《番茄工作法图解》

《番茄工作法图解》简单易行的时间管理方法目录CONTENTS目录第一部分番茄工作法概述第二部分一次只做一件事第三部分番茄工作法的使用方法番茄工作法概述第一部分关于番茄工作法意大利人弗朗西斯科·西里洛于1992年创立了番茄工作法。《番茄工作法图解》的作者诺特伯格（瑞典人），他不是番茄工作法的发明者，而是番茄工作法的深度爱好者和实践者。“番茄工作法”意在让人们驻足、观察、醒悟，并在此过程中改进自我。时间不再是绷紧的弦，反而变成同盟战友，帮我们将100%的心智专注在当下，避免不必要的压力和负担。使用番茄工作法，你将学会微笑达成目标，做强者而无需逞强用力。关于番茄工作法什么是番茄工作法在25分钟内专心做某一件事，利用整个番茄时间，专注于某一段时间，减少打断，提高时间的感知和掌控。理念番茄时间为25min工作+5min休息，3-4个番茄时间为一轮，之后休息10-15min。定义番茄工作法流程示意图一次只做一件事第二部分一双脚不能同时跳两场舞马克斯在20世纪初到柏林闯荡，开了一家公司生产服装，生意做得很大。太爷爷的成功得益于他的处世原则。他的座右铭是：“一双脚不能同时跳两场舞。”换句话说，一次只做一件事。无论是这句座右铭，还是番茄工作法，都是对所谓“日理万机”的坚决驳斥──要为自己立界限。那么，如何让自己只做最重要的事呢？对此，我的方法是，先分析真正的问题所在，即“我想达成什么结果”，然后专注于能带来该结果的活动。开工前，我要先扭启番茄钟，稍后番茄钟会响铃，提醒我停下来，重新考虑刚才所专注的活动，是否仍然是重中之重？一双脚不能同时跳两场舞为何要用番茄工作法面对复杂，望而却步。那些复杂的、在一个25分钟内完不成的任务，往往会造成拖延。拖延总能让我们苟且偷安，但难题并没有消失。别考虑任务有多复杂，重要的是开始、再开始。扭启番茄钟，半小时内你会有所斩获，并获得休息做为奖赏。小事忙活一天，大事一样没办。番茄工作法要求在每天早晨做计划，为自己当天分派为数不多的活动。然后在每个番茄钟之前，重新评估活动的优先级，最重要的一项待办活动会跃然纸上。确保你一直在做最重要的事，而不是别的事情。最后期限，步步紧逼。加班到很晚，周末不休息，长此以往，不会有任何效率。就算被迫加了班，别别扭扭地，也拿不出好成果来。番茄工作法，以25分钟的短期迭代为节奏，帮你建立可持续发展的步伐，休息时安心休息，工作时一心一意。牵着不走，打着倒退。有人把一堆破事儿推到你头上时，你还能享受工作乐趣吗？“必须去做”和“我想要做”之间的斗争，从小孩子两岁的时候就开始了。其实还有第三选项：“我选择”。使用番茄工作法，每天早晨量力而为地选择当天能完成的活动。自己积极地将活动拉入“今日待办”表格，而不是被动地等它们来找你，这有助于建立你的新好员工形象。为何要用番茄工作法完美主义，碍手碍脚。“等一等，还有更完美的方案”其实是另一种形式的拖延。番茄工作法没有给“拖延”任何的机会。你只能前进，开始一个番茄钟，不必惦记怎样才能做到“非常完美”。扭启番茄钟，投入25分钟努力，然后得到画一个×、休息一下的奖励。头脑被各种想法占据。有时难以集中于单项活动，是因为其他想法一刻不停地冒出来。这时应当把它们填入“计划外紧急”表格，然后再接再厉，完成手头的活动。想要专心致志，就抛开所有杂念。前怕狼，后怕虎，害怕失败和批评。投身于番茄工作法，让它成为你的进程指标，让工作有章可循。它只属于你自己，为你量身定做。借助每天完成的番茄数，你可以提升效率，完成更多工作，为平凡增添乐趣。番茄数绝不是让老板给你打分用的。把预估当作承诺。一项探索活动或开发活动要花的时间，没法提前预知，只能估计得尽量接近。总是把估计值当作承诺，无论是对自己或对同事，都会造成不必要的焦虑。为避免此类困境，番茄工作法只计算番茄钟。就算最后期限迫在眉睫，你也能花25分钟专注于该做的事。做到随时沟通，让相关人员看到事情进展。一次只做一件事番茄工作法的使用方法第三部分番茄工作法的工具※“今日待办”表格：填写今天日期、你的名字，列出打算在今天进行的活动。每天早上这张表要换新的。※“活动清单”表格：填写你的名字，列出最近要进行的活动，随想随填，不用排序。同一张“活动清单”表格可以用很多天，增加新的活动，划掉已完成的。※“记录”表格：记录所采样的流程指标，以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可以用很多天，以便比较每天的跟踪记录。