第二章 公文格式

第二章行政公文的格式第一节公文格式为什么公文要有固定格式?公文格式是公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，即公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。公文种类《国家行政机关公文处理办法》2000年8（月24日发布，2001年1月1日实行）决定通知通报报告请示批复意见函会议纪要命令（令）议案公告通告国家行政机关处理公务时所使用的具有法定效力和规范体式的文书（狭义）。公文格式国务院办公厅在2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》，这一法规于2001年1月1日正式施行。国家质量技术监督局又发布了《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》。这一国家标准成为了公文的法定格式。排印格式各个组成要素在文件版面上的标引格式，是文件的外观形式。（一）用纸1.国际标准A4幅面尺寸为210mm×297mm，并规定各裁边的误差为土3mm。2.纸张定量为60g／m一80g／m2的胶版印刷纸或复印纸3.纸张白度为85％一90，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7．5—9．5排印格式（二）公文页边与版心公文用纸天头(上白边)为：37mm±lmm公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)公文格式的组成要素：（1）发文机关标识（版头、红头）（2）公文份数序号（3）密级（4）发文字号（5）签发人（主要用于请示）（6）标题（7）主送机关（内发可省略）（8）正文（9）附件（10）发文机关署名（11）成文日期（12）印章（13）附注（14）主题词（15）抄送单位（16）印刷机关和印刷时间公文的格式要素划分为眉首、主体、版记三个部分。眉首主体版记（一）眉首部分：包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。每份公文的顺序编号。位置在版心左上角顶格第1行。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“1”，会使人不知其意，以为是误印上去的。版心右上角第1行。两字之间空1字。如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“★”隔开。顶格标识在版心右上角第1行。两字之间也需空1字。同时还要标识密级、紧急程度则要在版心右上角第2行的位置。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。例如：“××××机关文件”。☆发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜；☆第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。☆推荐使用小标宋体字，用红色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。37mm25mm62mm37mm80mm117mm联合行文主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由发文机关代码、发文年度、顺序号。顺序不可任意颠倒调换。发文字号的位置：在发文机关标识下空2行，红色反线之上4㎜处。发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，例如，“〔2008〕”不能简写为“〔08〕”。发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号。例如国发〔2004〕40号机关代字年号序号皖办〔2003〕20号机关代字年号序号签发人是指代表行政机关批准发出公文的机关领导人。签发人是对公文内容负责的一种标志。签发人标识仅在上报的公文中才出现，标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事件负责。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。标注于公文发文机关标识下空2行红色反线之上。0000001机密★一年特急XXXX文件X［年份］X号签发人：XXX00001湖北经济学院文件鄂经院发〔2006〕3号眉首机密★一年特急目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件。发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1、机关代字；2、机关代字加文种代字；3、机关代字加承办部门代字。年份用全称，用六角括号不加“第”不编虚号（二）主体部分主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。主体要素是指公文首页红色反线以下至公文末页主题词以上的各个要素。1、公文标题：一般由发文机关名称（作者）、文件的主题（事由）及文种（文件名称）三部分组成。位于文件首页发文字号之下，可分一行或多行居中书写。（发文机关名称）+（事由）+文种中共中央关于恢复沈雁冰同志党籍的决定（作者）（介词＋事由）（文种）例如中国银行关于发现伪造人民币的通报发文机关主要内容文种关于召开教师节表彰大会的通知省略发文机关通告省略发文机关、主要内容在撰写标题时，发文机关的名称要写全称或规范化简称，如果文件首页具有制发机关的标识（文头），其标题中可省略发文机关名称。事由是标题的主体部分，应准确、简要地加以概括。文种是公文文体的名称，用以概括揭示公文的性质与制发的目的。正确使用文种，有利于及时、准确地处理文件。发文机关名称之后用介词“关于”引出文件主题，用助词“的”与文种相连接，以文种为中心词构成偏正词组。公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况：1、“事由+文种名称”，法规类、单位内部使用的公文以及红头文件中，这种标题最为常见，如《关于培养跨世纪学术和技术带头人的通知》2、“发文机关名称+文种名称”，有些公文内容单一，正文较简单，就可以在标题中省略事由如《中华人民共和国国务院令》3、只有文种名称的公文标题，如《公告》。