增值税发票管理办法

增值税发票内部管理制度前言为了进一步规范发票管理流程，加强增值税发票的管理与控制，特制定此制度。本标准由财务科提出。本标准由财务科起草并负责解释。本标准由行政人事部归口。本标准为首次发布。增值税发票内部管理制度1范围本标准规定了财务科增值税发票的购买、开具、保管、红冲、作废以及丢失管理等要求和规定。本标准适用于公司财务科内部增值税发票的控制。2内容2.1购买2.1.1增值税票由发票管理员购买，发票管理员根据实际用量进行购买，其他任何人员无权购买。2.1.2购买时必须在发票管理簿（税务机关印制）上办理签收手续。2.1.3发票管理员必须在未开发票份额为10份以上购买增值税发票且在月底前3天，特别注意子公司开票最大限额，购足发票量。2.2开具2.2.1增值税发票只能由发票管理员开具，且发票管理员应持上岗证，其他人员不得开具，因特殊原因需代理开具时，须经财务总监批准。2.2.2增值税发票的开具必须符合管理规定，不得虚开，不得开具与实际货物不一致的增值税发票，必须填写完整，注明开票人名称。2.2.3增值税发票开具时，若出现开票单位与付款单位或收货单位不一致，对方单位必须出具公函，并同时盖有以上单位的公章。2.2.4预开发票必须由财务总监批准后方可开具，发票管理员应设立预开票审批台账。具体操作如下：a）业务员要求预开票，开票员在接到通知后先登记预开票审批台账并交给财务总监审批。b）销售员将合同传真件或原件发回，交到合同管理科，由合同管理员录入到履约和K3中，确定合同的编号。c）合同管理员开具发货单转开票员开票。d）开票员在接到预先开票的发货单后，严格按照合同将发票及时准确的开出，并将发货单财务联复印件粘贴在合同上且注明原凭证号，在开票的电子表格中注明是先开票。e）预开票合同正式发货时，合同管理科须在此发货单后附原发货单或在发货单上注明（已经开票的字样）并转开票员。f）开票员将原先粘贴在合同上的发货单复印件一起附上交给应收会计，并在发出商品明细表中录入实际发货日期和现有的发货单号。2.2.5增值税发票开具时原则上必须附有发货单、发货回执，若业务员要求不需附回执，可先开票，回执送财务后，当月必须附在凭证后，客户联回执寄给对方或按月统一装订。2.2.6每天开具的增值税发票录入开票明细表。2.2.7联系业务员或客户，每天开具的增值税发票必须及时寄出，并录入发票去向登记簿。2.2.8发票寄出后，及时跟催发票签收单、电话确认或通过打印网上查寻结果确认发票是否收到，收到的发票签收单可与发票存根一一对应装订或单独装订成册，电话确认须登记台账。2.3保管2.3.1完全未使用的增值税票由发票管理员保管，且必须锁入保险柜内。2.3.2开具后的存根联应当按顺序号装订，每50份装订一本，在每本前打印开具汇总表，加盖封面后装订成册，编号后于次年年初存档。现附发票存根联封面格式见附表。2.4增值税发票的红冲与作废2.4.1增值税专用发票2.4.1.1因增值税专用票开具错误，在当月开具、联次齐全，可直接作废。作废发票必须保证联次完整性、一致性，并按顺序粘贴，不得简单用大头针粘在一起，且须将作废发票印制章剪掉。2.4.1.2因开票有误购买方拒收专用发票的，销售方须在专用发票认证期限内向主管税务机关填报申请单，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，同时提供由购买方出具的写明拒收理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料，主管税务机关审核确认后出具通知单。销售方凭通知单开具红字专用发票。2.4.1.3因开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方的，销售方须在开具有误专用发票的次月内向主管税务机关填报申请单，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，同时提供由销售方出具的写明具体理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料，主管税务机关审核确认后出具通知单。销售方凭通知单开具红字专用发票。2.4.1.4发生销货退回或销售折让的，除按照国家税务局的相关通知外，发票管理员还应在开具红字专用发票后将该笔业务的相应记账凭证复印件报关主管税务机关备案。2.4.1.5增值税发票红冲时，须复印原蓝字发票的发货单并注明原凭证号，作为红冲发票及新开蓝字发票的附件；开票员开具红字发票时须在备注栏内注明原蓝字发票的发票号，新的蓝字发票须在备注栏内注明原发货单号。2.4.2增值税普通发票2.4.2.1因增值税普通票开具错误，在当月开具、联次齐全，可直接作废。作废发票必须保证联次完整性、一致性，并按顺序粘贴，不得简单用大头针粘在一起，且须在每联盖具作废章或剪掉税务印制章。2.4.2.2若普通发票开具错误已隔月，只须对方单位退回发票，可直接开具红字发票；若对方已入账，须取得国税开具红字发票通知单。2.5增值税发票丢失的处理2.5.1发票联、抵扣联同时丢失2.5.1.1一般纳税人丢失已开具专用发票的发票联和抵扣联，如果丢失前已认证相符的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证；如果丢失前未认证的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件到主管税务机关进行认证，认证相符的凭该专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证。2.5.2抵扣联丢失2.5.2.1一般纳税人丢失已开具专用发票的抵扣联，如果丢失前已认证相符的，可使用专用发票发票联复印件留存备查；如果丢失前未认证的，可使用专用发票发票联到主管税务机关认证，专用发票发票联复印件留存备查。2.5.3发票联丢失2.5.3.1一般纳税人丢失已开具专用发票的发票联，可将专用发票抵扣联作为记账凭证，专用发票抵扣联复印件留存备查。2.6增值税发票附件—发货单的管理2.6.1发票管理员每天向合同管理科催收发货单，并录入发货未开票明细表（含备品配件）。2.6.2将发货单按省进行划分，并于每天锁于柜子中，不得随意将发货单借于他人使用、复印。2.6.3根据发货未开票台账跟催合同管理科及时收回发货单回执，并录入发货未开票明细表。2.6.4将发货单与发货回执一一对应，联系业务员开具发票，并将发货单及回执粘于发票记账联后交应收会计入账。2.7奖惩条例2.7.1每年对开票员发票管理工作进行检查，若严格执行上述规定，从不发生违规操作的，给予一定的奖励。2.7.2发生购进货物发票（含抵扣联）遗失，造成实际损失的，由责任人补偿损失。2.7.3增值税发票随意摆放，每发现一次对保管责任人扣款20元，发生丢失造成实际损失的，由责任人补偿损失。2.7.4账套中进项税额与开票员进项税额不一致，查清原因，对责任人扣款20元，开票员据实不报的，对其扣款200元，两次以上开除。2.7.5增值税专用发票移交不办理签字手续的，每发现一次对移交人扣款50元。2.7.6开具发票所需要的其他相关单据如发货单、合同等，若发生丢失或私自填写、涂改，视损失及情节严重按公司相关制度进行处罚。3附表发票存根联封面格式使用单位名称本月共册本册是第册（每册不超过50份）发票起止号码使用起止日期本册作废份数号码开具发票金额验票人开票人签名财务科长签名3）发票管理员必须将认证相符的专用发票抵扣联、认证结果通知书和认证结果清单装订成册，且加盖封面，每100份装订一本。现附发票抵扣联封面格式：单位名称本月总册数