隆基泰和档案室策划案

隆基泰和档案室策划案一、调查对公司的整体状况进行调查了解，了解公司的基本业务，熟悉档案资料的形成状况，形成初步印象。二、档案室建筑及其基本设施要求1、合适的场地档案室室内环境要符合要求,做好防火防潮防虫等工作,坚固安全,方便借阅利用。其最小面积应能容纳目前的各种资料存放，还必须考虑一定的发展空间；地板承重应大于5kN/m2，采用密集架时应不小于12kN/m2；一般馆室门高2m，宽1m，具体以公司实际情况为准；除设档案库房外还要设有阅览室。2、装具有档案柜及其他必要的装具，最好使用金属装具，以更好的防火防虫。3、保管设备主要是计算机、打印机、专业扫描仪、桌椅、空调、温湿度计、空调设备、消防设备、照明设备、监控报警设备以及日常工作中所需的工具。4、柜架排列柜架号从入口按顺时针方向，自左向右顺序排列。柜架之间的通道宽度要合理，在0.9~1.2米之间。柜架两端要与墙壁保持一定距离，排列方向应与窗户垂直，以防阳光的直接照射。柜架外用标签注明所存档案类别、范围、档号。三、对档案文件资料的管理1、收集在档案室建立之初，要把公司的文件按部门逐一收集，将具有档案保存价值的文件留下来进一步整理。待档案室步入正轨之后按照以下要求收集：A文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷；B企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。注：各部门的资料管理人员要在档案室工作人员的指导下对文件资料进行初步的整理，并在规定的时间内将档案文件移交到档案室。2、整理（1）整理立卷立卷：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。A每个年度，部门内的档案按内容上的来龙去脉关系或者时间上的联系性进行排序，确定档号；B每卷档案编写页号，编制卷内文件目录一式两份，一份置于卷首，一份用于编制案卷目录，填写卷内备考表；C编制案卷目录，将卷内文件目录按顺序排列，装订在一起；D区分不同价值确定其保管期限：永久、定期；注：档案保管期限的制定是一个较复杂的问题，应与相关领导沟通后再行决定。E将案卷目录录入计算机检索系统中，以便日后查找利用；F将装订好的档案装入档案盒中按顺序分门别类的排列在档案架上，并制作好大类标牌，以便档案对号入座，方便日后工作。（2）分类编号根据档案分类法规定的分类方法和公司档案的实际情况制定适合公司档案的分类法。据我目前了解到的公司情况，初步认为年度——组织机构分类法较适合本公司,即先按年度分开，然后在每个年度下按组织机构分类。档案大体可以分为以下几类：行政类、宣传类、人力资源类、财务类、营销类、工程类、预决算类等。其中的声像档案要刻录成盘与纸质档案分开保存。每一类及其编号如下规定，作为参考：行政类XZ工商税务等证照01资质管理02政府来文03总部来文04公司发文05公司会议纪要06制度一（执行版）07-1制度二（原版）07-2工程合同一08-1工程合同二08-2其他合同08-3招标文件09投标文件10项目证件及相关资料一11-1项目证件及相关资料二11-2其他12宣传类XC宣传片01媒体报道02文艺活动03仪式资料04来访视察资料05荣誉资料06其他07人力资源管理类HR本部门、员工工作计划及绩效考核资料01在职员工档案02离职员工档案03公司部门、员工工作计划及绩效考核一04-1公司部门、员工工作计划及绩效考核二04-2劳动合同05社保、医保及其他保险06考勤记录07其他08财务部CW财务管理制度01财务管理计划02年度报表03月度报表04会计账簿05会计凭证06税务材料07审计报告08资产评估09本部门、员工工作计划及绩效考核资料10其他11营销部YX本部门、员工工作计划及绩效考核资料01业务合同02市场调研资料03月度市场分析报告04营销管理制度05与代理单位往来06销售日报07面积与测绘08预售证09预（销售）售合同10客户档案一11-1客户档案二11-2客户档案三11-3其他12工程部GC政府来文01工程管理制度与技术