粮食产供销信息化综述

面粉企业产供销信息化管理综述我国金融系统的业务工作基本实现计算机化，零售商业加快了信息化建设的步伐，而面粉企业管理信息化的建设工作则刚刚起步。如何把原来手工分散处理的产、供、销的数据，上升为利用计算机一体化综合处理？近几年来，我们对面粉企业的原料的储运、生产工艺、产品销售信息化管理工作，做了些研究和探索工作，并为一些面粉加工企业，建立了产供销管理系统。下面将对面粉加工产供销信息管理的问题，谈谈我们的认识和实践经验，供同行参考。一、面粉企业产供销管理的现状现在中型以上的面粉加工企业，基本上实现了面粉加工的自动化，但是对面粉产供销的管理，仍然停留在手工的水平。在主要业务科室配备计算机已经很普遍，但没有充分发挥计算机在企业管理的作用。究其原因是：没有适合本科室的企业管理软件，至使计算机成为科学管理的一种摆设。企业往往偏重于对计算机硬件的投资，而忽视对管理软件的投资和开发，只见投资不见效益。企业收集和整理产供销的数据，仍然维持人工填写单据表格，到月未才能统计出产供销的情况；而且产、供、销，人、财、物的信息，是分散于各部门，使企业的决策人和管理者，要查询和汇总都比较麻烦，很难掌握和控制产品流、资金流、信息流的流动方向和速度。事实证明，落后的企业管理方式，已经不适应先进的加工技术和市场竞争的需要。二、面粉企业生产经营管理模式的转变原来面粉企业的生产经营管理模式是：“产、供、销”，“以产定销”，以满足市场对粮食供应的要求为企业目标。而现在粮食市场进入买方市场，要提高企业的市场竞争能力，创造更大的经济效益，面粉加工企业的生产经营模式，则变为：“销、供、产”，“以财务管理为中心”，加快流动资金的周转速度，提高企业生产经营管理的柔性，以适应市场的变化。这一企业经营方针的改变，促使企业经营观念从粗放经营，转变为精打细算。利用计算机和企业管理软件，来代替手工管理面粉企业的产供销活动，无疑是最佳的选择；虽然与传统的管理方式会发生碰撞，而化解碰撞的过程，恰恰是企业管理文化变迁的过程。三、优化企业管理的新概念--产供销管理信息化自95年以来，我国粮食连续丰收，粮食购销体制改革不加深，导致粮食行业竞争激烈，许多面粉加工企业，希望建立计算机产供销管理系统，来提高企业的管理水平和市场竞争能力。我们所提倡的全面优化面粉企业产供销管理，是把现代商业信息化管理的概念和成功的经验，引入面粉企业管理中，架设计算机企业管理系统，实行面粉企业产供销信息化管理。它涉及到面粉加工企业的原料采购入库、产品生产、成品收发、产品销售等环节的业务工作。它能有效地集成和沟通企业各部门的信息，缩短原料—产品—商品--资金流转周期，提高员工的工作效率，增加企业在市场上的竞争力。面粉加工企业产供销管理系统的建立和应用，不仅是对企业管理模式的变革，而且是提高企业管理水平，更新管理方法的一次契机，使企业从原来的定性管理，经验决策，上升为定量管理，信息化决策。四、开发产供销管理系统的工具如何改变面粉加工企业产供销，“三十天糊涂，一天明白”的窘境。我们认为把数据库技术，引入对面粉企业产供销信息化管理，是现代企业管理发展的趋势，它比较容易实现企业管理方式的改变。在Windows95操作系统下，使用先进的数据库--VisualFoxPro5.0，结合真正的面向对象技术，编制出来的面粉企业管理软件，运行速度快，屏幕界面精致、操作简便快捷，基本可满足企业对产供销管理的需要。数据库技术对收集、整理面粉企业产、供、销、调、存、盘、退、残等方面的数据，具有独到的功效，可克服传统企业管理中的随意性和不规范性，实现企业信息的集成和优化，使企业的管理者能充分有效、科学地利用输入到系统中的生产经营数据，来指导企业的生产经营活动。五、产供销信息化管理的要素：产品资金信息面粉加工企业产供销管理信息化，既是对产品，资金，信息流动的管理，同时也是对面粉加工产销存过程的活动进行分析。