印章管理制度

第1页共28页****文件**财知字〔2016〕1号签发人：**关于印发《印章管理制度（试行）》的通知公司各部门及全体员工：为适应****公司******管理和确保公司****需要，保证公司印章使用的合法性、严肃性、权威性，维护企业形象及合法权益，杜绝印章滥用等违法违规行为的发生，特制定《印章管理制度（试行）》，请各部门组织员工认真学习,贯彻执行。特此通知。附件：《印章管理制度（试行）》*****公司**年**月**日主题词：印章管理通知发自：财务审计部**年**月**日发文第2页共28页附件：印章管理制度（试行）1.目的为确保*******公司（以下简称“公司”）稳健快速发展,适应企业*****管理的需要，保证公司印章使用的合法性、严肃性、权威性，维护企业形象及合法权益，杜绝印章滥用等违法违规行为的发生，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本公司各类印章的使用管理。3.印章的种类3.1公章：公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，经在公安部门备案的印章刻制机构刻制的，对外具有法定效力的公司正式印章。3.2业务专用章：代表和行使某项专业业务和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章等。3.3法人名章：是指公司法定代表人印章。3.4部门专用印章：刻有公司各职能部门名称，仅限于公司内部使用的印章。3.5其他印章：仅限于公司内部使用，对外不单独具备法律效力的，刻有签注字样、经办人姓名的印章。4.印章的刻制4.1印章刻制流程图第3页共28页4.1印章刻制申请流程副总经理财务审计部申请部门经理申请部门总经理印章刻制需求4.3.1填写《印章刻制申请表》审核审核审核审批4.3.2公司介绍信否通过通过否通过否通过刻制领回4.3.3暂时入库保管结束否登记存档对外是否具备法律效力否是第4页共28页4.2岗位职责4.3流程关键控制点4.3.1公司各类印章刻制的申请由印章使用管理部门提出，并根据需求填写《印章刻制申请表》（附件13.1），将印章的用途、种类、名称、样式、材质等进行详细说明。4.3.2审批通过后，由公司财务审计部开具公司介绍信指派专人到指定机构代表公司执行印章的刻制。4.3.3印章刻制完成后，由专人领回后登记《印章登记卡》（附件13.2）存档备案，交由印章保管员入库暂时保管。4.3.4印章样式应根据国家有关规定刻制。部门专用章采用方形式样，字体应使用宋体字和规范化的简体汉字，材料选用符合规范。4.3.5刻制公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章必须按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，经在公安部门备案的印章刻制机构刻制，严禁在非法定机构刻制印章。4.3.6任何部门和个人不得擅自刻制本部门及公司印章。对私自刻制、岗位职责申请部门按照印章刻制的要求如实填写《印章刻制申请表》并逐级审批。申请部门经理对所申请刻制印章的适用性、合理性负责。财务审计部经理审核所申请刻制印章的用途是否合规。副总经理依据岗位职责行使审核职责。总经理行使审批权。第5页共28页伪造公司印章的行为，按公司《奖惩制度》对其处理并追究其法律责任。5.印章的启用5.1印章启用流程图5.1印章启用流程申请部门申请部门经理财务审计部否通过通过取章5.3.1填写《印章启用申请表》结束审核审核印章启用需求领取5.3.2下发《印章启用通知书》否登记存档第6页共28页5.2岗位职责5.3流程关键控制点5.3.1使用部门填写《印章启用申请表》（附件13.3），登记领回时间，交接人员、印章留样等信息。5.3.2新印章启用前应由财务审计部下发启用通知（附件13.4），并注明启用日期，使用部门和使用范围。5.3.3其他印章（为3.5“其他印章”）启用时不需下发启用通知。6.印章的保管6.1公司公章、合同专用章、财务专用章、法人名章、发票专用章由公司财务审计部指定专人保管，且必须严格实行两人以上分开管理。