某集团公司公文行文管理制度

第一章总则第一条为了保证公文的规范性、完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便，经参照国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》及结合本公司的实际需要，特制定本规定。第二条公司各部门应配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。第三条公司中、高层管理干部要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，改善办公手段，规范办公程序，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重效用。第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。公司对外的公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第二章公文格式第一条外形格式一、用纸：公文要求使用统一的纸形，以便于管理。（一）公司文件用纸统一使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸；（二）公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。特殊情况下，可根据需要放大或缩小。二、页边与图文区（一）公文文面的天地页边要空留恰当，文字不得打印过满，以清晰悦目，便于阅读（详见《公文格式模板》）；（二）根据实际情况，版面尺寸可作调整，力求美观、整洁；（三）图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排，正文文字的每行长度与图文区宽度相等；（四）字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原则。可根据文种要求掌握选用，尽力作到匀称、整齐；（五）公文应采用页码编序，页码为阿拉伯数字，位于文件下端，居中排列。二、装订（一）装订要求：1．公文版面是横书横排的，按照一般规律和阅读习惯，在左边装订；2．装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便；3．装订通常都应订两个书钉。两个书订的位置，以距两端各四分之一处装订为宜，平面平订装订线距左边12mm左右，书钉应与纸边平行，不要歪斜；4．装订好的文件要不缺页、不重页、不错乱页码顺序；5．凡有附件的公文，文件和附件要装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明主件的文号，与主件同时报送。（二）装订方法：一般采用二孔文件夹、活页文件夹、抽杆式文件夹、钉装、活动夹、半开口塑料文件套的办法：序号装订方法标准要求用途1二孔文件夹1.文件夹封面有文件主题2.文件夹背脊有文件主题1.40页以上2.使用分页纸1.对外可行性报告2.内部重要会议文件2活页文件夹1.活页齿圈直径与文件厚度适中2.使用卡纸做封面、封底3.使用透明塑料胶纸做外壳1.40页以上2.庄重、美观、大方1.可行性报告2.会议总结3.活动方案3抽杆式文件夹（厚度0.5cm）1.有文件封面1.公司内部；10~30页2.对外资料：至少5页以上1.请示、报告2.重要对外活动日程及备忘录4抽杆式文件夹（厚度1cm）1.有文件封面30~80页内部使用5钉装1.公司发文2~10页内部使用序号装订方法标准要求用途6活动夹（大中小）1.暂不宜装钉的文件根据文件厚度灵活选用1.内部使用2.个别外送文件可根据具体情况采用7半开口文件套1.公司内上行文3~10页，钉装或用曲形针内部使用第二条文头格式一、份号：（一）文件份号是同一文稿印制若干份文件时每份的顺序号，用6位数字码标识（000001~999999）；（二）份号印制在版头纸图文区第二行左起1~6字位置；（三）一般文件的份号可以省略，但机密、绝密公文应该标识文件份号，且在发文时予以登记。二、秘密等级：（一）秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。