13-数据完整性与数据管理规范

1数据完整性与数据管理规范主办单位：中国食品药品监管信息网网址：关于数据完整性指南的定义数据完整性的定义：应能保证在数据的整个生命周期内，所有数据均完全性、一致性和准确性。1、为什么没有说真实性？2、为什么大家都在说生命周期，例如，验证的生命周期；3、数据转移是否我完全，容易判断吗？4、原始记录的重要性；5、国内原始数据丢失严重吗？2MHRA关于数据完整性指南的定义数据的生命周期的定义：数据包括原始数据自初始生产和记录，到处理和（包括转移或移植）、使用、数据保留、存档/恢复和重建的整个生命阶段。1、文件室着火了，文件烧没有了，怎么办？2、数据的转移和移植是什么意思？3、数据的恢复和重建是什么意思？3MHRA关于数据完整性指南的定义源（元）数据（Metadata):指描述其他数据属性的数据，提供语境和含义。一般来说，这些数据描述数据的结构、要素、内在关系和其他数据特征。它还允许数据追踪至个体。没有源数据，数据就没有意义。1、苹果的重量为2.37kg，是否是元数据？2、一个苹果的体积为0.01立方米，是否为元数据？4数据完整性法规要求1、数据完整性是药品质量体系的基本要求；2、数据管理系统提供的努力和资源应与产品质量风险相对应；3、数据管理应与公司其他质量保证资源相平衡；1、基本要求是mustbe；2、如果只有一台打印机，实验室分析天平打印机和仓库到货复核重量台秤都需要安装，安装给谁？3、只剩一卷打印纸，产品灭菌柜和臭氧消毒柜都需要，给谁用？4、办公用电脑与HPLC电脑，谁的稳定性能要求高一些？5数据完整性使用范围1、手动纸质控制记录；1.1、千万记住，数据完整性不仅仅正对电子数据或电子记录，在国内更多的要考虑手工记录数据的完整性；1.2、最明显的，很多QC实验室并没有悬挂钟表和日历，但是批检验记录上都有日期和时间；1.3、手动纸质记录的完整性可控程度较差，例如，很多药厂的QC实验室的垃圾篓里面有很多有效的记录；6数据完整性使用范围2、自动化记录，如计算机软件系统；2.1、计算机的自动记录是否有效，必须得到校验和确认，例如大家经常用过的走纸记录仪；2.2、实验室天平有打印机接口，但是依旧用手工记录；2.3、很多仪器在测试之前有关测试信息的填写为空白，测试结束后打印出来再手工填写；2.4、修改仪器控制电脑的日期，同一时间得到不同日期的检验数据；2.5、HPLC的积分可以用自动模式，但是却采用手动积分，人工计算含量；2.6、取消仪器自动判断功能，改为人工判断；7数据完整性使用范围MHRA备注：生产或QC过程中将自动化/计算机系统转为手动管理并不能消除数据完整性管理控制要求，有时反而可能存在违反规范要求，因科学技术进步已使药品采用普遍被接受的科学方法进行生产和检查（CGMP)。1、魔高一尺，道高一丈；2、要想人不知，除非己莫为；3、今天，您还会购买黑白电视机吗？8数据完整性管理基本要求数据必须符合ALCOA原则：A--可追踪至生产数据的人；1、数据是否有手工签名或电子签名？2、有些数据的产生是不需要人的，例如，自动记录数据，怎么办？3、如果数据的来源没有明确的人员怎么办，例如，昨晚半夜温湿度报警，早上才被发现？9数据完整性管理基本要求L--清晰、在数据的整个生命周期内均可以获得，必要时能永久保存(如长达30年）；1、GMP数据的填写为什么用水性笔，不能用铅笔？2、如何保证数据的清晰？3、如何确保数据能够在生命周期内被获得？4、什么样的数据有可能需要永久保存？5、数据的保存和文件的保存的异同？6、电子数据如何永久的保存？10数据完整性管理基本要求C--同步；1、数据的获得与记录需要时同步的，困难吗？2、同步的意义是什么，为什么要同步？3、大家回想一下，医生在看病的时候是如何写病历的？4、有些时候有些记录是无法同步的怎么办？例如，无菌装配过程，设备抢修过程，救火的过程？5、数据不断的变化，如何同步？例如洁净室的压差？