浅谈编写qc小组成果报告应注意的几个问题

浅谈编写QC小组成果报告应注意的几个问题前言编写成果报告是质量小组在一个完整活动周期中最后一个重要环节，它是对QC小组在前一阶段的辛勤劳动和劳动成果的简明扼要地加以总结，是让大家了解小组所做的工作和成绩。成果报告的编制有其特定的要求和内在逻辑关系，不同于论文、工作总结以及文学作品，能否掌握一些编写技巧、质量方法和工具，则直接影响到成果报告的水平。以往，部分单位报送的QC小组成果报告因课题选择、结构层次、基本步骤、质量方法（工具）、逻辑关系等等方面存在缺陷，不符合成果评审标准，故未能取得理想结果。在归纳、分析成果报告整理过程中存在问题基础上，浅谈一下成果整理过程中应注意的几个方面：一、课题选择选择活动课题是质量管理小组活动的首要工作。课题来源一般有三个方面：一是指令性课题；二是指导性课题；三是由小组自选课题。课题类型分为“现场型”、“服务型”、“攻关型”、“管理型”、及“创新型”等五种（课题类型选择可参考有关资料）。课题题目的选择应建立在解决问题的基础上，活动的目的是通过持续的质量改进，解决生产经营过程中存在的质量缺陷和薄弱环节，以达到提高效率和降低成本的目的。因此，选择课题时应紧贴生产经营实际，课题名称简练且直贴主题，切忌出现论文、总结以及文学作品等标题。如“XXX的研究”、“浅析XXX”、“探讨XXX”、‘提高XXX水平”等，不要出现空话、套话的题目。课题题目要直接反映活动要解决的问题，亦小不宜大。如“解决XXX设备漏油问题”、“控制XXX的高耗能”、“改进XXX测试方法”、“降低XXX损耗”、“提高XXX的效率”“XXX工具（设备）的改进”、“提高XXX准确率”等。二、结构层次QC小组活动包括“四个阶段”、“八个步骤”，他是认识客观、改造客观的科学规律，QC小组活动也要服从这个规律。因此，在编写成果报告过程中应严格遵循PDCA循环原则，要灵活运用这八个步骤，不要机械的地平均安排，可视活动在P（计划）、D(执行)、C(检查)、A(处理)各个过程中具体情况有所侧重。四个阶段的具体工作如下：P（计划）阶段的工作是选择课题、现状调查、设定目标、分析原因、确定要因、制定对策。D(执行)阶段的工作是按照对策实施。C(检查)阶段的工作是依据活动目标，检查措施实施效果。A(处理)阶段的工作是制订巩固措施，总结和下一步打算。三、成果报告编写的基本结构和步骤：1、选题理由2、现状调查3、确定目标4、原因分析和要因确定5、制定对策6、对策实施7、效果检查8、巩固措施9、总结及下一步打算1、选题理由选题理由要求简洁、明了、用数据表达，表现形式可各异，框图、文字均可，该部分切忌长篇大论，基于事实和数据说话即可。2、现状调查现状调查是小组活动中的一个重要环节，起到起到承上启下的作用，它的作用是为目标值的确定提供充分依据。该步骤需要运用统计调查方法，通过有目的的数据调查、对比分析，以便找出问题症结所在并确定问题严重程度。常用的调查方法有：调查表、简易图表、排列图、直方图、控制图、散布图、分层法等。上述各种调查工具需视调查对象的具体情况和属性灵活使用。3、确定目标课题目标值的确定是在现状调查中确定主要存在问题并能够以数据量化的基础上，经过小组成员充分论证、认定，可在活动期内可以达到的目标值。设定目标要注意三个问题：一是目标与问题相对应，目标设定不宜设多，通常以一个为宜；二是目标要明确表示，即目标值用数据表达；三是制定目标要有依据，即经过努力目标可以实现。4、原因分析及要因确定该步骤为二合一，可合也可分，没有硬性规定。但从报告结构的的合理性上建议使用。原因分析部分主要针对现状调查所确定的问题，正确、恰当的应用统计方法，分析造成这个问题的原因。分析原因时：必须针对存在的问题进行，按照5M1E方法（人、机器、材料、方法、环境、测量）全面、分层查找产生问题的原因，并做到分析彻底（分析到可直接采取对策的具体因素为止）。同时，正确使用统计方法，这里常用的方法有因果图、系统图与关联图，这里要依据具体需要灵活运用三类统计方法。有关统计方法的应用可参考《全面质量管理基本知识》书籍。确定主要原因即抓住主要矛盾，这是解决问题的关键。运用统计方法进行原因分析，找出影响问题的原因可能有多条，其中，这些影响因素有主次之分，要通过验证方法对问题影响不大的原因予以排除，以最后确定主要原因。