66政府公文写作手册――公函

政府公文寫作手冊公函法定語文事務署㆒九九七年版權所有　未經許可　請勿複製Copyrightreserved-reproductionbypermissiononly目　錄目　錄目　錄目　錄頁數緒言1-2公函常用稱謂2-3信封的寫法4信封寫法示例一5信封寫法示例二5橫式公函格式樣本6-7直式公函格式樣本8-9公函示例10-59y酬酢公函10-21示例一接受邀請10示例二答覆邀請11示例三婉拒邀請12示例四婉拒邀請13示例五答允題辭14示例六推辭出任名譽會長15示例七懇請為文集撰文16示例八賀獲授榮譽博士學位17示例九謝嘉許18示例十謝贈書19示例十一謝接待參觀20示例十二慰問21y致個別市民公函22-36示例一短覆22示例二短覆23示例三答覆投訴24-25示例四答覆投訴26-27示例五通知進行抽樣調查28示例六答覆查詢29示例七答覆查詢30-31示例八徵詢意見32示例九回應建議33示例十拒絕要求並解釋原因34示例十一邀約會晤35示例十二通知面試36y致屬下員工公函37-47示例一批准調職申請37示例二通知延長試用期38示例三通知晉升39示例四通知署任以待選拔晉升40示例五嘉許英勇行為41示例六通知員工獲得公費旅行獎42-43示例七賀榮休44示例八告誡員工戒除遲到陋習45示例九通知批准病假的新規定46示例十呼籲員工支持公益金便服日47y致內地政府單位公函48-59示例一邀請參加會議48-49示例二要求會面50示例三提議交流訪問51示例四接受邀請52示例五婉拒邀請53示例六謝盛情款待54示例七通知調任55示例八覆調任通知56示例九提供資料57示例十通知開會58備註59附錄61-71附錄一：文言、白話公函的主要區別61附錄二：公函常見辭彙和用語中英對照表63-71z常用起首語63-64z正文常用語64-65z常用結尾語65z附註66-67z職銜和稱謂67z一般辭彙和用語67-71政府公文寫作手冊：公函1公函公函公函公函緒言緒言緒言緒言1政府公函用途廣泛，不論是公務人員與市民或私營機構聯絡，或是政府機關之間溝通，都可採用公函。此外，部門如要把一些較為個人的消息告知員工，例如通知晉升、批准調職申請等，也多採用公函。2政府部門收到市民或私營機構來信查詢、投訴或申請，都應該迅速處理。按照執行公務的一般規則，收信後最遲須在十天內回覆。如未能及時處理，應盡速寄發認收卡(G.F.17)，通知對方來函收悉。如涉及的事務處理需時，便不能只寄認收卡，而要發信給對方，表示已收到來信，會盡快處理，並會於稍後詳細作答。回信不論長短，措辭均宜莊重得體，內容盡量簡要明確。3互相認識的公務人員，如要非正式地交換意見或商量公事，可撰寫半公半私的函件，所用語氣較正式公函親切，並可加入祝頌問候語。發信人和收信人也可用名字相稱。4公務人員致函市民或屬下員工時，為了讓收信人清楚了解信件內容，宜用白話撰寫。若干文言書信的用語，簡淺得體，可酌情採用。偶爾為了因應不同的場合和對象，採用淺白流暢的文言，也無可厚非。無論用白話抑或文言，風格必須通篇貫徹一致。至於白話、文言公函的主要區分，扼要列於附錄一。5公函可直式或橫式書寫，兩者除了書寫方式不同外，其他規格分別不大。目前，一般公函多用由左而右的橫式，而文言公函和傳統的酬酢書函，大多仍然採用直式，由右至左書寫。6過去，政府部門收到中文來信，習慣先用英文起草回信，翻譯為中文，然後把兩個文本一同寄出。近年，2政府公文寫作手冊：公函如果發信人和收信人都通曉中文，部分經辦人員已改為直接用中文撰寫公函，省卻翻譯的工夫。事實上，《總務規例》第529條清楚說明，部門收到中文來函後，覆函應直接用中文擬寫。無論是直接用中文撰寫或翻譯為中文的公函，都應符合下文所述規格。此外，《總論》所載各項通則，對公函寫作也大多適用，本分冊不再贅述。7本署經搜集、分析和研究多個政府部門的公函後，參考其中一些樣本，撰寫了常見公函示例四十四則，並按內容性質，分為酬酢公函、致個別市民公函、致屬下員工公函和致內地政府單位公函等四大類，臚列在本分冊內，供有需要撰寫公函的人員參考。