标准02本部门、员工工作计划与考核资料03对外发文04与设计院往来05与监理单位往来06与主体施工企业往来07与其他施工企业往来08工程周例会09设计类10图纸类资料11现场签证和变更单12合同类一13-1合同类二13-2工程周报、月报14工程检查15验收备案资料16工程资料17其他18预决算YS招标类01投标类02预算书03材料报价单04工程变更资料05工作联系单06工程签证07工程款支付08决算093、检索为了方便档案的查找利用，要建立相应的检索系统，包括纸质的档案检索目录、检索卡和计算机检索系统，检索系统的电脑化有利于检索效率的提高。对于电子文件的保存与检索要设置相应权限,未经允许人员不得擅自检索，以保证档案信息安全。4、借阅应在档案室中设置阅览区域，并提供相应的阅览设备，包括计算机、桌椅、纸笔、打印机等等。具体要求以《公司档案管理制度》中的相关条款为准（见附件）。四、鉴定1、成立由主管领导、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定小组，负责对文件材料价值和到期档案的鉴定。2、制定本企业文件材料的归档范围与保管期限表。保管期限一般分为永久与定期。3、对到期档案的鉴定，需继续保存的应重新划定保管期限，无保存价值的档案经批准后销毁，要有相应的销毁清册来记录。档案销毁时必须要实行两人以上监销。五、保管1、档案保管（1）保管工作应以预防为主，防治结合，确保档案完整与安全。（2）档案入库前要检查档案，对受污破损档案进行修补去污。（3）对不利于档案保管的纸质材料和字迹，可以复印或加膜等方式进行保护。（4）光盘档案和其他磁性载体材料等应放在专门的装具中（5）珍贵档案和重要档案应进行备份，且要严格限制使用。2、库房管理（1）采取防火、防盗、防光、防虫等八防措施（2）对温湿度进行控制，配置精准的调节仪器。（3）定期检查库房设备运转情况，及时排查隐患。（4）定期核对库藏档案，库藏档案发生变化时应记录说明六、人员配置配置全职或兼职档案工作人员，分别负责不同的工作，主要有档案室主管与其他工作人员。要对工作人员有相应的素质要求，注重专业人员的任用。七、其他档案管理过程中除以上几个环节外，还涉及到档案的保密、统计、档案工作人员的职责等各个方面。每个环节的工作都要遵循一定的规章制度，具体要求参见附件。附件档案管理制度第一章总则第一条为了完整、系统地保存本公司在工作活动中形成的公文、图纸、合同、资料、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片、传真等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适用公司领导决策科学化和公司各项工作的需要，为公司积累门类齐全、结构合理的档案史料，以充分发挥其作用，根据《中华人民共和国档案法》《中央国家机关房地产档案管理办法》等法律法规，并结合本公司实际情况，特拟订档案管理办法。第二条本办法所称档案指我公司自成立以来在工程建设、质量管理、营销策划、投资决策、人事工资、企划宣传等活动中形成的对公司有保存价值的底图、图表、文字材料、图片、声像资料等不同形式的历史记录。第三条我公司各类档案是公司发展过程中各项活动的真实记录和反映，是全体员工的智慧结晶，全公司各部室和员工都有保护义务。第四条为了维护档案的完整与安全，充分发挥其作用，由公司档案室对总部各部室以及分公司各部室的档案资料进行统一收集和集中管理，其它任何部门和个人不得以任何理由分散保管，据为己有。第二章档案的收集归档制度第一节归档范围第五条本制度所指档案归档范围是指本公司及其子公司在其生产活动中形成的文件资料、图纸、声像影音等形式对公司日后发展具有利用价值的档案材料，主要包括：1、公司形成注册材料2、行政档案各种会议过程中形成的报告、总结、计划；公司的发展计划、目标等有关文书方面的资料。