面粉加工需要通过多道加工工艺过程后，才能生产出合格的产品；原料从采购到产品销售都必须支付和收取货款；面粉加工中的信息是伴随着产销存过程中产生，以各种原始记录和单据表现出来。面粉加工企业管理信息化，可使产销存的数据，通过系统的处理后直观，迅速地在屏幕上反映出来。产品流是面粉企业生产经营的基础，它引导其它二种流的走向；资金流直接制约产品流的流量，具有正向驱动的作用；信息流穿梭于其它流之间，贯穿于产品流过程的始终，它是分析产品流，导向资金流，是进行面粉生产经营决策的重要依据。我们所倡导的面粉加工企业产供销信息化管理，是能使资金流和信息流够实时跟踪产品流，形成一个产供销数据动态汇总处理体系，用户随意查询和汇总某段时期情况。六、面粉企业产供销管理系统的开发和实现完整的面粉企业产销管理系统，是把企业的产、供、销，人、财、物各个方面的管理工作，融为一体，纳入计算机处理，使原料以最快的速度通过生产转变成产品，分销环节将产品送到消费者手里，最大限度减少库存，加快资金流转，实现企业无纸化的管理。系统开发应该从以下几个方面入手：【原料入出库管理】建立《原料入库单》、《原料购进溢缺单》、《原料出库单》、《原料收支存明细帐》、《原料库存总帐》个数据库。以原料入库为数据处理源点，对原料采购入库检斤验质、购进原料增损、原料出库及原料保管的数据进行处理。【面粉加工管理】针对面粉加工的特点，设置《车间生产原始记录》、《产品检验单》、《产品质量回机单》信息库，克服生产线上自动称量系统，不能长期保存生产原始数据的弊端，使三个生产班组的产量（自动称量系统的数据），转换为集成的、历史化管理信息。【成品入库管理】针对产品结构的特点，分别为成品库建立《产品日入库单》、《产品出库单》、《产品收支存明细帐》、《产品库存总帐》四个信息库，收集处理成品入库出库保管帐数据，作为产品生产经济核算的基础。【原料库、成品库盘点】每月未企业应该清仓盘点，了解原料和成品的库存情况。本系统盘点的顺序是：由《原料保管帐》和《成品库存总帐》自动生成《原料库存实物盘点表》、《成品库存实物盘点表》，再由仓库保管员进行实物盘点。盘点后填写《仓库库存盘点表》。与此同时填写《原料、成品升耗报告单》，并上报《仓库收支存月汇总表》。【产品销售管理】系统对产品销售数据的处理，包括以下几个方面：《产品销售单》，记录营业室开具的每一项产品销售单。《营业员销售日报表》，每天每个营业员销售完毕，扎帐汇总当日销售数据。《销售内部缴款单》，每天营业室销售完毕，各个营业员将销售款填单上交。《产品销售定价单》，记录每次产品调价的情况。【企业门市销售管理】专门处理企业开设的多种粮油经营门市部，每月或每旬上报给企业的销售报表数据。【应收应付帐款】应收应付管理是企业在生产经营过程中，对资金往来的基本管理。系统设置《产品销售应收帐款台帐》，记录记录企业产品被客户提货后，但还没有收回产品销售款的情况。《粮油进货应付帐款台帐》，记录企业采购原料和生产辅材进厂而款未付的情况。七、粮油代储业务最近几年，面粉加工企业改变经营观念，开展了粮食代存储业务，农民把粮食交给企业代保管。企业在粮油代存结算中心放置一台计算机，便可处理整个粮油代存业务。系统处理粮油代储业务功能模块是：《代存原粮入库单》：客户把代存原粮送到仓库，经过保管员检斤验质入库。《代存原粮储存卡》：客户持《代存原粮入库单》，办理换取《原粮储存卡》。《原粮收购结算单》：客户持《原粮储存卡》，办理原粮收购手续。《代存原粮取货单》：经结算获得《代存原粮取货单》，客户持此单据到财务部门办理售粮付款手续。代存原粮转卖给企业，不移动实物，总库存数量不变，而所有权转移到企业。《原粮兑换结算单》：客户持《原粮储存卡》，办理原粮兑换产品手续。《代存产品提货单》：根据兑换结算的结果开具此单据，由客户到财务交加工费后，客户凭该单据到仓库提货。《代存产品储存卡》：客户把原粮兑换成产品，又储存在仓库内，以此卡为凭。《代存原粮转保管帐》：代存原粮经过办理入库手续后，由于粮食保管的特殊性，所有权仍归客户，但是使用权已经属于企业，客户重新把代存原粮提走的可能很小，所以可转入企业原料保管帐中。