荷其爽员工入职转正异动离职流程管理制度

文件编号：HQS-HR-001版次：A/0页码数：23页广州市荷其爽食品有限公司员工转正异动离职流程管理制度组编：行政人事部审核：审批：日期：2016.8.1日期：日期：文件编号HQS-HR-001制定日期2016年8月1日文版本:A页次第2页共16页文件名称：荷其爽员工入职转正异动离职流程管理制度一、目的进一步加强公司员工管理，规范入职、转正、异动、离职等工作的业务流程，明确职责科学管理，提高公司人事管理的规范化和标准化，特此制订本制度。二、范围公司全体员工三、职责：公司行政人事部负责员工的入职、转正、内部岗位调动及离职具体作的指导、实施和管理，各部门根据职责协助员工相关业务手续的办理，严格执行制度确保各项工作顺利开展。四、业务流程：1、新员工入职：（一）新员工进入前确认座位、电话、告知新员工报到时带照片、身份证、毕业证书、学历证书及相关证件的原件。确认上班时间并通知相关部门经理（二）入职手续出具并提交相关入职资料证件建立员工档案（含电子版花名册）阅读并签收《员工手册》、《入职需知》、《岗位职责》签订《劳动合同合同书》介绍相关人员更新员工通讯录（三）部门办理部分部门负责人带领参观部门介绍部门人员直接经理介绍岗位职责，说明工作（四）入职培训公司介绍各项制度企业发展历程企业文化与理念本岗位业务基础知识（五）转正评估文件编号HQS-HR-001制定日期2016年8月1日文版本:A页次第3页共16页文件名称：荷其爽员工入职转正异动离职流程管理制度※行政人事部在新员工进入前1.1应聘人员通过体检后，行政人事部负责通知员工报到：1.2新员工报到日，行政人事部根据《员工手册》要求为其办理相关事项。1.3由其所在部门直接负责人提前安排确认好新员工的座位，如果座位不够可提前与行政人事部协商解决。1.4通知新员工报到时应提交：提供本人学历证、职称证、身份证、户口簿复印件及本人近照三张。1.5向新员工介绍公司情况及管理制度，发放并让员工签收《员工手册》、《岗位职责》使其对公司有个全面系统的了解。1.6为该员工建立员工档案。1.7向新员工介绍管理层及公司同事认识。1.8带新员工到部门，介绍给部门经理。1.9将新员工的情况通过E-mail、QQ或企业微信向相关部门人员告之。1.10及时更新员工通讯录。※由部门办理部分1.11行政人事部带新员工到部门后，由部门安排参观部门，并介绍部门人员1.12由直接经理向新员工介绍其岗位职责、业务流程及相关工作说明。1.13部门应在部门例会上向大家介绍新员工并表示欢迎。※入职培训1.14行政人事部定期组织新员工培训，培训内容包括：企业发展历程、企业文化公司介绍、公司各项制度；部门领导负责业务基础知识的培训。1.15行政人事部不定期对新员工试用期内的工作生活遇到的问题进行帮助和协调，并帮助新员工尽快熟悉业务，融入团队。2、员工转正评估2.1新员工试用期结束后填写《员工转正审批表》，部门经理以及分管副总进行审批，行政人事部根据公司薪酬体系进行调薪评估后上报总经理批准转正。2.2转正流程：员工填写《员工转正审批表》部门经理填写意见分管领导审批行文件编号HQS-HR-001制定日期2016年8月1日文版本:A页次第4页共16页文件名称：荷其爽员工入职转正异动离职流程管理制度政人事部调薪总经理审批。3、内部调动3.1工作目标：3.1.1通过人事调整，合理使用组织的人力资源。3.1.2达到工作与人力资源的最佳匹配，使人尽其才，提高工作绩效和工作满意度。3.1.3调整公司内部的人际关系和工作关系。3.2员工在聘用期内，公司可对员工的岗位可以做出下列变动：3.2.1调岗：因机构调整或业务需要，或为符合员工工作能力和发展意向，公司可安排员工调岗，相关联岗位的调配员工必须服从。其他跨业务性质和职能特点的岗位调岗要相互协商一致。3.2.2借调：因业务上的需要，公司可把员工借调到其它部门。3.2.3各部门之间的人员调配和借调，必须经过行政人事部审批。