公文管理制度(红头文件)

北京嘉润繁荣服装服饰公司JR-ZJ-2012-027-01共17页，第1页北京嘉润繁荣服装服饰有限公司文件嘉润总字【2013】第1号签发人：公文管理制度目录一、目的——————————————————————————2二、适用范围————————————————————————2三、管理原则和目标——————————————————————2四、释义——————————————————————————2第一部分制度类行文管理————————————————————3一、行文规则—————————————————————————3二、发文管理流程————————————————————————3三、公文管理流程————————————————————————5四、公文上报、汇编、台帐整理——————————————————5第二部分一般类文件行文管理——————————————————6一、文件编号规则———————————————————————6二、公司制度文件格式—————————————————————6三、图表文件—————————————————————————8四、文件再版—————————————————————————8第三部分发文管理细则—————————————————————9北京嘉润繁荣服装服饰公司JR-ZJ-2012-027-01共17页，第2页附件：附件一：发文流程图——————————————————————10附件二：发文审批表——————————————————————11附件三：嘉润繁荣红头文件模板—————————————————12附件四：嘉润繁荣发文编号———————————————————13附件五：文件存档记录—————————————————————15附件六：2013年文件发放登记表—————————————————16附件七：文件发放签字确认表——————————————————17北京嘉润繁荣服装服饰有限公司公文管理制度一、目的为规范嘉润繁荣的公文管理工作，适应嘉润繁荣整体发展，提高公文发放质量，确保各类文件下发的规范性、严肃性，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于北京嘉润繁荣服装服饰有限公司各部门。三、管理原则和目标公文管理应当坚持实用、精简、高效的原则；公文管理应体现流程规范、职责明确、准确及时、保守机密，促进发展的工作目标。四、释义北京嘉润繁荣服装服饰公司JR-ZJ-2012-027-01共17页，第3页公文：本制度中的公文是指嘉润繁荣的总经办，为进行管理工作制定和发布的具有规范体式的正式公文及相关档案、资料。第一部分制度类行文管理一、行文规则（一）各部门发文应当却有必要、注重效用、应一事一文。（二）各部门发文由总经办统一格式、编号等，进行发文。（三）同类功能制度颁布，旧制度自行失效。二、发文管理流程本制度规定的发文流程包括两大类：制度类文件，包括拟稿、审核、汇签、签发、下发、归档等程序；公司各部门应严格按照“嘉润繁荣发文流程图”（附件一），填写《发文审批表》（附件二）执行。凡未按程序办理的公文，不得下发。（一）拟稿1、拟稿部门：制度类公文拟稿由各部门指定人员拟稿。2、拟稿要求：拟稿格式应严格按照“嘉润繁荣红头文件模板”（附件三）执行。3、制度类红头文件由眉首、正文、版记三部分组成。（1）眉首：由发文单位标识、发文编号等部分组成。①发文单位标识应使用发文部门全称或者规范化简称，如“文件”字样。②发文字号应当包括部门代字、年份、序号（参见附件四）。（2）正文：由标题、部门名称、文件正文、附件说明、成文日期、落款等部北京嘉润繁荣服装服饰公司JR-ZJ-2012-027-01共17页，第4页分组成。①文件标题应当准确扼要地概括文件的主要内容并标明文种。②正式结构层次序号：第一层为“一”、第二层为“（一）”第三层为“1、”、第四层为“（1）”。③文件如有附件，应在正文中体现并注明附件序号。④成文日期以最后签发日期为准。⑤文件落款应当有总经理签字或加盖公章等印记。版记：由主题词、主/抄送部门、下发部门、下发日期等部分组成。①文件应当标注主题词。②抄报：即所发文件需让上级领导知晓，只能向上一级，原则上不允许越级上报。③主送部门：即执行文件的部门，应使用其全称或者规范化简称。④抄送部门：即除主送部门外应知晓文件的其他部门，应使用其全称或规范化简称。（二）审核流程（1）申请：文稿拟就后，拟稿人应填写《发文审批表》，详细填写文件标题、拟稿部门、发送范围、申请日期、签字、编号等。（2）审核：文件应由文件主办部门的负责人审核签字，如未审核批准，应退回拟稿人修改或重新拟稿。（3）汇签：如有协助部门，有协助部门负责人阅后签字。（4）签发：由总经理审批签发。如因特殊情况，领导无法及时在《发文审批表》上签署意见的，可先通过电话请示同意签发后，再让领导补签字。北京嘉润繁荣服装服饰公司JR-ZJ-2012-027-01共17页，第5页（5）下发：由总经办负责下发，发文部门拟稿人负责各部门文件签阅整理，各部门填写《文件发放签字确认表》（附件七）至多2个工作日内完成，报总经办存档。（6）归档：由总经办负责将校对签字的发文稿原件和《发文审批表》整理、保存、归档。三、公文管理流程本制度规定的公文流程包括收文、登记、批办、归档等程序，各部门应遵照执行。（一）登记：总经办收文负责人收到《发文审批表》后将发文部门、文件编号、文件标题、涉及部门等事项详细登记在《部2013年文件发放登记表》（附件六）中。（二）分办：各部门收文负责人按照文件发放范围分发文件。（三）批办：凡需落实执行工作的文件，应报送本部门负责人或其授权人签批意见，收文负责人根据批办意见，转相关部门/人员办理。（四）催办：文件主办部门/相关人员收到交办的文件后应当及时办理，不得延误、推诿。各部门收文负责人负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。（五）归档：各部门应根据本制度和相关档案管理制度有关规定对文件及材料进行及时归档。