专案管理的目标与限制

專案管理簡介成功大學工業與資訊管理學系王泰裕教授E-mail:[e-mail]大綱專案管理簡介專案管理與組織專案的規劃專案的結案管理專案管理專案管理--何謂專案？(1/2)專案(project)：是一種一次性的工作，是在規定的時間內，由專門組織的人員所完成，具有一個明確的預期目標、明確且可利用的資源範圍，需要運用多種學科的知識來解決問題，且很少有經驗可以借鑒。專案管理簡介--何謂專案？(2/2)專案定義專案是在一段時間內(temporary)，努力創造一個獨特的(unique)產品或服務。在一段時間內，為完成特定目標所進行的組織活動。計畫(program)是一群被協調地管理的「專案」專案與計畫，基本上是兩個同義字，除其規模大、小之分外，計畫或專案的定義也會因應用或專業領域而有所不同。專案與一般工作/作業之異同點專案工作/一般作業共同性均是靠人來完成均受到有限資源的限制都必須經過計畫、執行和控制的程序相異性暫時性、獨特性的工作係達成組織特殊性的目標持續性、重複性的工作係執行例行性的任務專案的核心專案的管理：以過程為核心、以衡量為基礎、以人為本，在專案進行的過程中需要充分地整合技術方法、工具、過程、資源(人力、資金、時間)等要素。無所不在的專案在工作上：公司上市計畫特定產品行銷資訊系統建置科技產品研發國內外建遷廠土木營造工程老闆交辦的特別工作……無所不在的專案（續）在生活上：全家假日出遊家庭用品採購過年清潔掃除擇偶、約會、結婚論文寫作與評審舉辦同學會、舞會、運動會新書發行與出版無所不在的專案（續）在你工作的部門推行的專案有：……專案的共通點是什麼？均希望達成一個特定的目的可運用的資源是有限的有時間的限制能夠在最少的成本內完成人員面臨多重任務之壓力專案的性質因時因地而異專案的特殊條件與其意涵明確的開始與結束要依賴良好的計畫需投入必要的資源靠團隊的協調合作建立要達成的目標專案「管理」的定義所謂的專案管理就是「將管理知識、技術、工作和方法」綜合運用到一個專案活動上，使期能符合專案的需求。專案管理是經由專案起始、計畫、執行、控制及結案等五大程序的運作，方得以完成。「專案管理」的定義（續）「專案管理」是一既有效率又有效能地將專案成功完成的一種程序與方法；而其所關切的是如何將一項任務能：如期如質如預算的達成並充分滿足需求目標品質時間成本專案管理的目標與限制專案管理的核心管理專案的知識領域，依專案管理學會(PMI)的說法，包括五個主要程序模組、十大知識領域。專案管理的核心五個主要程序模組：起始程序模組計畫程序模組執行程序模組控制程序模組結案程序模組專案管理的核心十大領域形成一個專案管理知識體系(projectmanagementbodyofknowledge;PMBOK)。範疇管理時間管理成本管理品質管理人力資源管理溝通管理採購管理風險管理整合管理利害關係人管理專業管理知識與其他知識領域的交互運用資訊管理（MIS）知識管理（KM）企業資源規劃（ERP）供應鏈管理（SCM）六標準差（6Sigma）顧客關係管理（CRM）專案管理的五大程序模組程序（Process）係指「為產生某一結果所採取的一連串行動。」每個專案都有若干可預測的階段（Phase），它從有一個要作什麼的想法開始，一直到能順利完成符合品質與成效目標時結束。每一個專案都有五個主要程序模組，它包括：起始程序模組（InitiatingProcessesGroup）計畫程序模組（PlanningProcessesGroup）執行程序模組（ExecutingProcessesGroup）控制程序模組（ControllingProcessesGroup）結案程序模組（ClosingProcessesGroup）專案管理之五大程序模組—相互關係起始程序模組計畫程序模組控制程序模組執行程序模組結案程序模組專案起始程序模組起始程序模組是指「確認一個專案應開始進行或進入另一個階段，並獲得對它執行的承諾。」