76电子邮件礼仪及邮件管理

--让我们高效的沟通电子邮件礼仪及邮件管理What’s沟通?沟通是一种持续性与互动性的过程，其目的在于创造一致性。—杰克·韦尔奇引言倾听说话体态文字沟通的方式：本指开沟以使两水相通。后用以泛指使两方相通连;也指疏通彼此的意见!引言沟通形式所占比例:倾听,40%交谈,35%阅读,16%书写,9%•眼神的沟通。•姿势／动作的沟通。•手势／面部表情的沟通。•声音／言语表情的沟通。•人体空间位置的沟通。•穿著／装饰的沟通。电子邮件接收被动。延时性。引言回复？全部回复？引言请问有哪位同事知道被称为中国“史上最牛女秘书”的是谁？引言职场故事：女秘书PK老板事件引言职场故事：女秘书PK老板事件引言职场故事：女秘书PK老板事件引言职场故事：女秘书PK老板事件本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也无人会接受。引言★电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。★你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人回答过度期望，当然更不应对别人的回答不屑一顾。邮件主题称呼与问候正文附件结尾签名正确使用发送、抄送与密送回复技巧通讯录管理Agenda整理邮件召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？邮件主题？这些标题恰当吗1、无主题2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复3、王先生收4、关于**和**等相关问题的回复5、RE……？这些标题恰当吗○1、一定不要空白标题，这是最失礼的○2、标题要简短，不宜冗长，不要…才能显示完你的标题○3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题○4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便于日后整理○5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。○6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题○7、标题千万不要出现错别字--简明、扼要？这样的邮件恰当吗•1、直呼收信人全名•2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”•3、邮件中文字拼写错误？这样的邮件恰当吗1、Email正文要简明扼要，行文通畅；2、要用论述的语气；3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、A、a）之类的列表；4、一次邮件交待完整信息；5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现；6、合理提示重要信息；7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；8、不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。？这样处理客户邮件恰当吗1、现在忙，抽时间集中回复2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说3、出差或休假中，不能回复邮件4、同一问题，反复回复邮件？这样处理邮件恰当吗回复邮件是我们与别人沟通交流的重要方式，及时准确是要实现的目标。1、及时回复邮件(1)收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；(2)理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；(3)对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时；(4)如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”；记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3、回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。3、签名字体规格2、进行针对性回复4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼•如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。•对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼5、要区分单个回复和全部回复(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；(3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。★点击“回复全部”前，请三思而后行！为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。6.主动控制邮件的来往你的邮箱是这个样子的吗？初始状态若干日月年后。。(1836)如何使用Outlook2007-通讯录管理1、导入联系人信息Outlook2007可以方便的新建联系人、创建通讯组列表。还可以导入、导出联系人信息，功能完善。为了方便大家的使用，我做了公司拥有OA账户的员工联系人数据文件。我们点击菜单栏“文件”-“导入和导出”如图所示。如何使用Outlook2007-通讯录管理选择“从另一程序或文件导入”，点击“下一步”。如何使用Outlook2007-通讯录管理选择“MicrosoftExcel97-2003”，点击“下一步”。如何使用Outlook2007-通讯录管理点击“浏览”，选择想要导入的文件，点击“下一步”。注：图中“选项”处可使用默认设置，也可以根据个人需要更改。如何使用Outlook2007-通讯录管理点击“下一步”。如何使用Outlook2007-通讯录管理点击“完成”。如何使用Outlook2007-通讯录管理2、新建联系人列表导入联系人后，进入“联系人”界面，在页面左侧“我的联系人”窗口中，右键“联系人”栏，在弹出的菜单中选择“新建文件夹”。如何使用Outlook2007-通讯录管理在“名称”处输入想要建立的联系人列表名称，如“综合部”，点击“确定”。如何使用Outlook2007-通讯录管理这样就建立了一个新的联系人列表，如图所示。然后我们可以将“联系人”中的相关联系人名片拖到新建的联系人列表中。如何使用Outlook2007-通讯录管理3、新建通讯组列表新建通讯组列表可用来群发邮件。点击“新建”下拉菜单中的“通讯组列表”，如图。如何使用Outlook2007-通讯录管理输入通讯组列表名称，点击“选择成员”，确定成员后点击“确定”，单击“保存并关闭”，通讯组列表新建完成。邮件文件夹分类技巧：收件箱手动清空太好了，没有邮件需要处理你清空的不是收件箱，是你身上的猴子你清空的不是收件箱，是解放你的大脑将看过的邮件存档到对应的文件夹将需要继续跟踪的邮件存档到“需要处理”文件夹1认真收邮件2用心发邮件，只发有必要的邮件3从做事中品味乐趣，体现价值!让邮件带来价值。总结关注细节提升品质如何使用Outlook2007-日程、日历Outlook2007的一个很实用的功能就是日程、日历的管理。我们可以用Outlook2007的日程管理功能记录下我们待办的工作、会议及约会等。Outlook2007将会在我们设定的时间弹出提醒。这个贴心的功能可以方便我们更合理的管理时间，避免遗忘重要的工作内容。Outlook2007的日程提醒界面位于主窗口的右侧。名为“待办事项栏”。下图中箭头所指窗口即为提醒列表。加长版！如何使用Outlook2007-日程、日历Outlook2007的日程提醒界面位于主窗口的右侧。名为“待办事项栏”。下图中箭头所指窗口即为提醒列表。如何使用Outlook2007-日程、日历我们可以在提醒列表窗口中空白处右键，点击“新建任务”。如何使用Outlook2007-日程、日历在“新建任务”页面中，填入“主题”，设置开始及截止日期，勾选“提醒”以设置提醒时间。最后点击“保存并关闭”。如何使用Outlook2007-日程、日历建立提醒任务后，在提醒列表中就会出现我们设定的提醒内容。在运行Outlook2007的前提下，软件将会在设定时间弹出提示框。如何使用Outlook2007-日程、日历我们也可以在“日历”界面中选择相应的时间段新建提醒。如何使用Outlook2007-日程、日历我们还可以在“日历”界面中选择某天的日历或是日程提醒任务作为邮件发送给其他人。