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海南壹大科技有限公司文件及档案管理制度一、目的为有效管理公司文件及档案资料,力求规范统一、存储有序、查阅方便,全面落实规范化、信息化及安全化的目标,特制定本管理制度。二、适用范围适用于公司所有文件、有声影音、图纸、资料及表单、记录文件和档案的管理。三、文件管理(一)文件编码规则1、公司内部公文编码(1)一级编码及二级编码分别为单位及部门编码,对应的编码如下:一级编码二级编码单位编码部门编码名称代码名称代码壹大YD行政部XZ财务部CW澄迈分公司CM外联部WL注:随着公司不断发展壮大,根据部门及子公司设置设立二级编码。(2)三级编码,文件属性编码:政府部门文件(ZF)、会议纪要(JY)、公告(GG)、通报(TB)、简报(JB)、通知(TZ)、意见(YJ)、决定(JD)、决议(JY)、请示(QS)、批复(PF)、函(H)、报告(BG)。(3)四级编码,文件下发年份(4)五级编码,文件归档序号:三位数,从001开始排序示例:YD-XZ-TZ-2016-002,文件流水号下发年份通知壹大行政部2、合同或协议编码(1)一级编码:(同公文一级编码)(2)二级编码:壹大科技统一为行政部(XZ),云昶统一为YC。(3)三级编码:合同(HT),协议(XY)(4)四级编码:合同类型,分为商业合同(SY)和劳动合同(LD)(5)五级编码:合同下发年份。(6)六级编码:合同签订编号:三位数,从1开始排序。(7)示例:YD-XZ-HT/SY-2016-001文件流水号下发年份合同类型合同行政部壹大3、公司对外公文编码a外来文件编码(1)一级编码:收文公司,壹大科技有限公司(YD)(2)二级编码:来文单位,政府部门(ZF),公司(GS)(3)三级编码:阿拉伯数字来文年份,(4)四级编码:文字流水号,每年从001开始编码(5)示例:YD-ZF-2016-001b对外发文(1)一级编码:发文公司简称,海南壹大科技有限公司(YD)(2)二级编码:【阿拉伯数字】代表发文年份(3)三级编码:(外)文字第nnn号,nnn代表流水号,每年1月1日自动归0。(4)示例:YD[2016](外)文字第001号(二)、文件的编写管理流程1、文件的编制、审批及下发(1)文件的编制各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。(2)文件的审核由董事长或授权的相应职位的人员负责,确保文件内容简练、准确、完整、统一,并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经董事长对文件进行审批。(需填写《文件下发归档审批表(3)属于公司范围性的文件由行政部负责统一编号、印制、下发。仅针对本部门的文件(例如简报,部门会议纪要等)由各部门按本规定自行编号,下发。(4)通用类合同由行政部统一编制,如涉及专业技术性的合同可由专业部门编制,但必须经过行政部审批再报董事长审批确定后方可对外签订。2、文件的更改(1)文件的更改由文件使用部门提出,主管领导协调,授权主管单位编制。处理更改时,采用与编制时同样的评审和批准流程。(2)文件更改的审批应由原审批人进行,当原审批人不在职时,可由接替其职位人员审批。(3)文件经多次修改而污损不能使用时,或文件需进行大幅度修改时,应做换版处理,原版次文件作废,换发新版本。(4)作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录,作废文件加盖“作废”印章,经董事长批准后进行定期销毁。如需作资料保留,应经董事长批准,并加盖“保留”印章,方可留用。3、文件的归档(1)文件审批后,原版文件交由文件管理员存档,并列入《文件归档登记表》中。(2)需借阅文件、资料的人员,需填写《文件借阅审请单》,经部门经理或者董事长批准方可借阅。借出的文件由文件管理员在《文件借阅登记表》上登记。借阅者应在一周内归还,确需延长借阅时间的,应办理续借手续。重要机密的技术资料应由董事长批准后方可借阅。4、文件的保管(1)文件的存放柜地必须保证防火、防风、防盗、防虫、防尘、防潮,确保文件及资料的完好性。(2)文件可以以卷宗、纸张、电子扫描件硬盘存储等各种形式保存,必要时可以双份归档或安全复制备份。(3)凡公司所有各级重要文件(需存档或备案的)应统一存放于档案柜,由行政部或者相关部门归口保管。(4)各类文件的保存期限以《文件归档登记表》的规定为准。(5)文件归档前须附文件清单及目录,所有存档的文件、图纸必须有明确的编号。(6)人员离职时,应整理好手头文件,统一归还档案室,下一人员到任时由部门经理负责安排人员接手。(7)任何文件发放时必须标明发放编号;(8)更改的文件发放时,应立即收回原文件,并填写《文件收回登记表》,进行留用、作废、或者销毁等处理。二、档案管理1、行政部下设档案管理室,设专职(兼职)档案员,档案员应履行职责,做到立卷归档、存放有序、发放登记、借阅审批、月底盘点;2、档案员将月底盘点的电子档报表及时更新,将更新后的电子档发至董事长、行政部负责人各一份;3、各部门向内、外所发通知、函件、文件等必须提交一份至档案管理员签收保存,同时将电子文档传给档案员统一存档;4、所有人员均应配合档案员的工作,严格执行档案管理制度,任何人不得干扰档案员的工作;5、每月各职员对电脑内的文档进行整理、分类,方便查找,保存的所有文件必须具备有效性和时效性,对过期的重复的文件、资料进行整理;本制度经呈董事长签批后颁布实施。本制度自签发之日起生效,解释部门为行政部。其他专项控制性文件管理制度根据实际需要再行拟定。附件一、文件下发及归档审批表附件二、文件下发登记表附件三、文件借阅审批表附件四、文件借阅登记表附件五、文件归档登记表附件六、文件收回登记表海南壹大科技有限公司2016年1月12日附件一:文件下发及归档审批表编码:保管期限:文件名称:下发部门:接收部门:下发时间:审批意见部门经理意见:副董事长意见:董事长意见:附件二:文件下发登记表序号文件名称文件编码下发部门下发时间归档时间12345附件三:文件借阅申请表文件名称:借阅部门:借阅目的:借阅时间:审批意见借阅部门经理行政部经理副董事长董事长附件四:文件借阅登记表序号文件名称借阅部门经手人借阅时间归还时间12345附件五:文件归档登记表序号文件名称文件编码下发部门归档时间保管期限12345附件六:文件收回登记表序号文件名称文件编码下发部门收回时间处理方法12345
本文标题:公司内部文件及档案管理制度
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