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1第一章会计账务速成会计账务(复式账务)是财务软件的基础模块,用户可用会计账务模块完成由记账凭证到会计账簿的会计处理,再用报表模块处理报表,即可实现简单的会计电算化。如何快速地使用会计账务模块呢?假如您不熟悉Windows操作系统,请您先阅读本公司提供的《Windows操作系统初步》手册,若您已掌握了初步的Windows操作系统常识,请您按以下步骤去做。初启财务软件初启财务软件⒈使用快捷方式启动保会通财务软件。操作双击Windows桌面上的【保会通财务软件】快捷方式图标,或单击Windows【开始】菜单的【程序】组中的【保会通软件】程序组中的【保会通财务软件】菜单项,即可启动保会通财务软件。保会通财务软件启动后,首先出现【打开保会通数据文件】对话框。⒉为会计主体创建账套文件夹和年度财务文件。操作点击【打开保会通数据文件】对话框右上角的【新建】按钮,调出【建立新新年度数据文件】对话框。在此对话框的上方有一个【位置】编辑框,请在此框中录入您的账套文件夹名,比如:“D:\保会通数据\××单位”。(SQLServer版软件时请录入您的账套序号,比如:“0001”)在【年度】编辑框中录入会计年度。单击对话框下方的【确认】按钮,稍候,系统为您建立账套和年度的数据文件,建立完毕后,系统会用消息框予以提示。返回操作环境及操作员注册框。●参考内容:账套与年度数据文件⒊以系统管理员的身份注册进入保会通财务软件。2操作在【打开保会通数据文件】对话框的右边的【操作员】下拉列表框中选择【101管理员】,单击【确认】按钮,进入财务软件主框架窗口。⒋退出保会通财务软件操作单击应用程序框架窗口右上角的按钮,或打开【文件】菜单,单击【退出】菜单项,即可退出财务软件。设置会计账套基础信息⒈启动保会通财务软件,出现【打开保会通数据文件】对话框,选择上步建立的账务文件。操作在【打开保会通数据文件】对话框中,单击右上方的【浏览】按钮,调出【文件夹浏览】对话框,选择上步建立的财务文件夹(D:\保会通数据\××单位\),确认退出。此时在注册对话框上方的【账套组位置】文本输出框中出现您的的财务文件夹(D:\保会通数据\××单位\),【年度】下拉列表框中出现当前年度,对话框中左侧的【账簿文件】列表框中出现名为“××单位”的账簿文件。对话框右侧的【操作员】下拉列表框中出现操作员列表。⒉以系统管理员的身份注册。操作在【打开保会通数据文件】对话框的右边的【操作员】下拉列表框中选择【101管理员】,单击【确认】按钮,进入财务软件主框架窗口。此时主窗口的标题栏上出现年度财务数据文件名,例如:D:\保会通数据\××单位\2000.cwd,状态条上出现当前操作员的代码和姓名,如图所示。⒊执行【系统/数据文件信息】菜单功能,调出【数据文件信息】对话框,录入会计主体名称及会计主管姓名。3操作用鼠标点击【系统】菜单即可打开该菜单项,点击【数据文件信息】菜单项调出【年度文件信息】对话框。在【单位名称】编辑框中将会计主体名称“××单位”修改成您的会计主体的名称,在【主管】编辑框中将会计主管姓名“×××”修改成您的会计主体的会计主管的姓名,尔后击【确认】按钮退出对话框。增加操作员,设置操作员及操作权限⒈执行【系统/操作人员及操作权限】菜单功能,调出【操作人员及操作权限】对话框。⒉修改系统管理员和操作员姓名。操作【操作员及其操作权限】对话框上有左右两个列表框,左边的列表框显示已登记的操作员代码及其姓名,右边的列表框显示在左边的列表框中选定的操作员的操作权限。双击左边列表框中的“101管理员”项,即可调出【修改操作员】对话框,此时,您可以在该对话框中将系统管理员的姓名“管理员”修改成您的主体的管理员姓名,系统管理员的代码“101”不能作修改,其他操作员的代码可作修改。用同样的方法,可以将操作员“102×××”修改成您的姓名,⒊增加操作员。操作鼠右击【操作员及操作权限】对话框左边的【操作员】列表框,在弹出的右键菜单中单击【新增】菜单项,调出【增加操作员】对话框,用户可增加其他操作员,比如:“103李四”。