(建设单位)基本建设项目档案管理工作手册

沈阳铁路局基本建设项目档案管理第一章建设单位各阶段档案管理工作流程一、建设单位立项阶段档案管理工作流程负责收集、编制、移交工程立项决策阶段文件。1、可行性研究资料1.1.项目建议书及批复；1.2.可行性研究报告、附件及审批意见；1.3.关于立项有关的会议纪要、领导讲话；1.4.专家建议文件；1.5.项目评估报告；1.6.环境预测、调查报告；1.7.设计任务书、计划任务书。编制份数：1份。移交路局档案史志室1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将立项决策文件按问题单独整理并组卷，形成项目前期立项决策阶段档案，经档案专项验收合格后，按规定时限向路局档案史志室办理移交。二、建设单位设计阶段档案管理工作流程负责收集、保存、编制、移交工程设计阶段文件。1、勘查测绘资料1.1.工程地质勘察报告；1.2.水文地质勘察报告；1.3.自然条件、地震调查报告；1.4.建设用地钉桩通知单或通知书；1.5.地形测量和拨地测量成果报告；-1-编制份数：1份。移交路局档案史志室1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将勘查测绘资料按问题单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。2、设计资料2.1.申报的规划设计条件及通知书；2.2.有关部门的审批、审查意见；2.3.初步设计及说明；2.4.技术设计及说明;2.5.施工图设计及说明;编制份数：1份。移交路局档案档案史志室1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将设计资料按阶段单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。三、建设单位实施阶段档案管理工作流程负责收集、保存、编制、移交工程实施阶段综合文件。1、综合资料(建交表部分)：1.1.工程技术条件表（建交—1）1.2.车站表（建交—2）1.3.水准点表（建交—4—1）1.4.控制桩表（建交—4—2）1.5.统一里程与施工里程对照表（建交—5）1.6.桥梁表（建交—8）1.7.旅客天桥、地道表（建交—10）1.8.涵洞表（建交—11）-2-1.9.隧道及明洞表（建交—12）1.10.通信、信号、电力工程竣工数量表(建交—16)1.11.房屋总清册（建交—17）1.12.给水排水设备数量表（建交—19）1.13.电气化设备表(建交—20)1.14.接触网主要工程数量表（建交—21）1.15.送电线路数量表(建交—22)1.16.配电线路数量表（建交—23）1.17.消防、环保、安全、医药卫生、空调设备表（建交—26）编制份数：2份。移交路局档案史志室2份正本(路局、部各1份)移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将建交表资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。2、项目管理资料2.1.建设前原始地形、地貌的状况图、照片；2.2.概算、预算管理、差价管理文件；2.3.合同变更、索赔等涉及法律事务的文件；2.4.规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件；2.5.环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件；2.6.建设、监理、施工单位针对项目工程制定的竣工文件收集、管理、编制、移交办法。编制份数：1份。移交路局档案史志室1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将项目管理资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按-3-规定时限向路局档案史志室办理移交。3、往来文电3.1.部、局下发的与工程项目建设有关的批复、标准、管理性文件；3.2.各建设单位(工程建设指挥部或工管所)向局、部上报的有关工程项目建设请示、报告；3.3.各建设单位(工程建设指挥部或工管所)对施工单位上报的请示、报告的批复；3.4.建设、设计、监理单位间关于工程项目建设的往来函电。编制份数：1份。移交路局档案史志室1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将往来文电资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。4、会议纪要4.1.四方会议纪要(施工过程中由建设、设计、监理、施工单位四方参加的研究工程建设有关情况的会议纪要)；4.2.合同谈判会议纪要；4.3.竣工验收会议纪要；4.4.其他与工程建设有关的会议纪要。编制份数：1份。移交路局档案史志室1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将会议纪要资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。5、合同协议资料5.1.同设计单位签定的勘察设计合同；-4-5.2.同监理单位签定的委托监理合同；5.3.同施工单位签定的工程施工合同；5.4.同保险单位签定的代理保险合同；5.5.同咨询公司签定的技术咨询合同；5.6.同科研单位签定的科研试验合同；5.7.同供货单位签定的物资设备采购合同；5.8.征地拆迁补偿协议(组入地亩卷中)；5.9.三电迁改协议；5.10.道路拆迁协议；5.11.其他与工程建设有关协议；5.12.合同审批文件、合同变更文件(与相关合同组卷在一起)。编制份数：1份。移交路局档案史志室1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将合同协议资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。6、招投标资料勘察设计、工程施工、工程监理、工程保险、物资采购等项目招投标内容：6.1.招标文件：含招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；6.2.投标文件：含投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件；6.3.评标文件：含开标议程，开标大会签字表，报价表，评标纪律，评标人员签字表，评标记录、报告；6.4.中标通知书。-5-编制份数：1份。移交路局档案馆1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将招投标资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案馆办理移交。7、监理资料7.1.监理规划：含大纲、实施细则；7.2.