发票管理制度

第1页，共11页发票管理制度1.目的为了加强对各公司发票的使用和管理，确保发票的合法性、真实性、安全性，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则和财政部《关于增值税专用发票使用规定》的规定，结合总公司的管理实际，制定本制度。2.范围本规定适用于XXXX有限公司及其各子、分公司（以下简称“各公司”）。3.权责总公司各公司财务部门统一负责发票的管理工作，明确各相关责任人员及其职责：3.1业务经办人3.1.1各业务部门须在相关业务发生及实际收到业务款项后及时将相关银行放款信息、客户汇款凭证传真件、业务合同等资料整理成开票明细单报送至财务部门。3.1.2申请开具税票时应填写《发票开具申请单》，详细填写购货单位的准确信息（含购货单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行名称及账号）。3.1.3整理与总公司各公司有业务往来的公司（包括采购单位、销售单位）的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等复印件留档备查。3.1.4收到财务部门开具好的发票后需及时交到客户或相关人员手上，建立发票台账与财务人员核对。3.2发票专管员3.2.1总公司各公司财务部门应设置发票专管员，一般为总公司各公司指定的会计人员，负责各公司发票的申购、保管和开具等事项。3.2.2发票专管员收到审批后的《发票开具申请单》与出纳核对收到客户款项后，及时开具相应的发票。3.2.3发票专管员应结合收到的业务款项或者遵照合同约定的可以确认收入的条件需开具发票时，应与业务经办人员沟通本月预计需开票金额，根据发票剩余份数及时安排发票申购事宜，尽量规避因为发票量不足，导致无法及时给业务开具所需发票事宜。第2页，共11页3.2.4发票专管员必须建立《发票领用登记表》。3.3发票章专管员3.3.1总公司各公司财务部门应设置各公司发票章专管员，不应与发票专管员为同一人。3.3.2发票专管员开具好的发票应递交至发票章专管员加盖发票章，发票章专管员应校对业务经办人填写的《发票开具申请单》和发票专管员开具的发票票面信息，如信息核对一致后加盖发票章返还至发票专管员处登记《开具发票登记簿》；信息不一致时应于当日内及时反馈至发票专管员进行重新核对修改。4.定义本规定所指的发票是销售商品，提供劳务以及其他经营活动中，由我总公司各公司对外开具的法定收款凭证，该凭证上必须印有税务机关监制章。我总公司各公司发票类型如下：税务局纳税人类别发票类型备注国税小规模纳税人增值税普通发票不可抵扣一般纳税人增值税专用发票可抵扣增值税普通发票不可抵扣地税通用机打发票地税通用机打发票和增值税普通发票的基本内容包括：客户名称、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位名称（章）等。增值税专用发票还包括付款方地址、联系电话、付款方税务登记证号、税率、税额等。5.作业内容5.1发票的申购发票是记载收入的重要凭证，总公司按照国家税务总局颁发的发票管理办法的相关规定申领、使用、销毁、保管相关发票。我总公司各公司目前申购的发票由各公司的真实业务活动、经营范围和规模决定，由各公司依据自己的实际情况向税务机关办理相关发票核定的事项。目前我总公司各公司申购的发票类型汇总如下：第3页，共11页序号公司名称发票内容发票类型税率1XXXX有限公司顾问咨询费增值税专用发票6%2XXXX有限公司地税通用机打发票5%3XXXX有限公司增值税专用发票17%4XXXX有限公司地税通用机打发票5%5XXXX有限公司服务费地税通用机打发票、增值税发票税务代开6XXXX有限公司地税通用机打发票5%发票专管员申购发票时应区分国、地税分别提供办理材料如下：税务局发票种类发票申领提供材料国税增值税普通发票纳税人可持：1.《发票领用簿》；2.税控IC卡或报税盘；3.已开具的增值税专用发票最后一张发票（其中一联）；4.经办人身份证原件。增值税专用发票地税通用机打发票1.《发票领购簿》；2.经办人员身份证。5.2发票的领用5.2.1发票的领用人仅限于总公司各公司财务部门的发票专管员。