展会操作流程详情-完成

1、展会操作流程1.参展的目的与原则2.相关展会信息收集3.展前准备3.1.信息调研3.2.询价与议价3.3.财务预算3.4.订立合同4.展会策划4.1.展品的选择4.2.展位的选择4.3.展台的布置4.4.广告信息的发布4.5.目标客户的邀请4.6.展品及部件的运输与保管4.7.酒店预订4.8.礼品的准备5.参展人员5.1.参展人员的分工5.2.参展人员的行为规范与培训5.3.展前会议5.4.撤展人员的安排6.展会总结6.1.效果分析6.2.信息收集6.3.总结报告附件附件一：展会信息一览表附件二：展会信息及参加提案附件三：展会预算表附件四：参展方案模板附件五：常用清单明细表附件六：参展细节执行附件七：总结报告模板附件八：运输细节附件九：如何决定展会是否参展附件十：展会基本培训参加展会流程参会准备确定参展产品确定参展人员准备物品和资料宣传资料名片办公用品服装确定参展负责人费用预算报展、布展、撤展、食宿会场交流会后跟踪资料整理联系客户传递信息收集信息一、参展目的与原则目的：企业形象与品牌的推广，产品展示，信息收集，建立良好关系。原则：1.本着经济、实效、符合市场战略的原则。避免盲目、普涨。

2、、无效、浪费的参展行为。2.展前认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作3.做好详细周密的策划。包括展位的选择，展台的布置方案，广告软文的发布，目标客户的邀请4.合理配备参展人员，明确分工，做好展前培训，展示公司团结、专业的形象，并能及时把握商机，实时销售。5.展会应与市场拓展紧密结合，地区性展会应为我司拓展市场区域，展会后及时跟进，做好后续宣传和客户开发工作二、展会信息收集市场部应在每年年初1月份进行本年度各地展会信息收集工作，并整理为《展会信息报告》，发给各部门。展会信息渠道为：互联网、专业和行业杂志、行业协会活动、及业务员提出的展会申请，户外广告，电话行销信息。对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性，影响力，往期信誉和效果进行分析，以作决策参考。【附件一：展会信息一览表】三、参展前的准备工作3.1.信息调研主办方承办单位国外展会：当地语言举办时间政治环境展馆位置文化风俗承租信息展位信息展会影响力注意：展会真实性调查往期经验和反馈如有条件前往展馆，承办单位办公地点并验看参展单位举办方营业执照和身份证明，请当地律师予以参观者范围肯定。尽量选择高规格有。

3、实力的展会，避免参交通食宿环境首次举办的展会报名时间材料【附件二：展会信息及参加提案】3.2.询价与议价与主办方建立良好关系，一伙的优惠的参展价格和相关待遇3.3财务预算参展费用，特型展示布置费用，展品运输保管费用，广告费用，宣传赠品费用，人员差旅费用等所有可见费用。【附件三：展会预算表】3.4订立合同与举办方订立合同，并在事先与事后请法律顾问出具意见和确认。四、展会的策划【附件四：参展方案模板】4.1.展品的选择展品的确定，专业展品箱，保管工作的确认。4.2.展位选择1）选择出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段2）避免死角，长排中段，有墙柱障碍等展位。3）对人流方向进行预测，以决定最佳的展台展示方向4）了解附近展位的厂商信息和展示方式，并作出必要的设计调整4.3.展台的布置原则：1）远观效果醒目有冲击力，近观效果舒适，明快，整体效果协调2）展位结构和图片序列应考虑人流密集度和流向3）照明灯光4）展品图片和展示高度应符合人体身高和视角5）微观细节构造：展台，展架，展示墙，标牌，标识，洽谈区，图片设计，说明文字，动态品目演示系统，不展示用材料材质（一次性，重复性）4。

