重要会议管理办法

机密，未经许可不得扩散第1页，共11页重要会议管理办法第一章总则第一条为保证XX公司（以下简称“公司”）的会议管理规范化和有序化，提高会议质量和会议效率，提升公司经营管理水平，特制订本办法。第二条本办法适用于公司级重要会议的管理，部门级会议管理参照本办法执行。第二章会议原则第三条精简高效原则：无论召开什么会议，都要坚持少而精的原则。可开可不开的会议坚决不开，必须召开的会议，要精而简，讲究效率，尽量缩短会议时间，防止拖拉扯皮现象。第四条周密准备原则：会议无论大小，都应有充分准备，不开无准备的会议。会前做到充分沟通，心中有数，在会议结束前要有决议，对议而不决的事项提出解决的原则与方法。各类会议力求精简、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。第五条严肃认真原则：会议与会人员要树立认真的态度和严谨的作风，一是要有纪律观念，不迟到不早退、不开小会、不干杂事,专心致志、精神集中。二是要尊重同事，发生争论时要心平气和、以理服人,严禁不文明举止。三是谦虚谨慎,虚心接受他人意见，有错就改。第三章会议的形式第六条总经理工作例会（一）主持人：会议由总经理或总经理委托副总经理主持。（二）汇报人：公司高层。（三）会议时间：实行双周例会制度，原则上每双周一上午例行召开。（四）参会人员：公司高层。综合管理部负责人列席会议，视实际情况需要，邀请其它相关人员列席会议。（五）会议内容：1、公司重要事项通报：会议主持人通报公司重要事项。2、上阶段重要工作汇报：重要工作计划落实情况汇报，介绍完成情况，分析未完成原因及后续安排。机密，未经许可不得扩散第2页，共11页3、下阶段重要工作安排：安排、布置工作任务，明确各项工作的具体责任人、完成时间、完成目标。4、部门间沟通协作：对需要部门间沟通协调，配合解决的问题或工作建议，集体协商，充分协调资源，并寻找具体解决办法，明确各项工作部门间的职责分工、完成时间和工作目标。5、其它相关事宜：会议主持人对其它重要事项做出安排，并宣布会议议定事项。（六）会议组织：综合管理部负责会议组织、会议记录和会议纪要（模板详见附件3）整理，并对议定事项进行督办。第七条总经理办公会议。（一）主持人：会议由总经理或总经理委托副总经理主持。（二）会议时间：总经理办公会议根据工作需要不定期召开。（三）参会人员：公司高层。综合管理部负责人列席会议，视实际情况需要，邀请其它相关人员列席会议。（四）会议内容：1、研究决定公司管理干部的职数、人选、培养、使用和调整。2、研究决定公司的发展方向、经营方针，中长期发展规划等重大战略管理事项。3、审定公司年度生产经营计划、工作报告、财务预算、决算，重要经营策略、重大合作事项等重大经营管理事项。4、研究决定公司内部机构设置、职能调整、薪酬分配，以及涉及员工重大切身利益等重大利益调配事项。5、审定公司用工管理、绩效考核、薪酬激励、奖金分配等重要管理制度。6、研究决定公司优秀专业人才的评选和奖励，公司员工的重大奖励或处分。7、研究决定公司体制机制调整、基本规章制度出台、重大突发事件处理等重大企业管理事项。8、集体决策重大项目投资计划、大额资金使用计划。9、其他需提交总经理办公会议议定的事项。（五）会议议题的提交：1、提交总经理办公会议的议题，须于会前广泛征求意见、充分酝酿，原则上应无重大分歧；提交总经理办公会议决策前，公司分管领导应事先向总经理汇报。2、会议议题由公司领导或主办部门随时提出，议题主办部门填写《总经理办公机密，未经许可不得扩散第3页，共11页会议议题申请表》（详见附件4），经公司分管领导审核后，由综合部列入会议计划。3、综合管理部根据议题提交情况，向总经理汇报后安排召开总经理办公会议。（六）会议组织：1、综合管理部负责会议议题的收集和报批、会议组织、会议记录及纪要，并对会议议定事项进行督办。2、议题主办部门负责准备汇报材料，原则上以电子文档PPT形式汇报（如有必要可发放纸质材料，涉密材料会后由综合管理部负责收回），汇报时应言简意赅、突出重点和需决策的关键点，严格控制汇报时间。