第一组课题：浅谈创新档案管理 深化

1第一小组课题为：创新档案管理深化信息服务本小组每位成员负责一段的创新内容，各段落完成情况分配如下：1、队伍建设创新（株州分公司陈静）2、档案管理工作创新（郴州分公司陈芳圆）3、档案管理模式创新（长沙分公司吴美玉）4、档案管理机制创新（娄底分公司龙雁）5、特色服务创新（自治州分公司吴跃艳）2浅谈创新档案管理深化信息服务近年来，随着我国经济社会的快速发展，移动通信档案管理工作同全国档案管理工作一样，有了很大的进步。但要实现移动通信档案工作的持续性发展，就必须不断创新，深化信息服务，与时俱进。档案管理创新的途征包括队伍创新、档案管理工作创新、档案管理模式创新、档案管理机制创新和特色服务创新等方面。移动通信档案事业的发展离不开创新建设，只有通过档案工作的创新，才能适应经济社会发展的需要，适应和服务于社会各项事业；才级使档案工作充满生机和活力，促进移动通信档案事业可持续发展，跟上当今和未来世界发展的步伐。一、对档案管理工作创新的认识（一）创新是移动通信档案事业发展的必然，创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，开拓创新是引导社会前进的强大力量，是我们适应新形势、认识新事物的思想武器。根据时代和实践的要求，勇于和善于不断创新，才能使我们对客观世界的认识不断深化。在我国进入全面建设小康社会的新时期，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求持续发展。要实现档案事业的可持续发展，就必段在档案管理工作中不断创新，这也是档案管理所面临的社会社，开放性的必然要3求。（二）创新是档案管理单位发展的原动力，近年来，移动通信档案工作随着我国经济社会的快速发展有了很大的进步，档案工作的基础设施和条件得到了很大的改善，档案基础业务和档案信息资源建设得到加强，档案管理单位进一步适应了社会对档案信息的需求，社会服务功能不断拓宽，社会档案意识和档案法制意识逐步增强。但是档案工作还存在一些问题，如档案室收藏与管理上的矛盾，服务对象的局限性，服务项目的单一性，服务手段的滞后性，要解决这些新问题，真正使档案工作与时俱进，并持续性发展，只有通过创新，才能开创档案工作的新方向。（三）创新是移动通信档案事业可持续发展的保障。档案事业的可持续发展，意味着其社会功能的改善和提高，在与经济社会协调同步发展的同时，重点把队伍建设的发展摆在档案事业发展的中心位置上来。这就需要我们从社会需求的角度来把握档案事业发展的规模及方向，着力提高档案室的工作效率和档案信息资源的开发利用率，最终使档案事业与社会建立与相互促进，相互协调的紧密关系。要实现档案事业的可持续发展，必须在目前的基础上不断创新，不断提高档案工作的社会服务功能。二、实现档案管理工作创新的途征（一）队伍建设创新4档案管理工作的创新，就是以人为主体的队伍建设创新，队伍建设创新是做好档案工作的基础。档案一切工作归根到底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展，从而实现档案事业的可持续发展，这就要求移动通信部门务必高度重视档案管理队伍建设创新，努力提高档案工作人员综合素质，建设一支高素质的档案队伍，应该从四个方面创新：一是培养爱岗敬业精神。爱岗敬业是创新精神的基础，爱岗敬业精神是对本职工作的专注和追求卓越的精神，是一种出自从业者内心的、从情感上对本职工作深深的热爱。如何培养档案工作者的爱岗敬业精神，可根据单位档案部门实际情况加以正确引导：坚持经常性思想政治工作教育，增进爱岗敬业的持久热情；加强职业道德教育，培养树立甘为档案事业奉献的高尚职业道德，在发达的市场经济形式下，坚守兰台这块净土，以刘义权为楷模，勤勤恳恳工作。作为档案工作人员，其人生价值由档案工作性质决定，档案部门相对于其他部门而言是一个弱势部门，不能引起领导和社会的强烈重视，但我们不能轻视自己的工作，务必以“留存社会记忆、保存人类档案文化遗产、传播与弘扬人类社会文化”为目标，认真做好档案工作。二是培养敢向传统观念挑战的精神。