第七讲制定计划

管理学Management第七讲制定计划回顾：目标及其确定明确目标是做好管理工作的基础，目标导向是管理工作的基本原则之一。目标是组织宗旨的具体化，具有差异性、多元性、层次性和时间性。认识自我是制订目标的基础。实践和反思是认识自我的基本方法。作为管理者，要了解目标制订过程，掌握组织目标制订原则，并充分发挥目标的作用。我也常常会有宏伟的目标，但为什么总是实现不了?根据管理理论，没有良好的计划和执行力，目标就难以变成现实！如何实现既定的目标？目标落实和实现过程总体目标年度计划组织结构部门职能部门月度计划月度计划部门年度计划岗位职责岗位月度工作计划各岗位工作各部门工作达成的组织目标组织目标转化为组织成员具体行动的过程示意图首先在于有一个具体清晰的计划本讲内容一、计划及其重要性二、计划的制订和审定三、个人计划实践----时间管理一、计划及其重要性计划工作：确定必要的行动方针，以期在未来的发展中能够实现目标的过程。计划工作包括调查研究、预测未来、设置目标、制订计划、贯彻落实、监督检查和修正等内容。计划的表现形式计划的主要表现形式目标对组织使命和未来活动方向及相应任务作出的最一般表述，重点在于明确将来应该干什么，最终要达到什么目的。战略说明为实现目标将来应该怎样干。着重叙述实现目标的途径，围绕目标形成框架式行动准则，用于指导各部门工作。政策处理各种问题的一般规定。为落实战略，应制定相应政策，它是人们进行决策时思考和行动的指南，因而也是计划。规章制度为切实落实政策，就必须制订一些强制性的行为准则，规章制度规定了过去、现在和将来必须遵守的各种规则和程序。预算用数字来表示活动的投入与产出的数量、时间、方向等，是一种数字化的计划。预算是组织中主要的计划表现形式。规划为达到目标所制订的包括目标、战略、政策、实行步骤、资源预算等在内的综合性蓝图。由规划可派生出具体的进度计划。凡是针对未来活动在现在所做的工作都属于计划的范畴计划的内容和要素要素前提目标目的战略责任时间表范围预算应变措施内容预测、假设、实施条件最终结果、工作要求理由、意义、重要性基本方法、主要战术人选、奖惩措施起止时间、进度安排组织层次或地理范围费用、代价最坏情况计划所在回答的问题计划在何种情况下有效做什么为什么要做如何做谁做、做得好坏的结果何时做涉及哪些部门或何地需要投入多少资源万一。。怎么办计划是对未来活动的事先预测、安排和应变处理一项完整的计划应该包括哪些内容？计划的类型按广度：战略计划和行动计划按对象：综合计划、部门计划和项目计划按效用：指令性计划和指导性计划战略计划：由高层管理者负责制定的具有长远性、全局性的指导性计划行动计划是在战略计划所规定的方向、方针、政策框架内，为确保战略目标的落实和实现，确保资源的取得与有效运用而形成的具体计划长期计划：五年以上，主要回答：组织的长远目标和发展方向是什么，怎样达到本组织的长远目标。中期计划：一年以上五年以下，以时间为中心，围绕长期计划说明各年应达到的目标和应开展工作。短期计划：一年以内，主要说明计划期内必须达到的目标和具体的工作要求，以直接指导各项活动。综合计划：具有多个目标和多方面内容的计划，涉及的内容关联到整个组织或各个方面。部门计划：内容比较专一，局限于某一特定的部门或职能，一般是综合计划的子计划。项目计划则是为某项特定的活动而制订的计划。指令性计划是由上级下达的具有行政约束力的计划，它规定了计划执行单位必须执行的各项任务，其规定的各项指标没有讨价还价的余地。指导性计划是由上级给出的一般性的指导原则，具体如何执行具有较大灵活性的计划。按时间：长期计划、中期计划和短期计划调研题我们平时有多少人有做书面计划的习惯？我们做书面计划或不做书面计划的理由是什么？这些理由成立吗？为什么？小组作业交流—计划制订情况调研计划制订情况调研结果一直做书面计划偶尔做书面计划从来都不做书面计划总计26个组共290人34（12%）3（1%）66（23%）合计103人有长期和短期计划只有短期或长期计划没有任何计划14（5%）8（3%）75（26%）合计97人理由：为什么不做计划变化太快，干扰多；计划完成不了；有计划太约束不自由做计划太花时间；要求不高，没必要；别人已计划好了；个人惰性。有变化才需要做计划；没完成才知道有问题；计划可以增强条理性；不做计划不知如何利用时间；可约束自己，克服惰性计划用没有用、怎么做，做了才知道。理由：为什么要做计划功能明确方向明确目标明确路径明确方法明确责任明确衡量方法作用集中资源排除干扰减少不确定性提高效率增强压力，提高积极性体会成就和人生价值结论：需要做计划，必要时应做书面计划我们谁也不知将来会怎样，但明天肯定会与今天不同。计划并不能保证你成功，但能让你为将来作好准备。计划是一种生存策略，它可以让你获得更多的成功机会。计划工作的重要性在一个组织中，计划工作是管理的首要职能，其他工作都只有在确定了目标、制订了计划以后才能开展，并围绕着计划的变化而变化。但在我国的管理实践中，计划工作普遍不受重视，致使各项工作缺乏明确的目标，工作效率低下，短期行为严重，结果不确定程度较大。