3、基建档案工程设计阶段形成的材料：设计依据性文件、工程设计原始资料、方案设计、初步设计籍附图、主要设备表、概算书、技术设计文件、施工图设计文件（工程施工图、施工图设计说明书、计算书、预算书等）工程施工阶段形成的材料：施工准备工作文件，包括施工承包协议文件和施工执照、施工组织设计、开工报告、图纸会审记录、施工预算书等；施工文件，内包括工程测量定位记录、建筑材料实验报告、隐蔽工程施工记录、工程沉降位移观测及变形观测记录、设计变更和材料代用审核文件，以及施工记录、大事迹等；施工验收、总结文件，包括工程验收文件、工程质量检验评定及缺陷处理文件、交工验收证明、施工技术总结和竣工验收报告。工程竣工阶段形成的材料：以竣工图为核心在工程建设和工程对象的使用、维修活动中形成的基建档案。4、销售档案公司在销售前期指定的销售计划、目标以及销售人员和销售商品的型号种类，销售中签订的合同，以及售后服务条款等。5、实物档案公司自成立以来获得的各种证书、奖励等材料7、设备仪器档案公司购买的各种设备的在开箱前应包括的各种材料，主要有设备购置文件，包括设备技术经济论证材料、设备购置协议或合同书等；随机文件，包括设备图册和说明书、设备合格证、装箱单和配件目录，以及设备安装规程等；设备安装、使用过程中形成的文件，包括设备安装记录、调试记录和总结报告，设备运行记录，设备检查保养和事故记录等。6、人事档案及其他档案材料7、不属于归档范围的文件：重份文件、未履行的文件材料、草稿等文件材料。第二节归档时间第六条根据本公司具体情况，其归档时间可以分为以下几种：1、随时归档。行政文件，各个行政部门在形成的文件完成其利用使命后，在三天之内向档案室移交，并注明移交文件部门、名称、数量以及其他一些档案室人员应该注意的情况；机密性较强的文件，由于保密的需要，要求随时形成、随时归档；外来文件，如外购设备的随机文件，委托外单位设计的文件等。2、工程技术档案应按照工程进度，随时进行收集和整理，在施工过程中，文件材料存在监理单位或监理单位处，在工程竣工后，负责人员应该在三日内向档案室移交，档案室人员与工程负责人员检查核对文件数量以及文件内容，以保证应归档文件的成套性。3、集中归档，没有归档的文件在每年的年底集中归档，还未完成的文件在第二年尽快归档，工程项目档案还未完工的待完工后归档。4、各分公司在每年的6月份和12月份各集中归档一次。第三节归档方式第七条平时归卷1、平时归卷是指在日常工作中，将办理完毕的文件材料随时收集整理、分类归入有关案卷类目内（到年底复查调整，在正式组成案卷）2、平时归卷可以及时处理文件，便于年底归档工作的顺利进行，并保证应归档文件的齐全完整。第八条年底归档1、档案文件归档时，正件与附件、正本与底稿，原始文件与修改文件，请示与批复，批转与原件，多种文字形成的统一文件应放在一起组卷2、归档时文件材料要有条理，有系统，保持文件之间的联系，一般按文件时间的先后顺序，并注意正件在前，附件在后正文在前，底稿在后批复在前，请示在后转发件在前，原件在后3、不同年度的文件一般不放在一起组卷，对于跨年度文件归档要注意：长远计划、规划、预算归入开始年度多年的总结、决算归入最后年度总结计划写在一起的文件，归入总结内容设计的年度请示、批复的文件归入请示的年度会议文件归入会议闭幕年度专案文件归入结案年度4、工程档案由于其具有特殊项，须在整个工程竣工验收后，在进行整理、归档，其中基建文件由公司自行整理归档，监理资料和施工资料有施工单位和建立单位整理好后一起交由我单位进行保管。第四节归档要求第九条归档要求的提出，是确保档案质量的直接手段，最基本的要求，主要有以下几项：1、由有关业务部门和业务人员负责归档工作，档案部门进行指导和协助。2、归档文件在内容与形式上要达到“档案化”标准。这主要是指归档文件应当做到内容完整、字迹工整、图像清晰、材料优良，各个文件材料一定要使用签字笔进行书写，不能使用圆珠笔，有利于长久保存。3、归档文件材料必须进过系统整理，凡是需要归档的文件，由有关部门及其有关人员收集齐全完整，核对准确，并加以系统整理，组成案卷，方可归档。4、实行科技文件归档审签制度。为确保归档文件的完整和系统，凡需归档的科技文件，都应经过项目负责人审定和有关领导人审批签字。为此有必要建立和健全科技文件归档审批表制度。审批表的内容主要包括：归档文件的项目名称、项目代号、