三张纸的用途番茄工作法的五个阶段在一天的开始，从积压的工作（称为“活动清单”）中提取最重要的活动，填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。确定当天活动后，扭启25分钟的番茄钟，从当天活动的第一项开始进行。在每个25分钟的时间段（称为一个番茄钟）内，你要收集一些过程指标，比如计算遇到的中断次数。在一天结束时，将当天收集的数据归档，写入”记录”表格。如果你跟踪了中断次数，就把中断次数写下来。从所记录的原始数据中提取有用信息。例如计算在每个25分钟的时间段，平均遇到几次中断。最终你要将信息以某种方式组织起来，从中找出改进流程的思路。预估完成任务所需的番茄钟梳理计算预估的单位——番茄钟。要完成某项活动，需要花多少个番茄钟？预估值4表示一项活动预计从开始到完成需要花费4个番茄钟。不能使用小数，如1/2或2.2个番茄钟是不行的。预估完成任务所需的番茄钟数量假如一项活动预估超过7个番茄钟，说明它太复杂了，需要拆分这项活动。拆开的每项小活动在“活动清单”表格中单独占一行，各自有预估值。活动越大，预估越不准。如果一项活动预估不够1个番茄钟，则可以在它旁边标个0，并不是说它要花0个番茄钟来完成，只是表示时间花费小于1个番茄钟。这样的活动在“活动清单”表格中仍然各自占一行。稍后在选择活动填入“今日待办”表格时，可以将几项小于1个番茄钟的活动合并到一起，将它们写在同一行，当作一个活动来对待。选择今日待办事项从“活动清单”表格中选择当天的活动时，这些活动的预估番茄钟总数不要超过你的番茄钟日流量。然后将这些活动写入“今日待办”表格，并按照每项活动的预估番茄数，在其右侧画上相应数量的小方格。当番茄钟响铃时，你为刚刚完成的一个番茄钟在当前活动右侧的小方格里画一个×，表示你已经为这项活动花了25分钟工夫。选择今日待办事项番茄钟中断的两种情形番茄钟中断的两种情形※第一种是自己造成的“内部中断”。具体地说，是直觉向心智发出信号，告诉自己去做当前专注活动以外的事情。※第二种是别人造成的“外部中断”。有人找你询问或请你帮忙，并且等你答复；或者一位老朋友来电话要叙叙旧；或者项目领导有份报告，需要你帮着做一些预期；或者最常见的一种，电子邮件软件叮咚作响，总是提醒你有新邮件。应对番茄钟中断的处理策略内部中断处理策略※接受、记录并继续。首先接受它，然后记录它，然后立即继续你手头的工作，避免真的被打断。要对付内部中断，最佳策略是可视化、接受，然后纳入计划或删除。※扭转依赖。当我想到有些事需要去做，我就写下来，不让它占我的脑子。稍后，我可以将这件事安排到下个番茄钟，或者明天。这样我的本能和突发奇想，要依赖于我的日程表而定。这样就“扭转”了依赖。应对番茄钟中断的处理策略外部中断处理策略※保护番茄钟。将注意力留给所承诺的工作，承诺在25分钟内专注于一项活动。※可视化然后强化。外部中断明确可见，如果想要减少中断，首先得实事求是，弄清所遇到中断的类型和数量。每遇到一次外部中断，就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题，然后在“今日待办”表格当前活动右边画一个减号（-）。※作废。他们的要求合情合理，刻不容缓，我更应该作废我的番茄钟。帮助他们后，我休息了一会儿，然后扭启25分钟番茄钟，又开始专注起来。应对番茄钟中断的处理策略外部中断处理策略的步骤明确外部中断的类型和数量，通过画减号、写下所要求的活动名称，来跟踪记录每次中断。处理外部中断的策略，由以下四步组成：（1）告知：“我手头有事，正忙。”（2）协商：“周五再帮你做，行吗？”（3）计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟。（4）答复：按照承诺回电或答复，不然的话，下次别人就没法信任你了。番茄钟的长短番茄钟的长短莫非有人研究证明了，25分钟长度的专注工作效果最佳？据我所知，没有。我甚至敢肯定地说，不可能有，没有四海皆准的最佳时间长度。决定时间长短的人是你自己。你的工作内容都是什么？你和谁一起工作？你要对他们负什么责任？你是不是累了？今天心情咋样？周期越短，完成的次数也越多。如果经常遇到中断，你就应该考虑缩短番茄钟的长度。使用更短的周期，可以在过程中让你更容易集中注意力。周期越长，休息的次数就越少，但另一方面，每次休息的时间就要相应延长。每一位番茄工作者都有自由去体验、改进，找到自己的最佳步调。但我强烈建议在一开始使用25分钟的时长，而且在某个固定长度至少要坚持两星期。频繁修改番茄钟的长度，只会破坏你的节奏。戴明循环