市场活动操作指引手册

任务分工主要工作要求及内容说明负责人一、前期准备（一）前期准备的评估类1、活动价值评估根据公司的价值需求，逐一确定活动的目的、任务、意义，从而确定活动形式、内容以及需要整合的资源。操作中注意以下原则：a、价值的绝对明晰：无论是自主提出的需求还是其他部门（商机或片区）的需求，都要反复沟通直至得到确认，以保证活动价值不偏差，此项需最终报活动指导领导并获得首肯；b、建立联席机制：即与活动各相关部门、人员建立联席沟通机制，保障信息的通畅传递，利于活动的顺利开展；c、项目化运作：不要试图一人包打天下，而且有些工作其他人更显专业，由他们做更有效率。2、资源分析评估评估内容：1、活动涉及哪些部门与人员？涉及公司何种业务？项目组层面无法解决的资源协调，应及早向负责领导提出预警，实在无法解决的，应及时向相关业务责任领导，或者活动的指导领导汇报，请求启动更高层面的运作。2、必须准备的关键事项和物料是什么？有无解决途径？若评估自己无法解决，应及时向相关业务责任领导，或者活动的指导领导汇报，请求启动更高层面的运作。3、是否需要第三方供应商？外包的内容是什么？列出场地需求：需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求来宾人数：测算最小面积要求活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间费用限制：能够用于场地租赁的最高限额场地咨询内容：是否有档期？是否有足够的布展时间？场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？场地清扫需要特别安排吗？场地可容纳多少人？使用该场地是否需要办理特别手续？是否有噪音及安全、清洁方面的要求？场地能够提供什么设施？有无特别使用限制？它们是否收费？现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？是否有供贵宾和工作人员休息的地方？场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？场地是否有存放杂物或资料的地方？停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？停车场的开放和关闭时间？停车场需要什么凭证？是否可以专辟停车场？是否有VIP专用停车场？是否有“停车已满”标志牌？停车场是否有保安管理？工作用车停在哪里？是否需付费？（二）前期准备的策划类前言：在整合行销盛行的时代，市场活动不再以单一的形式存在，总是将线上、线下的多种活动形式进行有机组合，以期通过精心策划、精细筹备、精密协调、强力执行达至对目标对象进行全方位立体传播。本手册乃是对具体活动从评估到接洽、内部评审、商务谈判、合同评审、活动策划、组织协调、整合资源、现场执行及后续跟踪的全过程的一般性通用指引，操作者需根据实际需要进行有选择性的参照。市场活动操作手册类型一：自主公关活动3、场地咨询评估1、活动策划书要筹备一次活动我们都会先有初步的计划，这样我们就需要先做一份比较完整的活动策划书，这样比较方便接下来活动的开展。更重要的是要让上级通过这份策划书明确的判断活动价值。策划书最主要的是目的、意义、活动内容、方式、宣传计划及经费预算等。策划原则：针对性：每个公共关系活动都有特定的主题、要影响的特定目标受众，达到特点的公共关系目标。传播性：除了事件具有公共关系传播价值外，活动现场本身也是一个传播媒介，现场的信息传播和互动感染将对每位到场对象产生重要影响，并借助人际传播强化大众媒体的传播效果。协调性：活动目标和活动内容相一致，活动内容要和表现形式相协调，活动管理流程更强调统一和协调。有效性：公共关系活动区别于其他活动的一个重要特点直接为公共关系目标服务，能对目标受众产生直接影响。经济性：经过充分调研和策划的活动，非常强调活动形式和目标的匹配，以经济、实惠的代价取得最大的效果，即考虑投入产出比的最大化。