监理报表：含月报、季报、年报；7.3.进度控制：含开工/复工审批表、暂停令(施工单位竣工文件没有列入部分)；7.4.质量控制：含不合格项目通知、质量事故报告及处理、有关质量问题的监理会议纪要；7.5.投资控制：含设计变更、洽商费用报审与签认、工程决算审核意见书(建设单位会计档案没有列入部分)；7.6.监理通知：有关进度、质量、投资控制的监理通知书；7.7.资质审核：有关分包、供货、试验等单位资质审核材料；7.8.合同管理：工程延期报告及审批、费用索赔报告及审批、合同争议违约报告及处理意见、合同变更材料；7.9.监理工作总结；7.10.监理日志；7.11.工程质量评估报告。编制份数：1份。移交路局档案史志室1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将监理资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。8、科研资料-6-8.1.科研课题审批文件(任务书)；8.2.委托协议合同；8.3.科研课题开题报告、调研报告、方案论证；8.4.重要的原始记录、实验报告、计算材料；8.5.专利申请文件；8.6.关键工艺文件；8.7.科研报告、技术鉴定材料；8.8.参加人员名单、科研投资情况材料；8.9.成果的奖励申报材料及审批材料；8.10.推广应用的经济效益和社会效益的证明材料。编制份数：1份。移交路局档案史志室1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将科研资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。9、涉外资料9.1.询价、报价、投标文件；9.2.合同及其附件；9.3.谈判协议、议定书、谈判记录；9.4.谈判过程中外商提交的材料；9.5.出国考察及收集来的有关材料；9.6.国外各设计阶段文件、审查议定书及设计联络文件；9.7.技术问题来往函电；9.8.国外设备材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件；9.9.国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单-7-证明；9.10.设备开箱检验记录，商检、海关及索赔文件；9.11.国外设备材料的防腐、保护措施；9.12.外国技术人员现场提供的文件材料；9.13.中文翻译材料。编制份数：1份。移交路局档案史志室1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将涉外资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。10、财务资料10.1.会计凭证：原始凭证、记账凭证；10.2.会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账；10.3.财务会计报告：月度、季度、年度财务会计报告；10.4.财务计划统计：年度计划及执行情况、投资统计情况；10.5.工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明；10.6.交付使用的固定资产转固材料。编制份数：1份。移交路局档案史志室1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将财务资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。11、声像资料11.1.全线和各标段项目工程开工动员大会——会场全景、主席台、主持人及领导讲话、代表发言、奠基仪式、宣布开工等场面；11.2.施工建设过程中领导视察、科技攻关、新材料、新方法、-8-新工艺、新设备及安全施工、质量创优等方面的经验成果；11.3.建设单位、施工单位、设计单位、监理单位组织开展的各项招标、投标、中标会情况，有关建设项目协议、合同、洽谈会签情况，有关施工建设情况；11.4.建设项目全线和标段工程竣工验收、交接、总结大会会场全景、主席台、主持人及领导讲话、代表发言、总结表彰等场面；11.5.各参建单位围绕项目工程建设开展的重大活动的照片、录音录像材料、电子档案。编制份数：1份。移交路局档案史志室1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将声像资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。四、建设单位竣工验收阶段档案管理工作流程负责收集、保存、编制、移交工程竣工验收阶段文件。1、综合资料(竣工验收部分)1.1.整个建设项目的竣工验收证书;1.2.竣工申报表（铁验表—1）；1.3.初验申报表（铁验表—2）；1.4.初验专业小组记录表（铁验表—3）；1.5.正式验收申报表（铁验表4）；1.6.竣工验收交接记录表（铁验表—5）;1.7.概算及决算支出对照表（决算附表一）；1.8.主要材料及人工消耗统计表（决算表附二）；1.9.设计与竣工主要工程数量及投资对照表（决算附表三）；-9-1.10.铁路建设项目剩余工程数量及投资表（决算附表四）;1.11.整个建设项目的施工技术总结；1.12.工程竣工总结；1.13.工程初验报告；1.14.工程正式验收报告；1.15.各专项验收小组正式验收报告；1.16.工程质量等级核验意见及评估报告(监理部门负责提供);1.17、工程质量监督报告(工程质量监督站提供)；1.18.工程审计专门报告；1.19.环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、土地、档案等验收审批文件、单项验收报告。编制份数：2份。移交路局档案史志室2份正本(路局、部各1份)移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将竣工验收资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。*所建工程若在城市规划区内，由建设单位（或委托施工单位）负责将竣工验收证书或验收交接记录表移交地方城建档案馆1份，并将移交清册复印1份报局档案史志室备查。第二章、铁路基本建设项目档案专项验收工作流程建设单位负责有关内容。1、建设单位根据建设项目验收计划，应在项目竣工验收3个月前向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告1份（主要-10-内容包括：项目建设及项目档案管理概况；保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；项目文件材料的形成、收集、整理、归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；档案在项目建设、管理、试运行中的作用；存在的问题及解决措施），并填报《重大建设项目档案