三体系内审员实用教材

1/17质量、环境、职业健康安全管理体系内部审核员培训教程第一章概论第一节审核）;第二节审核的分类;第三节审核的特点第四节审核过程的活动;第五节委托方和受审核方的职责第二章审核的策划和准备第一节审核的策划和准备;第二节确定审核范围;第三节文件审查第四节制定审核计划;第五节编制审核文件第三章实施审核第一节首次会议;第二节审核方法;第三节审核过程的控制;第四节不合格项和不合格报告;第五节审核报告;第六节末次会议第四章纠正措施的跟踪一、审核定义：为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。理解（1）审核的目的是确定满足审核准则的程度，即确定管理体系的符合性和有效性。审核的对象通常有质量、环境、职业健康安全等。以管理体系而言：—确定受审核方的管理体系对规定要求的符合性；—评价对法律法规要求的符合性；—确认所实施的管理体系满足规定目标的有效性。（2）审核准则是审核的依据审核准则是“一组方针、程序或要求”GB/T19000－20083.9.3）管理体系的审核准则通常包括：—GB/T19001—2008、GB/T24001—2004、GB/T28001—2001。—管理体系文件包括方针、目标、管理手册、程序文件和其他文件等。—适用的法律、法规和其他要求。—其他要求可包括：行业规范、与有关机构的协定、非法规性指南。（3）为确保审核的有效性和效率，应坚持审核的客观性、独立性和系统方法三个原则。审核的客观性主要表现在：a）所获得的审核证据必须是“与审核准则有关的并能够证实的记录、事实陈述或其他信息”。—审核证据可包括：存在的客观事实，访问的负有责任的人员的陈述；现有的文件记录。—审核证据应是事实描述，并可验证，不含有任何个人推理或猜想的成份。—审核员应采用正当手段获得客观证据。b）审核应对收到的证据根据审核准则进行客观评价，以形成审核发现。—审核发现：“将收集的审核证据对照审核准则进行评价的结果”—审核发现可为合格（符合）项或不合格（不符合）项，它应包括三个要素，即：审核证据、审核准则、比较评价。c）指在审核准则和审核证据的基础上对受核方进行客观评价。2/17在不能证明受审核方有错的情况时，应认为其是对的；在提不出相反的审核证据时，应对受审核方使用“无错推定”原则。d）审核是一个形成文件的过程，包括审核计划、检查表、现场审核记录、不合格项报告、审核报告、首/末次会议记录等。通过文件形式以确保审核的客观性。审核的独立性主要表现在：a）审核是被授权的活动，授权可来自管理者的决策、公司规定、合同的要求、审核委托方以及法律法规的要求。b）审核员在整个审核过程中应保持公正，避免利益冲突。c）审核员应遵守职业规范。d）审核员应具备开展相应审核工作的能力，且与受审核活动/区域无直接责任。审核的系统方法主要表现在：a）审核包括文件审核和现场审核两个方面，在文件审核符合的情况下，才能进行现场审核。b）审核包括符合性、有效性两个层次。符合性是指管理体系的各项活动及其有关结果是否符合审核准则。有效性是指审核准则实施的结果是否达到预期目标。审核只有包括了这两个层次的内容，才能构成一次完整审核，仅审核其中任何一层次内容都不能得出正确的讨论。c）审核前应进行策划，以确保其实施的有效性以及审核结论的可信性。d）审核应按计划和检查表进行。二、管理体系审核1、定义：为获取客观证据，并对其行客观的评价，以确定管理体系满足管理体系审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。2、一种对管理体系进行评价的方式。评价管理体系时必须对每一被评价过程提出四个基本问题：a）过程是否已被识别并适当规定？b）职责是否已被分配？c）程序是否得到实施和保持？d）在实现所要求的结果方面，过程是否有效？—管理体系运行结果应能提供客观证据证明是否能实现既定的方针和目标。三、与审核相关的几个概念1、审核方案：针对特定时间段所策划，并具有特定目的的一组（一次或多次）审核。