公章、法人名章及合同专用章由会计负责保管，财务专用章和发票专用章由出纳员负责保管。6.2各部门专用章由部门负责人指定专人进行保管，确保印章的安全保管。岗位职责申请部门1.按照印章启用的要求填写《印章启用申请表》并逐级审批；2.印章领回后负责保管。申请部门经理1.对合理性、合规性使用印章负责；2.对印章的使用保管监督检查。财务审计部1.监督检查印章合理合规安全使用；2.定期对印章保管的安全性进行规范性检查。第7页共28页6.3公司所有印章应入库加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。6.4印章管理员如有岗位变动或调离公司时，需交清所保管的印章及有关印章的全部档案资料，方可办理岗位变动或离职手续。印章交接时填写《印章专管人员交接单》（附件13.5），由交接双方及部门负责人签字确认后，报总经理批准。6.5印章管理员不得将印章随意放置或转交他人。管理员因故不在工作岗位时，应将印章交由本部门经理或其指定的专人临时保管，以避免影响印章使用。6.6印章管理员对所保管的印章，应善加维护。如因个人保管或维护不善造成公司印章损坏，视情节轻重按公司《奖惩制度》处理。6.7如印章管理员因个人疏忽至使公司印章遗失，应立即上报领导并及时做出处理，在24小时内登报声明。因未及时处理造成遗失印章被盗用者，按公司《奖惩制度》对其处理并追究其法律责任。7.印章的使用7.1印章使用流程图第8页共28页7.1印章使用或外出使用流程申请人部门经理财务审计部总经理通过通过审核7.3.5使用印章结束入库7.3.3领取印章审批归还印章否用印需求7.3.1填写《用印审批记录单》或《印章外出使用审批单》7.3.6登记存档7.3.2填写《用印登记表》或《印章外出使用登记表》外出使用否7.3.4使用印章是否外出使用第9页共28页7.2岗位职责7.3流程关键控制点7.3.1由申请人按要求如实填写《用印审批记录单》（附件13.6），如。公司印章原则上不得带出公司，因特殊情况需带章外出时，须填写《印章外出使用审批单》（附件13.7）7.3.2印章管理员应建立《用印登记薄》详细载明印章的使用时间、印章使用类型、申请部门、申请人等内容，并定期归档。使用人在使用印章前需配合印章管理员填写《用印登记表》（附件13.8），如需外出使用时应配合印章管理员填写《印章外出使用登记表》（附件13.9）。7.3.3公司印章外出使用时需随行一名人员押印，外出期间印章由同行人保管，不可由使用人保管。同行人对印章的使用范围、安全保管负责，并负责监督使用人用印内容。岗位职责申请人按照印章使用要求如实填写《用印审批记录单》或《印章外出使用审批单》，并逐级审批。同行人（印章外出时）1.严格遵守财务审计部对押印人的要求；2.对印章使用人使用印章的内容及范围进行监督。申请部门经理对印章使用用途及范围的真实性负责。财务审计部1.审核印章使用的用途是否合理合规；2.对印章外出使用的安全保管负责。总经理行使审批权。第10页共28页7.3.4外出使用人只可将印章用于申请事由，不得在申请用印事项以外的文件上加盖印章。使用完毕后应立即交回，7.3.5印章管理员只有印章加盖权，没有审批权。7.3.5.1印章管理员不得在审核手续不完备的文本上加盖印章，如遇特殊情况相关授权领导无法签字，需在电话通知授权领导认可的情况下盖章，并督促使用人事后补齐签字。7.3.5.2印章管理员在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符，不得有涂改部分；对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，字迹端正，图形清晰。7.3.5.3审批手续不符合规定时，印章管理员用印的，印章保管人承担一切责任；手续齐全，出现问题后由申请用印人及审批人承担相应责任。7.3.6印章管理员应加盖印章文本的重要文件复印件备存一份（财务报表、证照复印件除外），并连同《用印审批记录单》一并存档，以月为单位按照记录单号的先后顺序将用印记录存档。7.3.7所有需要加盖印章的文件超过一页的加盖骑缝章，对内容有修改的地方应经领导确认后加盖印章。