5.2.2发票专管员必须建立《发票领用登记表》，开具发票时须办理发票领取登记事项：记载领用日期、发票类型、数量、发票起止号等等。5.3发票的开具5.3.1总公司各公司在销售商品，提供劳务以及从事其他与本公司营业执照经营范围相符的经营活动时，可以向付款人开具发票。如果收到相应业务的款项或者按照合同约定的时点可以确认收入的，也可以申请开具发票。5.3.2业务经办人填写《发票开具申请单》，经部门负责人审核签字后，再经财务经理审核后，交发票专管员开具。5.3.3发票专管员应严格按本制度，认真审查《发票开具申请单》填写的内容是否完整和有无错误，对于不符合要求和情况不明的应拒绝开具发票，并及时向相关领导反映情况。第4页，共11页5.4发票的用印及登记发票开具后，发票专管员应核对发票上各项内容是否和与之对应的《发票开具申请单》填写的内容一致。如一致无误，应把开具好的发票联和抵扣联递交由发票章专管员加盖发票章，发票章专管员校对无误后加盖发票章交由发票专管员，发票专管员再把加盖好发票章的发票递交至相关经办人员，且在发票使用登记簿上签字确认；如需由发票专管员直接邮寄发票至客户的，发票专管员应在发票使用登记簿登记快递单号以备核实客户收到发票。5.5增值税专用发票作废及冲红5.5.1同时具有下列情形的，为所称作废条件：收到退回的发票联（抵扣联）时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”等。5.5.2纳税人在开具发票当月，发生销货退回、开票有误等情形，收到退回的发票联（抵扣联）符合作废条件的，按作废处理；开具当时发现有误的，可即时作废。作废发票须在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理后，在纸质专用发票（含未打印的专用发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。5.5.3一般纳税人取得专用发票后，发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件的，或者因销货部分退回及发生销售折让的，购买方应向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》（以下简称《申请单》），《申请单》所对应的蓝字专用发票应经税务机关认证。经认证结果为“认证相符”并且已经抵扣增值税进项税额的，一般纳税人在填报《申请单》时不填写相对应的蓝字专用发票信息。经认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”的，一般纳税人在填报《申请单》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。5.5.4《申请单》一式两联：第一联由购买方留存；第二联由购买方主管税务机关留存。《申请单》应加盖一般纳税人财务专用章。5.5.5主管税务机关对一般纳税人填报的《申请单》进行审核后，出具《开具红字增值税专用发票通知单》。《通知单》应与《申请单》一一对应。《通知单》一式三联：第一联由购买方主管税务机关留存；第二联由购买方送交销售方留存；第三联由购买方留存。《通知单》应加盖主管税务机关印章。《通知第5页，共11页单》应按月依次装订成册，并比照专用发票保管规定管理。5.5.6购买方必须暂依《通知单》所列增值税税额从当期进项税额中转出，未抵扣增值税进项税额的，可列入当期进项税额，待取得销售方开具的红字专用发票后，与留存的《通知单》一并作为记账凭证。销售方凭购买方提供的《通知单》开具红字专用发票，在防伪税控系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《通知单》一一对应。5.6发票的保管发票专管员按规定存放和保管空白发票，定期核对开票系统与《发票领用登记表》上的发票领用的种类、数量及发票号码；空白发票种类、数量及发票号码，不得擅自损毁。已开具的发票存根联、作废的发票、发票领用登记簿等应整理成册（按照发票号码）保管备查，应保存5年（及以上年限），保存期满，报经税务机关查验后销毁；将已开具的发票记账联作为原始凭证附件。