access-2010-第6章

第6章报表的创建与使用6.1报表概述6.2使用报表向导创建报表6.3报表设计视图的使用6.4创建高级报表6.5打印报表本章要点掌握设计报表的方法掌握创建报表的操作方法掌握报表的使用方法了解报表的组成了解将窗体转换为报表的操作方法了解创建其它报表的操作方法。数据库中的表、查询和窗体都有打印的功能，通过它们可以打印比较简单的信息，要打印数据库中的数据，最好的方式是使用报表。报表是Access中专门用来统计、汇总并且整理打印数据的一种工具。要打印大量的数据或者对打印的格式要求比较高，则必须使用报表的形式。用户可以利用报表，有选择地将数据输出，从中检索有用信息。Access2003报表的功能非常强大，也极易掌握并制作出精致、美观的专业性报表。简言之，报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效方式。6.1报表概述6.1.1报表的视图报表中的大部分内容是从表查询或SQL语句中获得的，它们都是报表的数据来源。创建和设计报表对象与创建和设计窗体对象有许多共同之处，两者之间的所有控件几乎是可以共用的。它们之间的不同之处在于，报表不能用来输入数据，而可以在窗体中输入数据。报表有下列3种视图：•设计视图：用来创建报表或更改已有报表的结构。•打印预览：可以查看将在报表的每一页上显示的数据。•版面预览：可以查看报表的版面设置。其中只包括报表中数据的示例。单击工具栏上的“视图”按钮可以更改视图6.1报表概述6.1.2报表的结构在设计视图中，“节”表现为带区形式，并且报表包含的每个节出现一次。在已打印的报表中，某些节可以重复打印多次。报表在设计视图中由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚五个部分组成。下面以“教学管理系统”数据库为例介绍报表的组成：打开“教学管理系统”数据库，在“对象”列表中单击“报表”对象，双击“学生成绩报表”报表，可以打开它的“打印预览”视图,如下图所示。6.1报表概述6.1.3报表设计区在一个报表中，报表页眉只出现一次。利用它可以显示徽标、报表标题或打印日期。报表页眉打印在报表第一页页面页眉的前面。页面页眉出现在报表每页的顶部。可以利用它显示列标题。主体节包含了报表数据的主题部分。对报表基础记录源的每条记录而言，该节重复出现。页面页脚在报表每页的底部出现。可以利用它显示页号等项目。报表页脚只在报表的结尾处出现一次。如果利用它显示报表合计等项目，则报表页脚是报表设计中的最后一节，但出现在打印报表最后一页的页面页脚之前。通过对共享共同值的记录进行分组，可以计算小计值而使报表更加易于阅读。在每组记录的开头出现组页眉，可利用它显示应用于这个组的信息。6.1报表概述6.1.4报表的分类报表主要分为以下4种类型。1.纵栏式报表2.表格式报表3.图表报表4.标签报表6.2使用报表向导创建报表6.2.1使用“自动报表”创建报表如果对格式要求不高，只需要看到报表中的数据，则可以快速创建一个简单的报表。使用Access自动创建报表的步骤如下。（1）打开数据库窗口，选择“报表”对象。（2）在数据库窗口中，单击工具栏上的“新建”按钮，调出“新建报表”对话框，如下图1所示。（3）选择“自动创建报表：纵栏式”选项，在下面的下拉列表框中选择数据的来源表。单击“确定”按钮，即可完成报表的创建工作，如下图2所示。图1“新建报表”对话框图2自动创建报表6.2使用报表向导创建报表6.2使用报表向导创建报表6.2.2使用“报表向导”创建报表报表向导为用户提供了报表的基本布局，根据用户的不同需要可以进一步对报表进行修改。利用报表向导可以使报表创建变得更容易。在Access2003中使用向导创建报表的具体操作步骤如下。（1）打开数据库窗口中，单击“报表”对象，在“报表”对象窗口中，双击“使用向导创建报表”选项，调出“报表向导”对话框之一，如右图所示。6.2使用报表向导创建报表（2）单击“表/查询”下拉列表框右侧的向下箭头调出其下拉列表，从中选择创建报表所需使用的表或查询。