公司文件管理规定

三茅人力资源网资料频道，中国最大的人力资源专业资料库[]公文管理制度（试行）为了规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本条例，本条例适用于公司所属各部门。公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。第一条公文的种类一、决定、决议类1、对重要事项或重大活动作出安排，用“决定”。2、对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。二、通知、通报类1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知”。2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报”。三、报告、请示类凡上行文均使用呈批呈阅件。其中，向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；向上级主管和部门请求批示、批准，用“请示”。四、公函类对外商洽工作、询问和答复，用“函”。五、会议纪要记录和传达会议议定事项和主要精神，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪要”。第二条公文的格式一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。一、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并应标明发文机关和公文种类。如：公司××部关于××××的通知。二、发文字号。（一）发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。（二）公司级文件。1、使用“上发”字的，仅限于由总经理起草和公司办公会确定的文件。2、使用“上（*）发”字的，特指由某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发，但须由部门经理对文件内容进行审核后在“审签人”处签字确认。3、使用“上（*）发”字的，若为几个部门联合发文，则只标明主办部门发三茅人力资源网资料频道，中国最大的人力资源专业资料库[]文字号，并由主办部门经理对内容进行审核后在“审签人”出签字。如财务部和服务部联合发文，主办单位为服务部的公司级文件发文字号为：（三）部门文件不使用公司字号，直接由部门字号、年号、顺序号组成。部门文件主要用于部门内部管理事务，以下情况不得以部门文件下发：涉及规章制度类文件；涉及公司财务制度或财务规定的制定、修改的文件，需见股份公司批文，并以公司级文件形式由总经理本人直接签发；涉及奖惩的文件;涉及其他部门的文件。三、主题词是公文标题的简缩词，用于电脑文件的检索。如《关于春节放假的通知》主题词简写为“春节放假通知”。四、公文一律加盖印章，并应注明签发人。五、加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括符说明（此页无正文）。六、公文应注明发送范围和印数。上行文用“报送、并报、抄报”字样，下行文用“发送”；平行文用“主送、抄送”字样。轮流传看一份文件，应注明“传阅”字样。上行文一般只标识一个报送领导，如需同时报送几个上级机关或领导，可以用并报、抄报形式。有时为了使领导之间、部门之间相互了解各自对某一文件的看法、意见、态度可采用传阅方式。七、密级公文应分别标明“秘密”字样，是否属于秘密应由发文主管单位领导根据文件内容确定。八、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。九、文件页面标准格式（附件1-1、1-2、1-3）。第三条行文规则一、公司各部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。二、公司各部门可以联合行文。三、公司所属各部门不得越级请示。四、请示的公文一般应一文一事。第四条部门申请“上（*）发”公文办理程序否总经理秘书相关部门办公室归档程序用印发送签发办复不符合审签拟稿拟稿人部门经理办公室报审初审定稿发文号部门经理（服）发部门［2005］年号2号序号公司上三茅人力资源网资料频道，中国最大的人力资源专业资料库[]归档程序来函签收拆封登记收发室行政助理公司领导相关部门登记拟办分类批办部门经理第五条起草公文要求。一、起草必须使用办公室统一的文件格式。二、公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。涉及某一方面工作的部门文件由主管领导签发。如涉及其他部门，以公司级文件下发。三、凡以“上（*）发”字号发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。各部门发出的公文由部门经理审核，报办公室备案存档。四、公文用印应填写用印登记，经相关领导签批后，办公室方可办理。部门自行用印，应建立登记制度，办公室将随时不定期进行检查。五、传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。第六条收文处理程序。公司处理来文程序应注意：一、公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等）。二、对需要催办的文件，要建立严格的登记制度。承办部门必须在规定的时间内将承办处理情况，填妥收文处理笺向发文部门复命。三、公文办理完毕，主办部门应将公文处理情况和结果书面向主管领导回复。四、各部门凡需由总经理以上领导签批的公文，一律由办公室呈报，其处理程序见“第六条收文处理程序”。第七条公文立卷、销毁。