《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关”不规范的公文标题1、《通知》2、《XX电力局决定》3、《XX电信局整顿电信市场报告》无“发文机关”，无“事由”有“发文机关”“文种”而无“事由”；“整顿”前缺少“关于”，“报告”前缺少“的”，这种省略，也不符合拟制公文标题的语法要求。不简要的公文标题《XX大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神，做好我校应届毕业生分配工作的几点意见》《XX大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见》（一）标题中的标点符号《办法》：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。有时候为了避免理解的歧义才使用一些必不可少的标点符号。《关于深化国有企业内部人事、劳动、分配制度改革的意见》文中的人事、劳动、分配是三项并列且独立的制度，用顿号分开，避免理解有误。用引号标出，表示特殊的省略语：五一、国庆等（二）标题不准确1、《XX学校关于经费的请示》2、《XX公司关于小汽车问题的请示》3、《关于司机王X开车去张家界的通报》《关于增拨（或减拨）经费的请示》《关于购置（或报废、调换）小货车（或小客车等）的请示》《关于司机王X私自开车去张家界游玩的通报》拟制标题时，会出现事由概括不准，表意不清而引起歧义、误解等问题。根据以下内容提示，拟写公文标题1.××大学就××系学生×××擅离学校，违反学校纪律，给予警告处分一事发出文件，使全校师生周知〖标题〗××大学关于予以××系学生×××警告处分的通报2.某省人民政府发文要求所属单位认真贯彻执行国务院关于调整纺织品价格的规定，以便保持市场的稳定。〖标题〗××省人民政府关于认真贯彻执行国务院调整纺织品价格的规定的通知公文的主要受理机关，即答复或办理公文事项的机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。也叫做“抬头”。标题主送机关确立主送机关的注意事项①标识主送机关要标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。②主送机关标注在标题下空1行、左侧顶格的位置，回行时仍需顶格，并在最后一个主送机关名称后标冒号。③写公文的主送机关时，要用顿号和逗号来分清受文机关的层次。一般同一类机关之间用顿号，不同类的机关之间用逗号。各市、县、自治县人民政府，省府直属单位：④公文不得越级主送，如因特殊情况，必需越级行文时，应抄送被越过的上级机关。标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类中间用顿号隔开，末尾加冒号，如“各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”公文的核心部分，除了个别的简短的公文外，正文内容一般分开头、主体、结尾三部分。开头可以概括为“凭”，既凭什么行文，就是制发该文的依据或理由；主体可以概括为“事”，即什么事情或什么事项；结尾可以概括为“断”，就是正文的论断部分，通常为要求、措施、办法等。公文正文基本内容显性结构模式依据↓目的↓文种承启语↓事项↓要求附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。公文正文中有一些内容，如图表、名单、规章制度等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。带附件的公文：附件可能是被转发的上级文件、报告、意见、会议纪要等，不会被全文印在正文部分，正文只是转发的说明和要求，这种“附件”其实也是正件、正文。成文日期是指文件落款处的时间。不是指印刷时间或起草时间，即公文生效的时间，这是公文的一项重要内容。确定成文日期一般有五种情形：（1）一般文件，以负责人签发日期为准；（2）经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；（3）法规性文件以批准日期为准，（4）联合发文，以最后签发机关（部门）的负责人签发日期为准；（5）电报以发出的日期为准。行政公文的成文时间用汉字书写，要将年、月、日标全，“零”写为“○”。成文日期年、月、日要齐全，用汉字书写，不能用阿拉伯数字或阿拉伯数字与汉字混用6、公文生效标识：印章和签署。要求“上不压正文，下压年月日”即“骑年盖月”。成文时间右距离边沿空4个字，加盖印章；上不压正文、下不离日期、印章是公文效力的表现形式，是公文效力最权威的凭证。对于公文来讲，除了会议纪要以外，都必须加盖印章。是对公文的发放范围、使用时需注意的事项的说明。如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。不是对公文内容的注释或解释。公文如有附注，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。位于成文日期左下方、主题词之上，用（）标注。用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。公文主题词以下的各个要素称为版记。版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等项。主题词：主题词指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。主题词是用来揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标引主题词必须从有关主题词表中选用，如《国务院主题词表》、《教育类公文主题词表》等。主题词的位置在附注下方，文尾横线上端。一份文件选用2～3个主题词，最多不超过5个，词与词之间各有一个字的间距（空格）。主题词的标引位置要居左顶格标识，“主题词”三个字使用黑体字，后标冒号；词目和词目之间不使用标点符号，而是空1字位置隔开。抄送机关是指收受公文并了解公文的内容但不承担主办和答复责任的机关。标注抄送机关的注意事项一是抄送机关标识在主题词之下，