议题所涉部门在本部门所涉议题讨论结束后退场。3、与会人员应事先阅读会议材料，就有关议题做好发言准备。第八条专题会议（一）主持人：会议由公司总经理或分管副总经理主持。（二）会议时间：专题会议根据工作需要不定期召开。（三）参会人员：主持人指定有关部门人员参加或列席会议。（四）会议内容：1、研究、协调和处理公司专项工作。2、讨论需要提交总经理办公会议审议的问题及处理意见。3、落实总经理办公会议议定事项。4、其他涉及多个部门的协调会议和专项会议等。（五）会议组织：由主持人确定议题，综合管理部负责牵头组织、材料准备和发放、会议记录、形成会议纪要、督办会议议定事项。第九条公司月度例会（一）主持人：会议由公司总经理或总经理委托副总经理主持。（二）汇报人：公司各部门负责人。（三）会议时间：次月第一周三个工作日内（遇节假日顺延）。（四）参会人员：公司各部门主管及以上管理人员，视实际情况需要，邀请其它相关人员列席会议。（五）会议内容：1、上月重要工作汇报：结合上月制定的工作计划对上月重要工作计划落实情况进行汇报，介绍完成情况，分析未完成原因及后续改进措施。汇报内容要求客观全面、机密，未经许可不得扩散第4页，共11页重点突出，内容要言简意赅，所涉及数据务求精确完整。2、本月重要工作安排：公司各部门负责人安排、布置本月工作任务，明确各项工作的具体责任人、完成时间、完成目标以及达成目标的保障措施。3、困难及帮助：对完成有困难需要公司协调解决的问题或工作建议，集体协商，充分协调资源，并寻找具体解决办法，明确各项工作部门间的职责分工、完成时间和工作目标。4、其它相关事宜：会议主持人对其它重要事项作出安排，并宣布会议议定事项。（六）会议组织:综合管理部负责会议组织、会议记录和会议纪要整理，并对议定事项进行督办。第十条公司经营分析会（一）主持人：会议由总经理或总经理委托副总经理主持。（二）汇报人：公司高层、支撑部门负责人。（三）会议时间：经营分析会分为月度会议和季度会议，次月/次季度首月上旬召开，季度会议与当月月度会议合并。（四）参会人员：公司高层、支撑部门负责人，视实际情况需要，邀请其它相关人员列席会议。（五）会议内容：1、相关部门负责准备市场经营、财务运营、绩效考核等相关材料,综合分析市场经营和财务运营情况，通报综合绩效考核完成情况。2、专业公司及相关部门针对各项考核指标和公司重点工作计划完成情况，开展经营检讨、专题分析，接受质询，提出改进计划。3、部署下阶段重点工作及关键举措。（六）会议组织:综合管理部负责会议组织、会议材料的收集和下发，会议记录和会议纪要整理，并对议定事项进行督办。第十一条公司年度工作会议（一）主持人：会议由总经理或总经理委托副总经理主持。（二）汇报人：公司高层、支撑部门负责人。（三）会议时间：每年年中和年末召开。（四）参会人员：公司高层、各部门负责人。视实际情况需要，邀请其它相关人员列席会议。机密，未经许可不得扩散第5页，共11页（五）会议内容：1、总结分析公司年度/半年度总体运营情况，对各项考核指标和重要工作进行全面总结，分享工作中取得的成绩，剖析工作中存在的不足，并提出具体改进措施和改进计划。2、部署安排公司下年度/下半年总体经营目标，明确重要工作任务，制定详细的工作计划、工作目标，明确具体的经营指标和保障措施。（六）会议组织:综合管理部负责会议组织、会议记录和会议纪要整理，并对议定事项进行督办。第十二条其它（一）各部门要建立部门例会制度，确定例会召开方式、召开时间,并报备综合管理部。（二）部门会议管理参照公司会议管理办法。（三）部门负责会议组织、会议记录和会议纪要整理，并对议定事项进行督办。第四章会议管理第十三条会前准备（一）会议通知：会议组织部门确定会议具体时间、地点和参会人员,根据会议类别提前2－4天下发正式会议通知。（二）会议通知采用标准模版格式（详见附件1），通知内容包括时间、地点、会议主题、主持人、纪要人、会议议程、附件内容（一般指非保密性资料或数据）、辅助仪器。（三）与会人员应提前了解会议议题、会议议程，认真阅读会议材料，提前做好会议准备。