带密级的公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级的公文称之为平件（或普通件）；（二）秘密的标识为“★”，★前标密级，★后标保密年限，位于文件版头纸左上角、份号下方位置，顶格书写，用三号黑体字；（三）如果不标注保密年限，则绝密件保密期限为三十年，机密件保密期限为二十年，秘密件保密期限为十年。普通文件，无密级限制，则此位置空缺；三、紧急程度：（一）紧急程度是对公文印制、送达和办理的时限要求；（二）公文按紧急程度一般分特急件、急件和普通件；（三）紧急程度标记印制在密级下方，用三号黑体字；四、版头：（一）版头包括两部分：1．由发文机关名称（全称或规范化简称）和“文件”二字组成的文件名称；2．间隔线。文件名称用大号字体位于间隔线上方正中央；（二）版头套红印刷；1．几个机关联合行文，可用主办机关一家版头，也可并用几家版头，将几个机关名称都套红印在版头上，主办单位排在第一位。2．平行单位之间、同级机关可联合行文。上下级机关之间、本机关和机关内有关职能部门不能联合发文。五、发文字号：（一）发文字号是由发文单位按发文次序编排的表明发文的单位、时间、次序的文件号；（二）发文字号由发文单位代字、发文年度和当年发文顺序号三部分组成；（三）发文号字体大小与正文字体大小相同，居于文件名称与间隔横线之间的正中处，适当靠近间隔横线；（四）发文单位代字、年度、顺序号的次序不能颠倒。年度应写全称，年度外使用方括号；（五）公司发文字号规定为“集团发[××××]××号”。六、签发：（一）上报的公文，应标注签发人。联合行文应标注各联合单位的签发人；（二）标注格式为：在发文字号后（空两个字），打印“签发人：××ד，字体与正文相同，发文字号相应适当左移。第三条主文格式一、标题：（一）标题应当准确，能正确地表达正文的主要内容，简短、扼要，一般不宜超过30个字；（二）标题可以根据具体情况适当简化，力求明确、简要、醒目。在某些公文的标题中，发文机关、事由可以省略，但在任何情况下文种不能省略；（三）允许省略发文机关或事由的情况有：1．版头中已有发文机关名称，下行文的通知、批复等标题中可以省略发文机关；2．报告、请示等上行文和给上级、平级机关的函件一般不在标题上标明发行文机关名称，而只在正文之后署名；（四）除发布法规性文件外，标题中一般不加书名号或其它标点符号；（五）为了使标题突出鲜明，大标题一般用小二号或三号黑体字，小标题一般用三号或小三号黑体字。标题与间隔线和正文（或主送单位）之间应隔一行的距离；（六）标题的排列：1．标题居中排列，字数较多的标题可分成两行或三行；两行标题一般有三种排法：齐行，上短下长，上长下短；三行标题一般有两种排法：短长短，倒梯形；2．标题分行时要注意不能把词或词组分割开，应遵循阅读习惯及版面美观的原则。二、主送机关：（一）确定主送机关必须遵循两个原则，一是文件的内容和工作需要，另一是隶属关系，不能乱送；（二）主送机关位于标题正文之间的左侧，顶格书写，加冒号；（三）通告、公告、布告等公文一般采用张贴或用新闻媒介公布，不写主送机关。通报、决议、决定等文种一般将主送机关放置文尾，主题词之下；（四）下行文主送单位六个以上，主送机关一般使用泛称（例：各部门）；（五）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他有关上级机关，应用“抄报”形式；（六）请示件的主送单位必须是正式批复的机关；（七）平行单位之间发文（平行文），如有多个主送单位，不采用泛称的写法。在打印文件时将主送单位空下，待文件打印完以后再逐一填写（或分别打印主送单位名称）；三、正文：（一）正文指主送机关以下至落款前的部分。正文起段空两个字，回行时要顶格书写。最后一页如果只有一行字，则字一般不应少于五个；（二）正文一般用宋体四号或小四号字；1．公文中字号的选用一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及注释说明等顺序依次从大到小地选用；2．文件标题一般用黑体、粗宋体小二号或三号字体，一般公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等，采用四号或小四号宋体字。（三）正文中用数字表示多层次结构时，其方法如下：第一级用：一、二、三……，序次语后面用顿号；第二级用：(一)、(二)、(三)……，序次语后面不加标点符号；第三级用：1.