QP420200质量记录控制程序

文件号QP420200版次1.0编写日期2001-04-24共4页第1页质量记录控制程序1.目的通过对质量记录的控制,确保用以证明质量活动的过程符合质量管理体系的质量记录均能妥善保存，以便追溯。2.范围本程序适用于质量记录的标识、收集、编制、索引、归档、储存、维护及处理作业的相关部门和个人。3.定义(无)4.职责4.1品管部在各部门协助下负责质量记录的归档控制工作,使质量记录得以切实提供追溯、检查、分析与改善之用。4.2各部门负责相关的质量记录的填写工作。4.3各部门负责将本程序让其下属人员了解并执行。5.要求5.1收集5.1.1各作业活动人员,依据程序和工作规范所叙述的方法，收集、书写质量记录。文件号QP420200版次1.0编写日期2001-04-24共4页第2页质量记录控制程序5.1.2各作业活动的主管人员,应审核质量记录的正确性与完整性；5.1.3质量记录应分类收集并存放于责任部门。5.2标识5.2.1质量记录的标识：一般质量记录的标识为：(a)记录名称；(b)记录编号。5.2.2质量记录应能体现工作内容,并能体现发生的时间、填写者、核准者等。5.2.3所有质量记录应字迹清晰、易于阅读、不易擦拭。不能使用铅笔书写。如须修改时,应在修改处签章。5.3编制索引5.3.1为便于产品质量的追溯,应将质量记录分类建档,并予以编制索引。5.3.2相关部门应编制“档案索引”,以便登录新增、作废的质量记录档案。5.3.3每一档案应有目录页,列有内容记录索引,以便迅速找出资料文件。5.3.4每一档案夹应标明项目标题。5.4调档5.4.1调用存档的质量记录,依下述规定实施:A.应向档案管理人员预先提出申请。B.调用的文件应保持其整洁和完整性,不得在其内划记。未经允许，不得拆卸、复印。使用后应尽速归档。C.档案管理人员应仔细检查归还文件的完整性后入档。5.5保管与处理5.5.1质量记录档案的存放应置于适当场所,以避免损坏。5.5.2质量记录的保管分为两大类:第一类为现用档,系指质量记录仍在使用状态,大部份以活动案卷的方式留置于使用或搜集者工作场所。第二类为备用档,系指记录已过现用期或产品/合同的生产已告结束,为将来可能使用而保存,一般经汇整后以固定案卷的方式,置放于橱柜或库房内，且注明保留年限。5.5.3质量记录或档案在备用期限终了后,可以销毁或继续保存。如有处理规定时,应依规定办理并作成记录。5.6供应商质量记录供应商的质量记录,如评审报告等应由相关部门建档保管。5.7质量保证各部门主管应不定期抽查档案以查核其符合本程序作业要求的程度。6.参考资料文件号QP420200版次1.0编写日期2001-04-24共4页第3页质量记录控制程序6.1文件和资料控制程序(QP420100)7.报告和记录7.1文件目录(FM420101)7.2档案索引(FM420201)7.3质量记录一览表(FM420202)更改记录版本章节页码更改内容日期1.0全共3页新版2019/8/21文件号QP420200版次1.0编写日期2001-04-24共4页第4页质量记录控制程序