三体系培训审核部分课件

三体系内审员培训教程（审核部分）主讲人：黄长弟13805131991QQ228121953课程内容1.审核概述2.内部审核的实施与要求1、审核概述1.1有关审核术语的定义审核（3.9.1）为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。审核准则（3.9.3）用作依据的一组方针、程序或要求。审核证据（3.9.4）与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。审核发现（3.9.5）将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。审核结论（3.9.6）审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得出的最终审核结果。审核方案（3.9.2）针对特定时间段所策划，并具有特定目的的一组（一次或多次）审核。1.2管理体系审核的分类审核类别第一方审核第二方审核第三方审核审核目的评价和改进管理体系评价和选择供方认证注册审核发起者最高管理者顾客独立的认证/审核机构审核人员内审员或聘请的外部人员顾客或其委托的外部的人员认证/审核机构派出的国家注册审核员审核范围按组织的策划确定顾客确定的范围按认证的申请方确定审核准则标准\组织的体系文件\相关法规要求合同要求及其规定的体系标准与法规标准\组织的体系文件\相关法规要求改进建议可提出具体的改进建议和方法可提出具体的改进建议和方法可提出原则性的改进建议1.3、内部审核的步骤审核方案策划：频次、范围、准则、以往审核结果审核的启动：--确定审核任务；--组成审核组，任命审核组长；审核的准备--编制审核计划--文件审核。实施审核：--编制检查表；--现场审核。纠正措施和改进--后续行动年终总结和分析。输入管理评审。1.4管理体系审核的特点•管理体系审核实施一种系统的评价活动•管理体系审核是一种独立的评价活动•管理体系审核过程是一个抽样过程•按过程评价管理体系内部审核的特点•●内审的主要动力来自管理者•有时开展内审活动,可能是为了达到标准要求,以便在外部审核前纠正不足，但是最为重要的是管理者的认识和支持。没有管理者的支持就难以开展，也不会取得应有的效果。内审应是一种自觉的、持续的内部管理行为，而不是一项被动的应付性的活动。外部审核，对第三方来说，主要是由组织申请而进行的认证注册活动；对第二方来说，主要是为了选择控制供方而进行的活动内部审核的特点•●内审的重点是推动内部改进•每次内审应致力于发现问题和改进，这是衡量内审有效性的标志之一;而外部审核重点是进行评价，并据此作为认证注册或选择、控制供方的依据。•●内审的人员来自于组织内部•内审是以自己的组织名义由内部审核员进行的，第三方或第二方审核是以审核机构或顾客名义进行的。第三方审核人员必须是国家认可的具有资格的人员，第二方审核通常是顾客内部人员。内部审核的特点•●内审程序通常比第三方审核简单•由于内审员都比较熟悉自己组织的情况，因此在审核时可简化某些程序，如文件审查、首次会议等；但在某些方面又有所加强，如纠正措施、跟踪审核等。•●内审的规范要求比第三方审核低•内审也是一项规范化活动,如要求有计划,审核员应具备资格，审核结果应形成报告等。但其规范化程度与第三方审核相比则要低些。内审常常因为提高有效性和效率问题，而对原有的规范化的做法和要求进行纠正，灵活性较高。内部审核的特点•●内审对纠正措施的跟踪控制比较及时有效•对纠正措施的实施过程及结果的跟踪控制，内审不但能做到及时，而且能将有效部分纳入文件，因而也较有效;外部审核的跟踪控制只能定期进行，且只对纠正结果进行评价。•●内审更有利提高质量管理体系运作效果•内审不仅仅对质量管理体系，它还可涉及组织其他系统的改进；而外部审核关心的主要是质量管理体系的符合性。内审在时间上比外审更充裕，在内容上比外审更广泛。内审员可与被审核方共同研究制订纠正措施，第三方审核员通常只提纠正要求，不提纠正措施建议。内部审核的特点•●内审是管理者介入质量管理的重要工具•内审可作为管理者介入质量管理的一项重要工具来使用，其目的是保持质量管理体系正常、有效地运行,外审则是第三方或第二方对组织质量管理体系进行评价的工具。1.5审核原则一、与审核员有关的原则•道德行为——职业的基础•公正表述——真实、准确地报告的义务•敬业——在审核中勤奋并具有判断力二、与审核的独立性、系统性有关的原则•独立性——审核的公正性和审核结论的客观性的基础•系统性——一方面文件化的体系是正规的并得到了持续的实施，另一方面审核活动是正式的和有序的。