档案工作者不但要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，掌握各门类档案及各5种载体档案的管理方法，而且在此基础上，敢于向传统观点挑战，在管理方式上实行传统的纸质档案的管理与现代高科技管理相结合，在整理归档和利用查找方面实现原始手工操作与计算机运用管理相结合，善于提出新办法、新思路、解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破，用工作成果深刻体会档案工作的价值。三是培养求实的科学精神。档案工作者要准确把握所面临的新形势和自身发展的新情况，学习总结一切创造性的先进做法和成果，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，勇于探索和实践，有效地创造性地开展工作。四是培养既懂档案业务又有计算机知识的“复合型”人才。档案管理人员要有适应现代社会发展需要的创新思想，要跟上时代发展步伐，不断地更新知识，开拓视野，接受新事物、新理念、新知识，既要懂档案业务又要有计算机知识，以适应现代化管理的需要，进而提高档案信息的服务水平。五是培养各层次兼职档案工作人员。档案工作不仅仅是档案室和专业档案员的事情，要从公司各个部门、各个层次选出多个兼职档案员，培养员工的档案意识，发动“群众力量”以便于达到档案工作收集的全面性和整体性。档案知识宣传与培训工作尽量做到全员化。六是档案工作者观念的创新，作为档案工作人员不应该6再有传统的“坐等上门”的思想，应该积极主动地“走出去”，主动去收集各门类的资料。（二）档案管理工作创新在档案现代化管理中，思想观念是否适应现代化至关重要，档案管理工作创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想。因此，要做好档案管理工作创新，首先要作好思想观念的创新。观念创新是管理工作创新的前提，是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理理念，特别是随着档案管理知识化、网络化、社会化，档案部门必须逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。这就要强化两种意识：一是要有积极的转化意识。档案是一个庞大的信息库，但一般情况下，各种信息是比较零散地存在众多的单体档案中的，只有根据需要，把相关信息系统化，规范地整理出来，才能更好的发挥档案的信息作用，体现档案信息价值。因此，把档案内容通过加工整理变成更直接更适应需要的信息，是档案部门义不容辞的职责。二是要进一步强化档案使用的效率意识。众所周知，收集和整理档案的最终目的是利用档案，怎样更加有效地利用档案，使档案在管理和利用过程中的效率更高，是我们必须高度重视的一个问题。所以，必须改变过去档案工作无所作为的思想，强化档案管理的效率意识，从而充分发挥档案的价值。其次，作好档案信息化管理创新，档案信息化管理，是7指以网络信息技术为基础，对档案信息进行收集整理，开发利用的整个过程，即档案部门使用电子化的手段对档案信息进行处理，并通过计算机网络为用户提供各类服务的过程。现代通信技术的发展，使人类社会进入了信息时代。计算机的普及为全面实机档案信息化处理和管理的信息化做了准备，只有在理念上完善对档案信息化的认识，加强对计算机档案管理系统的维护，加强对计算机档案管理系统的维护，加强对电子文件归档工作的监督和指导，才能确保档案数据库安全，保证电子文件的真实、完整、有效，真正实现档案信息化管理的目标。与此同时，要在理念上深入理解信息化的内涵，档案管理信息化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个系统工程，是多个方面的因素相互协调，相互制约构成的总体目标，这些方面主要是由适应现代化管理的思想观念，适应电子化网络化的管理机制，体现现代网络信息化的设备技术，以及熟练操作的信息化专门人才队伍军组成，我们进行档案管理信息创新，就必须从这些方面的改革创新做起。（三）档案管理模式创新目前计算机已应用于档案管理工作，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其他方面的应用还有很大的提升空间。其实，我们只要肯观察，就不难发8现在我们日常的档案管理工作中，还有许多工作可以利用现代化技术来提高效率，如采用条形码来代替档号。