2、审核范围：审核的内容和界限。3、审核结论：审核组考虑了审核目的和所有审核发现后得出的最终审核结果。4、不合格：未满足要求。第二节审核的分类一、按审核方分有第一方审核、第二方审核和第三方审核三种。1、第一方审核又叫内部管理体系审核，用于内部目的，由组织自已或其他人员以组织名义进行，可作为组织自我合格声明的基础。a）目的：—管理体系正常运行和改进的需要，主要是寻求纠正措施、预防措施和质量改进，使之建立一个自我发现问题、自我完善、自我改进的机制；3/17—第二方和第三方审核前的准备，主要是通过自查活动，对存在的问题提前发现，并预先采取纠正措施；—一种管理手段，可促进管理体系不断完善与保持。b）主要依据：管理体系文件。2、第二方审核（外部审核）：在合同要求的情况下，由组织的顾客（相关方）或由其他人员以顾客（相关方）的名义进行。a）目的：——合同前的评定，选择合格供方；——合同签订后的审核；——促进供方改进管理体系。b）主要依据：顾客要求或合同要求3、第三方审核（外部审核）由外部独立的组织进行，这类组织提供符合要求（如：GB/T19001—2008、GB/T24001—2004和GB/T28001—2001）的认证或注册。a）目的：—通过体系认证获准注册为潜在的顾客提供信任；—减少第二方审核，节省大量的社会检验费用；—运用“受益者推动”的方式来建立建全管理体系；—查证是否满足法律法规或其他要求。b）准则：—管理体系标准，即GB/T19001－2008、GB/T24001—2004、GB/T24001—2001；—根据选定的标准制订的管理体系文件。—适用的法律法规和其他要求。二、三种审核的区别第三节管理体系审核的特点一、被审核的管理体系文件必须是正规的1、管理体系必须文件化到确保控制所需的程度；2、每个组织只能有唯一的文件化管理体系；3、管理体系文件既要分层次又要相互协调和衔接；4、管理体系文件必须符合文件控制的要求。二、管理体系审核必须是一种正式的活动1、外部审核根据合同进行，内部审核由组织管理者授权；2、管理体系审核有正式的程序和做法；3、审核工作必须由经资格认可的人员进行。三、管理体系审核是一种抽样的过程，存在一定风险1、管理体系审核由于受到时间和人员的限制只能是一种采取抽样的活动，所抽取的样本必须确保能够收集到正确评价管理体系足够的客观证据，因此，抽样要具有代表性、典型性，对于初次认证审核，部门和过程是不能抽样的，以确保客观证据的完整性，对于人员、设备、4/17生产工序、文件等可以合理地随机抽样。2、审核风险——审核过程中的不确定因素所造成的不正确的审核结果或审核结论的概率和影响。3、如何减少审核风险（1）合理抽样a．要有一定的数量；b．分层抽样，适度均衡；c．随机、独立抽样。（2）掌握客观证据，深入审核a．以事实为客观证据，有可追溯性的客观证据；b．保持审核深度，注意相关性；c．充分的组内讨论，求得受审核方确认。（3）全面的有效性评价a．正确的指导思想；b．正反两方面的证据；c．充分的组内讨论与沟通。（4）不断提高审核员的素质，强化审核工作的严格管理，确保审核的公正性和客观性。四、审核是一种有计划性的管理活动相对于外部管理体系审核这种短期审核而言，内部管理体系审核可以是通过制定月计划或年度计划来进行的(当然，这并不意味着不能在较短时间内完成)。五、内部审核会碰到来自内部的压力内部管理体系审核员比受审核者在公司内地位低(如科长审核部长时)，有些组织将不符合的多少直接和经济利益联系在一起，这样会影响内部审核的效果和公正性。由于内部管理体系审核员非常了解内部人员，可能因此会丧失客观性。六、内部审核是一种以改进为目的管理活动内部管理体系审核员要尽可能具体化地对不符合提出意见。在内部管理体系审核中，解决问题是最终目的，因此必须要求受审核部门的负责人采取适当的解决对策。七、内部审核常见的缺陷最高管理层对管理体系的关注程度直接影响内部管理体系审核。