四、公文上报、汇编、台帐整理（一）公文上报北京嘉润繁荣服装服饰公司JR-ZJ-2012-027-01共17页，第6页各部门经总经理审批后需下发的制度性文件，需由各部门收文负责人按红头文件格式要求（附件三）进行填写，以邮件形式报总经办秘书处，下发、备案。（二）制度汇编总经办对各部门下发的红头文件及其他审批文件进行汇总。（三）建立公文台账总经办及各部门应建立公文管理台账制度，对所有下发的制度进行存档备案，以（附件六《部2013年文件发放登记表》）为模板建立制度类文件管理台账，总经办于每月3日前与各部门核对。二、一般类文件行文管理一、文件编号规则例如JR-ZJ-2013-001嘉润繁荣服饰《公文管理制度》第2013-001-01文件公司缩写部门发文年份版号文件号JRZJ201300101嘉润总经办2013年第一版第一号每部门按照实际编写两位代码，代码一般为部门名称的汉语拼音首位字，公司及部门代码详见附件四。二、公司文件格式文件的标准字体为隶书和楷体，如无特殊说明，公司所有文件执行以下标准：1、文件标题北京嘉润繁荣服装服饰公司JR-ZJ-2012-027-01共17页，第7页各种文件中，文件标题均需使用隶书二号字，加粗；副标题用楷体四号字，不加粗；标题和正文之间空一行。2、正文字体一级标题为楷体四号字，加粗。二级标题为楷体四号字，不加粗。三级标题为楷体四号字，不加粗。正文为楷体四号字，不加粗。另外，正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明目录的正文均使用楷体四号字，不加粗。3、行距、段落间距文件全文行距设置为单倍行距，段落之间和条款之间空一行，各条款中的小标题无需空行。4、缩进段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的（如合同）为悬挂缩进。5、页眉页脚管理制度、规范性文件的页眉为靠左“北京嘉润繁荣服装服饰有限公司”。靠右文件编号如：JR-ZJ-2013-001-01。无论对内对外文件,页脚格式均为“第X页，共X页”。页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线。6、落款文件底部若需要落款，签名和日期请使用楷体小四号字，加粗。7、文件流程落款北京嘉润繁荣服装服饰公司JR-ZJ-2012-027-01共17页，第8页文件最后应签写文件的起草人、审核人、批准人、存档部门。8、文件抄报、转发文件需发送的范围，比如转发相关部门，抄报上级单位等。三、图表文件图表大小根据需要设定，图表标题需用楷体_GB2312,五号字体，图表内容中，标题栏需用隶书,小二号字体，加粗，其他文字内容用楷体，五号字体，图表的说明注解文字则用楷体_，小五号字体。图表编号为报表-部门缩写-年度-顺序号，例：FM-ZJ-2013-001四、文件再版随着公司管理进程的发展，需要修改文件时，要收回原发文件，加盖作废图章，再版时要编号为例如：JR-ZJ-2013-001-02五、发文管理流程拟稿：文件主办部门审核：文件主办部门负责人上报：总经办秘书处签发：总经理发文：部门拟稿人领取复印件N未签发、作废北京嘉润繁荣服装服饰公司JR-ZJ-2012-027-01共17页，第9页第三部分发文管理细则一、各部门应严格按照本制度执行，对于违反本制度的部门或个人，公司将视情节轻重给予警告、通报批评。在发文中不准出现以下情况：1、文件编号出现重复、涂抹、手写版等情况。2、明确文件的发放范围，不准漏发。3、文件中不准出现错字、别字，应保证文件整齐、简洁、实用。4、对于未审批作废文件，文件编号可再次使用。5、各部门文件收发指定负责人对编号文件进行存档，留存复印件；总经办留存原件。二、违反本制度规定，因故意或重大过失行为给公司或下属部门造成损失的，公司和下属部门均有权追究相关责任人责任；造成重大损失或恶劣影响的，除追究相关责任人责任外，还将追究有关负责人的领导责任。三、附则1、本制度由总经办负责解释。2、本制度自2013年1月1日起生效，现行制度与本制度有抵触的，以本制度的规定为准。北京嘉润繁荣服装服饰公司JR-ZJ-2012-027-01共17页，第10页附件一：嘉润繁荣发文流程图拟稿：文件主办部门审核：文件主办部门负责人会签：相关部门负责人签发：总经理发文：总经办如无须会签，此步骤可省略NN北京嘉润繁荣服装服饰公司JR-ZJ-2012-027-01共17页，第11页附件二：发文审批表发文审批表文件标题：发文编号：拟稿部门拟稿人部门审阅人文件类型：□通知□会议通知□会议纪要□通报□制度□其他文件密级：□绝密□机密□一般时效性：□特急□紧急□一般发文形式：□电子邮件□书面传递发文范围：（需执行部门请打○；需阅知部门请打√）下发范围:□总经理□董事长□总经办□运营中心——□销售部□商品部□品牌部□瑞生祥——□设计部□技术部□样衣部□生产部□品牌部□ZANNIFER——□设计部□技术部□生产部□人力资源部□行政部□采购部□财务部□其他：文件传达要求：□晨会□周一例会学习□专题会议签发人：（汇签）存档方式:□电子档□纸质档发文日期：北京嘉润繁荣服装服饰公司JR-ZJ-2012-027-01共17页，第12页附件三：嘉润繁荣红头文件模板北京嘉润繁荣服装服饰有限公司文件嘉润×字【2013】第×号签发人：关于××××××的通知公司各部门：×××××文件正文×××××××××××××××××××××××××一、××××××××××××××××××××××××。（一）×××××××××××××××××××××××。（二）××××××××××××××××××。1、××××××××××××××××××××××。2、×××××××××××××××××××××××。（1）××××××××××××××××××××。（2）××××××××××××××××××××。二、××××××××××××××××。三、××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××。特此通知。附件：1、×××××××