在這個程序中，首要選擇出值得作的專案，接著是發展專案的願景（vision）與建立專案的目標（goal）專案起始程序主要的步驟(1/2)認知到那一個專案應該要作決定該專案應該要完成什麼定義整個專案的目標定義客戶、管理階層與專案主要利害關係人對該專案的期望大致定義專案的範疇（scope）專案起始程序主要的步驟(2/2)選擇應參與專案初步規劃工作的主要團隊成員撰寫/同意專案工作說明（StatementofWork）或瞭解合約主要內容獲得專案執行及專案經理指派的核准確認管理權限、指揮鏈、溝通管道並建立工作紀律專案計畫程序組計畫程序組是指「設計一套能讓專案據以執行的計畫，使專案能達成所設定之目標。」在這個程序組中，首要清楚的定義在這個專案中有哪些工作要做，以及要辨識需要哪些資源及專業人力才能完成這個專案。最主要的產出是完成一套具體可行的「專案計畫書（projectplan）」，作為後續專案工作執行的依據及成效控制的基準。專案計畫程序主要的步驟(1/2)明確定義或修正專案的範疇，包括時間、資源及最終結果間尋找均衡。把專案所需執行的工作分解開來，並發展出完成該專案任務所需的活動清單。將所需執行的所有任務按所能達成的最大效益性，律定其先後順序後，排列出來。估計每一項任務所需的時間，並發展出一完整的專案時程表，並確認專案的總時程。專案計畫程序主要的步驟（2/2）根據需求及任務清單，定義所需的人力及物力資源，並評估所需的總成本，以建立所需之總預算與各單一任務之預算。說明專案小組如何組成，及每一位團隊成員的工作執掌，並建立共同遵循的溝通方式、工作準則與紀律。建立對品質及專案成效之基準與審查之規範。將以上所有的文件整合為一套完整的專案計畫書，並獲得專案主要關係人之核准同意。專案執行程序模組執行程序組是指「運用人力及其他資源，共同去完成預定的計畫。」在這個程序中，主要是依據專案計畫書把所需執行的任務，經由專案團隊成員與各專案關係人之協調、溝通、合作與透過有效的管理方法與領導而達成，以滿足專案的預期目標。專案執行程序主要的步驟採購相關物資及運用所有的資源，並根據專案計畫書執行專案。領導專案團隊、並溝通協調解決相關問題。召開專案審查會議與下達相關之決策。實施專案進度追蹤與管理，並撰寫專案報告。整合相關可用資源以順利工作執行。運用管理技術與方法以強化工作成效。專案控制程序組控制程序組是指〝藉監督與進度評量及採取必要的修正行動，以確保專案目標的達成。〞主要的任務就是依據專案計畫所定的專案時程、品質及成本的基準，來衡量專案進度、工作的成效、與預算的支用，並採取必要的改進措施，以確保進度不落後、預算不超支、及範疇能在合理掌管下方能變更，並使其能與專業目標相符。專案控制程序主要的步驟監視所有與計畫基準不符的變異現象採取必要的修正行動以跟上進度接收、評估及執行變更（需求、時程、成本、品質）需求依需要回到計畫程序，重新調整專案目標並獲得專案關係人的同意解決相關變異問題，並化解資源運用等相關衝突專案結案程序模組專案結案程序模組是指「正式接受一個專案或階段的最後結果，並有條不紊地結束所有的作業。」就是專案最後的收尾動作，包括人員的歸建、相關剩餘資源與工作的善後處理、最終產品或結果的接受與轉移、文件的存檔與結案報告的撰寫等。專案結案程序主要的步驟確認與接受專案最終結果與專案利害關係人共同檢討專案結果與過程發展專案之「經驗學習（lessonslearned）」建檔、儲存、與移交專案文件結束專案所有作業、解散專案團隊與歸建成員撰寫及提報「結案報告（projectfinalreport）」專案生命週期執行專案的組織經常將每個專案分為幾個專案階段（projectphases），以提供較好的管理控制，並適當地結合其組織內常態性的運作。