新时代档案管理的问题及措施

龙源期刊网新时代档案管理的问题及措施作者：罗敏来源：《卷宗》2015年第05期摘要：随着信息技术的不断发展和在社会生活中的应用，以及国家全面深化改革的目标提出，档案管理迎来了一个全新的时代。新时代为档案管理工作带来了机遇和挑战，如何利用新技术和新标准开展信息时代背景下档案管理工作的全面深化改革，成为了档案工作人员需要思考的问题。关键词：档案管理；新时代；问题；措施档案作为文献资料和数据信息的载体，是社会和经济生活历史的见证者与记录者。随着社会经济生活的不断发展，对档案信息的需求逐渐增加。国家对档案管理工作也提出了新的目标和要求，开展档案管理工作的全面深化改革已经迫在眉睫。本文将通过分析新时代档案管理工作遇到的问题，并提出相应措施。1新时代对档案管理的要求随着信息技术飞速发展，人们能够不受时间和空间限制的获取资讯，传递信息。在这样的时代背景下，传统的档案管理方式已经不再适合时代的要求。要把档案管理工作建设成为一个完整的、独立的系统。将科学的档案管理方式、现代化的档案管理理念、高科技的档案管理设备和专业素质较强的管理人才应用到档案管理工作中。在思想上高度重视档案管理工作，开发档案管理工作新的应用方法和服务模式，进行档案资料的深入挖掘与编研，把档案资料内部蕴含的信息开发出来，为各项社会经济活动服务。不但要积极开展档案管理工作的全面深化改革，还要完整记录全面深化改革、服务全面深化改革。2新时代档案管理存在的问题2.1对档案管理缺乏重视作为重要的资料信息源，档案部门的重要性越来越明显，但是目前对档案管理工作的认识依然是“重藏轻用”的理念。长期以来，无论是档案工作人员还是单位领导都对档案管理工作的认识不足，重视程度较低。档案工作人员认为档案管理只是进行档案文件的整理和保管工作，只要保证档案资料的完整性和妥善的保存即可。而单位领导更是认为档案管理工作只是在需要的时候进行查阅，没有意识到档案资料对本单位日常管理和决策带来的帮助，所以在工作要求和支持投入上不够重视。这些对档案管理工作上存在的误区，导致档案管理工作被边缘化，没有形成独立的系统，更加谈不上提高档案管理工作的效率，发挥档案资料的作用，把档案信息资源转化为生产力，产生效益。2.2档案管理人员专业能力及业务素质不足龙源期刊网由于对档案管理工作不够重视，所以单位领导往往忽视了档案管理人员的人才队伍建设，目前一些档案管理部门的工作人员缺乏档案管理相应的专业知识。大部分单位的档案管理人员都是身兼数职，只能抽出一部分时间开展档案资料的管理工作。单位人事部门在开展档案管理人员的招聘时，认为档案管理人员工作要求较低，所以进行专业性的匹配，使招聘的人员专业能力欠缺。而且对现有的档案管理人员也没有开展与之配套的岗位技能培训，使得档案管理人员对档案管理本身就认识不足，技能不熟练，业务知识欠缺。更是没有完整有效的档案管理人员后备人才建设和员工提升计划。2.3档案管理没有明确的制度和流程目前除了个别单位制定了详细的档案管理制度和流程以外，其他单位都缺乏相应的制度和流程，不能很好地保证档案的完整性、延续性和保密性。比较突出的几个问题主要有：一是档案的归档制度和流程不完善，对于哪些文件应该归档，以何种方式归档、归档的时间节点等都不明确。单位其他职能部门没有明确的标准，可能导致档案资料归档不及时或者归档的资料文件不完整，或者不符合档案要求。二是档案的存放管理制度和流程不完善，对于档案保管的环境、保管的方式、档案保存年限和销毁流程都不够明确。要么因为档案缺乏整理和销毁，珍贵的档案被淹没在浩如烟海的档案文件之中，要么就是还有存放价值的文件资料没有经过甄别和审核就被销毁。