2、方案评审的正式邮件一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合，这样就少不了一份正式的邮件评审及活动通知邮件，这也是一个很好的内部宣贯方式。3、前期执行确认确认事项包含：1、策划案最终确认，含活动主题、内容、目的、任务、意义等，即确认活动价值；2、预算确认并启动内部申请流程；3、涉及第三方合同的，确认合同条款。其中在接洽、谈判及合同条款中，须明确提出己方的价值诉求点，包括但不限于以下事项：a、投入是否在我们接受范围内？b、我方明确要求对方提供的服务或产品是否明文在列？其标准的描述是否与我方要求一致？c、尽可能争取部分款项在合同验收并无违约后再支付，以此保障我方合法权益；d、涉及到活动场地、停车场使用、餐饮服务等项目时，须与供应商明确安全、保质保量原则，对其提供的服务、产品及场内配套设备的使用等均有明确的描述，且在对方进行承诺的基础上，提前进场检审，验证对方承诺的有效性。（检审内容如：音响、灯光、舞台、电源、墙体结构、门窗位置、内外通道等）4、宣传文案确定，如宣传主题、主要宣传语等；5、活动最终场地确认并索取场地平面图或拍照4、宣传物料设计目前的活动一般都有背景幕布，展板、海报等，一旦方案确定，我们需要事先量好舞台、背景板、主要墙体等关键部位的尺寸大小，然后进行宣传物料设计。5、发送邀请函为了扩大宣传，我们有时会在一些活动中邀请领导和嘉宾莅临现场，所以我们须提前制作好邀请函并进行派发。邀请函的文案须通过主要业务负责人的审核。6、多媒体（演示PPT或视频）活动中若需多媒体演示，则需事先准备好PPT演示文稿或者视频、动画等，同时落实投影仪和电脑，并进行预选调试。此项工作注意以下重点：1、谁准备多媒体文件？内容由谁最终审定？最晚何时提交完成版？谁主讲？2、谁负责落实多媒体设备？有无特别要求？需要场地如何配合？7、媒体传播媒体整合传播策略应在整体策划案中已经完成并最终获得通过，此处的媒体传播主要是指传播策略的实施执行，主要关注以下几点：1、提前选择媒体并预约版面，若此前未有签署合作协议的，则重新签订媒介购买合同；2、若发布硬广，则设计广告画面；若为软文，则事先准备文稿。发布主题为何？主要内容为何？设计画面与文案或者软文的最终审定是谁？3、无论硬广、软文或者其他形式的媒介发布，均需逐一检视公司或产品的品牌元素、名称、地址、电话、联系人等的运用是否准确规范。8、领导及嘉宾发言稿若活动安排有领导、嘉宾发言，考虑到领导和嘉宾对具体活动可能并不十分了解，所以最好事先准备好领导及嘉宾的发言稿，以备不时之需。领导发言是一个活动的灵魂，因为对活动的肯定、活动的意义、某些事项的推动要求等都要由领导讲出来。需关注的是：1、谁撰稿？2、谁指导？3、谁最终定稿？9、主持稿为了使主持人能够对节目进行顺利的衔接，为了让所有工作人员对整个活动具体流程都了解，提前把主持稿写出来是很必要的。10、准备拍摄相机、摄影机这个环节每个活动最好都要准备，以下几点需注意：1、如果很重要的活动，最好邀请专业的人士；2、如果场面很大，最好准备广角照像机；3、条件许可的话，要同时准备多台。（二）前期准备的物品类1、现场广告物料列出现场广告物料清单，如易拉宝、背景板、展板等2、现场宣传资料列出现场资料清单，包括企业或产品画册、产品手册/折页、DM单张等3、灯光、音响等设备列出现场设备清单，逐一检视设备使用要求及需配合的事项。4、现场辅助物资列出现场辅助物资清单，包含签到笔、签到本、水、鲜花、礼炮、水果、桌椅、台布等等5、观众座次表制作及张贴事先就要划分好区域，在座位贴上座位表或者放置铭牌。6、领导座位签（牌）对出席活动的领导、嘉宾进行座次排定，并安放坐席牌7、帐篷一些在室外的活动我们要考虑到天气变化的问题提前准备好帐篷，主要用于音响、灯光和工作人员的避雨。8、预定工作餐保障现场执行人员精神饱满，应本着节俭原则的前提下，首要满足人人饱餐的需求。9、统一服装有部分的活动需要统一服装，我们要按照活动的需求事前制作或是租借。10、抽奖箱与小礼品如果活动设计有抽奖互动环节，则需事先准备些小礼品和抽奖道具。11、提示板为了保持随时和主持人的联系，可能还应该准备好提示板。