一、与公司经营活动有关的上级机关来文，重要会议文件资料，经济活动中的合同、协议、公司文件、部门文件等一切重要文件均应归档。二、公司各相关单位应在当年三月三十日前，将上年度应当立卷归档的材料收集整理后，向办公室集中移交。三、办公室收到各单位交来的归档文件、资料后，采取年度—组织机构—档案内容的分类编目方法，进行整理立卷。四、没有存档价值和存查必要的公文，应由办公室列出清单，征求业务部门意见后，经办公室主任批准即可销毁。对于批准销毁的文件，要指定专人（两人以上）监销，监销人应在销毁文件清册上签名。三茅人力资源网资料频道，中国最大的人力资源专业资料库[]附件1-1：公司级文件格式秘密等级紧急程度########有限公司文件上发[年份]××号签发人：×××[标题字号：小初号黑体字，红色。。发文字号：4号仿宋－GB2312字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。如果是某部门主办的公司级文件，在上和发之间加入带括号的部门简称。][空一行]关于××××××的决定[公文标题：用3号仿宋－GB2312体加深，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除引号“”和书名号《》外，一般不使用其它标点符号。][空一行]××××××、×××××：[主送机关：标题下空一行，左侧顶格用4号仿宋－GB2312体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。]××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（空一行）附件：1.2.（空一行）××××年××月××日三茅人力资源网资料频道，中国最大的人力资源专业资料库[][时间：领导签发日期，用大写数字将年、月、日标全]（加盖公章）[公文正文：为小4号仿宋－GB2312字体，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。][页码：阿拉伯数字1、2、3，居中。][公文如有附件，在正文下空一行，左空2个字符，用小4号防宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识要一致。如无附件，在正文下空一行，标注日期，加盖公章。公章必须加盖在正文页上。距最后一行正文不超过2mm-4mm，用印必须清晰、端正。]（此外，页面边距为上下各1.5cm,左右各2.5cm）主题词[小4号黑体字]：××××××[小4号仿宋体字，词目之间空1字]发送：×××、×××[小4号仿宋－GB2312字，词目间顿号]校对：×××[小4号仿宋－GB2312字]########有限公司××××年××月××日印发[小4号仿宋－GB2312字制文时间，数字小写]三茅人力资源网资料频道，中国最大的人力资源专业资料库[]附件1-2：部门主办的公司级文件格式秘密等级紧急程度########有限公司文件上（*）发[年份]××号审签人：签发人：[标题字号：小初号黑体字，红色。。发文字号：4号仿宋－GB2312字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。带括号的*为主办部门的部门简称。][空一行]关于××××××的决定[公文标题：用3号仿宋－GB2312体加深，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除引号“”和书名号《》外，一般不使用其它标点符号。][空一行]××××××、×××××：[主送机关：标题下空一行，左侧顶格用4号仿宋－GB2312体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。]××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（空一行）附件：1.2.（空一行）××××年××月××日三茅人力资源网资料频道，中国最大的人力资源专业资料库[][时间：领导签发日期，用大写数字将年、月、日标全]（加盖公章）[公文正文：为小4号仿宋－GB2312字体，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。][页码：阿拉伯数字1、2、3，居中。][公文如有附件，在正文下空一行，左空2个字符，用小4号防宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识要一致。如无附件，在正文下空一行，标注日期，加盖公章。公章必须加盖在正文页上。距最后一行正文不超过2mm-4mm，用印必须清晰、端正。]（此外，页面边距为上下各1.5cm,左右各2.5cm）主题词[小4号黑体字]：××××××[小4号仿宋体字，词目之间空1字]发送：×××、×××[小4号仿宋－GB2312字，词目间顿号]校对：×××[小4号仿宋－GB2312字]########有限公司××××年××月××日印发[小4号仿宋－GB2312字制文时间，数字小写]三茅人力资源网资料频道，中国最大的人力资源专业资料库[]附件1-3：部门文件格式秘密等级紧急程度########有限公司××部文件*发[年份]××号签发人：×××[发文字号：文件头用黑体，小初字，间距一经固定，不得改动。4号仿宋－GB2312字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。*为部门简称，如“服发”。][空一行]关于××××××的决定[公文标题：用3号仿宋－GB2312体加深，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除引号“”和书名号《》外，一般不使用其它标点符号。][