•基于证据的方法——在一个系统的审核过程中，得出可靠的和可重现的审核结论的合理方法。2、内部审核的实施与要求•制定审核方案2.1制定审核方案——年度审核计划的编制---集中式审核---滚动式审核2.2文件审核初次审核必须审核文件。审核的文件包括手册和程序文件。对文件的要求：---必须满足标准的要求且符合组织的实际情况；---各层次文件必须协调一致。•编制计划2.3审核计划的编制由审核组长编制审核实施计划，确定日程安排；审核计划必须覆盖预先策划的内容；审核员不应审核本部门的工作；通知受审核部门。2.4编制检查表检查表是具体指导现场审核的文件。2.4.1检查表的作用明确审核样本保持审核目标保持审核进度避免重复审核树立职业形象存档的需要2.4.2编制检查表的要求•编制计划样本数量要恰当，分布要合理；审核内容要覆盖审核计划和标准要求；要有可操作性；时间要留有余地。2.4.3检查表的使用•编制计划现场审核不能偏离检查表，允许有小的调整；检查表使用前不能向受审核部门展示。2.5现场审核2.5.1首次会议审核组长主持会议，受审核部门负责人参加；说明审核依据、目的和范围；确认审核计划；澄清有关事项；受审核组织/部门负责人讲话。2.5现场审核2.5.2现场审核现场审核应注意的事项：---控制审核气氛；---控制审核计划；---控制审核进度；---控制审核结果；---控制审核纪律---要相信检查表。2.5.2现场审核正确的审核方法：---以准则的眼光采用交谈、观察、查阅记录的方式获取客观证据，问、查、看和记录应交替进行；--向正确的人提正确的问题和聆听的技巧；--开启式问题与封闭式问题相结合；--审核员亲自随机抽样；--多查、多看、多问、少讲；--选择典型的问题；--联想与追溯，关注过程的相互作用；--灵活和应变；--与受审核方共同确认不符合事实；--始终保持客观公正和有礼貌。2、5、2现场审核•审核中障碍的处理a)抵触情绪。应对：保持冷静，耐心解释，但要坚持原审核计划。b)”没问题”。应对：不被其左右，坚持全面审核，收集审核证据。c)掩盖。应对：变换问法，并收集其他证据，坚定直达目标的决心。。d)高谈阔论。应对：掌握主动，把握节奏，抓住实际问题，避免讨论专业细节。e)”做不到”。应对：耐心说明体系的符合性要求，不要讨论文件的适宜性。f)反问。应对：不多解释，保持审核进度。g）请做判官。应对：不受干扰，不介入，只按准则和事实审核。f)故意拖延。应对：紧紧围绕审核目标，有礼貌的打断不相干的谈话，催促其高效配合，2.5.2现场审核审核记录•---审核记录应能体现审核清单规定的内容，形成审核发现；•---符合要求可简要记录，不符合要求要具体记录。2.5.3不合格项的确定和不合格报告的编写不符合审核准则要求的事实可构成不合格项，但切忌主观臆断。不合格项报告的编写：---不合格事实的陈述应有具体的不合格事实，语言精练，且指出不合格的依据；---应判断不符合标准的条款；---可区别不合格的严重程度；---应提出纠正措施的要求，必要时要求纠正。不合格报告的内容在宣布前与受审核方负责人沟通。2.5.4审核组会议审核准备会议；审核期间必要的沟通会议；审核结束后进行总结、分析和评价，并研究不合格项报告。2.5.5末次会议审核组长主持，受审核部门负责人参加；阐述审核情况，宣布审核结论，分析不合格项并提出纠正措施要求；澄清有关事宜；负责人讲话。2.6审核报告的编写由审核组长编写；审核报告的主要内容：---审核目的、依据和范围；---审核组成员、审核日期；---审核情况概述及审核结论；---不合格项分析及纠正措施要求。审核报告经管理者代表批准；审核报告发至受审核部门及有关人员。2.7纠正措施针对不合格项由责任部门分析原因并制定纠正措施；纠正措施经审核员认可，以确保其有效性；重大的纠正措施或涉及其他部门的纠正措施需经管理者代表批准；由责任部门记录纠正措施的执行情况；由审核员验证纠正措施的执行情况及效果。2.8年终总结由规定的管理部门对一年来的审核情况进行总结并形成总结报告；应总结分析管理体系的现状及趋势和纠正措施的有效性；将总结资料输入管理评审。课程结束谢谢！人有了知识，就会具备各种分析能力，明辨是非的能力。所以我们要勤恳读书，广泛阅读，古人说“书中自有黄金屋。”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，培养逻辑思维能力；通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，培养文学情趣；通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。有许多书籍还能培养我们的道德情操，给我们巨大的精神力量，鼓舞我们前进。