3.3工作程序3.3.1调岗当公司内部出现岗位空缺时，除考虑内部提升及外部招聘外，亦考虑平级调岗。公司有关部门及员工本人均可提出调岗。3.3.2公司提出调岗的，由行政人事部负责协调，取得调出与调入部门经理的同意后，填制《员工调岗申请单》按人员聘用权限报公司领导批准。3.3.3员工提出的调岗，应由本人提出书面调岗申请，填写《员工调岗申请单》并报所在部门领导同意后，由行政人事部参照员工聘用审批程序办理。3.3.4行政人事部向员工和有关部门发出员工调岗通知。3.4借调3.4.1由公司或拟借调部门的分管领导提出，并经行政人事部与有关部门协商而决定。3.4.2用人部门向行政人事部提出借调申请，由行政人事部同用人部门、调出部门及员工本人协商取得一致。3.4.3用人部门或员工填制《员工调岗申请单》，相关部门会签后，报公司总经理批准。具体参照聘用审批程序办理，行政人事部发出员工借调通知。3.5晋升／降职3.5.1根据公司组织发展的实际，员工自身工作业绩及综合能力表现比较突出，并符合公文件编号HQS-HR-001制定日期2016年8月1日文版本:A页次第5页共16页文件名称：荷其爽员工入职转正异动离职流程管理制度司晋升职位的岗位能力要求，可以申请岗位晋升或者由部门负责人推荐晋升。3.5.2个人申请必须依据公司的晋升要求提供相关材料和书面申请报告部门负责人签署意见分管领导签署意见行政人事部进行绩效评估和综合审查签署意见提请公司经营班子会议讨论决定最后提交总经理审批签字行政人事部发布任命通告并办理后续手续。（主管以下人员涉及职位和薪酬调整不需经营管理会议讨论）。3.5.3经充分考查和综合能力评估，公司经营班子有权对有关岗位人员的职务异动及薪酬调整等事宜进行讨论决定后，可直接任命。3.5.4公司实行岗位能力胜任制的原则，创造“能者上，平者让，庸者下”的人才价值管理原则，所以对于工作业绩表现不佳，或者经过公司综合考评和评估发现不能胜任岗位的，有权进行岗位调整和职级调整。（处理程序基本参照晋升的审批流程程序）。4、员工离职及流程4.1离职类别，根据提出离职申请者主动方与被动方的不同，离职可分为以下两种情况：A、主动离职：4.1.1员工因为劳动合同期满或者其他原因主动向公司提出离职，由员工本人向所在部门的直接上级或者行政人事部提出辞职申请。4.1.2正式员工辞职应提前30天（试用期内员工应提前3天）向所在部门的直接上级提请离职诉求。4.1.3辞职员工提交《员工离职申请书》，必须注明拟离职日期，部门负责人审批时必须再予以明确，原则上员工必须严格按批准的离职日期办理离职手续。4.1.4员工辞职申请审批通过后，员工应在批准离职日期期限内完成全部工作交接、终止各项工作，填写《员工离职手续清单》并凭此办理离职手续；批准的离职日期即为员工办理离职手续的日期，未做好交接的不予办理离职手续。4.1.5如果员工实际离岗日期与员工批准离职日期不一致，相关部门负责人应在确定实际离职日期时立即通知行政人事部，行政人事部按实际离职日期办理相关离职手续。B、被动离职：4.2.1由公司单方提出与员工终止或解除劳动的申请，包括以下两种类型：解除劳动合同文件编号HQS-HR-001制定日期2016年8月1日文版本:A页次第6页共16页文件名称：荷其爽员工入职转正异动离职流程管理制度（在劳动合同期限内公司单方提出与员工解除劳动合同的行为），终止劳动合同（公司在员工劳动合同期满后不再与员工续签劳动合同的行为）。4.2.2解除劳动合同：用人部门提出与员工解除劳动合同的，必须事先与行政人事部门充分沟通后再作出是否解除的决定，且必须经过审批，审批后由行政人事部与员工协商解除4.2.3对符合条件并经权限领导审批完后的，行政人事部向拟解除的员工出具《协商解除劳动合同协议书》并按流程协助员工办理离职相关手续。4.2.4员工离职日期以《协商解除劳动合同协议书》上解除劳动合同日期为准。4.3离职面谈4.3.1一般情况下，由员工主动提出辞职要求的，均须进行离职面谈。