、2.、3.……，序次语后面用圆点（．）；第四级用：⑴、⑵、⑶……，序次语后面不加标点符号；第五级用：①、②、③……，序次语后面不加标点符号。（四）用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律条用第一条、第二条、第三条……的书写格式，序次语顶格书写，序次语后空一个字符的位置，采取正文字符提行时上下行左对齐的格式；或空二个字的位置书写序次语，正文提行顶格书写的格式。（五）公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字标识。在同一公文中，数字的使用应保持前后一致。（六）公文中正确书写标点符号，其方法如下：1．不能把括号写成单书名号。如不能把“（一）”写成“一”；2．横线分半字线(-)占半个字，一字线(—)占一个字，双连线(——)占两个字；半字线用于产品等编号，如“α-1b基因工程干扰素”等；一字线用于地点的起止，表示相关人物或事物的联系，标准号之间的连接等，如“深圳—广州准高速大巴”等；双连线用作破折号，不能把一字线连线使用。3．由低限到高限的范围号应用“~”，如“5~10年”；4．七种点号：句号、问号、叹号、冒号、分号、逗号、顿号，一律不能用在一行的开头。三种标号前半边不能放在一行的末尾，后半边不能放在一行的开头，包括：引号（单引号、双引号）、括号（圆括号、方括号、六角括号）、书名号（单书名号、双书名号）。省略号、破折号占两格，行首或行末都可放置，但不能分成两半而将一半置于一行的末尾，另一半置于下行开头；5．间隔号(·)不能写在行首第一格。间隔号在一格的正中央，不能写成数学上的小数点(.)；6．用阿拉伯字表示的“年、月、日”数码在其下方用一个圆点，一位数的月、日前加“0”，如：1999.05.04。7．属于下列情况者，不能拆排两行：整个数据，如：5000；数据前后有附加符号，如：95%、-35℃等；用缩写字母表示的名称，如：DNA、FAA等；遇到首、尾不能放的标点符号，用重新排版来调整，做到文面左边整齐，防止文面右边参差不齐；8．夹杂在文中的分数或分式，尽量不要用叠式，改用斜式，以免多占一行位置。如写成1/2，同时，也不可写成2分之一。四、附件：附件是附在正文之后的文件、材料。（一）附件名称写在正文之后（不留空行）、发文机关和生效日期之前，另起一行，空两格书写；（二）必须把附件的具体名称和件数写明，如附件种类较多，应设序码分别依次标明，附件名称不加书名号，末尾不用标点符号；（三）附件上应标明是第几个附件与附件名称，每一个附件的页码应单独编排；（四）在发文时，一定要将附件随正文一起发出。如因某种原因附件不能随正文一起发出时，必须在附件名称后面用圆括号注明“另发”字样；（五）批转类（转发、颁发、印发等）文件，正文只起到批准、发布或批语的作用，而形式上的附件实际是主要的正式文件，这种被批转的文件名称已在正文标题中标出，就不应再将它作为“附件”标在正文之后，被转发文件的标题前也不应加“附件”字样，文尾应放在被转文件的后边。若被转发件采用复印件时，文尾可放在转发单位署名和日期之后。五、发文机关（一）发文机关即公文的成文单位，写在正文的下面偏右，一般又称“落款”。落款有两种：一是单位落款，二是领导个人名义落款；（二）落款在隔离正文一定距离的右下方，字距要比正文字距稍大，落款最末一字与图文区右边沿相差四个字的距离；（三）文件在排版时，应尽量避免出现“（此页无正文）”的情况。若文件正文占满了页面，则应在另页空白纸上落款，但落款要在空页的适当位置，不宜靠近顶端，宜在下半页，并在空白页第一行位置用圆括号注明“此页无正文”，顶格书写；（四）有固定版头的文件，落款处可不署发文机关名称，只在成文日期上加盖发文机关印章即可；（五）联合行文时落款处应打印发文机关名称，便于加盖印章。几个单位在落款处的排列，要整齐美观，按文头顺序排列，主办单位应排在第一位；（六）以领导个人的名义向下行文，应在姓名之前冠上职务。个人印章应是领导者本人手写体且四周不带边框（类似于签字），从左至右横排。六、印章印章是行文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证。印章必须清晰端正地盖在年、月、日的中间，骑年盖月。行政公文必须加盖印章，否则视为无效。七、成文