲，不宜涂抹彩色指甲油。（二）规范的服饰1.男性：（1）应穿深色(蓝、黑、灰、棕)的三件套或两件套西装，白色(或与西装同色系)衬衣、打素色或条纹领带，配深色袜子和黑色皮鞋。（2）除结婚戒指外，一般不戴其他首饰，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握时间，又是最好的装饰品。（3）在商务谈判场合，男性不应穿着茄克衫、牛仔裤、T恤衫、旅游鞋、凉鞋等休闲服装出席。2.女性：（1）端庄、典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选择。以体现着装者的稳重、端庄，配上肉色的长筒或连裤丝袜和黑色的高(中)跟鞋。与服饰配搭，适当点缀一两件首饰或胸针(花)、丝巾等。（2）出席商务谈判的女性，切忌穿得太紧、太透、太花、太露、太短的休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴太多的首饰，否则既显得没有教养，也显得没有品味。（三）文明得体的言谈举止1．说话（1）商务谈判人员要求说话表达准确，口齿清晰，言词有礼，要多用敬语和谦语，尽量采用委婉的表达方式。（2）商务谈判时，还要善于倾听对方的意见，要求准确把握对方的意图。（3）说话速度不宜太快，涉外谈判时更应照顾到翻译的方便。说话的态度要友好、和善，面带微笑，以有助于促使问题的解决。2.举止出席谈判人员的举止要自然大方，优雅得体：四、谈判过程中的礼仪商务谈判过程中，自始至终都贯穿一定的礼仪规范:（一）主方准时迎候。主方人员应先于客方到达谈判地点，当客方人员到达时，主方人员在大楼门口迎候，亦可指定专人在大楼门口接引客人，主方人员只在谈判室门口迎候。（二）双方由主谈人介绍各自成员，互相握手、问候、致意。然后由客方先行进入谈判室或宾主双方同时进入谈判室，主方人员待客方人员落座后再坐下。（三）重要的谈判，在正式开始前，双方作简短致辞，互赠纪念品，安排合影后再入座。合影位置排列，通常主方主谈人居中，其右侧是客方主谈人，客方其余代表依次排列，主方其余代表一般站在两端。（四）双方人员入座后谈判正式开始，这时非谈判人员应全部离开谈判室；在谈判进行中，双方要关闭所有的通讯工具(或调到静音)，人员也不要随便进出。（五）谈判中，主方应提供茶水、咖啡等饮料，服务人员添茶续水要小心动作，可在休会或某一方密谈时进行。（六）谈判结束后，主方人员应将客方人员送至电梯口或送到大楼门口上车，握手告别，目送客人汽车开动后再离开。（七）如果安排了与谈判内容密切相关的参观考察活动，则应在参观点安排专门的接待人员，并悬挂欢迎性的标语横幅。第三章接待、座次及用餐礼仪一、名片使用的礼仪（一）名片不准随意涂改（二）名片不提供私宅电话（三）名片上一般不出现二个以上头衔二、接待客人礼仪（一）在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。（二）在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。（三）在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。（四）客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。三、开、关门的礼仪一般情况下，无论是进出办公大楼或办公室的房门，都应用手轻推、轻拉、轻关，态度谦和讲究顺序。进出房门时，开关门的声音一定要轻，乒乒乓乓地关开门是十分失礼的。进他人的房间一定要先敲门，敲门时一般用食指有节奏地敲两三下即可。如果与同级、同辈者进入时，要互相谦让一下。走在前边的人打开门后要为后面的人拉着门。假如是不用拉的门，最后进来者应主动关门。如果与尊长、客人进入，应当视门的具体情况随机应变，这里介绍通常的几种方法：（一）朝里开的门。如果门是朝里开的，秘书应先入内拉住门，侧身再请尊长或客人进入下图。（二）朝外开的门。如果门是朝外开的，秘书应打开门，请尊长、客人先进。如下图：（三）旋转式大门。如果陪同上级或客人走的是旋转式大门，应自己先迅速过去，在另一边等候。如下图：无论进出哪一类的门，秘书在接待引领时，一定要“口”、“手”并用且到位。即运用手势要规范，同时要说诸如“您请”，“请走这边”，“请各位小心”等揭示语。四、介绍他人的顺序为他人作介绍时必须遵守“尊者优先”的规则。把年轻者介绍给年长者；把职务低者介绍给职务高者；如果双方年龄、职务相当，则把男士介绍给女士；把家人介绍给同事、朋友；把未婚者介绍给已婚者；把后来者介绍给先到者。五、座次商务礼仪中非常讲究位次的安排。常见的场合有：乘车、会谈、签约、商务用餐等。座次安排要内外有别；中外有别（政务礼仪中以左为尊）；遵守成规。会客时的座次主要有四类：1、自由式2、主席式3、相对式4、并列式（一）座位安排礼仪1．座次安排的原则（1）面门为上（景观好的位子）为原则（2）国际惯例为右方为上的原则；国内政务礼仪中惯例为左方为上的原则；（3）前排为上原则（4）前排为上原则（5）居中为上原则（6）远门为上为原则2.关于会议主席台座次的安排（1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。（2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。举例：1.大会座次2.会见座次（1）横座式（2）竖座式3.会谈座次（1）横桌式（2）竖桌式4、照相座次5、乘车座次（1）小轿车①小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。②如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席。主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。③女士登车不要一只先踏入车内，也不要爬进车里。需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝一定保持合并的姿势。（2）吉普车吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右坐为尊，后排右侧次之，后排左侧为末席。上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。下车时前排客人先下，后排客人再下车。（3）旅行车我们在接待团体客人时，多采用旅行车接送客人。旅行车以司机座后