办公用品申购制度及程序

办公用品申购制度及流程一、目的为加强办公用品管理，进一步规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，切实推进公司发展，特制定本制度。二、适用范围适用于公司所有部门办公用品的采购及管理。三、办公用品出入库办公用品设专人负责，入库需根据《入库单》严格检查品种，数量，质量，规格，单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记上账。没有经审核的《办公用品申购单》或未办入库手续，财务一律不予报销。行政人事部应做好入库和出库管理。在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。行政人事部建立公司办公用品总账，对每件物品进行编号，每年进行一次普查。如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。1、办公用品分为消耗品、管理消耗品、管理品及特殊采购办公用品四种。消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、水性笔、订书针等。管理消耗品：复印纸、传真纸、签字笔、白板笔、修正液、印台、印油、电池等。管理品：剪刀、壁纸刀、订书器、钢笔、计算器、尺子、塑料文件盒、文件夹、名片册等。特殊办公用品：办公用品单价超过150元以上的。2、办公用品分为个人领用和部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如，铅笔、圆珠笔、橡皮擦等。“部门领用”系公司或部门共同使用用品，如订书器、印台等。3、消耗品可依据历史记录（如过去一段时间的耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准，并可随部门或人员的工作状况调整发放基准。4、管理消耗品限定人员使用，必须以旧品替换新品，但纯消耗品如（复印纸、传真纸）不在此限。5、管理品列入移交，即人员岗位变动及离职时应办理移交手续。如有故障或损坏，应以旧换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。6、办公用品的申请应于每月25日前由各部门汇总到行政人事部，由行政人事部报总经理审核，交由行政人事部专职人员购买，如无特殊情况应于3天内发放完毕。办公用品原则上由公司统一采购，然后分发给各个部门。如属必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量库存。7、特殊办公用品指单价超过150元以上的，由使用部门填写《办公用品申购单》经总经理签字后递交到行政人事部采购；或总经理同意后授权使用部门自行购买。8、公司办公用品严禁取回家私用，如有发现，按物品2倍价格赔偿公司。办公用品申购流程办公用品购置必须按照流程办理，不得擅自购买，领用人必须办理领用手续，方能领用并妥善保管。消耗品、管理消耗品、管理品流程图各部门上报需采购的物品行政人事部汇总、填写《办公用品申购单》行政人事部专人采购总经理签字审批行政人事部统一入库、登记入账财务部审核并报销通知各部门签字、领取特殊办公用品采购流程图使用部门填写《办公用品申购单》总经理签字审批行政人事部专人采购总经理授权使用部门人员自购行政人事部统一入库、登记入账通知申请部门签字、领取财务部审核并报销