4、.4.广告信息发布1）会刊上发布广告，封面，内页文章2）选择条幅，彩球等展会外设广告3）参展前三个月以软文形式在有影响力的刊物上发布报道4）产品目录册的制作4.5.目标客户的邀请邀请潜在客户、原有客户、目标客户前来参加，邀请应附门票和礼券，增加吸引力。邀请函（包括介绍和回复函），外联展会指南（时间、地点、交通、大致情况，包含公司展位号）4.6.展品及部件的运输和保管参展前，列出明细清单和运输方案，并责成专人负责，展后应对展品进行核对，对损失，丢失进行汇报，最迟运输时间，保险的安排【附件八：运输细节】4.7.酒店预订4.8.礼品的准备五、参展人员根据展会规模来配备。主要人员：展示经理，展示助理，专业演示和讲解，销售人员，女性演示和解说员。5.1.参展人员的分工展示经理了解市场和广告需求管理和监督设计项目管理和监督展位的制作和设计方案控制材料，交流和运输保管保证布展时技术设备和文件的到场保证展期提供充足的材料和宣传品保证各参展人员各尽其职提交总结报告展示助理分管对内、外的联络协调与主办方的关系协调展会与公司高级负责人的关系确保公司形象反映在展会上组织培训报告展会上销售趋势负责资料和宣传品的。

5、分发管理负责展品的清点和汇报负责信息的收集、汇总和整理销售人员跟踪每个具体销售目标，保证自己管辖的部分在控于整体管理实施现场销售和引导分发宣传品并解答提问撰写信息收集报告展示或演示员（专业技术人员）必须是经验丰富的技术专家，对产品和技术细节非常了解在参观客户的要求下进行产品演示，或预先安排演示频率对客户提出的技术问题进行回答撰写信息收集和产品反馈报告女性接待和解说员女性在展会上容易被接受，特别是行业产品形象机械死板，因此可能起到良好的弥补作用要求女性解说员形象端淑，声音甜美，有亲和力，并能进行耐心、细致的接待和引导主动问讯驻足的参观者，并对公司和产品的概况进行介绍将参观者引导给销售人员和专业讲解人员分发宣传品和纪念品指导客人填写信息和联络表格恭送问询者离开5.2.参展人员行为规范和培训全体参展人员要求统一照装；佩戴员工名卡；态度亲切主动，举止合乎礼仪；谈吐规范，富有热情。对参展的必要事项，信息和规范应该做事前培训。培训内容：参展意义、目的和理念展览必要常识（当地风俗礼节、展会性质、目标客户锁定等）行为规范和礼仪职责分配和合作沟通活动时间表产品知识及常规问题的统一回答信息的收集【附件十：。

6、展会基本培训】5.3.展前会议展前动员，组织，以及确认各项安排。5.4.撤展人员安排展具各项工作的落实六、展会总结6．1效果分析包括参观流量，有效客户数量，展览对销售的促进效果，客户对该次展览的印象等等。6．2信息收集信息收集应作为展会活动的一项重要内容。信息内容包括：行业信息、产品发展动态、新技术、竞争对手信息、客户信息、客户质询和建议、展示设计趋势和改进等等。可考虑安排专门的信息收集人员，不参与展台展示活动以起到身份隐蔽作用，主要负责收集其他竞争对手信息。6．3总结报告总结报告应在参展后1个月内由展示负责人提交，内容涵盖信息收集概要，效果分析，展会评价，改进建议等等。【附件七：总结报告模板】附件附件一：展会信息一览表编号展会名称相关度影响力时间地点价格联系方式附件二：展会信息及参加提案提案递交人：审核：批准：展会名称：时间地点主办单位：承办单位及联络方式评价相关性影响力往期效果资信调查营业执照承租展馆核实许可证主办单位核实身份证明其他参展提案参展方式：展出费用：展位选择：参展人员：广告发布：备注：其他相关活动：附件三：展会预算表展会费用预算明细表区域：年月日序号项目明细预算金额预算。

7、调整金额预算审核金额预算说明1差旅费车(船）费市内交通费宿费伙食补助2展出费用3广告费4宣传赠品费5展台设计费7展品运输保管8其他制表人：审核：批准：附件四：参展方案模板展会名称主题基本信息参加目的参展方案综述展位选择及说明（摊位好，人流方向，基本展台开放方向）展示环境（周围参展商，预计设计）参展展品展台布置设计方案宣传品和活动（资料及礼品）参展人员分工时间表（报名、参展，大展台，运输时间表）附件五：常用清单明细表展架宣传资料说明书CD资料视听器材样品行政用品参展人员统一标牌名片收集箱电扇（看情况）笔，订书机（钉），名片附件六：参展细节执行定金和必要的保证金已支付了吗？（摊位费，承建费，展具租赁费，运输费）能否使用现有展品，是否需要重新制作是否需要新的宣传画展位为展会服务物品1.楣板：摊位有，光地没有LOGO前的贴画（前台，展具上）要醒目2.光地：地毯、桌椅、展示台、洽谈区、电源3.足够的参展商身份证4.名片小贴士：销售合同，报价单，名片，笔，笔记本，档案夹，订书机，曲别针，订书钉，计算器，透明胶带，双面胶，涂改液，壁纸刀，盒尺，台历，图册，CD，收集，手机充电器，数码相机，名片扫描仪。