（四）会议主持人所在部门秘书应提前做好会议场地预定与布置、会议资料与会议物品的准备（模板详见附件2）。（五）会议主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会议落实情况，做好会前准备。第十四条会间管理（一）会议主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。（二）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必机密，未经许可不得扩散第6页，共11页要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进提高会议效率。（三）属于工作安排的事项，会议组织部门应提前做好工作计划，明确任务要求、工作标准、责任部门、完成时间等相关事项，会议中主持人应认真听取相关部门与会人员的意见，并当场做出维持或调整工作安排的决定；属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论；对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。（四）会议组织部门要安排专人做好会议记录，对于重要会议应做好详细记录，必要时可用录音设备录制会议召开过程及重要发言材料。第十五条会后管理（一）会议结束后，原则上会议组织部门要当场形成会议纪要，特殊情况须在24小时内形成会议纪要，会议纪要要求言简意赅、讨论主题不漏项，并提炼出其中会议决议项目;会议纪要经与会人员核对内容无误签字确认后，提交会议主持人审核、签发后要及时抄送相关部门和人员。（二）会议结束后，会议组织部门要及时把会议文件收集齐全，并定期送公司综合管理部归档，归档文件包括会议议程、会议材料、会议记录、会议纪要等。（三）会议结束时，与会者应根据需要准确、及时的做好相关会议精神的宣贯、落实和学习工作。（四）会议结束后，对于会议决议、重要事项或遗留问题，要汇总成《会后问题跟踪处理表》，由相关责任人负责跟踪处理，及时落实决议，形成闭环，处理结果或完成情况及时提交综合管理部。第五章会议纪律第十六条与会人员应准时参会，并在《会议签到表》上签到。不得无故缺席，确因特殊原因不能与会，须向会议召集人请假，同时指定专人代为参会。第十七条会议期间手机一律关闭铃音，如果没有演示和记录需要，一律不准使用手提电脑或玩弄手机。第十八条保持会场秩序，会议期间不得随意走动或离席，不做影响他人的事情，在他人发言时候，不要随意打断，私下交头接耳。第十九条会议发言应言简意赅，紧扣议题，遵循会议主持人对议程控制的要求。第二十条与会人员要严格遵守保密纪律，除按规定履行职责需要外，不得将会机密，未经许可不得扩散第7页，共11页议内容、讨论的有关情况向外泄露；会议资料为内部传阅文件的，未经许可，不得外传。第二十一条违反上述会议纪律者，视情况给予相应处罚。第六章附则第二十二条本规则由公司综合管理部负责解释。第二十三条本规则自发布之日起施行。附件：1.《会议通知模板》2.《会前资料准备模板》3.《会议纪要模板》4.《总经理办公会议议题申请表》机密，未经许可不得扩散第8页，共11页附件1：会议通知模版会议主题会议类别时间地点主持人与会人列席人纪要人会议议程附件辅助仪器机密，未经许可不得扩散第9页，共11页附件2：会前资料准备模版会议主题会议类别会议资料准备时间年月日—年月日会议主持人资料提供责任人资料收集整理责任人资料内容：议题1：议题2：议题3：议题4：其它：机密，未经许可不得扩散第10页，共11页附件3：会议纪要□绝密□机密□秘密内部公开【会议主题】：【会议类别】：【会议时间】：【会议地点】：【会议主持】：【与会人员】：【会议记录】：【纪要审核】：【会议内容】：机密，未经许可不得扩散第11页，共11页附件4：总经理办公会议议题申请表议题提交部门（或公司领导）议题名称主要内容及建议方案（附会议材料）建议参会部门主办部门意见综合管理部审核公司分管领导