5.7发票丢失的处理发生发票丢失情形时，根据《中华人民共和国发票管理办法（实施细则）》第四十一条：“使用发票的单位和个人应当妥善保管发票、不得丢失。发票丢失应当于发现丢失当日书面报告税务机关，并在报刊和电视等传播媒介上公告声明作废。5.7.1发票丢失后的准备工作发生丢失、被盗发票的情况，应及时准备下列资料，并以书面的方式向主管税务机关报告：丢失（被盗）发票原因（或经过）的书面材料，至少应当包括详细说明丢失（被盗）发票的种类、数量、代码、起止号码、已使用份数、未使用份数及盖章情况。并由法定代表人签字，加盖单位公章、代码章；如果属于被盗、被抢的，要由公安机关出具的报案证明。在符合要求的公开发行的报刊办理登报挂失声明。5.7.2发票丢失不同情形的税务处理A丢失空白增值税专用发票根据《发票管理办法实施细则》第三十一条规定，企业丢失专用发票后，必须按规定程序向当地主管税务机关报告。纳税人应将丢失专用发票的纳税人名称、发票份数、发票号码等情况，向主管税务机关指定的报刊等媒介刊登公告第6页，共11页声明作废（通常情况下，增值税专用发票丢失被盗的，应当在《中国税务报》登报声明作废），填报《发票丢失被盗登记表》，持IC卡、税控盘等税控设备、相关报纸、登报发票等资料到国税主管机关办理电子发票退回或作废手续，并接受税务机关按照管理办法规定所作出的处罚。B丢失空白普通发票按规定程序以书面形式向当地主管税务机关报告，并在辖区内的地级市报刊上刊登“丢失声明”（如《深圳特区报》等），填报《发票丢失被盗登记表》，持IC卡、税控盘等税控设备、相关报纸、登报发票到国税主管机关办理电子发票退回或作废手续，并接受税务机关按照管理办法规定所作出的处罚。C丢失已开具的增值税专用发票的处理企业将已经填开的增值税专用发票丢失，应主要依据《国家税务总局关于修订〈增值税专用发票使用规定〉的通知》（国税发〔2006〕156号）第二十八条和第二十九条的规定处理。根据丢失发票的联次和丢失时是否认证等情况，具体处理可细分为下面几种：情况是否认证处理方法同时丢失已开具专用发票的发票联和抵扣联丢失前未认证的购买方凭销售方提供的相应专用发票记账复印件到主管税务机关进行认证，认证相符的凭该专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证。丢失前已认证相符的购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证。丢失已开具专用发票的发票联可将专用发票抵扣联作为记账凭证，专用发票抵扣联复印件留存备查。丢失已开具专用发票的抵扣联丢失前未认证的可使用专用发票发票联到主管税务机关认证，专用发票发票联复印件留存备查。丢失前已认证相符的可使用专用发票发票联复印件留存备查纳税人丢失已开具如果发票开出后尚未寄出，开票单位可以将发票第7页，共11页专用发票记账联联复印，作为记账凭证；若已寄出，可使用专用发票发票联复印件，与金税卡或税控盘中重新打印一次的记账联，作为记账凭证丢失专用发票全部联次丢失前未认证的纳税人在认证前丢失增资税专用发票全部联次，按丢失空白专用发票处理D纳税人丢失已开具的普通发票处理普通发票丢失，关系到取得发票一方是否能税前扣除的关键涉税事项，必须依据《发票管理办法实施细则》第三十一条规定处理。情况处理方法开具发票一方丢失已填开的发票联应重新开具发票交对方入账。重新开具发票时，应在备注栏填写丢失发票的客户名称、发票种类代码和号码、金额，开票单位。开具发票方记账时附上丢失发票的其他联次作为合法入账凭证。取得发票一方丢失已填开的发票联应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原来发票号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。纳税人将在税务局代开发票的发票联或记账联丢失可向开具发票的税务机关申请出具开具发票证明，说明取得发票单位名称、购货或服务的单位数量、单价、规格、大小写金额、发票字轨、发票编码、发票号码等的书面证明，或要求开具发票的税务机关提供所丢失发票的存根联复印件，经主管