7.3.8任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章，严禁开具空白证明。7.3.9私人取物、取款、挂失及办理各种证明，需用单位介绍信时由所在部门经理、财务审计部严格审核，符合要求后，经总经理批准方可办理，并执行登记制度。7.3.10对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必第11页共28页须持有效证件材料，经人力资源部审核、总经理审批后方可盖章。7.3.11因用章不慎给公司造成损失，按公司《奖惩制度》对其相关人员进行惩罚并追究其法律责任。8.印章的使用范围8.1公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。8.2公司公章的使用范围主要为：8.2.1公司对外签发的文件；8.2.2公司与相关单位联合签发的有关材料；8.2.3由公司出具的证明及有关材料；8.2.4公司对外提供的财务报告；8.2.5公司章程、协议；8.2.6劳动合同、聘用协议；8.2.7担保书、承诺书等重要法律文件。8.3公司合同专用章的使用范围主要为：8.3.1对外投资、合资、合作协议；8.3.2各类业务合同等。8.4公司财务专用章的使用范围主要为：8.4.1用于银行预留印鉴，转账结算时使用；8.4.2用于收款、收据等相关业务。8.5公司发票专用章主要用于购买和开具发票使用。8.6公司法人名章的使用范围主要为：8.6.1用于银行预留印鉴，转账结算时使用；第12页共28页8.6.2劳动合同、聘用协议；8.6.3担保书、承诺书等重要法律文件；8.6.4对外投资、合资、合作协议；8.6.5各类业务合同等；8.6.6其他需加盖法人印章的对外文件。8.7公司各部门专用章的使用范围主要为：以各部门名义印发的各类对内公文、函件上使用，禁止在对外文件上使用。8.8其他印章（为3.5“其他印章”）的使用范围主要为：公司内部建立档案时标注或签注使用，以及对外提供复印件签注使用。9.印章的停用9.1印章停用申请流程图第13页共28页9.1印章停用申请流程副总经理总经理申请人部门经理财务审计部经理印章停用准备9.3.1填写《印章停用申请表》审核审核通过否通过9.3.4存档9.3.3发布印章停用通知书否结束否9.3.2停用印章是否对外具有法律效力审核审核是否通过否通过9.2岗位职责岗位职责使用人按照印章停用的实际情况如实填写《印章停用申请表》，并逐级审批。使用部门经理对印章停用程序的合理性负责。财务审计部对印章停用程序的合规性负责。第14页共28页9.3流程关键控制点9.3.1具有下列情况时，由印章保管部门填写《印章停用申请表》（附件13.10）9.3.1.1因印章样式不符合国家机构或其他机构的需要更换新印章；9.3.1.2印章使用损坏；9.3.1.3印章遗失或被窃，声明作废。9.3.2如需停用的印章不具备法律效力，则由财务审计部审批；如需停用的印章具备法律效力，则需报总经理审批。9.3.3经总经理审批后，财务审计部向公司各部门发布印章停用通知（附件13.11）。自发布之日始，停用印章失去法律效力。9.3.4已停用印章完好收回后，同与其相关的用印登记资料及其申请审批手续按规定建立档案，存档备查。10.罚则10.1凡违反本制度，给公司造成损失者，视情节轻重按公司《奖惩制度》处理。11.监督与检查11.1公司财务审计部负责按归口管理职责对印章保管、使用的合规性进行监督；11.2公司财务审计部负责对印章管理制度和流程的完善性、严密性进行监督和定期、不定期的审计评估。副总经理依据岗位职责行使审核职责。总经理行使审批权。第15页共28页12.附则12.1本制度由财务审计部制定、解释和修订。12.2本制度自发布之日起实行，原《印章管理办法》同时废止。13.附件13.1《印章刻制申请表》13.2《印鉴登记卡》13.3《印章启用申请表》13.4《印章启用通知书》13.5《印章专管人员交接单》13.6《用印审批记录单》13.7《印章外出使用审批单》13.8《用印登记表》13.9《印章外出使用登记表》13.10《印章停用申请表》13.11《印章停用通知书》第16页共28页附件13.1******公司印章刻制申