条形码是按照一定的编码规则编制的,用以表达一组数字或字母符号信息的图形标识符,条形码与有条形码识别功能的管理软件、条形码阅读器配套使用具有自动阅读识别作用,只要用扫描阅读器扫过条形码,计算机就可以快速、准确地自动识别并显示物体的相关信息,具有准确度高、可靠性强。既安全可靠，又方便快捷，可大大提高档案整理速度、借阅、归还档案的速度。有利于进一步提高档案管理的科学化、规范化和现代化水平,同时提高档案工作效能。1．取消键盘按键输入档案流向的信息必须进入计算机才能快速掌握，我们可将档案信息如档号、文号、相关文号、案卷题名（甚至审核书内容与图纸）、案卷盒数、存放地点等编成一个条码，打印在案卷封面及档案盒上，使用手持或固定扫描器，输入速度是手工输入的几十甚至上百倍，效率不可同日而语，准确度更是不容置疑，它的差错率可达百万分之一以上，这是任何手工操作只能望洋兴叹、可望而不可及的。2．快速进行档案的借还交接、简化手续9档案在借出、使用、归还过程中，涉及一系列问题，如：需要提供多少卷档案、被提供的档案是否准确、有无相关的文号、档案经谁手调出、由谁借走、取走的时间、何时何人归还、经谁手归还等。借出时要一一登记，归还时要一一注销，看错写错屡见不鲜，有时要查一卷归还时注销不了的档案，解决上述问题，用识别器及计算机处理系统通过核实、存储档案案卷、利用人、借出、归还经手人各自的条码内容即可完成档案借出和归还的交接手续，交接内容可以像银行存取款和超市购物一样自动打印出有日期小条，签名认可后存查。这样完成的档案由借出到归还的管理和统计，方便、快捷、准确，极大提高效率和管理水平。在类似这种借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的方法应该是很多的。无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，都可以应用计算机进行现代化管理，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平。要利计算机进行现代化档案管理就必须要不断充实库藏内容，提高库藏质量。移动公司档案室虽然收藏有不同门类的档案信息资源，但是相对于公司发展，档案使用者的多样化要求，大家仍然会感到库藏资源的不足，这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理模式落后导致的利用效率不高。所以必须不断地全方位多渠道地收集资料以充实库藏档案10内容，提高库藏质量，调整思想，朝着为企业的高效、快速服务去思考、去联系，有目的、有重点、有计划地收集公司需要的档案资源，并对现有室档案资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为公司各级领导和公司员工提供服务。（四）档案管理机制创新创新是企业活力和希望的源泉，创新档案管理机制对提升档案管理水平具有重要意义。随着科学技术的进步和市场经济的深入发展，目前企业档案管理机制有以下突出表现：一是坚持“四到位管档”。基本达到了机构、人员、制度、措施的四到位，形成了档案工作“层层有人抓，事事有人管”的网络管理机制。二是坚持以法治档，实行了“集中统一领导”，档案工作标准纳入了各单位标准化体系有了制度保证，企业档案工作制度纳入了企业的法规建设。三是坚持优化治档，对计划经济时期的企业档案管理模式经过不断改革、整合、借鉴、嫁接等多种优化方式，形成了条块结合的企业档案管理网络。四是坚持文明管档，各单位将企业档案工作纳入了企业的工作目标管理和双文明考核体系，将档案管理工作融入文明创建工作之中。新时期现代企业的高速发展，向档案工作提出了新要求和新标准，因此，必须创新档案管理机制，一方面要锐意进取，充分发挥创造力，实现管理机制新突破；另一方面又要11对机制创新中见到成效的要充分肯定和坚持，同时不断地分析对比，不断地评价和改进，才能进一步完善档案管理机制，保证档案事业的顺利发展。1．竞聘创新。积极引竞争激励机制，改变在档案管理工作中存在的安于现状的思想，从源头上解决创新问题。积极引入竞争机制，对档案工作人员实行公平竞争，择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自已的工作成绩与其生存和发展息息相关。使每个人都有危机感，从而激发工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力