11数据完整性管理基本要求O--原始（或真实复制）:可根据原始数据对数据生产的整个活动进行重现；1、原始数据是来源于第一现场的数据；2、手机拍照是原始数据吗？3、手机拍照+美图秀秀是原始数据吗？4、灭菌温度要求≥121.0度，实际灭菌温度为120.9999度，该如何记录？5、仪表指示温度是否为真实温度？该如何记录呢？6、设备误报警，是否需要记录？7、在线检查装量，皮重是否要记录？12数据完整性管理基本要求A--准确性；1、准确性容易保证吗？2、压差表的指针在不停的晃动，该如何读数？3、温度计安装在很高的位置，如何读数？4、专线专用的软管没有任何标示，该如何记录？5、称量工具没有编号，该如何记录？6、室外温度该如何记录？7、灭蚊灯上的蚊子尸体数量如何记录？8、标签的数量该如何记录？13数据必须符合ALCOA原则•A--可追踪至生产数据的人；•L--清晰、在数据的整个生命周期内均可以获得，必要时能永久保存(如长达30年）；•C--同步；•O--原始（或真实复制）:可根据原始数据对数据生产的整个活动进行重现；•A--准确性；14数据完整性管理基本要求1、数据必须重建程序应考虑数据关键性和法规要求；2、关键数据如上市许可申报数据、稳定性等要长期保存；3、另至少有2-3年数据必须可以及时恢复用于趋势分析或现场检查。4、对电子方式产生的原始数据可以进行纸质或PDF格式保存，但必须显示数据的留存过程，以包括所有原始数据、源数据、相关审计追踪和结果文件。5、通过软件/系统运行的设置标准确认，如LC分析方法、积分参数等。15数据完整性管理措施1、公司应有相应的针对数据完整性管理的方针政策规定和对相应人员有效培训要求。1.1、数据完整性管理的指导方针，公司有吗？1.2、培训记录有吗？1.3、那些人需要被培训？2、要从组织程序和技术性（如计算机系统进入权限管理）控制应用于质量体系不同领域。2.1、仅仅有程序还不行，必须有相关硬件；2.2、硬件与软件相结合；2.3、硬件不足软件补；16数据完整性-数据来源1、人工观察纸质记录，如仪表读取。2、仪器设备通过复杂的高级参数计算机系统产生的图谱或结果；3、数据完整性的内在风险根据可设置参数水平不同而不同，因此存在捏造风险。1718不同仪器设备产生原始数据情况数据完整性-管理措施从上图中，我们可以看出：1、简单系统，pH、天平只需校验；2、复杂系统需要对其既定用途进行计算机验证；3、验证复杂程度从左到右逐步增加；4、一些相对不复杂的系统仪器常被疏忽，可能被用于捏造数据或重复测试达到想要的结果，如FT-IR、UV等；1、任何时候，2-8定律都是适用的；2、为什么QC实验室永远是数据完整性检查的重点？3、为什么HPLC是数据完整性检查的重点？4、审计人员最担心的就是那些用于关键生产或检验的设备，却无法保证数据完整性的结果。19数据完整性-源于设计管理要求1、系统设计来保证数据质量和完整性（技术保证）：2、记录事件时间的时钟进入权限（时间操作员不能改时间）；3、让批记录等确保在活动现场，避免临时数据记录然后转抄到正式记录；4、数据记录所用的空白纸质模板控制；5、用户权限能防止或审计追踪数据修改；6、仪器如天平需要附带自动获取或打印数据设施；7、取样点进入权限如水系统；20数据完整性-源于设计管理要求8、员工数据复核检查时进入原始数据的权限；9、使用专人记录来代替另一个操作人记录实施活动只有在例外下考虑：9.1、记录行为会使产品或活动产生风险，如一些无菌操作；9.2、陪同人员的语音/文字受限，由其他管理人员进行证明和记录21本次培训的内容1、有关数据完整性的故事；2、什么是数据完整性？3、如何理解数据完整性？4、数据完整性审计的重点；5、电子签名/电子记录/审计追踪；6、如何建立数据管理体系；22231、有关数据完整性的故事FDA483警告信：1.对化验室管理控制有效不足，无法保证已建立的符合规范要求的程序执行，确保数据真实性，我们的检查发现你们记录与数据管理严重违规，包括原始数据缺失。