而將所有專案階段聚集在一起，即可稱其為專案生命週期（projectlifecycle）圖一般化的專案生命週期時間資源及工量第一階段概念設計目標全景基準可行性優點第二階段初步發展計畫預算時程邀商計畫書管理承諾第三階段細部設計工作職掌定義成立專案團隊設立專案組織細部設計開始運作第四階設生產管理衡量控制修訂與再計畫問題解決第五階段系統運作(專案終止)出清存貨文件改進建議專案責任移轉工作重分派解散專案團隊專案生命週期之特性(1/2)在專案初期，成本與人力需求的程度都很低；但它們會隨著專案的持續進行，而逐漸增高；最後則會在專案結束前急速降低。在專案初期，通常其風險和不確定性為最高，故成功完成的機率為最低。但隨著專案的持續進行，其成功機率則會逐漸增高。專案生命週期之特性（2/2）在專案初期，專案的利害關係人對於專案最終產品的特性和最後成本的影響為最大；但是隨著專案的持續進行，其影響則會逐漸減少。此現象主要係歸因於對錯誤的更正及成本的改變會隨著專案的進行而增加。各階段一般是有順序性的及通常是由某種技術資訊移轉或技術組件的交換來定義。專案管理與組織專案與組織專案的產出來自許多個人及團體的組織及互動方式，從人性的觀點來看，一方面專案受到個人行為的影響，另方面專案也會影響個人的行為。專案組織結構與其特性專案組織架構中包括以下事項：組織所涉及的活動範圍及其主要部門管理層級與報告關係每一部門的工作型態和責任職權和溝通的動線組織基於專業分工劃分其以下所屬次級單位，分工的基礎包括功能、地域、產品、顧客、流程、以及專案。專案組織的型態專案組織藉由將組織中的橫向關係整合到正式的組織結構中，專案組織中運用了設定「整合者」的概念來實踐這種橫向關係的建立。減少了決策所需的層級相關工作單位間的溝通更流暢專案組織型態-聯絡人、特別小組和團隊特別小組（Taskforces）是一種用以解決問題的暫時性團體。例如：當有缺貨問題發生時，組裝領班可以從檢測、會計、採購、行銷或其他相關部門召集聯絡人視需要不定期開會研商，直到問題獲得解決之後再行解散。任務編組最大的效益是短期且通常成員不會超過10人。假如所面臨的問題是新的且需要持續與相關單位協調互動，這時就需要永久性團隊（permanentteam）的介入。專案組織型態-聯絡人、特別小組和團隊A公司組裝財務檢測裝配繪圖硬體採購訂約設計人事行銷採購包裝軟體存量控制專案組織型態-專案督促者和協調者一個功能領域內的專案被一位稱為專案督促者（Expeditor）的人所管理，負責調和決策、監控排程、提供建議以及持續執行上的告知，必須依賴信任、個人知識以及與專案有關的資訊來影響團隊成員。專案組織型態-專案督促者和協調者跨功能專案團隊比如產品發展，藉由密切合作的工程師、設計師、製造者、組裝工、行銷人員、律師、供應商、經銷商和顧客等的組合，系統發展週期的各個階段可以被連續且同時進行，這個方法稱為同步工程（ConcurrentEngineering）。專案團隊也可以被設置在肩負最大專案責任的功能區域或較高層級的位置。專案組織型態-專案督促者和協調者管理這樣一個專案的人就被稱之為專案協調者（coordinator）。被設計可以行使關於專案預算、排程和工作績效等方面的決策。除了擁有可以直接向總經理報告的高層位置以外，協調者的影響力也像督促者一樣，來自於他的專業知識和成員的信任。專案組織型態-純專案組織使用時機：當專案有高度的複雜性、需委付主要的資源、且結果需承擔高度的風險時，需要一種純專案組織型式。純專案組織是由專案經理所負責的，而專案經理必須比所有的成員獲得更充分的授權，並分配到實體的資源，然後才能執行最大化的控制。專案組織型態-純專案組織純專案組織架構有三種專案中心獨立專案局部的專案純專案組織-專案中心母公司維持原有的組織結構，額外為專案增加一個單獨的專案團隊