地面工程竣工资料归档流程及制作标准

附件5地面工程竣工资料归档流程及制作标准一、建设项目地面工程资料收集归档范围地面工程从立项报告到开工建设竣工过程形成的所有资料。主要包括（1）可行性研究、任务书；（2）设计基础资料；（3）设计文件；（4）项目管理文件；（5）施工文件；（6）监理文件；（7）工艺设备文件；（8）消防文件；（9）科研项目文件；（10）涉外文件；（11）生产技术准备、试生产文件；（12）物资采办文件；（13）财务、审计管理；（14）竣工验收文件（15）后评价文件及其它有关资料等十五大类。详细内容见附表5-1。二、项目文件材料收集的相关要求（一）收集时间各类文件应按照文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进技术、设备文件应首先由建设单位有关部门（或接受委托的承包单位）登记、归档，再进行译校、复制和分发使用。（二）项目文件材料收集中的质量要求1、项目文件材料的内容及其深度应符合国家有关勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。2、项目文件必须保持系统性和成套性，遵循文件材料形成规律，保持文件材料的有机联系。3、项目文件必须符合国家关于公文格式的标准和股份公司关于项目文件表格的统一规定及关于设计图纸的有关规定。4、项目文件材料的内容应真实、准确，与项目实际相符合。5、项目文件材料应为原件。成批材料出厂合格证、材质证明、化验、检验等文件，原件少，使用部位多，可用复印件，但应在复印件上加盖供应单位公章、责任人名章（或签字），并注明原件存放处（卷、页）。国内设计变更传真件，应由设计代表在传真件及其复印件上加盖设计单位现场专用公章、设计代表名章（或签字）。6、项目文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备，具备法律效力。有更改之处应有更改人签字或盖章。7、所有竣工文字材料必须用黑色碳素墨水或蓝黑墨水书写；图纸必须是蓝晒图纸绘制。文字、线条清晰，不得使用不耐久的字迹材料书写或绘制。8、复印、打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。9、录音、录像及电子文件应保证载体的有效性。三、项目竣工文件材料的编制要求（一）竣工文件的编制要求1、项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据项目实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。2、项目施工文件及竣工图由施工单位负责编制，监理单位负责审核。（主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等）。3、施工文件的编制采用计算机制表、打字方式的，各方签字栏、签署意见栏需手工填写，不应直接打印出来。表格内容填写应准确，并保证字体、字号规范、统一。4、易褪色书写材料（如传真件、复印件等）需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。（二）竣工图编制的要求各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。1、项目竣工图应由施工单位进行编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。2、竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收的实际情况。3、按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位（施工单位）在施工图上加盖并签署竣工图章，作为竣工图。4、一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上修改，由施工单位加盖并签署竣工图核定章和竣工图章，作为竣工图。5、涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。（由于设计原因造成的，由设计单位负责重新绘图；由于施工原因造成的，由施工单位负责重新绘图；由于其它原因造成的，由建设单位自行绘图或委托设计单位绘图。）新重绘图按照原图编号，末尾加注“竣”字或在新图图标内注明“竣工阶段”（由施工单位）加盖并签署竣工图章。6、竣工图应包括所有的施工图，其中属于国家和行业的标准图、通用图，可以在目录中注明，不应作为竣工图编制。7、竣工图应使用新蓝图，计算机出图应清晰，不应使用计算机出图的复印件。（三）竣工图的更改方法1、文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。2、利用施工图更改，应在更改处注明更改依据，如设计变更通知单的名称、编号、变更日期及工程联络单等的文件编号。3、无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。4、图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其它线条。5、有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。6、新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。（四）竣工图章的使用1、竣工图章的内容、尺寸如下图所示。竣工章及核定章(图中所示数字的单位为mm)⑴竣工图章示例如下：⑵竣工图核定章示例如下：2、所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章的内容填写应齐全、清楚、不得代签。3、由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。4、竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。（五）竣工图的审核1、竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。2、竣工图内容应与施工图设计、设计变更、材料变更、施工及质检记录相符合。要做到设计变更、隐蔽工程记录、实物“三对口”。3、竣工图有修改的部分必须用黑色碳素墨水标注，并加盖竣工图章。竣工图按单位工程、装置或专业编制，并按要求加盖并签署竣工图章。4、竣工图折叠呈手风琴式，并注意折叠的左边留30mm,装订应留装订边25mm;图件规格统一，为A4大小（210mm×297mm）,图纸的图签统一折叠在外面右下角。