（3）在“可用字段”列表框中选择字段，单击按钮，将其添加到右半部分的“选定的字段”列表中，如下图1所示。（4）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之二，如下图2所示，选定添加分组级别以及分组的依据。分组是为了使生成报表的层次更加清晰。图1“报表向导”对话框之一图2“报表向导”对话框之二6.2使用报表向导创建报表6.2使用报表向导创建报表（5）在图2中，单击“分组选项”按钮，调出“分组间隔”对话框，如下图3所示，在这里可以为组级字段选定分组间隔。单击“确定”按钮，返回图2报表向导的分组中。（6）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之三，如图4所示。在“报表向导”对话框窗口中，选择排序次序，可以选择一个或几个字段作为排序和汇总的依据，排序可以选择升序或降序。图3“分组间隔”对话框图4“报表向导”对话框之三6.2使用报表向导创建报表（7）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之四，如图5所示。在“报表向导”对话框报表布局方式窗口中，可以确定布局和方向。（8）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之五，如图6所示。在这个对话框中确定报表所用样式，本例中选择“组织”样式。图5“报表向导”对话框之四图6“报表向导”对话框之五（9）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之六，如图6所示，在这个对话框中为报表命名。（10）单击“完成”按钮就可以成功创建报表，所创建的报表如图7所示。图6“报表向导”对话框之六图7用“报表向导”创建的报表6.2使用报表向导创建报表6.2.3使用“图表向导”创建报表Access中的图表报表有多种样式，包括线条图、饼图、面积图等，还有三维图形。图表可以是所有数据的，也可以是选定的当前数据的。用户可以通过图表向导创建满意的图表。利用向导创建图表的方法如下。（1）打开数据库窗口，选择“报表”对象。（2）在数据库窗口中，单击工具栏上的“新建”按钮，弹出如图6-1-27所示的“新建报表”对话框。选择“图表向导”选项，并在下面下拉列表框中选择数据源。（3）单击“确定”按钮后，调出“图表向导”对话框之一，如图6-1-28所示，在“可用字段”列表中选择字段，单击按钮，将其添加到“用于图表的字段”列表中。图6-1-27选择“图表向导”图6-1-28“图表向导”对话框之一6.2使用报表向导创建报表添加字段时可以从不同的表中选择图表中所需的字段。（4）单击“下一步”按钮，调出“图表向导”对话框之二，如图6-1-29所示。在对话框的左半部选择图形样式，在对话框的右半部有图形样式的说明。如图6-1-29所示选择三维柱形图。（5）单击“下一步”按钮，调出“图表向导”对话框之三，如图6-1-30所示。选择数据在图表中的布局方式，对所选的两门课程的分数进行求和。图6-1-29“图表向导”对话框之二图6-1-30“图表向导”对话框之三（6）单击“下一步”按钮，调出“图表向导”对话框之四，如图6-1-31所示。在文本框中输入图表的标题，单击“完成”按钮，创建的图表如图6-1-32所示。图6-1-31“图表向导”对话框之四图6-1-32创建的图表6.2使用报表向导创建报表6.2.4使用“标签向导”创建报表标签实际上是一种多列报表，常常把一条记录的各个字段分行排列，因此制作标签一般都是使用多列的方法。具体操作步骤如下。（1）在数据库窗口中选择报表，单击工具栏上的“新建”按钮，调出“新建报表”对话框，选择“标签向导”选项，在下面的数据来源下拉列表框中选择“学生编号表”，如下图1所示。（2）单击“确定”按钮，调出“标签向导”对话框之一，如下图2所示，从中选择标签的型号、尺寸和生产厂商。图3中选择了“Avery”厂商和“C6101”型号的标签。图2选择“标签向导”图3“标签向导”对话框之一6.2使用报表向导创建报表6.2使用报表向导创建报表（3）单击“下一步”按钮，调出“标签向导”对话框之二，如图4所示。