第五代时间管理

课程目标通过学习本课程，您将能够：◆了解五代时间管理的发展与内涵◆掌握个人时间管理的方法与步骤◆明确时间管理与企业发展的关系◆建立优先管理的时间管理体系课前总自检请回答下面的问题，根据自己的实际情况给出判断，并在“是”或“否”选项划“√”。序号项目选项1您过去是否重视时间管理？□是□否2您是否有过对生命的困惑？□是□否3您是否有过时间规划？□是□否4您是否有自己的人生规划和人生目标？□是□否5是否您的企业年人均产值在50万元以上？□是□否6您是否知道如何改善对时间的利用？□是□否7您是否懂得如何选择和控制“事件”？□是□否8您是否觉得被各种事件所控制？□是□否9您在追求效率的同时是否以追求效益为目标？□是□否10您在工作中是否经常与同事合作？□是□否11您是否经常因为公司的工作而放弃自己的生活？□是□否12您是否懂得如何在工作中享受，在消费中创造？□是□否13您是否有良好的习惯？□是□否14您是否懂得如何改变不良的习惯？□是□否15您对时间的四个象限是否了解？□是□否16您是否懂得如何投资第二象限？□是□否17您是否很勤奋但是得到的回报很少？□是□否18您是否知道如何摆脱各种因素的干扰以节约时间？□是□否19您是否懂得如何处理高价值的工作？□是□否20您是否懂得如何处理低价值的工作？□是□否21您是否知道记录时间的重要性？□是□否22您是否懂得怎样对待工作中维持性和发展性工作？□是□否23您是否碰到过事倍功半欲速不达的情况？□是□否24您是否会对企业的时间进行有效管理？□是□否25您是否每天都很开心？□是□否在上述25个问题中：如果您选择“是”的数目20个，恭喜您，说明您熟悉时间管理的相关内容，知道怎样制定合理的时间管理计划以追求最大的效益；如果您选择“是”的数目为15～20个，说明您对时间管理的相关内容有基本的理解，但是有一些问题需要进一步的了解；如果您选择“是”的数目15个，要警惕！您需要系统地学习时间管理的知识。不管您的答案是多少，赶紧加入到我们的学习中来吧，下面的学习将帮助您“百尺竿头，更进一步”！第一讲时间概论时间管理这门课程也可以称作优先管理。这门课程非常普遍，已经延续了四代，现在讲的是第五代时间管理。第五代时间管理的意义在于使我们实现个人效益和社会效益的同时，还能够享受更加舒适的生活。一、关于时间的统计1.人生的时间统计绝大多数人的一生在庸庸碌碌中度过，很大程度上是因为人们已经对无处不在的时间产生了麻木与漠然。好多人都有对生命的困惑，都会莫名地产生焦虑失望悲观情绪，这是对时间逝去所产生的不自觉的反应。下面的两个案例描述了人生在不知不觉中度过的一般情况：【案例1】人生的时间据有关专家的统计，人的一生，如果按照目前的平均年龄80岁来计算，每一个人的一生有3万天左右的时间。在这3万天里，大约有30%的睡眠时间，也就是20多年。剩下的50多年里，生病，发呆，上厕所等占去了约4年的时间。案例分析：人生有限的时间总是在不知不觉中消耗掉的。时间的无情流逝，生命的不断衰老，往往会令人产生无奈的困惑：人生苦短，我欲何求？【案例2】人生时间的度过一个人的一生，按照80岁来计算，7岁之前，是在一种混沌和无知的状态下度过的。7岁到22岁在上学，在寒窗苦读。从22岁到40岁左右在为自己的生活和事业奋斗。40岁以后到60岁则要稳定之前取得的成果。60岁到70岁则不得不跟病魔苦斗。70岁到80岁，可能就是在跟死神苦斗。正如俗语所说：40岁以前，用命在换钱；40岁以后，用钱去换命。案例分析：这样一个过程大家都会经历。如果要改变这种宿命，要让这一过程变得充实而有意义，就要从不自觉状态上升为自觉状态，就不能不对时间有所认识，不能不对生命中的时间有所规划。2.企业员工的时间统计企业员工个人创造的价值直接影响着企业的效益。企业内部按部就班的工作方式使企业员工的工作不再具有创造价值的积极性，虽然工作的时间很长，但是多数时间被耗费在无效益或效益很低的事情上，工作所产生的最终效益很有限。