《代存产品转保管帐》：代存产品转入成品保管帐，实际上是货未提，而提前下帐。八、委托代销产品业务管理现在粮食市场属于买方市场，企业为扩大产品销售量，就得采取多种销售手段和途径。委托代销产品，是指根据协议将本企业的产品，委托给客户代为销售产品的业务。系统设置委托代销产品业务数据处理功能是：1.委托代销产品出库：企业所有委托代销产品出库数据，是通过《委托代销产品出库单》进行处理的。2．委托代销产品结算单：企业对所有委托代销产品的结算业务，都是通过系统内的委托结算单进行处理的。委托结算单是记录委托给客户的代销产品结算信息的单据。它是登记委托代销产品帐、应收款帐的依据。通过它可反映委托代销产品的结算情况，作为开具销售发票的依据，可作为收款单的依据。3．委托代销产品明细帐：该帐目专门记录委托代销产品出库、结算的情况。4．委托代销产品应收款明细帐：该帐目专门记录委托代销产品应收款的情况。九、产品生产成本核算对面粉生产成本进行核算，可真实地反映企业在一段时期内生产经营的状态。系统对成本核算的核心是：生产费用及库存产品、生产总成本、联产品成本、产品销售成本的核算。生产成本的核算，是针对没有实现价值量的产品，或者说是对没有进入市场交换的产品，进行成本核算；其核算方式是：1、利用《生产经营费用明细帐》，专门记录在生产经营过程中，所发生的各种费用的情况，为成本核算收集和整理数据。2、在一段时期内，把各种产品的生产成本集中在一起进行核算，以反映了企业在核算期间内的生产总成本的情况。《生产总成本项目帐》，记录每次成本核算的各种成本项目。《生产成本核算单》则反映了企业一段时期内生产总成本的结果。3．面粉生产的特点是：如用同一种原料—小麦，而生产加工出系列大类产品—普通粉、专用粉、粗细麸。联产品成本核算，是采用适当的分配标准，把综合成本分配给各种联产品，从而计算出每种联产品的成本比重。联产品成本计算的关键，是如何将综合成本在各种联产品之间进行分配。“换算系数”的确定，可从各联产品的产量、出率和售价三个因素考虑。正确合理地选择“换算系数”，对联产品成本计算的正确性有直接的影响。产品销售成本核算，则是针对已经实现价值量的产品，或已经销售的产品，进行销售成本的核算。它包括二个方面的核算：1、产品销项税额的核算，是指企业销售产品时，按照企业销售产品适用的税率计算，并向买方收取的税额。《产品销项税计算表》，是以单项产品为计算对象，它可将销项税额从含税销售额中分离出来。2、《产品销售毛利计算表》是以单项产品为计算对象，直接计算出含税销售额、销项税额及未含税的产品销售额。在原手工管理情况下进行生产成本的核算，因采集核算数据困难及人力因素的限制，计算生产成本很费劲。而现在利用本系统设置的成本核算功能，采集成本核算数据，能很方便地利用输入到系统内的各种生产原始数据，并且能计算任意时期段的生产成本，基本解决了企业生产成本核算的难题。十、产供销统计报表系统为用户建立了五十四个数据库，专门收集面粉生产进销存数据，并针对各个数据库数据的特点以及业务管理的需要，设置了一百七十多种统计报表。凡是输入到计算机内资料和数据，用户可从不同的角度、按不同的指标、用不同的方法、针对不同的目的，对生产经营的各个环节，进行统计分析，并能很规范地打印出报表来。传统制作生产经营统计报表，先由人工汇总数据，然后手工制表，最后打印出来。现在采用系统制作各种统计报表，以及不同时期的报表，只要用户敲几个键弹指一挥”，不论需要汇总的资料时间跨度有多大，参加统计的数据再多，仅需要用户输入统计的起止日期，所需的统计报表就显示在屏幕上“立等可取”。十一、业务管理软件与财务软件的区别根据国家规定：企业财务电算化，必须使用银行和税务机关指定的财务软件。面粉企业的财务状况，反映了原料和产品核算对象的静态结果，它以事后处理为特征，按“会计科目”归类，到月才能制作出财务报表。面粉企业产供销管理系统，是属于企业业务管理软件，是处理生产经营过程中产生的