8、，手提电脑，口香糖附件七：总结报告模板总结报告模板参展效果展示效果参观访问量潜在客户获取量销售促进效果信息收集行业信息技术产品竞争对手客户反馈整体评价参展评价展会质量评价改进建议改进建议附件八：运输细节展览运输：细节决定一切展览会是一个系统工程，组展、展品运输、展台搭建、展览本身，环环相扣，任何一环脱节，展会便无法顺利进行。展览运输工作大致可分为运前、运中、进馆、展后四个阶段。运前：准备工作事无巨细一些大型展会，组展商通常会指定某个运输商作为其展览会的运输代理，品牌展览会指定的更是服务好，信誉佳的运输商。国际展商通常由一些国际性的运输公司代理运输。组展商申请展会批文在海关备案时，会同时将运输代理在海关备案。海关只受理组展商委托的运输公司的报关业务。将货物详情告诉运输商参展商确定参展后，组展方会通知参展商委托了哪家运输司做展览会的运输代理，参展商也可主动向主办方了解，该展览会由哪家公司做运输业务，与此同时，运输商也会得到一份参展商名录并主动与参展商联络，并会将一份货单传给参展商，上面列有收费标准、发货日期、收货人等项目。参展商应尽可能地将货物情况填写清楚并回传，要将货物的详细情况告诉运输。

9、商，比如货物是否超长、超大，有无特殊要求。包装箱的标签要细致入微在国内，展品的包装通常由参展商自己解决。包装箱上的标签内容：企业名称、展览会的名称、展览馆的名称或号码、展台号、日期、货物名称等细节要填写清楚。因为，有时企业找的运输商为降低成本，将货物转包出去，甚至经过几次转包，最后由一家有运输实力的公司集中发运。在展览旺季，展会运输商承运的货物也会分属不同的会场。标签填写不清会造成进错会场甚至丢失的结果。另外，必要的易碎商品的防震材料填充，易碎标志、不准倒置标志也不应遗漏。国际展商不能随意选择运输商国际展商虽然可以选择运输商，但需注意的是：对于普通商品，参展商可以任意选择一个运输公司承运，但是对属于海关监管的展览品，则不能任意选择运输公司。按海关规定，展品进来时暂时不收税，因为展览结束后还要出境。为不发生逃税问题，在海关监管下保证这批货物在国内不被卖掉。目前，并不是每个公司都可以做这种监管运输业务。对于这个问题，海外参展商在参展时要特别注意。运中：紧密联系运输商发货后及时告诉运输商完成了发货准备、发货后，参展商要及时通知展览运输商货已发出，并将运单传真过去，标明发货内容，委托哪家公司发。

10、的。通知的方式最好不要仅用电话，最好以文件的形式发传真。以便于对方留底查看。参展商要有专人负责运输货物发出后，与运输代理的沟通至为重要。有些展会，由于没有做好内部沟通，运输公司常常会因找不到人而耽误时间。所以，与每个环节一样，运输必须有专人负责。灵活应用特殊情况按照一般展览会的惯例，参展的货物通常是开幕前两天运到。但在运输过程中常常有意外情况发生，北京经常有政治会议、外事活动。其间往往会有交通管制，有些运输商对此经验并不了解，但运输商对此经验丰富。因此，参展商一定要与运输商紧密联系，按运输商的要求办理手续。比如进京卡车需要各种证件、文件等，为应付这种情况，一些集装箱夜里进京。而展览中心无人上班，无法卸货，且晚上操作的危险性也较大。如果参展商有特殊情况需夜晚加班，要与运输方沟通好，由运输方负责与展览中心和搬运公司协调。但夜晚加班费用应由参展商支付。进馆：迅速有序搬进场在整个运输环节中，进馆是最紧张的环节。很多运输商的项目经理都形容，进馆就像作战。对于参展商来说，进馆时也要懂得保护自己的权益。参展商应该找主办方指定的运输代理搬运货物，但在一些展览会，很多展品确是参展商自己运进展馆的。留心游击。