12、礼仪及礼仪服、鞋子、礼仪盘、名片盒、胸花等隆重的现场活动都需要用到礼仪，因此需要联系好礼仪队，并事先要准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘、名片盒、胸花等。（三）前期准备的其他1、确定到场的领导及嘉宾活动之前要确定好会到场的领导及嘉宾，以便准确的做好座位签（牌），安排好座位。2、确定主持人活动需要主持人的则需在活动开始之前确定主持人，所有活动环节都要先与主持人沟通，商量好一些细节的东西。主持人的选择要很慎重，性质不同的活动就要选择风格不同的主持人。4、活动场地根据此前对各类场地的咨询（见上文）及实地考察，结合活动开展的实际需要和成本预算，最终确定活动的举办场地并签署相关合同，特别提醒：必须尽可能早的预订场地，以免受此制肘而打乱后续工作计划。5、背景音乐应由专人负责，及早为活动现场准备好包含背景音乐在内的各类音乐，以营造现场气氛。6、特殊用电活动基本都需要用电，特别是室外的活动，我们都要事前提出申请，审批好电。如果需要电缆，则要提前联系好。关于电缆、插线板、电源线、数据连接线、视频音频线等配件，提前向场地方提出需求，若无法满足的，应提前自备。7、活动前现场卫生清扫活动开始之前要把卫生清扫一遍，重点包括洗手间、抽屉等。8、现场服务包含活动前的场地布置，即物料安装摆放、桌椅摆放9、安排基本观众许多的活动到场的观众是不能保证人数的，为了活动的需要有时我们需安排基本观众。要强调的一点是最好能找到喜欢这种活动的人来参加，否则他们出去就会四处进行活动的负面宣传。10、更衣间、化妆间、化妆人员、化妆物品如果是室外的活动，例如晚会、游园会这些类型的在租借活动场地之时我们要一起准备好更衣室与化妆间，当然化妆人员和化妆物品也自然不可少。听说这点有许多化妆公司都喜欢帮忙。11、后勤人员安排、现场秩序维护人员、催场人员晚会、游园会等这些活动的现场一般会比较的混乱，所以在之前我们要先安排好后勤人员、现场秩序维护人员和催场人员。12、互动环节发问的问题及发问人员的准备在讲座、访谈和座谈会议上一般会有互动提问环节，我们为了确保场面不冷场还应该提前准备好相关的问题，如果实在是没有人提问，那就由我们安排好的人来提问。13、路标制作及摆放指引活动参与人员顺利到达，这是一个体现细节的重要环节。二、活动现场1、现场停车位安排如若活动是比较大型的，我们还要与保卫处取得联系，准备好停车场地，安排好停车引导人员。2、贵宾室许多时候，领导来早了，总要有地方让他先休息一下，这就是贵宾室。我们的布置不一定很高档，但水、水果、纸巾、讲究卫生等还是少不了的。3、现场全程拍摄为了做好后期工作的宣传和总结我们要安排人员全程拍摄。4、签到、礼仪迎接领导嘉宾及合影当领导和嘉宾到来时我们要让礼仪进行迎接、献花，如果有需要我们还要合影留作纪念。然后礼仪引导领导及嘉宾入席。5、礼宾员为了保证现场的气氛我们最好先前安排好礼宾员。6、维持现场秩序（安全员）为了保持整场活动的秩序，我们要让负责安全人员在现场维持秩序，最主要的是确保在突发情况下，现场不慌乱。一般情况下，安全员主要负责不要让观众在领导前面不停的走动。所有人员均从后排走动，包括拍照、摄像，要适可而止。7、现场话筒传递当到了互动环节需要观众发言时，我们要事先安排好礼仪专门传递话筒。8、观众的调整如果活动开始前观众还没坐满，就要迅速将后面几排的观众调整至前面，保证活动场面。9、记者接待要保证记者的座位、行动的自由等。10、活动的开始一定要由总负责人说的算，不是一定要按照原计划的时间开始的，可能会根据现场的实际情况提前或者推后。11、领导介绍许多领导不是提前可以确定的，经常是直到活动开始前几分钟才到来，出于尊重，我们一定要介绍他，所以这个环节也比较紧张。12、场内纪律有几种情况要制止，如吃东西、大声聊天，随意出入等。13、标明洗手间的位置许多来宾是第一次来，这点很细节。三后期工作1、整理会场和物料活动结束应清理现场设备、物料及剩余物资，清点打包后运回或者寄存；其次安排拆卸现场装饰、宣传物料；最后整理归还租借的物品等。2、媒体报导监控媒体沟通确认我们的参