质量部门的基本任务是确保公司保存有支持性原始数据来证明你们的原料药产品符合质量标准。1、又是实验室？2、实验室的数据永远是审计的重点；3、无法确保数据的真实性就是数据完整性有问题；4、数据完整性是否就是数据真实性？241、有关数据完整性的故事FDA483警告信：－例如，在检查中，我们检查员在废弃物垃圾中发现一份日期为2013年10月15日某批产品相关的原料药色谱图，在与标准图谱比较时，发现报告中了一个多出来的色谱峰。在检查期间，贵公司声称化验员丢弃这张色谱图是因为它是一张空白图，但是，化验员未能在系统中找出所谓的“空白图谱”，因为该“空白图谱”已被后面的进针所覆盖”。1、实验室的垃圾桶出了太多的事故；2、这个审计是不是太仔细了？3、这是FDA的老套路；4、相信不久，SFDA进实验室第一件事就是翻垃圾桶；251、有关数据完整性的故事FDA483警告信：－检查记录发现贵公司在杂质检测中对积分参数进行了改动，但没有适当的文件记录和评估。在员工的抽屉里发现他们在色谱图上贴了手工书写的便条记录该参数改动。另外，你公司实施了此变更，但没有开启审计追踪，该审计追踪本来可以追溯到变更日期以及变更人的。1、变更没有任何记录，是否违规？2、抽屉都开始翻了；3、便利条，罪魁祸首；4、审计追踪为什么没有开启，什么是审计追踪？261、有关数据完整性的故事FDA483警告信：－在贵公司化验室还发现其它的重大缺陷包括：（1）频繁的使用手工积分计算，但未建立手工积分计算的管理程序1、手动积分是否可以，是否违规呢？2、如果设备无法自动，需要手工进行，是否可以，怎么办？3、自动程序是否需要建立管理程序？4、QC实验室为什么存在以上情况？5、如何类似的缺陷避免再次发生？271、有关数据完整性的故事（2）未能给每个可以使用化验室系统的化验员设立单独的授权密码1、这个在执行上是否有点难？2、如何设立才有效果？3、权限密码改如何设立，如何发放，谁来发放？4、权限的重要性？281、有关数据完整性的故事（3）在你们化验室使用了不受控的记录表来记录原始分析数据1、实验室记录为什么有不受控的呢？2、如何避免？3、严重吗？（4）在一个抽屉里发现有许多不受控的色谱图、记录表，以及不知来源的便条1、这个问题没法解释；2、为什么我们存在这种情况，而且非常普遍；3、数据完整性仅仅是针对电子数据吗？291、有关数据完整性的故事FDA483警告信：签发日期：2015年4月6日生产商：YunnanHandeBio-Tech.Co.Ltd.检查时间：2014年4月14-17日主要缺陷：301、有关数据完整性的故事1、未能防止无授权进入或更改数据，未能提供足够的控制来防止数据删除和遗漏。具体描述：你们缺乏控制来防止未经授权的捏造化验室电子原始数据。特别是你们的红外光谱仪没有权限控制来防止原始数据的删除和做假。另外，该仪器的计算机软件没有激活的审计追踪功能来记录对数据的更改，包括原始结果信息、更改数据的人员身份以及更改时间。捕捉这些批生产质量关键数据的审计追踪应作为批审核和放行过程的一部分来进行审核。311、有关数据完整性的故事1、没有权限控制，也就是大家都可以用；2、为什么没有激活审计追踪功能？3、为什么FDA审计员知道这个红外有审计追踪功能？4、审计追踪数据需要定期审核，并作为批放行的依据，这一点有点难；5、为什么审计员如此看重审计追踪功能，我们不是有logbook吗？6、如果设备没有带审计追踪功能怎么办呢？7、审计追踪功能最大的贡献是什么？321、有关数据完整性的故事我们知道你们承诺对红外软件进行升级，增加全面追踪功能，符合CGMP要求。在你们回复中，你们还承诺要获得关于化验室计算机系统获取的所有数据的XXX存档的信息，评估其它仪器的软件升级。但是，你们的回复不够充分，因为你没有说明你们要如何保证原始分析数据的完整性，以及在完成你们的CAPA计划之前如何维护数据。1、483的回复内容非常关键；2、审计发现项都是需要通过发起CAPA来纠正预防并跟踪；3