Practical English Writing -Letters

2010级2011年秋季学期拓展课PracticalEnglishWriting大学英语第一教研室杨皓1LectureSixPracticalEnglishWriting--LettersTeachingobjectivesStudentswilllearnthebasicinformationon:1.thestructureofenvelope;2.thestructureofletters;3.theformatofletters;4.typesandfeaturesofdifferentkindsofletters.TimeallotmentPeriodTeachingContents1stBriefIntroduction2ndExercisesandExplanationTeachingContentsI.信封的写法(TheStructureofEnvelope)在信封地址格式上，英语和汉语采用截然不同的方式，英语信封的惯例是收信人地址写在信封中间，具体写法是：第一行：对收信人的称谓及其名和姓；第二行寓所的房间号码、门牌号、所在街道名；第三行：城镇名、城市名、省名或州名及邮编；第四行：国名寄信人地址写在信封的左上角，和收信人地址的写法相似。信封多采用并列式（齐头式）。Sample:HenryJohnsonstamp1458GOrchardPlaceUrbanaIL4528UnitedStatesofAmericaMr.PeterStone589GreenStreetGreenfield,LondonU.K.有时，也可把寄信人地址写在信封的背面，即信封盖上。托人转交的信则写上C/O，意思是incareof，放在收信人下一行及转交人姓名之前。Sample:SongPingstamp453HenanRoadShanghaiPeople’sRepublicofChinaMr.F.G.RichardC/OMrs.LaurenScott2010级2011年秋季学期拓展课PracticalEnglishWriting大学英语第一教研室杨皓2588BroadAvenueLosAngeles,CA58924U.S.A.II.书信的结构(TheStructureofLetters)（1）信头(Heading)信头指的是写信人的单位名称和地址，位于第一页信纸的右上角，以便于收信人联系。写地址名称的次序是由小到大。地址最后一行写日期，月份要用英文写，不要用数字代替，可采用标准的缩写式，如Aug.,Oct.……，日期可用基数词1,2,3……或序数词1st，2nd,3rd……；年份要写全，如2011。日期的英国写法是日月年，如：22Sep.,2011；美国写法是月日年，如：Sep.22,2011。如果所用信纸已印有公司的名称和地址电话等信息，只要写上日期就可以了。（2）信内地址(InsideAddress)信内地址指的是收信人的名称和地址，位于第一张信纸的左上角，低于写信日期，和新风尚收信人姓名和地址的写法完全一样。事务信件一般需要些信内地址，写私人信件时则不需要。（3）称呼(Salutation)称呼是对收信人的尊称语，从左边顶格写起，在收信人姓名地址下面空两行处，自成一行，开头词的第一个字母要大写，称呼末尾的标点英国人用“，”，美国人多用“：”，通常在收信人姓名前加上Dear。（4）正文(Body)正文是书信的主体部分。一般书信正文应低于称呼一、二行处开始落笔。正文要求简明扼要、条理清楚，每段不宜太长。要做到语言简洁，避繁就简。例如：繁：Inyourletterdatedthe30thoflastmonthyouinquiredaboutourexperiencewithMr.Ford.Wearehappytotellyouabouthisworkforus.Mr.Fordwasaloyalandfaithfulworkerduringthetwoyearshekeptbooksforus.简：Mr.Ford,aboutwhomyouinquiredonJuly30th,wasaloyalandfaithfulbookkeeperherefortwoyears.繁：Thereareseveralcausesofmalnutrition,oneofwhichisvitamindeficiency.简：Vitamindeficiencyisonecauseofmalnutrition.（5）结束语(ComplimentaryClose)在信的正文结束后，应当有直径的客套语和谦称，相当于汉语书信中的“敬上”、“此致、敬礼”等，位于正文下两三行处。常用结束语如下：无论熟悉与否最常用：Sincerely,Yourssincerely,Mostsincerelyyours…真诚的Truly,Yourstruly,Yoursverytruly…忠实的Respectfullyyours,Veryrespectfullyyours…您恭敬的写给长者、领导：Appreciativelyyours您恭敬的，敬上，谨上给熟人和一般同事：Cordiallyyours您真挚的Yourfriend您的朋友2010级2011年秋季学期拓展课PracticalEnglishWriting大学英语第一教研室杨皓3Fondly亲爱的Asever您永远的给亲属亲友：Yourever您永远的Loveorlovingly亲爱的Withlove爱你的Affectionately亲爱的Allmylove爱你的Yourlovingdaughter/nephew您的爱女/侄子（6）署名(Signature)署名主要是让收信人相信信件是真实的，如果信件是写给不太熟悉的人，签名下面应该用正楷或打字的形式再次写出姓名，以便识别。如果是事务信件，写信人在签名之后，还须写明自己的职称或头衔。如：Yourssincerely,JerryTreatProfessorofEnglish（7）附件(Enclosure，缩写为Encl.)如果信的正文谈到有附件要寄，则在信纸的左下角注明，以便收信人查阅。如：Encl.:MyresumeEncl.:Doctor’scertificate（8）附言(Postscript,缩写为P.S.)在信的本文写完之后，又有新情况通知收信人，可以在信的左下方低于签字1-2行处写上P.S.，然后补述。如：P.S.：Kindlysendmeyourrecentphoto.Sample1:89FairviewDriveWestbourne,BN56,9BUEngland,Nov.25,2011Mrs.EdwardStevenson528MadisonAvenueNewYork,NY20098U.S.A.DearMadam:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.2010级2011年秋季学期拓展课PracticalEnglishWriting大学英语第一教研室杨皓4Cordially,LarryDukunEncl.:ListofPublicationsP.S.:IfyouhappentofindHistoryofWesternCivilization,pleasetellmewhichbookstoresellsit.Sample2:CentreforEnglishLanguageStudies(CELS)TheUniversityofBirminghamBriminghanB152TTUnitedKingdomNov.11,2011Prof.WangPengEnglishDepartmentForeignLanguageStudiesHarbinInstituteofTechnology92DazhiStreet,Harbin150001P.R.ofChinaDearProfessorWangPeng:----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Sincerelyyours,JoanLincolnHeadingDatelineInsideAddressSalutationBodyComplimentarySignatureIII.书信的格式(TheFormatofLetters)信函有四种常用格式：齐头式(BlockFormat):每一行都从左边对齐，打字方便。变体齐头式(ModifiedBlockFormat):把写信的日期、结尾的客套语和签名都放在右边。标题放到中间的位置。美国常用格式。折中式(Semi-BlockFormat):与变体齐头式不同的是，折中式信中正文每段第一行缩进数格。美国常用格式。2010级2011年秋季学期拓展课PracticalEnglishWriting大学英语第一教研室杨皓5锯齿式(IndentedFormat):与折中式相似，只是信内地址要采用缩进式。英国格式，打字较麻烦。格式示范：1.BlockFormat---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------