物资管理制度

XXXXXX物业服务有限公司物资管理制度目录物品分类.................................................2物品申购制度.............................................2应急物品采购制度..........................................6仓库管理制度.............................................61.0对仓管人员之要求......................................62.0物品验收制度.........................................73.0物品入库制度........................................104.0物品保管制度........................................125.0仓库安全管理制度.....................................146.0工具借用制度........................................157.0物品领用制度........................................168.0物品报废制度........................................179.0物品盘点制度........................................1810.0固定资产管理制度....................................19制服管理制度.............................................21固定资产管理制度.........................................22物品分类固定资产的定义---单位价值二千元以上或者使用年限超过一年以上的物品。低值易耗品的定义---不属于固定资产，而又价值较高或使用时间较长的物品。办公耗材的定义---办公使用的消耗性物品（如铅笔、纸张、回形针、订书钉等物品）。物料的定义---进行物业管理所需使用的消耗性物品。第一章管理职责第一条行政人事部负责物品申购计划的制订工作。第二条行政人事部采购人员负责物品的采购工作。各种物品的采购原则上由行政人事部采购人员负责，但对一些急切需用或专业用品，可由部门主管申请，项目经理批准后由使用部门进行采购。第三条仓库管理员负责物品的验收、出、入库手续的办理及库存物品的保管工作。第四条财务部负责物品申购计划的审核及仓库物品稽核。第五条各部门主管负责小金额（200元以下）应急物品申购的审批。第六条项目经理负责申购计划、零星物品、大额应急物品采购等的审批。第二章物品申购制度第一条凡管理处为提供服务、管理所需要的有形物料、工具等，均属采购申请范围。第二条各部门需新增固定资产、低值易耗品或使用各种其它物资，应先行到管理处仓库领用，仓库无库存的，可申请购买。第三条计划采购物品的申购1、下列有形产品如公司仓库无储存时，应提出申购计划：①公用设施设备、装载运行、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组件；②为便于服务和管理所添载的设备、设施、装载；③房屋本体及其他公共配套设施修缮所需要的材料。2、各部门对其使用的常用物品，应根据使用情况提出每月的耗用量；仓库根据该物品消耗时间的长短定出最低库存量，并于接近最低库存量时提出申购计划。3、仓库每月根据最低库存量及管理处相关规定于每月25日前编制《月度申购计划表》，并上报行政人事部门。第四条零星物品的申购1、凡属常用品以外，数量较少，且仓库中没有储存的，可按零星物品进行申购。2、零星物品之申购，由使用部门填写《物品申购单》，列明所需购买物资的名称、规格、数量、用途（或使用个别地方），上报行政人事部门。第五条行政人事部门收到各部门上报之《物品申购单》及仓库上报之《月度申购计划表》后，审核各物品之库存情况及报价；对于未知价格物品进行询价后，于每月28日前汇总形成《月度申购预算》，报财务部备案。第六条行政人事部并将财务部在核实仓库实际库存量、当月实际消耗量、库存物品的限额标准、下月预计消耗量、下月资金预算等项目的基础上，审核月度申购预算，对不合理的，应及时予以调整，审核完毕后于每月30日前报项目经理审批。第七条《月度申购预算》经项目经理审核批准后，报物业分管领导审批，返还项目行政人事部。第八条项目部行政人事部门根据已批准之申购预算采购物品。并由物业行政部查验和领取物品第三章物品采购制度第一条行政人事部采购人员应随时了解和掌握管理处常用物品的市场价格和供应情况，对于常用物品及耗用量大的物品，应根据不同供货商对不同物品的报价按质优价廉的原则选定固定的供货商。（原则上应找三家以上供货商比价，挑选价格较低、信誉较好的供货商作为该物品之固定供货商。跨年度采购必须重新比价，重新挑选固定供应商）。第二条行政人事部采购人员应要求固定供货商每季度提供近期物品的供货价和供货品种，及时更新各物品之价格及供应情况，以便采购时可得到最优惠之价格。第三条行政人事部采购人员在收取已批准之申购预算后，属于固定供货商供应的，通知固定供货商送货上门，并采用定期结算的方式结算货款。对于不属于固定供货商供应之物品，采购人员应向有关供货商询价，并采用挑选固定供货商的方法选择供货商。第四条行政人事部采购人员根据供货商提供的供货物品和价格清单，于每月5日前，制订当月《采购计划》，经部门主管审核后，报财务部审核。第五条财务部在核实供应商、物品单价、金额等项目的基础上，审核《采购计划》，对不合理的，应及时予以调整，审核完毕后于每月7日前报项目经理和物业分管领导审批。第六条《采购计划》经项目经理审批后，返还行政人事部并抄送财务部备案。行政人事部采购人员收到已批准之《采购计划》后，实施采购。