XX集团公司会务管理制度

会务管理制度版本号：文件编号：第1页共6页1、目的和适用范围1.1为规范会议组织程序，改进会风，缩短会议时间，提高会议质量，使会议精简、高效、务实、有序、严肃、认真，特制订本制度。1.2本制度适用于集团及所属子公司各类正式会务的组织管理（研讨会、茶话会等自由发言的会议除外），同时集团各公司举办的各类培训班的管理可参照本制度执行。2.会议分类及组织2.1公司级会议：主要包括总经理办公会、月度经济计划工作会、年中经济工作会、年终公司总结表彰大会以及总经理临时召开的会议等。总经理办公会、月度经济计划工作会、年中经济工作会由企管办负责组织、撰写会议纪要，年终公司总结表彰大会由集团公司办公会负责组织、撰写会议纪要，总经理临时召开的会议由议题的主要执行部门组织、撰写会议纪要。2.2专业会议：系全集团公司性的技术、业务综合会（如各项目专题会、生产技术准备会、生产质量例会、安全工作会、残疾人专题会等），由分管领导批准，主管业务部门负责组织。2.3部门周例会：各部门、车间、召开的工作会（如车间办公会、车间班组会、部门会等）由各部门领导决定召开并负责组织。2.4非紧急会议，会议主持人需提前半日通知会议议题。2.5参会集团公司级会议的人员，需要发言者，均须备有书面发言稿，会后当场或半小时内将发言稿上交会议纪要部门。3.会议安排3.1例会的安排。3.1.1为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、参加人员组织召开。例行会议安排如下：3.1.2集团总经理办公会：3.1.2.1主要议题：研究、部署公司经营管理工作，讨论全集团公司经营管理工作重大问题，协调平衡各系统的横向关系,具体内容按会前通知。3.1.2.2集团总经理办公会由集团总经理主持，企管办负责组织、撰写会议纪要，集团副总经理、总经理助理、董事会秘书、监事会主任以及各子公司经理、分厂厂长参加，会议纪要部门、议题相关部门部长列席会议；会议中途涉及有关单位时，可临时通知该单位负责人列席。会务管理制度版本号：文件编号：第2页共6页3.1.2.3总经理办公会每周召开一次，具体时间为每周最后一个工作日13：10。会前半个工作日由会议主持人决定会议议题并通知企管办，由企管办以办公系统软件、电话或口头的形式传达与会人员作发言准备。3.1.3月度经济计划工作会3.1.3.1主要议题：通报当月各部门，子公司月度计划：生产计划、市场销售计划、产品开发计划、经营管理工作计划、降成本目标计划等的完成情况；总结当月生产经营、经营管理工作不足并提出改进措施和考核意见报公司考核主管部门；对下月的各项工作作出安排布置。3.1.3.2月度经济计划工作会由分管副总主持，企管办负责组织、撰写会议纪要，各公司、各部门负责人参加。3.1.3.3月度经济计划工作会每月召开一次，时间为每月25日左右。3.1.4年中经济工作会3.1.4.1主要议题：总结集团上半年经营工作，就完成全年公司方针目标对上半年工作提出具体改进措施并安排部署下半年工作。3.1.4.2年中经济工作会由分管副总主持，企管办负责组织、撰写会议纪要，集团及各公司副总经理以上领导，集团各部门负责人参加。3.1.4.3年中经济工作会于每年年中召开，时间为七月二十日前。3.1.5年终总结表彰大会3.1.5.1主要议题：总结年度公司经营工作，安排下年工作任务，表彰年度涌现的先进、模范人物。3.1.5.2每年春节前召开，由集团办公室组织、撰写会议纪要。3.1.5.3年终总结表彰大会全体职工均参加。3.1.6年度质量工作专题总结会3.1.6.1主要议题：专项总结公司全年的质量工作情况，并围绕公司新一年的经营目标提出新的质量工作目标和工作措施。3.1.6.2质量工作会由子公司主管领导主持，质量部负责组织，中层以上干部、各车间班组长及工艺员、质量检查员参加，集团公司总经理、副总经理应邀参加。3.1.6.3年度质量工作专题总结会每年召开一次，时间为每年年末。