主管级以下员工的离职，由行政人事员工关系专员进行面谈；主管级（含）和部门经理的离职，由行政人事部门领导进行面谈；部门经理（含）以上人员离职要由分管副总或总经理进行面谈。4.3.2面谈人员在《员工离职面谈表》中真实记录离职员工的原因。4.4离职交接手续办理4.4.1离职日期确定及离职审批通过后，用人部门要在离职当天通知离职员工凭借员工《离职手续清单》到行政人事部办理离职手续。4.4.2行政人事部负责指导督促员工办理离职手续，离职员工在办理工作交接时，用人部门要安排监交人对离职员工的工作及公司资产的交接情况进行监督,离职交接时如监交人知情不报或故意疏忽，按公司相关规定予以处罚。4.4.3工作交接：离职员工直属上级为工作移交的监交人。离职员工填写《员工离职交接表》，将已办而未结束的事项和将要进行的工作移交给指定的接替人员或有关人员，交接人、接交人及监交人均需签字确认。4.4.4资产交接：离职员工原使用的工作用品，如：电脑、工具、文具（消耗性的除外）、工牌等交还相关部门，由交接人在《员工离职交接表》中相应的交接栏上签名确认，相关物品办理资产移交手续；如有资产损失，须按照公司资产损失相关制度办理相关赔偿手续后，方可办理离职手续。4.4.5财务交接：离职员工所有费用报销、借款等事项须与财务部门交接清楚，结算无误后由财务部门相关人员在《员工离职交接表》上签字确认。文件编号HQS-HR-001制定日期2016年8月1日文版本:A页次第7页共16页文件名称：荷其爽员工入职转正异动离职流程管理制度4.4.6特殊情形：高层管理人员、财务重要岗位人员以及其他关键岗位人员离职，需进行离任审计，并在出具审计报告后方可办理离岗手续。4.4.7离职员工的手续办妥后，由行政人事部负责将离职表格放于员工档案中进行保存。4.4.8离职手续办理完毕后由公司为其开具《离职证明》的，要根据员工在公司内实际任职情况开具。4.5．离职档案管理4.5.1员工离职后，其在公司工作期间建立的个人档案作为公司的历史记录，员工不得自行提取。但可以依据离职员工的申请为其出具合理、真实的证明，内容包括：在公司内的工作年限、岗位、职务、工资及参加社会保险等事项。4.5.2离职员工的档案由行政人事部保管，档案保存期限不低于员工离职后两年。4.5.3涉及到劳动争议的档案，保存期限要到劳动争议处理终结后两年。4.6.其他事项4.6.1在离职通知期内，如有关员工故意缺勤或未尽全力执行任务，或因不尽职责而给公司带来经济损失的，公司有权追究其经济责任。4.6.2离职所产生的补偿金以及其他劳动纠纷事宜按照法律规定处理。4.6.3以下情形离职的员工，如无特殊原因，原则上为公司永不录用人员：a、未办理离职手续，不辞而别的。b、离职时和离职后有过激行为，对公司的声誉和管理造成恶劣影响的。c、与公司有严重经济纠纷的，以及对公司有侵权行为的人。d、其他不做录用的事宜五、附则：本制度自审批签字之日起生效，最终解释权在行政人事部，行政人事部根据具体实际执行情况可自行调整修改，对于本制度未涉及的内容发生后，由各部们协商处理。过往管理制度规定和操作习惯与本制度规定内容相冲突时以本制度规定为准。附件：1、《员工转正审批表》2、《员工调岗申请单》3、《员工调薪申请表》文件编号HQS-HR-001制定日期2016年8月1日文版本:A页次第8页共16页文件名称：荷其爽员工入职转正异动离职流程管理制度4、《员工辞职申请书》5、《员工离职手续清单》6、《协商解除劳动合同协议书》7、《员工离职面谈》8、《离职证明》文件编号HQS-HR-001制定日期2016年8月1日文版本:A页次第9页共16页文件名称：荷其爽员工入职转正异动离职流程管理制度附件一：广州市荷其爽食品有限公司员工转正审批表姓名性别年龄填表时间毕业学校所学专业入职时间目前部门及岗位转正后岗位转正时间转正类别□提前转正□正常转正□延期转正试用期间主要工作职责及业绩描述：试用期间员工自我表现评价申请人签名：日期：部门