這些示例的內容均屬虛構，務請留意。公函常用稱謂公函常用稱謂公函常用稱謂公函常用稱謂8稱謂應平實得體，切合身分，不宜過份客套或謙卑。常用稱謂說明寫在地址先生用於稱呼男士後的收信女士(未婚已婚皆可)(1)、小姐(未婚)用於稱呼女士人姓名應君(只限於不知道收信人性別時使用)男女通用加上稱謂博士、議員、太平紳士榮銜(2)署長、主席、經理、教授、主任職銜上款的稱林先生、王女士、陳小姐姓加尊稱謂(3)林署長、王主席、陳主任姓加職銜李議員、陳博士姓加榮銜署長先生、主席先生、經理先生職銜加尊稱執事先生、主席先生、編輯先生、各位市民、各位家長、各位租戶用於不知姓名的收信人政府公文寫作手冊：公函3內文用的稱謂我、我們、本人、太太、內子、外子自稱及稱呼自己的配偶你、你們、閣下(4)、你和太太、閣下和夫人稱對方署長伉儷、署長和夫人稱第三方本署、本會、本校、我處(5)、我方(5)機關團體自稱貴署、貴會、貴校、你處(5)、貴方(5)稱對方團體機關註釋註釋註釋註釋註(1)已婚女性若稱謂上冠以夫姓，全稱時夫姓先行，本姓次之，如“李黃△△議員”、“錢趙△△女士”；若只提姓氏的話，如“△女士”、“△議員”、“△主席”，則宜用本姓，如“錢趙△△女士”稱“趙女士”。註(2)如有需要詳列收信人的勳銜／榮銜時，勳銜／榮銜的部分可用英文縮略語寫出來，例如：李△△先生,G.B.M.,J.P.梁△△女士,J.P.註(3)上款稱謂之後的標點是冒號“：”，不是逗號“，”。稱謂之後不用加“敬啟者”、“敬覆者”等啟首語。註(4)如對方身分尊貴、地位崇高，可尊稱“閣下”。在外交場合，多用這個尊稱，例如“大使閣下”、“總理閣下”。註(5)“我處”、“你處”、“我方”、“貴方”是內地習慣用法，在香港並不普遍。4政府公文寫作手冊：公函信封的寫法信封的寫法信封的寫法信封的寫法9公函有一定格式，而信封的寫法也有若干通則。收信人姓名和地址橫式或直式書寫均可，不過，由於本港的門牌號數和樓層以阿拉伯數字書寫的居多，加上不少樓宇的座數都用英文字母標示，因此採用橫式寫法較為方便。10先寫地址，後寫姓名。地址由一般而特殊，即先寫地區，再寫街道門牌、樓宇名稱、樓層、座數等。地址之後，另起新一行書寫收信人姓名(見信封寫法示例一)。11收信人姓名之後應加上稱謂，如“陳△△先生”、“張△△女士”，又或加上銜稱、職稱，如“鄧△△博士”、“程朱△△教授”、“李△△議員”、“何△△主席”等。稱謂之後加開啟語；一般多用“收啟”、“啟”；如要表示尊敬，可用“台啟”。12為求美觀或因面積所限，可酌情把過長的名詞分行書寫，但應在適當的地方間斷，姓名則不宜折成兩行書寫。13如果使用有透明窗口的公函信封，只要把信箋適當摺疊，讓信箋上的收信人地址和姓名在信封的透明窗口處清楚顯現出來，便無須在信封上再寫上收信人姓名地址。14政府機關的往來公函，如經由政府內部的收發系統派遞，信封面可以略去地址，但必須清楚寫上收信人的職銜及／或姓名，如有需要，可註明誰是經辦人(見信封寫法示例二)。政府公文寫作手冊：公函5信封寫法示例一信封寫法示例一信封寫法示例一信封寫法示例一香港政府公函香港政府公函香港政府公函香港政府公函ONGOVERNMENTSERVICE鎖好門窗鎖好門窗鎖好門窗鎖好門窗慎防盜賊慎防盜賊慎防盜賊慎防盜賊Don‘tInviteCrime—LockUp九龍△△道△△△號△△花園D座10樓2室△△△△協會主席李△△先生台信封寫法示例二信封寫法示例二信封寫法示例二信封寫法示例二香港政府公函香港政府公函香港政府公函香港政府公函ONGOVERNMENTSERVICE馬路危險馬路危險馬路危險馬路危險不容冒險不容冒險不容冒險不容冒險RoadAccidentsWreckLives△△△△署署長(經辦人：行政主任2李△△先生)6政府公文寫作手冊：公函橫式公函格式樣本橫式公函格式樣本橫式公函格式樣本橫式公函格式樣本香港△△道△△號△樓(5)△△△會主席△△△先生△主席(6)：(7)－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－。