通常确定主要原因分三个步骤：一是把因果图、系统图与关联图中的末端因素汇总起来，主要原因就在这些末端因素之中；二是对末端因素中不可抗拒的因素进行剔出，不作为确定主要原因的对象；三是对末端因素逐条进行确认，以便找出真正影响问题的主要原因。验证主要原因的方法主要有《现场验证》、《现场测试、测量》、《调查、分析》等方法，常用工具有调查表、简易图表、散布图、正交试验设计法。主要原因验证时要反映出时间、地点、验证人、验证方法、验证结果（定性或定量）、结论等内容。要因“确认”做得好，就可为制定对策提供正确方向和依据。5、制定对策问题的主要原因找出之后，就可针对所确定的每条主要原因制定对策。提出的对策要求直接、可操作，越具体越好。在具体制定对策时通常步骤是：提出对策→研究确定所采取的对策→制定对策表。按照5W1H原则制定对策表（图列）要因对策目标措施地点时间负责人上述对策表的排序前后有逻辑关系，所以前四项的位置是不能变的。一般来讲，对策表中的对策是相对宏观的，措施是具体的。目标值应尽可能量化，如果确实不能量化，要做到可以检查。6、对策实施对策实施步骤就是按照对策措施表制定的各项措施要求严格实施。每条措施实施后要及时收集相关数据，与对策表中所定的目标比较，以检查对策是否彻底实施并达到要求。在逐条实施对策时要将实施时间、参加人员、活动地点、具体做法（包括解决难题）、措施效果验证等内容表述清楚，但要简明扼要，相关数据以图表展示。7、效果检查效果检查包括两项内容：一是目标值对比。将措施实施后的数据与措施实施前的现状以及小组制定的目标进行对比。目标值对比的展现形式以图标形式为佳，这样比较直观、简练；二是计算经济效益。这是小组解决问题，取得成果的展示。计算经济效益时要实事求是，要列出计算公式和参数，正确计算出解决问题所取得的经济效益，并减活动中的所有投入，这样才能得出小组活动的直接经济效益，一般计算时间仅限于小组的本活动周期内。对于无法用数据表达的社会效益，可简单总结即可。8、巩固措施为保持活动所取得的效果，防止同样问题的再一次发生，小组要制定出巩固措施。通常做法是将有效的措施用文件的形式规范下来，文件包括标准、制度、操作规程、作业指导书等类型，形成何种文件视企业的管理制度和现场实际来定。同时，要确认文件是否得到执行。取得效果的措施巩固期，其时间长短视实际需要确定，一般能够说明在实际运行中效果是稳定的即可。9、总结及下一步打算一个活动周期结束后，质量小组成员要对在活动中取得的业绩加以认真总结，并提出小组的下一步活动方向。质量工具和方法（调查方法、统计方法）是成果报告的重要组成部分，能否灵活掌握和使用质量工具和方法，则直接影响成果报告水平的高低，因此熟练掌握和灵活使用质量工具和方法是编写高水平成果报告的基本要求。在具体成果报告编制中，首先要根据报告内容的要求，选择合适工具和方法，通常在现状调查、原因分析和要因确认部分使用较多。要根据不同的活动阶段以及实际需要选择质量工具和方法。现状调查部分通常使用的调查方法有调查表、简易图表、排列图、直方图、控制图、散布图、饼分图、分层法；原因分析部分常用的方法有因果图、系统图与关联图。选择使用图表时要求直观、简洁、紧扣主题、层次清晰、逻辑性强且制作标准。同时，避免华而不实的图表给编写带来一定难度。有关常用工具和方法请参考全面质量管理书籍，这里不再赘述。五、文字编写要求1、成果报告的文字要精练，逻辑性要强，程序要清楚，能用图表、数据等形象定量的方式表达的的地方尽量使用图表、数据。2、要根据课题要求，围绕中心来讲述小组的活动情况，切忌节外生枝，画蛇添足，过分夸张，特别要防止一些广告性语言。3、要对活动过程的内容进行提炼。QC小组在活动中，工作是大量的，因此不可能在较短的时间和篇幅中展现出来，这就需要提炼，小组活动中最有说服力和最精彩的内容报告出来。4、要重视开头和结尾。任何文章的开头和结尾都很重要，成果报告也不例外。5、增强成果报告的逻辑性，要注意过渡和呼应。过渡，主要起承上启下的的作用，它使前后相关的的两层意思上下连贯、前后衔接。呼应，指上下文要相互呼应，把因果线索交代清楚。它能帮助别人了解成果报告的脉络和层次间的的内在联系。突出中心问题。