【案例1】企业员工一天的工作企业员工一年有多少工作时间？按照一年365天计算，减去100多天的假期及事假生病的时间，还剩下240多天。企业员工平均每个月在公司工作的时间也不过20天左右。据有关资料显示，我国企业中员工的工作普遍存在下述现象：每天早上8点钟上班，迟到、工作前期准备用去半个小时。8点半到9点半清理前一天积压的工作需要一个小时。从9点半到10点半，一些人就开始互相串联，开始打扰工作。10点半到12点就开始开会了。12点到下午2点是午饭和休息时间。2点到4点又是相互沟通与协调。4点到5点，或者开会，或者聊天，或者有些人在那儿发呆。5点到5点半，就准备回家，或者是准备加班。晚上加班时，很多企业的员工是上网聊天，或者发呆甚至睡觉。案例分析：从案例中可以看到，在一个企业里，不管是文职人员、市场营销人员还是管理人员，都在日复一日的重复工作中，不知不觉漫无目的地消耗着时光。【案例2】企业员工工作时间的利用据有关专家统计，我国很多企业的员工，大约只有20%的时间在为公司创造着效益；有30%的时间在等待，在推诿，在无所事事。还有30%的时间虽然在工作，但是他们所做的这些工作，根本就没有任何的效益。剩下20%的时间在搞内耗，做一些可能有损公司的事情。由此可以看出，企业员工往往有80%的工作时间不能够产生效益。案例分析：企业员工创造效益的时间只有整个工作时间的20%，这就造成了中国企业的生产效率只有发达国家的30%。如果能够将企业员工剩余的80%的时间有效地利用起来，令其产生效益，那么，企业的整体效益就会大幅度提高，企业的竞争力也会大大增强。【自检1-1】为什么优秀企业的员工年人均产值可达几百万元，而一般企业的员工年人均产值只有几十万元甚至只有几万元？____________________________________________________________________________________________________________________________________见参考答案1-1二、“蚂蚁现象”的思考任何人都不会怀疑蚂蚁“大公无私”的奉献精神，每一只蚂蚁都在不遗余力地为整个家族寻找、搬运食物。可以说，蚂蚁搬东西的时候，“心”是齐的，但是，“力”真正用到一起了吗？【案例】“蚂蚁现象”的真相一群蚂蚁去搬一块奶酪。人们一般都认为，这群蚂蚁会团团围住这块奶酪，前面的蚂蚁向前拉，两边的蚂蚁和后面的蚂蚁向前推，齐心协力就把这块奶酪搬到它们的洞里去了。但是，实际的情况并不是这样。动物学家发现，当一群蚂蚁把一块奶酪搬回去的时候。前面的蚂蚁大部分在向前拉，两边的蚂蚁在向前搬；而后面的蚂蚁在往后拽，爬在奶酪上的蚂蚁在徒增这块奶酪的重量。显然，后两者在忙忙碌碌地帮倒忙。案例分析：“蚂蚁现象”经常被人们解释为勤奋、吃苦耐劳的团队精神，被当作企业员工的学习榜样。但是，这只不过是人们主观的认识。实际上，总有一些蚂蚁怀着积极良好的愿望在做无用工，在拖后腿。图1-1“蚂蚁现象”的后果这种现象在企业中也不可避免地存在着。要改变企业部分员工好心做坏事的状况，靠简单的说教或者精神的鼓励远远不够，还需要对企业的各个层面进行时间管理。大家非常熟悉的明日歌，就是一首警示歌。根据明日歌，我又写了一首今日歌。两首歌放在一起，会给我们更多的警醒。“明日歌”◆明日复明日，明日何其多。◆我生待明日，万事成蹉跎！◆世人若被明日累，◆春去秋来老将至。◆朝看水东流，暮看日西坠，◆百年明日能几何？◆请君听我明日歌！“今日歌”◆今日复今日，今日何其速！◆朝朝复暮暮，连命都不顾！◆世人若被今日累，◆终身劳累何其苦。◆早出又晚归，忙碌何所图？◆百年今日怎生度，◆人生真谛谁能悟！图1-2“明日歌”与“今日歌”值得深思的问题在于，应该如何有效地利用时间，应该怎样对待自己的工作以及如何正确地面对人生。怎么样解决这些问题呢？就是要学习时间管理。它是一个非常非常基础的课程，被认为是美国西点军校式的必读的课程，下面将对此进行系统地讲解。