公司会议管理规定

公司会议管理规定一、目的为保证会议质量，提高会议效率，制订本管理规定。二、适用范围公司各类会议及会议室、教室的管理与使用。三、会议管理㈠会议分类及组织1、公司级大型会议：如战略发布会、职代会、股东会、目标咨询会、干部民主评议总结会等涉及范围较广、人员较多的会议，需提前与总经办沟通并制定会议通知，经主管副总批准后公司公告通知内下发、召开。2、公司级例行性会议：如公司经理例会、子公司例会、月度绩效会、安委会、营销委员会、人力资源委员会等凡明确会议主题并形成文件的会议，除经理例会无需申请定期召开外，其它会议需提前预约会议地点及人员，并在公司OA系统“行政办公”版块内的“会议申请”中进行申请。3、跨口会议：指涉及三个跨口单位及以上人员参加的，需在会议室或教室召开的用时在20分钟以上的会议，需提前预约参会人员和会议室，填写《***跨口会议审批单》（见表一），经主管副总批准后挂至OA系统“行政办公”版块内的“会议申请”中。4、部门会议：各口例会、部门例会、班前班后会及临时性会议，按照内部会议要求执行。5、外部会议：与公司相关联的行政单位、企业单位等邀请公司人员参加的各类会议或公司需租用公司外部会议室组织的培训、学习、会议等（如：经销商会议、封闭式培训、学习等），按照通知及应邀要求执行。㈡会议控制1、会前⑴会议需要汇报、评审的材料、方案等内容，组织单位必须提前3天以内部邮件的形式发送给参会人员进行熟悉，并结合总经办确保在召开会议前将纸质材料分发到与会人员手中；⑵组织单位应明确会议主题及议程，确认参会人员名单，严禁无关人员“陪会”。2、会中⑴会议按谁组织、谁记录、谁跟踪落实的原则，组织单位需落实到会人员情况，指定记录人员，负责会议的记录，并在会议过程中处理好时间控制、协调会议分歧等问题；⑵参会领导工作布置要明确“工作内容、责任单位（责任人）、配合单位（配合人）、完成时间、考核单位、完成标准”等内容；⑶会议记录人需条理清晰、准确的记录会议内容。3、会后⑴组织单位整理的会议纪要应保证内容准确，并与责任单位（责任人）沟通、确认后下发执行。⑵公司级例会必须在次日下班前下发《会议纪要表》（见表二），其它跨口会议纪要按照《***会议纪要表》（见表三）格式下发。⑶参会人员会后要向相关人员传达会议精神。⑷会议组织单位应加强沟通和信息反馈，定期跟踪验证布置工作的完成情况直至结束。4、会议资料保存⑴公司级大型会议等会议资料存档实行一会一存，会后15日内移交公司档案室，存档内容包括会议通知、会议资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。⑵公司级例会保留原始会议记录、专本专记，并定期移交公司档案室存档。跨口会议、部门会议由各牵头部门保留原始会议记录，自行存档。㈢会议要求1、提倡少开会，开短会，组织及参会单位会前应做好充分准备，确保会议简洁、高效；集团经理例会、子公司经理例会整体时间控制在两小时以内，各单位汇报不超5分钟；月度企管绩效例会整体时间控制在三小时以内，其中各单位汇报不超5分钟，集团整体财务情况汇报不超10分钟，副总点评原则上不超6分钟。2、例行性工作不汇报；一般性工作不汇报；报表和文字材料显示的内容不汇报；涉及面小，个别沟通能解决的不汇报；各部门汇报过的一般性工作主管领导不重复强调；公司已行文、通报过的一般不再强调。3、能会下沟通或布置的工作会上不说；不涉及相关单位的工作会上不说；自我表扬或抱怨的内容会上不说；提倡各单位召开现场办公会。4、严禁提高会议级别，主管、分管干部负责的事务，不要求正职参加；综合管理人员负责的事务不要求单位和部门负责人参加；严禁同时要求一个单位和部门多人参加的一般性会议。5、除总经理主持的会议和公司大型会议外，内部会议一般不设专职主持人，不提供会务服务等；6、会议组织单位要充分考虑驻外公司、营销、生产系统的工作性质，合理安排会议时间；7、公司级例会必须有会议纪要及重要工作的实施计划（见表4），未按时间要求完成的，除按规定考核外，责任单位或责任人要书面请示，写清未完成原因，明确完成时间，经会议工作布置人批准，交会议组织单位备案。8、除营销活动外，各单位组织的外部会议需提前拟定会议方案（包括：参加人员、住宿标准、就餐标准、会议时间、行程安排、接待人员、整体预算等），经部门经理/分厂厂长审核后报主管副总、总经理签批后执行。四、会议室管理㈠职责划分1、人力资源部是公司各教室的主管部门，负责公司教室的整体监督管理；2、总经办是公司各会议室的主管部门（视频会议室由信息化管理部配合），负责公司会议室的整体监督管理；3、各分厂、分子公司、部室、实体分别负责本单位内部会议室、教室的管理，责任到人；4、各会议室责任人负责会议室、教室的日常使用登记、卫生管理、物品定置等各项会前准备工作及会后检查验收工作；5、信息化管理部负责投影仪、视频会议终端的技术支持，投影仪日常维修及维护由各单位会议室责任部门进行联系售后维修，同时负责培训各会议室责任人视频会议终端的操作及使用方法，培训合格后正式移交给各会议室管理部门，视频会议终端的保管及使用由各会议责任部门负责；6、各区域电管站分别负责会议室、教室音响、话筒等电器设备维修、维护；桌、椅等物品由购买单位负责联系维修；7、总机室负责各电话会议的调试及日常维修、维护工作；8、各使用单位使用后应保证会议室、教室室内电器、桌椅等设施完好无损，并按要求进行定置摆放。