内审中常见的缺陷有：a)由没有受过培训的、无经验的人进行内部管理体系审核；b)内部管理体系审核得不到实施；c)流于形式；d)覆盖范围不全；e)审核策划不充分，计划安排不周全；f)没有对不符合报告的跟踪；g)没有在管理评审中进行对内审报告进行评审。八、内部管理体系审核的正面效应1、不仅能在形式上而且能在实质效果上进行审核。在某一领域的细致、认真的审核，可以较深刻地检查组织的管理体系。2、可以带来技术上的改进。内部审核员能对不符合提出有效的具体的意见，对考虑技术对策会有帮助。3、还可期望得到如下效果：a)确实保持管理体系；b)使第三方认证变得容易；c)促进部门间的联系。5/17第四节管理体系审核过程的活动一、审核开始与准备审核阶段1、确定审核时机2、组成审核组；3、文件审查；4、制订审核计划；5、编制审核文件。二、现场审核与审核报告阶段（一）现场审核1、首次会议；2、现场审核；3、审核组内部交流与汇总；4、与受审核部门沟通。（二）审核报告1、审核组起草审核报告及附件；2、末次会议审核组长宣布审核结果；3、正式提交审核报告。三、纠正措施的跟踪阶段第二章审核的策划和准备审核的策划和准备——配备审核资源、确定审核范围，文件审查，初访和预审核（必要时），制定审核计划，编制审核文件等。目的：确保审核的有序性和完整性。第一节组成审核组一、对审核组的要求审核组由审核组长和审核员组成，对人员有以下要求：1、至少不能都由同一个部门人员组成；2、至少配备一名经认可具有相关专业能力的成员；二、审核组长（一）条件1、具有较强的组织能力和协调能力以及较高的审核水平和技能；2、由管理层任命。（二）职责1、负责文件审查（必要时）；2、合理规定审核要求及所需人员资格，协助选择审核员；3、制定审核计划，对审核组进行任务分配；4、指导编制审核检查表，控制审核过程；5、及时与受审核部门领导沟通；6、确定评价结果，提交审核报告；7、组织跟踪审核。三、审核组成员（一）条件1、资格：经过内审员培训，具备足够的审核能力；2、思维严谨、敏锐，语言及文字表达能力强，为人客观公正。3、遵守纪律，相互协调。（二）职责1、在审核组长指导下编制分工范围的审核检查表；2、独立完成分工范围内的现场审核任务（收集证据、开具不合格报告、进行组内交流、报告审核结果等）；3、配合并支持审核组长的工作；4、验证所采取的纠正措施的有效性；6/17第二节确定审核范围确定审核范围—界定受审核方管理体系承诺和实施的责任范围，即确定所审核的管理体系覆盖的产品、场所、活动和过程。第三节文件审查文件审查——对受审核方管理体系文件的初步审查，评价其管理体系过程是否被确定、展开，是否符合所约定的标准。文件审查是现场审核的基础和先行步骤。一、文件审查的目的：1、了解受审核方的管理体系文件（主要是管理手册和程序文件）是否满足管理体系标准的要求，从而决定能否进行现场审核。2、通过体系文件了解受审核方的管理体系情况，以便进行审核准备。二、文件审查的要求：1、内容是否覆盖标准的全部要求；2、各项管理活动是否明确了相应控制内容控制手段和控制职责；3、管理体系文件是否现行有效，处于受控状态；4、名词术语是否符合标准的要求；5、允许的删减是否符合要求，对删减的过程，受审核方应在管理手册中说明删减的细节与合理性。三、文件审查的内容文件审查通常由审核组长进行（一）内容：1、管理方针和目标——管理方针应由最高管理者批准，作为对满足要求和持续改进的承诺。管理目标包括中长期目标和近期目标，要求可测量并形成文件，且适当分解，即在管理方针的基础上展开，并在相关的职能和层次上建立管理目标；2、管理体系要求的描述——应覆盖管理体系标准相应条款的要求，并能体现所确定的过程的相互作用。适用条款的描述应作出符合、不符合、需改进的判定；3、管理体系过程的相互作用的表述可用文件、图或表。有删减时还应描述删减的细节与合理性；4、管理手册与管理体系程序的关联应说明组织的管理体系文件的结构，管理手册与管理体系程序的关联。4、管理手册与管理体系程序的关联应说明组织的