三、什么是时间1.时间的定义时间的定义：从过去通过现在直到将来，连续发生的各种各样事件的过程所形成的轨迹。2.时间的特征时间具有不能再生性时间不同于可再生的植物，它一旦逝去，就不会再次出现。时间具有不可逆转性任何人任何事物都不能阻止时间前进的步伐。时间具有不能停滞性无论过去现在还是将来，时间都以同样的速度前进，不会停止。时间具有不能伸缩性时间既不能拉长也不会缩短，它以同样状态存在着。时间具有不能替代性时间绝无仅有，不可替代。结论：时间独特和绝无仅有的特性决定了它是世界上最稀缺最宝贵的一种资源。四、时间与事件的关系1.时间的意义时间本身不能解释自己，只能通过事件来描述。它在事件的发展过程中起着非常大的作用。【案例】水桶效应的分析一个用不同长度的木板拼成的水桶，其存水量的多少不是由最长的那块木板决定，而是由最短的那块木板决定的。因为，水桶里的水位到最短的那块木板的边缘就会溢出，水位就不会再增长。长木板也因为短木板的局限，不能发挥更大的作用而变得多余。如果让水桶装更多的水，就必须把众多木板中那块最短的木板加长。这如同个人成功所需要的资源。个人成就的大小不是由个人所具有的最富有的资源决定，而是由各种资源中最稀缺的资源决定的。一个人的成就到一定程度，就会受到最稀缺资源的制约。要取得成功，就必须找到制约成功的那块“短木板”，然后把它补长。案例分析：时间是个人成功道路上最稀缺的资源，它制约着其他各种资源效果的发挥，决定着成果的大小。无论个人还是企业，要取得更大的成果或者成功，就必须对时间管理予以重视，对时间进行有效管理。2.使时间具有意义的要素时间和事件有非常密切的联系。时间本身并没有任何学习的意义。要使时间具有意义，就一定要把时间和事件的选择以及事件的控制联系起来。时间的管理是单位时间内要选择的事件时间本身不能够被管理，时间的管理说到底是对单位时间内事件的管理，离开事件的管理就谈不上时间的管理。时间因为事件的不同而变得意义不同有的人重要是因为他选择了重要的事件去做，有的人不重要是因为他选择了不重要的事件去做，单位时间内选择事件的不同，造成了人和人之间的差异。因此，使时间具有意义的要素是事件。五、时间的公平性时间是世界上最公平的资源，任何人每一天所度过的时间都完全相同。在相同的时间内每一个人都在选择自己想要做的事情，人和人选择的事情不同，导致了人和人之间生活质量的差异。1.每个人都以同样速度度过时间时间是绝对公平的，它的公平性在于对于每一个人来说都是以同样的速度度过的，无论年老年少，无论职务高低还是财产多少。2.每个人怎样利用时间并不相同时间对于每个人都很公平，每一个人利用时间的方式又不尽相同。利用时间的方式离不开事件的选择和控制，而事件的选择和控制决定了生活的质量。对要做事情的选择就是对事件的控制时间的公平性以及人的主观能动性决定了每个人都有可能选择自己要做的事情。在单位时间内，人们可以选择去做事情，也可以选择不去做事情；可以选择做这件事情，也可以选择去做那件事情。选择以及控制事件决定生活的质量对事情进行选择或者说对事件进行控制时，不同的人有不同的做法。在单位时间内，有的人选择积极的学习和工作，有的人选择饱食终日自甘堕落。显然这两种选择最终将造成两种截然不同的生活方式和生活质量。六、事件的控制时间的意义在于人们所选择和控制的事件。要对事件进行有效的控制就必须对事件有所认识。并非所有的事件都能控制，根据这个标准，可以把事件分为两类，一类是能够控制的事件，一类是不能够控制的事件。1.能够控制的事件能够控制的事件有很多，例如学习、工作、吃饭、穿衣等等。能够控制的事件的特征：与个人密切相关，可以因个人的意志和行为而改变。2.不能够控制的事件不能控制的事件大的方面包括自然规律、生命现象、历史规律、社会变革等；小的方面包括社会风俗、法律法规、公司章程、企业文化等。不能控制的事件的特征：它的产生发展和消亡不以某一个人的意志为转移，不能以个人的意愿选择有还是选择无。人们只能