5、一张更改通知单涉及多张图的，如果图纸不在同一卷的，应将复印件附在有关卷中，或在备考表中说明。6、国外引进项目、引进技术或外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。（六）合同要求1、建设项目中各方应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任；可在施工合同或设计合同中明确，也可单独签订竣工图编制合同。2、由施工单位编制竣工图的，应在设计合同中明确留作竣工图的套数（包括必须套数和建设单位要求的套数），以及因修改增加新图的责任；凡由设计单位编制竣工图的，可单独签订竣工图编制合同。3、施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。4、监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任。四、项目文件的整理要求（一）项目文件的整理原则1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。2、建设单位项目组形成或收到的有关建设项目前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。3、勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。4、施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。（二）项目文件的组卷要求1、组卷应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。2、管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；项目施工文件按照单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；监理文件按文种组卷；设计变更文件、工程联系单文件按文种组卷，原材料试验按单项工程、单位工程组卷。3、施工文件和竣工图可分别组卷；竣工图按照单位工程（或专业）组卷。4、引进技术中的成套文件可不拆散组卷；外文材料的原文和其译文分别组卷。5、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。6、文字材料组卷时，案卷厚度一般不超过20－30mm。7、成套图纸分组在若干卷内，首卷内应有图纸总目录，其余各卷内应有分目录。（三）案卷与卷内文件的排列各类文件材料要保持相互之间的有机联系，并参照形成时间及材料类别进行排列。1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。4、竣工图按专业、图号排列。目录在前、图纸在后。5、卷内文件一般文字在前，图样在后；批复在前，报告在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后。6、文字材料每卷排列厚度不超过20mm；图纸每卷厚度以20mm为宜，不超过30mm。7、单项工程资料文字材料与图纸应分别组卷。（四）案卷编目1、卷内文件页号的编写卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。图纸的页号编写在右下角，或标题栏外右下方；印刷成册的文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。案卷封面、卷内目录（原有图纸目录除外）、卷内备考表不编写页号；在一页内粘贴数张尺寸大小的同类文件材料（如合格证）的，可编一个页号，但应将各文件材料逐张编序号，然后把共有张数登记于该页中。2、卷内目录的编制“序号”应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一份文件一个号；“文件编号”应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；“责任者”应填写文件形成部门或主要责任者；“文件材料题名”应填写文件标题全称；“日期”应填写文件形成日期；“页号”应填写每件文件尾页上标注的页号。3、卷内备考表编制说明包括卷内文件的件数、页数或张数，以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题；立卷（整理）人应由责任立卷人签名或盖章；立卷（整理）日期应填写完成立卷的日期；检查人应由案卷质量审核者签名或盖章；检查日期应填写审核的日期。4、案卷封面的编制案卷题名应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括：建设单位名称、建设项目名称、单项、单位工程名称、文件内容、文件名称等；建设项目、工程名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符；归档外文资料的题名应译成中文；立卷单位应填写文件组卷部门或项目负责部门；起止日期应填写卷内文件形成的起止日期；保管期限应依据《集团公司建设项目文件材料归档范围及保管期限表》填写组卷时划定的保管期限；密级应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；档号应填写全宗号、例如（CQYT.80060）、建设项目档案分类号例如(G02或G03)和案卷号例如(0001)；5、案卷编号（1）组卷以单位工程为单位，按文件材料的形成规律，组成档案的保管单位——案卷，案卷编号要依据档案分类和组卷顺序排列编制。（2）案卷编号以档号表示；基建档案档号的基本结构由全宗号、一级类目代号和保管号组成。其中案卷分类排列的案卷保管号，采用4位阿拉伯数字表示。（五）案卷装订的要求去掉卷内文件中的金属物，修复破损的文件；凡装订的案卷应按照“案卷封面—卷内目录—建设项目文件—卷内备考表”的顺序排列，采用线绳按照三孔一线的方法装订，装订线位置距纸张左边25mm；图纸应装订成册，竣工图按照《技术用图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989），统一折叠成规格为A4图幅大小（210mm×297mm），竣工图折叠呈手风琴式，并注意折叠的左边留30mm，装订应留装订边25mm，且图面应朝里折叠，图纸的图签统一折叠在外面右下角。（六）案卷装盒及卷内表格规格1、装订的案卷要装入国家标准规格要求的无酸纸档案盒保管，外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度根据需要设置为20mm、30mm、40mm