有效地计划是一切成功的秘诀梳理：通过清楚地确定目标和如何实现这些目标，可为行动提供一幅路线图或行动图，从而减少不确定性和模糊性，并对有限资源作出合理的分配；压力：通过清楚地说明任务与目标之间的关系，可制订出指导日常决策的原则，并培养计划执行者的主人翁精神和责任心；效率：由于目标、任务、责任明确，可使各项工作得以较快和较顺利地实施，并提高经营效率；效益：借助计划可克服由于资源的短缺和未来情况的不确定性所带来的困难，使一些本来无法或难以有效实现的目标得以实现。二、计划的制订目标必须转化为各项工作，如果只是将其作为一种“意愿”的表达，那么这些目标便形同废纸。而要转化为工作，就必须是具体的、清晰的和可测量的，是一项“限期”完成的一项特定的责任指派。计划制订过程明确任务或目标制订战略方案明确计划前提条件落实人选明确责任制订进度表分配资源制订应变措施计划草案如何确定进度？如何合理配置资源？如何落实责任？计划制订方法----滚动计划法环境的变化环境的变化环境的变化2007年2008年2009年具体较粗粗2008年2009年2010年具体较粗粗2009年2010年2011年具体较粗粗2010年2011年2012年具体较粗粗滚动计划法（Rollingplantechnique）：将短期计划、中期计划和长期计划有机地结合计划制订方法----情景计划法油价在波动，我们不仅应讨论油价超过100美元时应该怎么办，而且要考虑万一下跌到50美元以下怎么办。情景计划有效应对不确定性情景计划又称权变计划，是管理者对未来的情况进行多重预测并分析如何有效应对各种可能出现的情况，从而得到的一系列如何应对不同情形的行动方案。计划的审定计划完整性审定计划的可行性审查计划完整性审定主要是看该项计划要素是否齐全，也可称之为计划形式审查。计划的可行性审查也叫内容审查，主要是评价计划中所列各事项的可行性。审定的方法计划的审定可由上级审定、同事审定，也可由群众讨论评价可根据计划评审的要求将问题列成一张清单，作为检核表据此审定。三、时间管理时间的特性时间是一项不可或缺的资源：做任何事情都需要时间的投入。时间是最稀缺的资源：时间的供给，丝毫没有弹性；而且根本无法贮存。时间是一项非常特殊的资源：租不到、借不到、买不到、不可再生，没有替代品。有效的管理者与其他人最大的区别，就是他们非常珍惜自己的时间。响应时间和自由时间响应时间：用于响应其他人提出的各种请求、要求和问题的不可控时间。自由时间：管理者可以自行控制的时间。时间管理的重点在于：如何用好自由时间下属们在等待经理的关注时浪费着时间经理在处理下属的问询时，忽略了自己的任务重要性和紧迫性类别区分标准重要性紧迫性Ａ类非常重要：必须做非常紧迫：必须马上做Ｂ类重要：应该做紧迫：应该马上做Ｃ类不那么重要：有用但不必须不那么紧迫：可以稍候再做Ｄ类不重要：无关紧要时间上没有限制时间安排方法重要但不紧迫有时间优先做重要且紧迫马上做既不重要又不紧迫不做或有空时做紧迫但不重要授权他人做或不做重要不重要不紧迫紧迫时间管理方法列出目标清单。即列出你或你所管理的部门在未来一段时间内所要实现的目标。将这些目标按其重要程度排序。首先要做的应该是重要的事情。列出实现目标所需进行的活动。即明确为了实现上述目标，应开展哪些活动。对实现每一个目标所需进行的活动排出优先顺序。按每一项活动的重要性和紧迫性程度排列。按所给出的优先顺序制订每日工作时间表或备忘录。在前一天下班前或前一天晚上，将当天或第二天所要做的事情按其重要性和紧迫性程度列出一个清单，并制订相应的时间表。按工作时间表开展工作。在工作中，要严格按时间表进行，尽可能地按时完成。每天结束工作时，要回顾一下当天的时间运用情况，并安排第二天的活动。通过不断地总结经验，管理者会不断地提高工作效率。总结：先思考，再行动计划职能是管理的首要职能。计划可指明方向，有助于有限资源的合理配置；能使我们防患于未然；同时有助于提高效率，调动积极性，并为控制提供标准。计划是对未来活动所作的事前预测、安排和应变处理。一项完整的计划包含：前提、目标、目的、战略途径、人选、进度安排、涉及范围、资源预算、应变措施。时间是一种不可再生的资源，通过对时间的计划，将有助于管理者有效地利用有限的时间资源。时间管理的关键在于明确在一定的时期内所要达到的目标、所需进行的活动和每一项活动的重要性和紧迫性。课后个人实验：验证计划的作用（P164）首先，回忆并记录最近一周时间运用情况（今天）；然后安排学习有关时间管理方面的知识（明天）；作从后天开始的一周书面计划安排（明天）。从后天开始计划的执行，并每天总结。在实施计划一周后对该周计划执行情况进行总结。对照计划前后个人生活的变化，验证计划的作用总结计划制订与执行中存在的问题，总结经验。书面作业内容课后小组调研：学生社团组织调研学生会或社团组织，了解其组织结构设置情况，以及其运作过程中存在的问题，并分析其问题产生的原因。要求：绘制该组织的组织结构图，说明其分工协作情况；列举存在的问题，分析可能的原因。课后小组作业：如何设置社团组织结构（P168）赵阳想成立一个健康协会；协会宗旨为“宣传奥林匹克精神，倡导健康生活态度”开始由几个好友构成，没有明确的分工。在新一轮纳新前，拟建立正式的组织结构。问题：应设立哪些部门和岗位，需要招聘怎样的人？要求：画出组织结构图，说明设立这些部门和岗位的理由；从总体上说明该协会应该招收怎样素质的人并说明为什么。