人事档案管理实施细则

人事档案管理实施细则第一章总则第一条为规范公司人事档案管理工作，确保档案内容完整、信息保密、使用合理、管理科学，根据《中华人民共和国档案法》，结合实际制订本细则。第二条公司人事档案管理遵循以下原则：（一）综合管理部对公司人事档案管理工作负全部责任；（二）人事档案管理服务于档案利用，充分发挥人事档案在人力资源管理中的支持服务作用。第三条本细则适用于公司全体员工。第二章管理职责第四条公司综合管理部负责制定公司人事档案管理制度，督导、检查人事档案管理工作；负责管理公司全体员工的人事档案。第五条综合管理部设置专人负责收集、审查和整理人事档案材料，维护材料的真实性、保密性和安全性，并按规定办理日常的查阅、借用和转递等工作。第三章人事档案的内容第六条公司正式聘用的员工，均应建立人事档案，并对档案作唯一性编号。第七条人事档案的内容主要有以下十类：（一）履历材料（履历表和属于履历性质的登记表等材料）；（二）自传和属于自传性质的材料；（三）鉴定、考察、考核材料（包含经济责任审计结果报告等材料）；（四）学历学位、培训和评聘专业技术职务材料；（五）政治历史情况审查材料；（六）入党、入团材料；（七）奖励（包括科技和业务奖励）材料；（八）处分材料；（九）工资、录（聘）用、任免、待遇、出国等材料；（十）其他可供参考材料。第八条档案材料一般应为原件，证书、证件等需用复印件存档的特殊材料，须注明复印时间及复印人，并加盖材料制作单位公章或综合管理部印章。第九条综合管理部应对照以上档案内容项目，及时收集、整理员工任职期间的材料，立卷归档，确保档案材料符合齐全完整、手续完备、内容客观真实、案卷条理规范的要求。第四章人事档案的管理第十条人事档案管理工作包括人事档案的转入，档案材料的收集、整理、归档、查（借）阅和人事档案的转出等。第十一条员工人事档案应随劳动关系一并转入用人单位，员工人事档案转移手续由员工本人办理，由原档案管理机构通过机要渠道或派专人寄送至现单位。不得接受员工本人转递档案。具体档案转入工作按照《人事档案转递流程》（附件1）开展。第十二条收集由员工本人提供的材料，综合管理部应进行真实性、必要性等审查，并确认盖章。第十三条相关部门（单位）提供的材料，应由提供（部门）单位盖章或负责人签字，有明确的形成日期，并在形成材料后的一个月内按要求送交综合管理部。第十四条应按照“材料齐全、手续完备、内容真实”的归档规范对收集材料进行整理，对不规范材料的当事人或材料形成部门（单位），应通知其补齐材料或补办手续，有关员工和部门（单位）应按规定予以配合。第十五条档案材料整理应遵循以下原则，确保每卷档案真实、完整、实用、有序、精炼。（一）去伪存真，取舍得当。通过材料收集审核、整理分析，鉴别、去除不真实材料；按照归档规范，补齐材料内容；按照精简实用的标准，剔除不必要材料。（二）分类准确，编排有序。每卷档案材料应根据材料内容的内在联系分门别类，按照材料之间的衔接或材料的形成时间排序。（三）目录清楚，装订整齐。对整理的材料应进行编号管理，并按材料类别进行装订、编制目录，形成归档材料。第十六条档案整理过程中，应确保材料的保密与安全；对需要剔除、更改的材料，须进行登记，并经综合管理部分管领导查批准后分情况予以处理，不得擅自涂改、抽取、销毁档案材料。第十七条归档材料应在收到档案材料一年内完成审核、整理、入档。拟归档材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等信息与档案记载不一致的，材料形成单位应当重新制作，补办手续。第十八条人事档案的查阅权限范围为用人单位部门负责人级别以上管理人员和人力资源管理人员；有关国家机关（部门）及相关单位工作人员若需查阅，应持单位介绍信和本人身份证（工作证）申请，人事档案原则上不予外借。如需查（借）阅，相关人员须填写《人事档案查（借）阅审批表》（附件2），经审批后由人事档案管理人员陪同查阅对借阅档案材料详细记录。第十九条档案查（借）阅者须严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或扩散档案信息，未经许可不得复印，严禁涂改、圈划或抽取撤换档案材料。借阅时间一般不超过15日，档案归还时，人事档案管理人员应核查确认无误后，方可入库。违反以上规定或损害档案保密性、安全性的将按有关规定追究当事人责任。第二十条由于员工调动或离职需转出人事档案的，应由拟转出单位综合管理部通过机要渠道或派专人寄送至接收单位，或由接收单位派专人持介绍信和工作证到拟转出单位签领。具体工作按照《人事档案转递流程》（附件1）开展。第五章附则第二十一条公司综合管理部拥有本细则的解释权与修订权。第二十二条本细则自印发之日起执行。是否人事档案转递流程调档函调档函开具调档函审查开始持调档函办理调档手续机要邮寄或专人派送接收档案立档配合补齐相关材料办理外部单位调档函结束机要邮寄或专人派送转入转出附件2人事档案查（借）阅审批表类别项目姓名单位及职务政治面貌查（借）阅对象查（借）阅人员查（借）阅事由（借阅时间）查（借）阅内容查（借）阅单位意见领导签字：（公章）年月日人事档案管理部门意见年月日查（借）阅承诺本人承诺绝对保证档案信息的保密性、材料的完整性，否则愿意承担主管部门的相关责任追究。承诺人：备注人事档案转递流程说明1.目的规范公司人事档案的转入及转出工作，保证员工人事档案的保密、安全。2.适用范围公司全体员工。3.管理职责3.1公司接收档案由综合管理部负责开具调档函，为员工建立人事档案。3.2公司转出档案由综合管理部配合补齐档案材料，并按要求转出档案。3.3员工负责办理档案从公司外转入或从公司转出的衔接手续。4.工作程序4.1人事档案转入4.1.1综合管理部为员工开具调档函4.1.2员工持调档函至原单位调档4.1.3综合管理部接收原单位机要邮寄或派专人派送的人事档案；4.1.4综合管理部对档案材料进行审核，通知员工协助补齐相关材料；4.1.5员工协助补齐档案材料；4.1.6综合管理部为员工建立人事档案。4.2人事档案转出4.2.1员工办理外部单位调档函；4.2.2综合管理部机要邮寄或专人派送人事档案至调档函开具单位。5.流程输入5.1员工录用入职通知5.2《调档函》5.3员工离职手续5.4人事档案6.流程输入6.1《调档函》6.2人事档案