档案管理信息系统需求

规划档案管理信息系统需求1总体需求主要系统包括以下五各方面：1.档案综合管理系统在规划综合管理信息系统作为档案信息资源的依托平台和数据总库的架构下，构建规划档案综合管理信息系统，功能涵盖数字档案信息管理的全过程：档案信息采集、档案信息管理、档案信息查询利用等方面的各环节。2.档案信息资源共享利用平台在局政务内网建立档案信息资源共享利用平台，面向全局各科室、部门、规划办提供档案信息浏览、检索、利用服务，并能确保信息安全。3.档案动态分析系统档案动态分析系统部署在局机关内网内，根据现有数据条目和全文数字化情况进行初步的统计和分析，为全局提供给档案信息查询和决策信息分析等功能。4.音视频采集播放系统建设音视频采集播放系统，将有效地规范全局各类音视频档案的管理方法和利用流程，强化对音视频档案的保存管理，提高音视频档案的利用率，实现音视频资源的集中存放，推进音视频档案的资源共享和开发利用。2功能需求2.1档案馆综合管理系统构建规划档案综合管理信息系统，功能涵盖数字档案信息管理的全过程：档案信息采集、档案信息管理、档案信息查询利用等方面的所有环节。有关需求描述如下：1、档案著录：实现各种档案目录（全宗目录、类别目录、案卷目录、文件目录等）的著录操作，包括著录模板定义功能，重点考虑易用性。2、数据接收：从各种渠道接收档案数据，包括数字化成果的接收、各种上报数据的接收（电子目录、电子公文）等（含Excel格式、XML格式、标准文件包格式）、历史数据的导入；需提供导入向导和字段匹配设置功能。3、档案移交接收：档案实体进库时，对移交的实体档案进行接收，并和档案目录进行关联。4、文件格式转换：对所采集到的各种档案数据格式转换为统一的PDF格式，并实现转换过程中的OCR识别，便于档案长期保存并方便利用的格式。5、专题组织：结合地方特色，建立民生专题、土地专题、婚姻专题等重点、热点专题档案，实现方便灵活的专题汇编功能，打破档案类型、形成单位的限制，组成各种综合性专题并提供专题查询。6、档案鉴定：对于实体档案提供密级鉴定、保管期限鉴定、开放范围鉴定、价值鉴定、销毁鉴定等功能，系统支持单个条目鉴定、批量条目鉴定，对超期档案计算机能自动提取进行鉴定，支持鉴定方案的制定和记录。7、统计分析：提供馆藏档案统计、接收情况统计、借阅利用情况统计、鉴定情况统计等统计方式，统计结果可以打印并导出Excel。8、数据管理：数据规范性校验（是否有全文、全文页数、必选项等等）、重复性比对、批量修改、按条件导出等操作。9、档案检索：通过检索门户进行操作，提供一体化查询、自定义条件查询、树状浏览、全文检索等多种检索手段对馆藏档案进行查询，并对查询权限进行严格控制；其中全文检索既可以针对全文，也可以针对题名。10、全文调阅：在权限允许的情况下，可对电子全文内容进行浏览。12、实体借阅：对档案实体的借阅申请进行登记并审批，对到期借阅记录进行提醒，并提供到期归还和续借功能，同时实现和虚拟库房管理系统的接口。13、应用自定义：实现档案类型、著录表单、浏览树、档号、列表等各类信息的自定义功能。14、编码维护：对系统通用编码和业务编码进行维护。15、日志管理：对系统关键操作日志进行记录和查询，包括登录日志、增删改日志和查询日志。16、用户管理：对系统用户进行维护，包括组织机构自定义、用户注册、登录和信息维护。17、权限管理：对系统权限进行管理，包括权限定义、角色授权、用户授权等，权限控制既可以针对目录，也可以针对全文，而且可以针对一个目录下的某个电子文件进行单独授权。2.2集中式档案管理系统本系统面向全市政务专网联网的立档单位提供综合档案管理功能。1、文件收集：支持不同的数据来源的收集操作（包括数据录入、零散文件积累等），支持纯电子、纯纸质、双套制等多种归档模式。2、文件整理：对于收集的文件可以进行整理操作，包括修改、删除、编号、排序、并文、关联操作，同时支持案卷级和文件级的整理方式，对于整理完毕的文件可以提交归档。3、数据导入：提供XML、XLS等格式化规范数据的导入接口，方便与其他业务系统进行数据交换。4、档案接收：档案管理员接收业务部门提交归档的文件信息，接收之前系统可自动进行电子文件的三性检查、PDF格式转换；对于实体档案同样进行合法性校验，并建立实体和电子之间的关联关系。5、档案整理：档案管理员对于业务部门提交归档的数据，可以进行补充著录、编号、排序、组卷等操作。支持纯电子、纯纸质、双套制等多种归档模式以及文件级、案卷级整理方式。6、编目打印：提供案卷目录、卷内目录、文件级目录的多种格式打印功能。7、专题组织：实现方便灵活的专题汇编功能，打破档案类型、形成单位的限制，组成各种综合性专题并提供专题查询。8、档案鉴定：对于实体档案提供密级鉴定、保管期限鉴定、公开档案鉴定等功能，对于电子文件提供三性检查等功能，系统支持单个条目鉴定、批量条目鉴定，对超期档案计算机能自动提取进行鉴定。9、档案统计：提供库藏档案统计、接收情况统计、借阅利用情况统计、鉴定情况统计等统计方式。