招待用品管理制度

招待用品管理制度1.目的为了加强公司招待用品管理工作，规范招待用品的采购.保管.领取和退回，特制定本办法。2.范围本制度适用于公司所有员工。3.定义本制度所称招待用品指：经公司批准，由综合管理部直接批量购置或定制的专门用于对外公关工作或业务交往，以公司名义向有关单位.个人赠送的物品以及公司接收的各类礼品，包含烟.酒.茶.矿泉水.各类礼品.卡券等。4.职责4.1招待用品管理工作由综合管理部指定专人负责。4.2招待用品的申请购买及领用单的填写及审批流程由使用者负责。5.过程描述5.1招待用品的采购5.1.1招待用品的采购需履行审批手续，填写《招待用品申购单》，按部门或成本中心授权原则报相关领导审批同意后，由综合管理部派专人统一采购。5.1.1.1消耗类招待用品，指餐饮中所需的茶.酒.矿泉水.烟等由综合管理部根据库存情况申请采购。5.1.1.2礼品类招待用品，指需客户带走或寄送的物品，需以部门或成本中心为单位提出采购申请。5.1.2招待用品采购由综合管理部负责，并遵循“货比三家.质优价廉”的原则办理，以最大限度地提高资金的使用率。5.1.3确因业务急需或对招待用品有特殊要求的，可按部门或成本中心授权原则报相关领导审批同意后，根据实际情况自行购置。5.2招待用品的保管5.2.1招待用品统一由综合管理部指定专人进行保管，建立出入库台账《库存明细表》。5.2.2招待用品专管人员在业务招待用品采购回公司时，由采购经办人填写《招待用品入库单》，招待用品专管人员根据入库单验货.清点数量，确认无误后在入库单上签字确认，并提交综合管理部负责人复核。5.2.3招待用品专管人员要每季度对业务招待用品进行清点对账，年末对招待用品进行全面盘点清点，并将盘点后的招待用品台账，报相关领导。在招待用品数量不足时应及时向综合管理负责人报告，及时提出采购招待用品的需求。5.2.4对各类礼品.卡券，专管人员应在清点时注意质保期.有效期，临近到期前三个月上报领导。如因专管人员疏忽导致礼品过质保期.卡券过有效期的损失，承担赔偿责任。5.2.5专管人员未经公司相关授权领导批准，不得发放招待用品。招待用品专管人员因其他原因不在岗时，应由综合管理部负责人或其他人员代管，承担管理责任。5.2.6对于公司往来单位或个人赠送的礼品等，公司全体员工均需秉着廉洁公正的原则拒绝接受，对于推辞不了的礼品要第一时间上交至综合管理部并进行登记，由综合管理部专人登记入库。5.3招待用品的领取及退回5.3.1招待用品的领取必须履行审批手续由需求部门或成本中心经办人提出申请，相关领导审批通过后，专管人员根据《招待用品领用单》办理出库。5.3.2申请人领取招待用品后因故未送出或未用完的招待用品，须及时退回招待用品专管人员处，由招待用品专管人员重新进行入库登记。6.相关记录招待用品申购/领用单申请人申请日期需求部门预期使用时间赠送的单位及人员赠送礼品名称及规格赠送礼品数量赠送礼品预算单价部门负责人签字总经理审批备注：此申请单作为附件黏贴至报销单后面流转到财务，礼品较多时需附清单。招待用品申购/领用单申请人申请日期需求部门预期使用时间赠送的单位及人员赠送礼品名称及规格赠送礼品数量赠送礼品预算单价部门负责人签字总经理审批备注：此申请单作为附件黏贴至报销单后面流转到财务，礼品较多时需附清单。招待用品入库单序号货品编号货品名称规格型号单位数量单价金额购买时间保质期备注12345678910经办人：入库人：复核人：招待用品入库单序号货品编号货品名称规格型号单位数量单价金额购买时间保质期备注12345678910经办人：入库人：复核人：库存明细表仓库：行政仓库时间段：2018-07-01至2018-10-08制表人：货品单据类型单据日期单据编号单位本期收入本期发出期末结存数量单价金额数量单价金额数量单价金额烟期初结存2800领用0000