3.1.7工会例会3.1.7.1主要议题：有关工会工作会务管理制度版本号：文件编号：第3页共6页3.1.7.2工会例会由工会主席主持，工会负责组织，各分会主席及工会人员参加。3.1.7.3工会例会每月召开一次，时间为每月初。3.1.8生产质量例会3.1.8.1主要议题：调度、平衡生产进度，协调解决各车间、部室不能自行解决的与生产组织、安全治安消防有关的问题。3.1.8.2生产调度会由分公司总经理主持，生产部负责组织，各车间主任、各职能部室主管参加。3.1.8.3生产例会每周至少召开一次，时间为每周一。3.1.9部门（车间）办公会3.1.9.1主要议题：检查、总结、布置工作。3.1.9.2部门办公会由部门主管（车间主任）组织主持、部门（车间办公室）人员参加。3.1.9.3部门（车间）办公会每周召开一次，时间各部门自己商定。3.1.10班组会3.10.1主要议题：检查、总结、布置工作任务3.1.10.2班组会由班组长组织主持，班组成员参加。3.1.10.3班组会每周召开一次，时间原则定为每周末。3.1.11班组（部室）班前会3.1.11.1主要议题：对当天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项；学习贯彻公司文件及管理制度。3.1.11.2班组（部室）会由班组长（部门主管）组织主持，班组（部室）成员参加。3.1.11.3班组（部室）班前会每天召开一次，时间为每天开班前。3.1.12残疾人专题会3.1.12.1主要议题：为公司残疾员工解疑，对残疾员工工作考核的总结。3.1.12.2残疾人专题会由集团公司残协主席主持，残联办公室主任负责组织会议。3.1.12.3残疾人专题会每月至少召开一次。3.2其他会议的安排3.2.1凡涉及多个车间（科室）负责人参加的各种会议均须于会议召开前经部门或分管领导批准后，方可召开。3.2.2对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，集团办公室有权安排合并召开。会务管理制度版本号：文件编号：第4页共6页4、凡涉及占用公司会议室的各类会议，均须提前半日向集团办公室提出会议室使用申请，公司办将按照会议的级别高低、重要性、紧迫性顺序安排，各部门小会不应安排与公司级会议同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。5、会议通知5.1会议由各类会议的组织部门负责通知，非紧急会议应在会前半日以办公系统软件、电话或口头的形式通知到与会人员，并告知议题；紧急会议即时通知；重要会议，须拟定会议议程，通知时将会议议程一并下发。5.2参加会议人员涉及子公司、分厂，且范围较大的集团级会议，会议的组织部门可直接将参加会议的人员名单通知到子公司、分厂的综合管理部（或具有类似职能的其他部门），各级综合管理部在接到名单后须立即通知，确保参会人员按时到场，不得延误。6、会前准备6.1会议主持人拟好会议议程、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案等。6.2会议组织单位落实好会场、参加人员等有关会议召开的其他事项。6.3凡在集团公司级会议上发言的与会人员，均须准备书面发言稿，并在会后半小时内将会议书面发言稿或发言稿的电子文档报至会议纪要部门。7、会议的记录7.1各类会议均须有书面记录，集团公司级会议及子公司的重要会议还须有现场录音。7.2会议纪要的撰写：会议纪要由会议的组织部门在会后一个工作日内撰写完毕，由会议主持人签发。8.会议纪要的督办8.1会议纪要的撰写部门为会议纪要的督办部门。8.2会议纪要的督办部门须在会议纪要下发后，对会议纪要形成的决议、事项进行跟踪督办，决议、事项的执行、办理部门应按照会议纪要规定的时间、结点认真落实、执行，并在纪要规定的办结时间内将决议、事项的执行、办理情况以书面或电子文档的形式反馈至会议纪要部门。8.3会议纪要督办部门须对会议纪要的落实情况进行汇总，并在下一次会议上通报上一次会议纪要的落实情况，同时将会议纪要的督办落实通报以电子文档或书面形式发至集团监事会、经营管理部、办公室。