2.(8)－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－。法定語文專員(9)(△△△代行)(10)附件(11):△△表格一式三份△△議程一份副本送(12):△△△署署長(不連附件)△△局局長(經辦人：△△主任△△△先生)一九九七年△月△△日(13)機密(2)專遞急件(2)(1)(12)inOLA/4/15(3)(5)inL/M4/08(4)標題簽名政府公文寫作手冊：公函7註釋註釋註釋註釋註(1)書寫公函應採用印有部門徽號、名稱和地址的信箋。註(2)如有需要，可在信箋上的適當位置註明公函的機密等級、緊急程度、送遞方式等。詳細分類見《政府公文寫作手冊z總論》第6至7頁。註(3)在信箋的左上方或印有“本署檔號”等字眼的地方，註明發文機關的檔號。註(4)引述來函檔號，方便收信人歸檔、翻查和跟進。註(5)把收信人的地址姓名清楚寫在信上，既方便使用有透明窗口的信封，且有利日後跟進。注意要先寫地址，後寫姓名。註(6)上款是收信人的稱謂，寫在正文之前，詳情可參閱第8段的稱謂表。註(7)標題應開宗明義，扼要寫出公函的主題。標題可用粗體字，或加橫線。註(8)橫式公函內文標註段數與否，可自由選擇。若標註段數，則宜使用阿拉伯數字，並由第二段開始。註(9)下款寫在正文之下信箋的右方，與正文和紙邊宜有適當距離。由機關首長授權屬下人員簽發的公函，下款先列出首長的職銜，然後在下一行寫出代行人姓名，並加括號。註(10)發信人或代行人可簽署或蓋章，詳情見《政府公文寫作手冊z總論》第9至10頁。註(11)如有附件，應註明“連附件”或把附件逐一列出。註(12)如有副本發出，應註明“副本送”或“副本分送”。列出副本受文人後，可加註其他資料，例如“不連附件”、“經辦人”等。註(13)日期應自成一行，寫在信末的左下方。8政府公文寫作手冊：公函△主席：_______________________________________________________________。____________________________________________________________________________________________________________________。法定語文專員︵△△△　代行︶附件：△△表格一式三份　　　△△議程一份副本送：△△△署署長︵不連附件︶　　　　△△局局長(經辦人：△△主任△△△先生)一九九七年△月△△日直式公函格式樣本直式公函格式樣本直式公函格式樣本直式公函格式樣本標題簽名(4)(1)(3)(3)(2)(1)(5)(1)政府公文寫作手冊：公函9註釋註釋註釋註釋註(1)如果部門信箋印有“本署檔號”或“來函檔號”，應把檔號寫在預留位置，否則，應在信箋右上方上款的前面，由上而下，寫上檔號。註(2)直式的酬酢公函，可沿用傳統書信的格式，不必寫上地址。如要寫上地址，則應寫在檔號之後，上款之前。註(3)直式公函內文的段落，可略去段數。註(4)下款與信箋下方宜留適當空間。註(5)日期應自成一行，在信末的左上角與正文齊頂由上而下書寫。橫式公函格式樣本註釋部分除註(5)、(8)、(9)和(13)外，其餘各條所述原則，同樣適用於直式公函。此外，請注意直式公函引述的日期和數目，應用中國數字書寫。10政府公文寫作手冊：公函公函示例公函示例公函示例公函示例酬酢公函酬酢公函酬酢公函酬酢公函示例一示例一示例一示例一(接受邀請接受邀請接受邀請接受邀請)(部門信箋)本函檔號：(22)inEMB/LI/97II來函檔號：130797C香港港灣道100號△△樓香港青年協會主席林△△先生林主席：　　七月十日來函敬悉。承蒙邀請為貴會舉辦的“青年演藝慈善晚會”主禮，深感榮幸。是次活動饒具意義，既可鼓勵青少年發揮潛能，又有助宣揚為善濟眾的美德，本人自當樂意效