㈡使用要求1、公司会议室、教室物品配备、报废由各管理部门按照《公司办公用品管理办法》执行；2、使用会议室、教室的单位，提前联系会议室、教室的管理部门，由管理部门进行妥善安排；3、使用投影仪、音响、视频会议终端等设备的，由使用单位与会议室责任人联系，会议室责任人需提前开启、调试，如有问题及时通知信息化管理部、电管站维修；4、公司召开大型视频会议（两方及以上会议）时，统一由信息化管理部协调组织进行；二分公司二楼东、西召开的高层电话会议统一由总机室组织进行；5、教室、会议室所有配备物品，使用单位未征得管理部门批准，不得带出或作为它用；6、各会议室、教室使用完毕后，使用单位必须按要求清理卫生及按定置要求摆放各类物品，经会议室责任人验收后将钥匙交还；7、公司会议室、教室管理部门应按照要求建立教室、会议室使用台帐。五、考核1、会议迟到、早退的，每次考核当事人50元。2、未履行请假手续即未到会人员，每次考核当事人100元。3、会议期间通讯工具响铃、接打电话、上网的，每次考核当事人50元。4、造成会议室、教室配备物品损坏且影响使用的，除对使用单位责任人考核200元外，连带考核管理部门责任人100元。5、使用单位未按会议室定置要求摆放物品或卫生不合格的，每次考核使用单位责任人100元/次。6、使用单位未经允许私自将会议室、教室配备物品带出的，每次考核使用单位负责人100元。7、未按要求建立会议室、教室使用、检查和维修台账的每次考核责任单位负责人100元。8、组织单位未按照程序申请会议，且对于各类专题会会议决定、布置任务没有形成会议纪要表的，每次考核责任人100元。9、组织单位未及时、准确通知会议时间、参加人员，影响会议召开的，每次考核组织单位负责人200元。10、列入部门月度绩效的工作，由企业管理部按照《公司目标预算绩效管理办法》进行考核。11、不执行会议决议，未按要求完成会议布置工作的，高层考核500元/次，分厂、分子公司及各部门正副职300元/次，主管200元/次，其他人员100元/次；造成负面影响的追究其行政责任。六、各分厂、分子公司、营销物流系统参照本规定制定内部会议管理细则，并严格执行。七、其他自本办法发布实行之日起，原《公司会议管理规定》同时废止。附：表1：《公司会议纪要表》表2：《***跨口会议（培训）审批单》表3：《***会议纪要表》表4：《***工作实施计划表》表5：《会议室、教室使用登记台账》《会议室、教室使用明白卡》表1：__________跨口会议（培训）审批单会议日期起止时间会议地点组织单位主持人记录人会议目的参加人员高层中层其它合计人数会议流程1、2、3、材料准备1、2、3、（见附件）申请人部门经理/厂长意见总经办意见主管副总意见总经理意见表2：会议纪要会议名称会议地点会议时间年月日序号工作内容责任单位（或责任人）配合单位（或配合人）完成时间考核单位完成情况12345678910表3：__________会议纪要表会议时间会议地点主持人记录人参加人员会议议题会议决议会议布置工作序号工作内容责任单位（或责任人）配合单位（或配合人）完成时间考核单位备注12345表4：工作实施计划表序号工作计划责任人完成时间完成标准完成情况表5：会议室、教室使用登记台账序号登记时间会议时间会议主题参会人员人数使用部门联系人备注会议室、教室使用明白卡项目内容项目内容项目内容使用单位钥匙领取人位置填表时间年月日时使用期限年月日时使用时人数使用情况：使用前检查项目要求确认项目要求确认投影仪正常关闭是□否□遥控器定置摆放是□否□投影幕布升起是□否□插座电源全部关闭是□否□桌、凳定置摆放是□否□窗帘拉好、无脱钩是□否□门锁完好是□否□窗户玻璃扇锁好是□否□空调关闭是□否□话筒关闭并定置摆放是□否□地面清理干净是□否□照明关闭是□否□黑/白板干净是□否□视频设备关闭是□无□否□室内标语干净、无破损是□否□使用后确认项目要求确认项目要求确认投影仪正常关闭是□否□遥控器定置摆放是□否□投影幕布升起是□否□插座电源全部关闭是□否□桌、凳定置摆放是□否□窗帘拉好、无脱钩是□否□门锁完好是□否□窗户玻璃扇锁好是□否□空调关闭是□否□话筒关闭并定置摆放是□否□地面清理干净是□否□照明关闭是□否□黑/白板干净是□否□视频设备关闭是□无□否□室内标语干净、无破损是□否□说明：1、领取钥匙人员负责填写“使用前检查”内容；2、会议室责任人负责填写“使用后确认”内容；3、对检查出来的内容填写在“使用情况”栏内；4、会议结束后按照“使用后确认”逐项落实确认。