⒋控制操作员的操作权限。操作用鼠标在【操作员及操作权限】对话框左边的列表框中改变操作员选项,您会发现在右边的列表框中出现他的权限列表,在权限名前打的表示该操作员持有这种操作权限,否则没有这种操作权限。用鼠标单击权限名前的方框,即可改变当前操作员(左列表框中处于被选择状态的操作员)是否拥有该项操作权限。注意:系统管理员(代码为101)的权限由财务软件赋予,即仅可执行【系统】菜单的功能,用户不能改变他的权限。●参考内容:操作员与操作口令4改变操作员身份操作执行【文件/操作环境注册】菜单功能,调出【打开保会通数据文件】对话框,在【操作员】下拉列表框中选择一个非系统管理员的操作员(以后称之为普通操作员),比如:【102张三】。单击【确认】按钮,进入财务软件主框架窗口。科目及年初余额会计科目由科目代码和科目名称组成,其中一级会计科目的代码和名称由财政部按行业分别给定,如“101现金”、“102银行存款”等。用户可以根据自身核算的需要设置明细科目,如“10101李萍”(注:李萍为出纳员是现金的明细科目)。保会通财务软件允许会计科目代码最长30位数,级数、级长不限制,科目名称最多允许30个汉字。◆自适应型科目代码科目代码呈树型分级结构,由数字组成,至多30位,代码级长可自适应,即输入代码有多长就是多长(至多9位),只要同父同级子目代码长度一致就行。◆增加科目在列表框中增加的科目是与当前框中同级的科目。在树型框中增加的科目是当前选择科目的子目。增加子目时,它将继承父目的一些必要属性。增加第一个子目时,若父目有账务内容,它将继承之。◆修改科目可以修改科目的代码、名称、及其他属性。可以将科目代码修改成另一科目的代码,从而将两科目合并。◆删除科目删除有子目的科目时,将连同其所有子目一起删除。当一个科目有账务记录(含年初余额)、或被应用于其他关联项目时。不能被删除。但当同级科目仅剩一个时例外,此种删除相当于缩级,此时它的账务记录及其他所有属性全部上交其父目。5◆复制、移动科目使用剪贴板可以成批复制、移动科目。用户可以从本机或其他联网计算机上的保会通财务数据文件(称为源账套)中拷贝会计科目到当前用户操作的账套中。◆年初余额在左上角模式下拉列表框中选择“年初余额模式”,即可操作年初余额。◆辅助账年初余额在左上角模式下拉列表框中选择“辅助账余额模式”,在左上区域目录框中选定一末级会计科目。若此科目只有一个辅助核算项,此时即可在右下方列表框中操作年初余额。若此科目有多个辅助核算项,此时应在右上角下拉列表框中选择某一辅助核算项为余额“录入引导项”,其他未选择的辅助核算项,应在左下角分别固定一末级科目,之后方可在右下方列表框中操作年初余额。◆操作方法1、按下鼠标右键,调出右键功能菜单操作。2、使用窗口顶部的框架窗口菜单(文件、编辑菜单)操作。3、使用框架窗口工具栏上的功能按扭操作。4、使用键盘“快捷健”操作。例如:→键进子目、←进父目。增加记账凭证凭证是本系统取得数据的主要途径,和手工一样一张记账凭证有如下几个要素:制作时间记账凭证的录入时间,用公历年(四位数)、月、日表示。凭证号码凭证号码的长度为四位,如0001、0100等。会计分录记账凭证的主体,每条分录由摘要、会计科目、借方或贷方金额构成。操作单击模板框下方的【复式账】标签,激活“复式账”软件模块。鼠标指向框内的【记账凭证】,右击,在弹出的快捷菜单中单击【新增】菜单项,则系统显示【记账凭证】制作窗口,用户即可录入制证时间、凭证号码和附件张数,然后逐条录入会计分录,会计科目只录入其代码,若录入的科目有明细科目时,必须录入最低级明细科目,每条分录的借方金额和贷方金额二者只能录入一个。并且必须录入。一张凭证录入完毕,单击记账凭证文档窗口右上角的,6系统提示是否保存时,单击【是】,一张记账凭证制作完成,仿此操作制作其它记账凭证,若关闭之后发现录入的记账凭证有错,则可按下节的方法进行修改。打开记账凭证、修改记账凭证对已存在的记账凭证,用户可以通过打开它进行浏览;对未复核的凭证,制作员还可以通过打开它,对其进行修改或删除。