8.4未按照会议纪要规定的时间、节点办结、执行会议纪要决议、事项的，会议纪要督会务管理制度版本号：文件编号：第5页共6页办部门在继续进行跟踪督办的同时，须对相关责任人向经营管理部提出考核建议，经营管理部在接到考核建议后应在一个工作日内展开调查，并将调查处理结果反馈至会议纪要督办部门。9、会议纪律9.1无特殊情况，会议应按既定时间准时召开。9.2到会人员须按时参会，不得迟到、早退和中途外出，进入会场保持安静，会议期间不得使手机、对讲机等通讯设备发出响声或私下聊天、看报等。9.3与会人员不得旷会，有事不能参加会议须提前向组织部门请假；未经批准不得缺席，经许可后可以委托其助手代为参加会议。9.4与会人员不得在会场打盹、睡觉、起哄、争吵，对他人进行人格或人身攻击，否则由主持人给予警告，并视情节轻重或警告是否有效，提请公司研究，对责任人给予处罚。9.5与会人员不得以任何言行或方式不尊重和不维护会议主持人的权威，否则，视情节给予处罚。9.6未经口头申请或主持人许可，随意插话，随便打断别人发言，发言人、组织者或主持人有权对插话人提出警告和提出考核意见，不听劝阻者，除处罚外，令其退出会场。9.7发言人不得诽谤、诬蔑、抵毁他人，否则受到严厉处罚。9.8与会人员不得在会场吸烟，不得将茶水倾倒在会场，不得将废纸等杂物丢弃在会场，不得损坏会场里的物品和设施。9.9发言人发言内容偏离主题，主持人有权提醒并中断其发言。9.10会议超出限定时间10分钟以上为拖会，出现拖会对主持人进行考核。10.会议的考核10.1会议纪律的考核10.1.1无故早退、迟到10分钟内考核50元；10分钟以上考核100元；未经许可中途退场者考核50元/次；旷会处罚200元；在会场上高声喧哗处罚50元/次；会场发出通讯声响处罚50元/次，会议期间若有重要电话经主持人或会议组织者允许，可离开会场接打手机，但时间不得超过5分钟，超过5分钟处罚50元；超过时间达10分钟处罚100元，10分钟以后每超过5分钟处罚50元；若在会场接打手机等通讯设备处罚50元/次；开小会，私下聊天、看报者分别处罚30元/次。10.1.2会议请假虽经批准，但无助手代会，一次对责任人考核50元。10.1.3在会场打盹、睡觉处罚20和50元；起哄、激烈争吵者处罚100-500元，并视情会务管理制度版本号：文件编号：第6页共6页节轻重，给予行政降级或撤职处理，并令起哄、争吵者退出会场。10.1.4一年达三次以上违反会议纪律者，纳入年终综合考评，同时扣罚一月绩效工资。10.1.5对随意插话者，插话一次考核50元，第二次100元，第三次主持人令其退出会场。10.1.6违反第9.7项，视情节轻重，给予50-500元的处罚；行政降级或撤职处理，并令其退出会场。10.1.7与会吸烟一次罚100元，茶水倒入会场罚200元；任意扔杂物一次考核50元。损坏会场公物照价赔偿，故意为之加倍处罚。10.1.8拖会每超过10分钟给予主持人50元的考核。10.1.9凡参加集团公司级会议的人员，发言偏离主题、答非所问、无理辩解被会议主持人当场制止的，一次考核20元；未准备书面发言稿的，一次考核30元；会后半小时内未向会议纪要部门提供书面或电子文档发言稿的，一次考核50元；参会人员必须认真记录会议内容，对重要事项无遗漏,对不记录者或有重要事项遗漏者一次考核100元。10.1.10会议超过2小时,中途休息10分钟,离开会场休息者,会议休息时间结束继续开会时迟到除按10.1.1执行,对无故不再进入会场者，每过10分钟考核50元，直到会议结束时间为止。会议超过2小时,主持人未执行中场休息,不经允许可离开会场5分钟/人次,不受考核，若超过5分钟按第10.1.1执行考核;若2小时后离开会场达2次及以上者仍按50元/次处罚。10.1.11会议安排的工作任务未完成,尚未造成缺失的，考核50-500元/次；已造成损失的，另行调查处理。10.1.12召开非紧急会议，会议主持人未通知议题的，考核主持人30元/次。10.1.13会议组织部门未及时通知参与人员，导致参会人员迟到的，考核会议