三是档案的借阅和保密制度流程不完善，对于档案的密级、借阅条件、使用条件等都不够合理，往往出现档案资料没有做好保密工作，信息泄露，或者是档案被束之高阁，缺乏利用。2.4档案信息化程度较低，服务和应用模式僵化随着信息技术的广泛应用，大部分单位都开始进行档案管理工作的信息化改造，但是在改造中存在的问题依然比较突出。因为缺乏专业的档案管理人员，而且现有档案管理人员的计算机网络知识和技能比较薄弱，所以信息化改造只是把纸质档案转化为电子档案，由实物存储改为计算机存储，并没有建立与之配套的档案管理系统和网络利用系统。档案服务依然停留在被动接受查阅的阶段，没有利用网络技术开展档案资料的开发利用。3新时代档案管理的措施3.1重视档案管理、做好基础建设要加大对档案管理的重视力度，在单位领导层面，要认识到档案管理对日常工作的重要性。把档案管理工作纳入单位的重点管理工作之中来，为档案管理人员设定工作目标，制定详细的考核和管理制度。同时加大对档案管理的投入力度，设立专项资金，开展档案存放环境的改造，保证档案资料的安全性；开展档案管理设施的改造，提高档案管理的信息化水平。同时档案工作人员也要加强对档案工作的认识，提高自身觉悟，培养服务意识。3.2加大档案管理人才队伍建设龙源期刊网对档案工作人员的人才队伍建设，要从招聘、培训、考核三个方面开展。在招聘环节，要重视专业对口和胜任力匹配，因为档案管理工作不但需要专业技术，还需要耐心、细致。如果招聘的人员符合档案工作要求，那么日后的培训工作也将事半功倍。在培训环节，要建立培训计划，从思想素质培训到专业技能培训，逐级开展。不断提高档案工作人员的专业水平和业务能力。在考核环节，要设立符合单位现况的考核方案，把档案的归档、开发、利用等环节进行分解，提取考核指标，通过考核的激励提高档案管理人员的个人素质和工作能力。3.3建立明确的制度流程，规范档案管理要建立并完善本单位的档案管理制度和流程，在考虑本单位实际情况和对档案资料的需求度的基础上，建立一套科学合理的档案管理制度。要保证制度的实用性和可操作性。利用制度和流程规范档案的管理。明确档案的归档范围、归档时间和归档方式，确定档案的存放和保管条件，设立一套完整的档案编研、审核、销毁制度。并且制定相应的档案开发利用流程，在提高档案的利用率的情况下，保证档案的安全性和保密性。与此同时还要对已有的档案管理制度和标准进行完善，使其能否符合计算机信息处理的技术特点，让档案整理、分类方法、著录标准等适应信息化改革的需要。3.4加快档案管理的信息化建设，提高档案服务能力档案管理的信息化建设，并不是以档案的电子化存储为标准的。而是要建立一整套完善的档案管理系统，包含档案的电子存储，系统化管理和研究、网络查询和利用等功能。即对现有的档案进行管理，开展相应的编研工作，又让档案资料内包含的信息能够更加快捷的被查阅。信息化档案管理是以虚拟、开放、灵活的手段，采用计算机、网络等信息技术，采取社会化、自动化、标准化、网络化的管理模式，实现高效、快捷、准确、开放的档案信息服务，以满足社会各界人士对档案的需求。4结语新时代的档案管理，需要从意识、思想、人员素质等软件方面和库存环境、设备、管理系统等硬件方面的共同提升，才能抓住信息时代的机遇，迎接新时期对档案管理新的挑战。希望通过本文对新时代档案管理的探究，对工作要点充分理解，使档案管理在社会经济文化生活中发挥应有的作用。参考文献[1]孙瑞峰.浅析档案信息数字化管理[J].黑龙江史志，2010（11）.[2]杨永慧.论新时代档案管理的信息化[J].科技创新导报，2010（26）.[3]代琳琳.浅谈新时代档案管理的创新发展之路[J].电子制作，2013（19）.龙源期刊网