10、信息门户：分别针对档案室和档案馆用户提供个性化台帐，将当前用户关心的工作任务和信息放在页面上。11、主题交流：提供主题创建、维护、审查和回复，形成档案室和档案馆用户之间的互动交流。12、业务指导：由档案馆用户对档案室用户进行业务指导操作，包括工作监督、上报情况检查、档案统计等。13、档案年检：档案年检数据填报、提交、汇总、发布和报表打印。14、上报接收：档案室用户可以向档案馆上报数据，档案馆用户可以进行接收操作，对于不合格的档案可以退回。15、用户管理：对系统用户进行维护，包括注册、登录和信息维护，这里的用户包括档案室用户和档案馆用户。16、权限管理：对系统权限进行管理，包括权限定义、角色授权、用户授权等，权限控制既要考虑档案室，也要考虑档案馆。17、编码维护：对系统通用编码和业务编码进行维护。18、日志管理：对系统关键操作日志进行记录和查询。2.3档案信息资源共享利用平台在政务网部署，在确保安全的前提下分别面向立档单位提供全方位、多角度、深层次的档案信息服务。有关需求描述如下：1、一体化检索：提供类似于Google的检索方式，不管什么档案类型，只要条目和内容中包含检索字段就可以查询到。2、浏览检索：将全宗群、全宗、类别、案卷按照层次关系以“标签”的方式全部罗列在界面上，逐层深入，直至找到记录；同时支持按照树状结构进行组织。3、向导式检索：提供探索式的检索手段，由向导一步步引导用户找到所需记录。4、全文检索：基于全文检索引擎，实现针对电子文件全文内容的快速检索。5、借阅记录：以列表的方式列出当前用户曾经借阅过的记录，对于已经授权的档案可以直接打开浏览。6、借阅申请：对没有权限查询的档案可以提出电子文件的借阅申请。7、借阅审批：对借阅申请进行审批，并进行授权，支持多级审批和实时赋权。8、用户管理：对系统用户进行维护，包括登记、维护及管理。9、权限管理：对系统权限进行管理，包括权限定义、角色授权、用户授权等。2.4档案动态分析系统制作格式化统计表，实现数据输出和打印功能。根据对于现有档案局数据条目和全文数字化情况进行分析，给出多种动态分析方案。提供给部门领导或局领导，专门的档案信息查询和决策信息分析功能，为领导提供各种辅助决策数据。1.实体动态管理：动态跟踪实体档案的状态情况（包括在库、外借、数字化加工、鉴定等）；2.全宗动态管理：动态跟踪每个全宗下档案的实际情况，根据现有数据库中的信息来自动计算每个全宗所对应档案总数、永久档案数量、长期档案数量、短期档案数量、缩微卷数、数字化卷数、数字化幅数等信息；3.档案工作督导：根据要求自动生成档案相关统计报表，并根据统计情况对档案馆数字化任务的次序安排、著录鉴定任务分派、利用率极低档案库房位置调整等进行督导规划；4.馆藏统计分析：实现对馆藏档案数据的统计分析，包括馆藏总量统计、馆藏分类统计、全宗名册统计等等，统计结果可以打印并导出Excel，支持图形化统计分析，支持按月自动建档备份；5.信息维护：实现对统计范围、统计结果以及统计方法等信息的控制和管理。2.5音视频采集播放系统音视频采集播放系统是数字档案馆的重要组成部分，具有客观、形象和真实的特点，能将鲜活的现实场景原声原貌地保存下来，传诸后世，再现于后人视、听觉感官，较之其他载体的档案，具有巨大的优势。顺利实现音视频的采集和播放，功能包括：1.用户登录：档案利用人员通过统一的登录入口，一旦登录就可以依据各自权限，执行不同的功能操作，实现检索利用、借阅申请等；2.档案检索：提供一体化检索、条件检索、资料库检索、专题检索等多样化检索功能；3.查档排行：显示最近一段时间利用次数最多的记录，可直接点击浏览；4.热点推荐：最新入库的多媒体档案、最近组织的专题、社会热点相关记录自动显示，可直接点击浏览；5.借阅申请：出于安全保密的需要，对到馆利用者的查询权限是受到严格控制的，除了公开档案信息可以直接提供查询外，如果用户需要查阅一些特殊档案，则需要经过申请，审批通过后才能查阅。6.档案采集：提供批量挂接和信息著录等功能，实现历史数据批量导入系统以及零散多媒体档案的在线信息著录和文件上传。7.多媒体制作：对于上传的视频文件，系统提供格式转换和多媒体切分等功能。可以将各种格式的视频文件在后台自动转换成统一的格式（比如WMV），也可以将大的视频文件进行逻辑或者物理切分。8.专题管理：为了提高多媒体档案的利用效果。可以按照某些特定需求进行专题组织。相关文档将形成一个逻辑组合，以一种新的视角展示给受众。系统提供专题编研和专题浏览功能。9.档案检索：系统提供多样化的档案检索功能，包括一体化检索、树状浏览检索等，并可以对查询权限进行控制。10.档案统计：系统提供多媒体馆藏统计、鉴定统计和利用统计等功能，并可以图形化方式进行统计分析。11.档案鉴定：系统提供进馆鉴定、开放鉴定、到期鉴定等功能。系统支持单个条目鉴定、批量条目鉴定，对超期文档计算机能自动提取进行鉴定，支持鉴定方案的制定和记录。12.系统管理：系统管理为整个系统的支撑平台，提供应用自定义、用户管理、权限管理、日志管理和编码维护等功能。