凭证目录对话框如图所示。在凭证打开对话框中,右边的各选择项是打开的条件,用户可以利用它们来筛选被打开的凭证,如图所示。操作鼠标指向会计账务模块的文档模板框内的【记账凭证】,双击或在右键菜单中执行【打开】功能,在弹出的【记账凭证】对话框右边选择打开的条件(也可不限制),在左边选择要打开的凭证,单击【打开】按钮,即可浏览被选凭证,若是当前操作员制作的且未被复核的凭证,用户还可以在浏览过程中对其进行修改。7复核记账凭证要想复核记账凭证,必须先打开它。打开凭证的方法同上节,复核方法有两种:一是不查询凭证成批复核,在打开的【记账凭证】对话框中选择要复核的凭证,右击选择项,执行右键菜单中的【复核登账】命令;二是逐张浏览复核,在打开的【记账凭证】对话框中选择要复核的凭证,单击【打开】按钮,在浏览的过程中按【F11】即可复核,若是选择多张凭证时,还可以利用右键菜单中的【逐张浏览】命令来打开,当复核完一张后,单击工具条上的浏览复核下一张,击浏览上一张。特别地,要能够成功的复核凭证,必须具备两个条件:一是必须具有“凭证查询”和“凭证复核登账”操作权;二是只能复核其他制作员制作的凭证。8取消记账凭证的复核取消记账凭证的复核是复核记账凭证的逆过程,即将已复核登账的记账凭证,取消登账的性质。其操作与复核记账凭证相同,所不同的是:只能取消操作员自己复核的凭证,即遵守“谁复核,谁取消复核”的原则。查询账簿财务软件为每个账户设置了普通账页(三栏式、数量金额式或复币式),根据用户的需要还可以设置多栏式账页。在需要时我们可以查询、打印它们。操作鼠标指向会计账务模块文档模板框内的【会计账簿】,双击或使用右键菜单中的【打开】功能,调出账簿打开对话框,在打开框内,用户可以指定查询的时间段,数据范围,选择账户,即可打开相应的账页,在明细方式下,用户还可以查询与账簿记录相关联的记账凭证。查询余额及发生额表余额表提供用户查询某一指定时点的账户余额,余额及发生额表提供用户查询某一时间段上账户的期初余额、借方发生额、贷方发生额和期末余额。操作鼠标指向复式账模板框内的【账簿余额及发生额表】,双击或使用右键菜单中的【打开】功能,调出打开对话框,在打开框内,用户可以指定查询的时间或时间段以及其它限制条件,科目代码若为空值,表示所有科目,科目代码不空时,则被指定的科目必须是包含子科目的科目,最后单击【打开】按钮,系统将根据用户指定的条件立即生成相应的表。第二章初始化9一、建立账套与年度账务文件有关账套与年度数据文件的概念,请参考《保会通软件基础》。建立账套和新年度数据文件请使用【操作环境及操作员注册】对话框中的【新建】按钮或使用【系统/建立新年度数据文件】菜单调出【建立新年度数据文件】对话框来完成。新建账套时,用户可先建立一个空账套,使用“数据备份”功能备份一个与你核算方式相同或相似的数据文件,使用“数据恢复”功能将此备份件恢复到你刚才建立的空账套中(注意空账套数据文件的年度与备份件的年度应相同),清空有关账务数据。删除你不需要内容,再增加你所需内容。对于Access软件,用户也可以使用资源管理器直接拷贝你所需的年度数据文件。二、登记操作人员并控制其操作权限保会通软件中,操作员分为两类:即系统管理员和普通操作员。系统管理员是指每个账套中操作员代码为“101”的操作员。系统管理员拥有管理本账套的权限,有权对本核算单位的普通操作员收、授权限,一个操作员只有被授予了某项事务的操作权限后才能处理该事务。普通操作员是指每个账套中操作员代码大于101的操作员。普通操作员可以拥有除“系统”菜单之外的其它所有操作权限。操作员代码操作员在本系统中以代码识别,代码只能是“101”至“999”之间的数字,其中“101”为系统管理员专用代码,一个核算单位最多可有操作员899名。注意可删除的操作员必须是尚未处理过任何账务的操作员,否则删除不会成功
本文标题:保会通财务软件5.2版操作手册
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