第七条对于一时在市场上难以购买和购买程序需占用较长时间的物品，行政人事部采购人员应将情况知会使用部门，以便使用部门能及时采取相应措施。第八条凡购进物料、工具等，尤其是定制品，应先取样品，征得使用人同意后，才可进行采购或定制。第九条属业户指定或安排的采购，需得到业户的书面委托并收取订购金（押金）后方可进行。有关资料需保存归档备查。第十条供货商报价单原件必须保留于财务部备案。第十一条行政人事部于年终前1个月根据各部门主管提供之部门采购计划编订年度采购预算，报财务部审核后再报项目经理和分管领导审批。第十二条采购须要求提供正式发票。特殊情况只能提供收据或白条类者，采购人员须提前经财务主管同意方可。第十三条采购人员凭已经批准之申购单据，往财务部办理采购借支手续。第十四条采购审批资料须由行政人事部门长期保存备查。第四章应急物品采购制度第一条管理处设立应急物品零用金，金额为人民币二千元，用于应急物品的申购。凡属突发性急用物品而仓库中没有储存的（包括设备/系统故障急修所需要物品），按应急物品进行申购。第二条应急物品之申购，由使用部门填写《应急物品申购单》，并上报部门主管。第三条所购物资费用在人民币五百元以内，由项目经理审批。超过500元的须报分管领导审批。第四条项目经理和分管领导批准后，由行政人事部采购人员实施采购。必要情况下，可以由使用部门直接购买。第五条应急物品的采购原则上不应超过3个小时，特殊情况下，报部门主管同意后可另行处理。第六条应急物品购物品费用在二千元以内，从应急物品零用金内支取，超过二千元，由项目财务报请财务中心申请费用，事后走报销程序。第五章仓库管理制度第一条对仓管人员之要求1、仓管人员应熟悉其所保管物资之基本特性、使用性能、保管知识、规格用途、存放期限等；2、及时、准确地做好记账工作，如实反映物资的库存及发放情况；3、经常保持仓库环境之整洁文明、各种物资存放整齐。第二条物品验收制度1、物品验收要求：①每次采购物资单位数量少于20个的，要求100%验收；②每次采购物品单位数量多于20个的，要求抽样20-50%验收；③所采购物品必须具备合格证明，特别是对批量（或成箱、成件）购买之物品必须要验收物品之合格证，物品之合格证由仓库管理员保存；④对目测无法验收之物品，必须使用相关工具协助验收；⑤对验收物品的规格、数量等必须与《物品申购计划表》上之内容相符；⑥仓库管理员应负责将常用物品之说明书、使用说明书及保修卡等资料在验收无误后保存、备查。2、物品验收分类①应具有计量所检定合格的物品——万用表、钳形表、摇表等；②应抽样验收合格证的物品——水表、电表、清洁剂、去污粉、洁厕灵、肥料、药品、种籽、水平仪、压力表、空调（水泵、电梯、发电机）设备的备用配件等；③应抽样验收外观完好度、接触部位灵活度和壁厚均匀度验收之物品——水龙头、阀门、弯头、铁管、铸铁管、接连管、开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险丝、玻璃刮、扳手、钳子、螺丝批、修枝剪、小锄头等；④应抽样试用或通电验收之物品——吸尘器、疏通器、剪草机、水泵、电钻、电焊机等；⑤凡不属于上述验收范围的，应对其是否符合采购计划要求之规格、型号、数量等进行抽样或全部核对。3、物品验收方法：①物品包装验收方法：A仓库管理员应目视物品外包装平整光滑，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹；B注意核对物品包装上注明之生产日期及有效期，对已过有效期的，仓库管理员应拒绝验收入库；对有效期间不足一个月之物品，由仓库管理人员组织人员对其试用，以便检查该物品之有效程度是否合格，并要求采购人员对该类物品限量采购。②物品质量之验收方法：A仔细检查物品表面有无擦伤、破损、无裂逢或扭曲变形；B在验收铁制物品时，应注意有无锈迹；C转动物品连接部位，检查其转动是否灵活，有无大的摩擦声；D仔细检查物品接口部分，看连接处有无松动、滑丝现象；E验证物品质地、物品颜色及物品规格、尺寸是否符合购买要求；F对物品的受力部分应用手或其他方法做加力实验，看其是否达到规定的受力标准；G检查物品附属件是否齐全。③物品性能的验证方法：A对物品的机构部分反复试动，检查其灵活性、准确性；B验收机械设备类必须进行“试用”验证的方法，以便检查其性能情况；C在验收电器物品时，应使用万用表测试。测试的电压和电阻的指数首先达到物品合格证明的标准，其次还必须达到国家有关指数的正常标准；D国家规定之其他验收方法。④物品验收程序A新采购物品的验收程序：a将采购回来的物品及时送交仓库管理员验收；b按照“物品验收要求”、“物品验收分类”及“物品验收方法”中之相关规定，对物品进行验收。对验收合格的物品，由仓库管理员填写《入库单》后入库，对验收不合格之物品，不允许入库。B退回仓库的物品验收程序：a退物品人员将未使用完需退回仓库的物品送交仓库验收；b仓库管理员核对该物品之规格型号、性能情况、可利用价值及其他特性；c仓库管理员再根据“物品验收要求”、“物品验收分类”及“物品验收方法”中之相关规定进行验收。对验收合格的物品，按相关规定入库存放，对验收不合格物品，由仓库管理人员填写《不合格品处理表》，等待处理。5、物品验收资料的保管①仓库管理员应作好每次物品验收结果的记录；②物品验收之相关资料由仓库管理员按月归档保存；③工具设备的验收资料由仓库管理员按月归档长期保存。第三条物品入库制度1、采购人员原则上应在物品购回当日，将物品送交仓库验收，特殊情况不能在当日入库的，应报行政人事部主管批准后另行处理。2、物品入库时，必须先行验收，未经验收之物品一律不允许入库。3、所有物资入库前由采购人员填写一式四联《入库单》。4、入库单一式四联，完成验收手续由仓管人员签收后，其中：①第一联仓库留存，作收货的记账依据；②第二联随同发票报销；③第三联送财务部存查（仓管人员在完成验收手续后，每十天汇集后交财务部）；④第四联由采购人员（经办人）留存。5、已取得发票的物资入库，仓管人员及采购人员必须对发票上所列的内容进行核对；凡尚未取得发票而先行入库的物资，仓管人员及采购人员必须核对入库单上