在该对话框中，可对文本外观的字体、字号、粗细及颜色进行设置。（4）单击“下一步”按钮，调出“标签向导”对话框之三，如图5所示。在“标签向导”对话框中，确定标签的显示内容。（5）单击“下一步”按钮，调出“标签向导”对话框之四，如图6所示。在“标签向导”对话框中，可以选择一个或多个字段对标签进行排序。（6）单击“下一步”按钮，调出“标签向导”对话框之五，如图6所示。在“标签向导”对话框中，输入报表的名称，同时选择“查看标签的打印预览”单选按钮。图4“标签向导”对话框之二图5“标签向导”对话框之三6.2使用报表向导创建报表图6“标签向导”对话框之四图6“标签向导”对话框之五6.2使用报表向导创建报表（7）单击“完成”按钮，结果如图8所示。图8用“标签向导”创建的报表6.3报表视图的使用6.3.1使用设计视图创建报表使用报表向导可以简单、快速地创建报表，但创建的报表格式比较单一，有一定的局限性。为了创建具有独特风格、美观实用的报表，要使用设计视图来设计报表。(1)报表中控件的种类利用设计视图创建报表主要是向报表中添加控件。报表控件通常可分为以下3种。非结合控件：与数据表中的数据无关的控件。结合控件：表或查询中的数据字段。计算控件：报表中用于进行计算的控件，例如总计、小计等。(2)用设计视图创建报表的方法在Access2003中用设计视图创建报表的具体操作步骤如下:①打开数据库窗口，如下图1所示。双击“报表”→“在设计视图中创建报表”选项，调出报表的设计视图，如图2所示。由图1可以看出，在设计视图窗口中没有报表页眉/页脚两个工作区，而只有页面页眉、主体和页面页脚。图1选择“在设计视图中创建的报表”选项图2设计视图窗口②在设计视图窗口中用鼠标右键单击这个窗口，调出快捷菜单，如图3所示。③在弹出的快捷菜单中单击“报表页眉/页脚”菜单命令，出现如图4所示的报表的页眉和页脚两部分内容。图3在设计视图窗口中调出快捷菜单图4出现页眉和页脚④下面可以根据需要为报表添加一些控件，在“报表页眉”和“页面页眉”中利用工具箱中的“标签”按钮建立标签，并在标签中输入文字，在“主体”中用鼠标从字段列表框中拖入。结果如图5所示。⑤单击工具栏上的“打印预览”按钮，可得到如图6所示的报表。图5在报表中添加控件图6完成的报表6.3报表视图的使用6.3.2报表的布局报表的总体外观是指从全局出发定义报表自身的显示特征和报表各组成部分的属性，包括设置报表背景图片和自动套用格式。(1)向报表中添加背景图片向报表中添加背景图片的步骤如下。①在设计视图中打开相应的报表。②双击报表选定器，打开报表的属性表。③将“图片”设置为.bmp等文件。④在“图片类型”中指定图片的添加方式。⑤设置“图片缩放模式”可以控制图片的比例。⑥设置“图片对齐方式”可以指定图片在页面上的位置。(2)自动套用格式报表设置自动套用格式报表的步骤如下。①在设计视图中打开相应的报表。②单击“格式”→“自动套用格式”菜单命令，出现如下图所示的对话框，在其中可以选择自动套用的格式或单击“自定义”按钮，自定义自动套用格式。6.3报表视图的使用6.4创建高级报表6.4.1报表的排序与分组数据库中记录的排序和分组是一项很重要的工作，而这正是报表的主要功能之一。在打印报表时，一般还要对某个字段按指定的规则进行统计，报表设计完成后就可以打印了。在打印之前还要进行报表的相关设置，包括边距、打印机和报表行列等。设置完成后，可对报表进行预览，对设置满意之后，再进行打印。1．记录的排序在报表中用户根据实际需要按指定的字段或表达式对记录进行排序，打印报表时就会以指定的顺序进行打印。对报表的记录进行排序的操作步骤如下：（1）在数据库窗口中单击“报表”对象，然后，选中需要的报表打开它的设计视图。（2）单击工具栏上的“排序与分组”按钮，调出“排序与分组”对话框，如下图所示。6.4创建高级报表6.4创建高级报表（3）单击“字段/表达式”中的“类别名称”字段，单击其右侧的向下箭头，出现下拉列表框，从中选择用于对记录进行排序的字段名称。（4）单击同一行中“排序次序”，单击其右侧的向下箭头符号，出现下拉列表