公司商务接待手册

江苏安通汽车部件有限公司商务接待手册办公室2011年05月10日一、总则1、为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商务接待费用控制，特制订本手册。2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。3、本手册规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。二、管理职能公关部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐等均由公关部统一安排。三、商务接待工作原则1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由公关部负责人根据核定的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，由管理中心另行审批。四、接待职责分工1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。2、接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下：①公关部：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。②前台秘书或总裁秘书：负责来客引入及会议室的环境保持。③商务接待秘书：提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。④商务接口部门：负责接待洽谈并陪同始终。3、公关部主任对接待工作负有全面责任。五、商务接待标准公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为4个级别：普通接待、中级接待、高级接待、特殊接待。1、普通接待项目名称说明适合人群普通商务类考察人员、技术人员、设计师、供应商中层管理者以下人员等；交通标准按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；住宿标准按对方人员要求，公司不负担住宿费用；餐饮标准简餐消费控制在20元/人以下，宴请消费控制在50元/人以下；接待陪同人员接口业务人员、部门主管；接待车辆商务车或出租车；其他接待1、公司会议室布置投影机、白板、饮品（饮用水、茶、咖啡）；2、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在50元/人以下。备注2、中级接待项目名称说明适合人员企业领导、地方广电人员、地方广电部门经理等；交通标准按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；住宿标准按对方人员要求，公司不负担费用；餐饮标准简餐消费控制在50元/人以下，宴请消费控制在100元/人以下；接待陪同人员接口业务人员、部门主管、主管副总；接待车辆公司轿车、商务车或出租车；其他接待1、必要时制作来宾接待手册；2、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋（信笺纸、笔）、饮品（饮用水、茶、咖啡）、香烟、烟具；3、可安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；4、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在500元/人以下。备注3、高级接待项目名称说明适合人员合作地区广电领导、行业相关部门领导、公司特邀人员等；交通标准按对方人员要求订购，公司不负担费用；住宿标准住宿标准三星级以上酒店，公司负担费用；餐饮标准简餐便消费控制在100元/人以下，宴请消费控制在200元/人以下；接待陪同人员接口业务人员、部门主管、主管副总、总裁；必要时安排董事长、股东；接待车辆公司轿车或租用专车；其他接待1、制作来宾接待手册，必要时安排酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；2、公司显著位置布置迎宾条幅等；3、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋（笔记本、笔）、饮品（瓶装饮用水、茶、咖啡）、鲜花、水果、香烟、烟具等；4、安排公司领导与来宾合影并制作相框；必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像；5、安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；6、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在500元/人以下。备注4、特殊接待项目名称说明适合人员主要行业主管领导、地方行政领导、公司特邀领导、其他特殊人员等；交通标准按对方人员要求订购，公司可负担费用；住宿标准住宿标准四星级以上酒店，公司负担费用；餐饮标准不设定具体标准；接待陪同人员接口业务部门主管、公司副总、总裁、董事长必要时安排董事长、股东；；接待车辆公司高级轿车或租用高级专车；其他接待1、制作来宾接待手册，酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；2、公司显著位置布置迎宾条幅等；3、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋（笔记本、笔）、饮品（根据来宾喜好安排）、鲜花、水果、香烟、烟具等；4、安排公司领导与来宾合影并制作相框，全程安排会谈记录、录音、摄影、摄像；5、公司安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；6、于来宾临行时赠送纪念品，不设定具体标准。备注六、商务接待流程1、商务接待的申请与审批①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门主管审核，主管副总裁审批后，报管理中心商务接待秘书申请安排接待；②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议；③公司高层领导的商务接待活动，由其助理、秘书填写《商务接待申请》，并作为接待负责人；④商务接待秘书接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，反馈至接待申请部门确认；⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审批，审批层级如下：接待标准管理中心主任审核分管副总审批执行副总裁审批总裁审批普通接待√√中级接待√√√高级接待√√√特殊接待√√√√⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批；⑦商务接待秘书将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。2、商务接待的实施①商务接待秘书依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接待安排的责任人及物品置办；②商务接待秘书将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待负责人，以及接待活动相关领导，以便合理安排时间；③商务接待秘书依据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排；④商务接待秘书依据接待行程安排，制作《来宾接待手册》，交由接待负责人，送至来宾；⑤接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续；⑥如接待负责人无法陪同，可由商务接待秘书或司机代为行使接待负责人职责；⑦接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接；⑧公司领导与来宾合影后，由商务接待秘书将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念；⑨来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度，并及时填写《商务接待总结报告》，以便公司进行改进。3、商务接待行程的变更①商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员（接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知商务接待秘书；②商务接待秘书收到行程调整意见后，应立即对《接待行程安排表》进行调整；③如行程调整仅限时间安排调整，商务接待秘书应将调整后的《接待行程安排表》报管理中心主任审批后执行，并将《接待行程安排表》副本发至相关人员；④如行程调整导致预算增加，商务接待秘书应将调整后的《接待行程安排表》按审批流程重新进行审批后方可执行，并替换原《接待行程安排表》正、副本；⑤商务接待秘书应根据调整后的行程安排，重新制作《来宾接待手册》，并送至来宾。七、费用报销1、商务接待结束后，参与接待人员应在5天内将相关票据全部交至商务接待秘书，统一办理报销手续，无故超过30天未提供票据的，不再予以报销，由财务部由责任人的工资中扣回预支费用；2、实际发生费用在已获批预算额度内的，由商务接待秘书持发票至财务部报销；3、实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写《费用超额审批表》说明超额原因，按照商务接待审批权限进行审批，获批后方可报销；八、商务接待过程要求1、接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生；2、商务接待秘书于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。4、接待环境标准①物品摆放整齐，且表面无灰尘；②地面干净无脏物，空气流通清新；③室温适度，灯光合适，电视调好；④备品齐全。5、公司参观规定①安排来宾参观公司，须报公关部主任批准；②参观介绍以商务接待秘书为主，接待部门配合；③参观过程中，原则上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后；④参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。6、接待礼仪要求①参与商务接待人员应着正装，举止礼貌；②接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前10~20分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓；③接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行李；④到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，并提行李送至房间；⑤接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前到达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续；九、附则1、本手册为公司商务接待的规范性文件，各部门应严格参照执行；2、各子公司应参照本手册开展商务接待活动；3、本手册由公关部依据实际情况变化，不定期进行修订；4、本手册由公关部附则最终解释；5、本手册于2010年2月25日起执行。十、备注除有特殊说明外，本制度适用范围为集团各部门，子公司可参照执行。子公司与集团公司发生业务关系时，以尊重集团公司制度为执行原则。某公司几年几月商务接待申请表申请部门：负责人：1、客人信息：姓名单位职务电话2、接待时间：年月日至年月日共日3、接待事由：4、洽谈参加人员：5、陪同人员：6、招待项目：□交通□住宿□宴请□娱乐□游览□其它：7、其它要求：部门主管签字：日期：分管副总裁签字：日期：接待行程安排表接待部门：接待负责人：制表人：日期/时间接待事项主讲/陪同其它参加部门地点第一天（月日）第二天（月日）第三天（月日）配合内容清单：配合项目时间配合内容责任人部门招待费用预算：□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等：合计：接待部门确认签字：日期：公关部主任签字：日期：主管副总裁签字：日期：执行副总裁签字：日期：公司总裁签字：日期：商务招待费用超额审批表申请部门：负责人：1、招待对象：姓名单位职务2、招待时间：年月日至年月日3、招待事由：4、获批招待费用预算：□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等：合计：5、实际招待费用情况：□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等：合计：超额：超额原因说明：接待部门签字：日期：公关部主任签字：日期：主管副总裁签字：日期：执行副总裁签字：日期：公司总裁签字：日期：来访接待总结报告接待项目：一、来访目的：□选型□参观□签合同□合作□顺访□游玩□其它（）二、接待总结：1、接待情况：2、效果总结：3、后续工作：4、费用总结：预算实际超标*备注交通费住宿费餐饮费游览费其它合计情况说明注：超标是指超预算、超项目、超时间接待负责人（签字）：年月日部门负责人（签字）：年月日来宾接待手册内容来宾接待手册中包含以下几项基本内容：问候语、住宿安排、通讯安排、日程安排、联络人、天气情况、公司（单位）简介、公司（单位）领导简介。具体形式应由专业美术人员进行设计。住宿安排姓名职务房间号通讯安排您房间的电话拨“0”后可以直接拨打市内电话。房间与房间之间拨打时直接拨打房号即可。日程安排联络人日期时间内容地点姓名职务联系方式房间号