ISO14000教材系列之五--环境文件择写(1)

1環境文件撰寫~ISO14000教材系列之五~桃園公司:中壢市延平路450號12樓FAX:03-4220204臺北公司:臺北市杭州南路二段54號2樓FAX:03-4220204總公司:中壢市延平路450號12樓FAX:03-4220204臺中公司:臺中市博館路117號5樓之BFAX:04-23258831高雄公司:高雄市中正一路132號FAX:07-72433392第一階環境手冊第二階程序書/辦法第三階作業指導書/規範書第四階表單/資料ISO14000文件架構業務部人事部研發部生產部品保部總務部資材部3環境文件的各階定義第一階：環境手冊為向相關方與員工說明公司環境政策、組織權責及環境管理系統具體作法的指導綱要.第二階：環境程序書公司內部各相關單位,為達成環境政策、目標所進行活動時與其它單位進行分工的工作程序。第三階：工作指導指書某單位為達成某一項環境作業時,必須依據使用的指導文件或說明文件。第四階：環境表單、資料、標準、外部文件環境作業進行時須填寫記錄,填寫記錄所須用的表單,與制作第二階與第三階文件時所引用之各种資料、標準、合約附件等,如GB、ISO。4環境文件的內容與關連性環境手冊主要功能是把管理階層的環境政策及目標告訴全體員工或相關方.廣義而言,它是為了確保環境而說明[作了那些工作來確保環境品質]程序書它是以廣泛的術語來教導有關人員,如何進行及完成環境手冊內所表達的政策,它是公司的機密資料.操作標準書就某一作業說明其所用料、使用工具、機械、作業條件、步驟、重點、注意事項、安全事項等。普通以文書表示,但為簡便容易達成目的,有時亦用略圖或照片。作業指導書/工作指導書詳細描述某一個特定作業是如何進行的。定義出產品或服務可接受的標準。表格、記錄等等它是用來印證該產品或服務,是依照所訂定的要求來發展及製的。它也是用來證明環境系統是有效地動作。環境手冊程序書操作標準、作業指導書程序書表格、記錄5ISO14000管制的環境文件手冊(MANUAL)…公司環境手冊程序(PROCEDURE)各個相關的環境保證程序/辦法指導書(INSTRUCTION)工作說明書(SOP)檢驗規範書(SIP)監測規範書校正作業指導書儀器使用說明書表單、資料(FORM、DATA)…圖面、參考用之國家(國際)標位準、書籍、記錄用之空白表單。6１.ISO14001條文要求4.4.4環境管理體系文件組織應以書面或電子形式建立並維護下列信息a)對管理體系核心要素及其相互作用的描述b)查詢相關文件的途徑2.建立環境管理制度以成文性的規章、組織及程序、控制、稽核、協調、執行業務活動，以最佳以經濟效益和環境效益，達到相關方和社會滿意準。3.把技術和管理以經驗留傳下來ISO14001文件格式71.熟讀並了解ISO14001條文的要求2.了解現有運作制度與書面化文件3.區分規劃環境文件階層架構4.規劃文件內文架構標準化5.從第二階文件開始ISO14001環境文件如何撰寫8１．制度需有涵蓋性…可涵蓋ISO14001條文的要求…可涵蓋相關法律要求２．制度合理化，具有說服力…制度合理，執行者原願意配合３．制度簡單化，具有執行力４．文件內容簡明扼要，清楚明白…讓新進人員便於進入工作狀況ISO14001環境文件的精神9先有事實，才有環境文件以事實做為環境文件的內涵以平常心做平常事以ISO14000條文要求和法規要求為最低標準ISO14001環境文件的基礎10P(Plan)–––文件製作與宣導D(Do)–––文件執行C(Check)–––檢討執行度A(Action)–––文件修訂再宣導、執行APDCAPDCAPDCISO14001文件製作的P-D-C-A11一、封面1.公司名稱2.程序名稱3.文件編號4.版次5.制定日期6.擬定、審核、核準二、篇眉1.公司名稱2.文件名稱3.文件編號4.版次、頁次ISO14001文件格式12序號項目說明1.0目地本文件的目的或功能2.0適用範圍適用之範圍:如人、事、物3.0職責文件內各階段工作權責的劃分4.0參考文件參考文件可包含:----外界或公司之標準----相關之程序、文件、表單5.0定義說明文件內專有之名詞、縮寫6.0流程圖使用統一的符號,以圖解方式說明流程7.0流程說明流程步驟的詳細文字說明8.0附件表單紀錄填寫範例、戳章ISO14001環境文件內文格式13一、格式標準化1.紙張大小2.裝訂位置3.首頁與內頁項目二、章節區分標準化三、章節編號標準化四、文件編號標準化五、版次頁次生效日期標準化環境文件撰寫的標準化14◎章節段項的表示法:1．1．1．1第1項第1段第1節第1章◎章節段項的表示法舉例7.0×××××7.1×××××7.1.1×××××7.1.1.1×××××1.×××××2.×××××文件序號的標準化15動作、處理流程圖符號YN審查、檢驗聯接符號16環境管制文件作業流程責任者流程說明權責單位相關責任單位權責指定人員文件管理中心權責指定人員文件管理中心相關部門相關部門稽核人員權責指定人員相關單位主管各使用單位文件管理中心●建立所須之管制文件並維持最新版●經管制文件、內容相關部門會議●使文件能辯識●發行給需要者●環境管理教育訓練程序●環境管理系統稽核管理程序流程圖繪製範例文件制(修)訂YESNONO文件編號、登錄文件執行YES內容宣導與訓練執行檢討改善稽核與審查文件過時無效無效時文件修訂審核會簽核準發行核準文件收回及銷毀文件維護YESNOYESNO17善用5W1H1.為什麼?(WHY)目的2.怎麼辦?(WHAT)適用範圍3.誰來做?(WHO)職責4.在那里?(WHERE)5.在何時?(WHEN)流程說明6.如何做?(HOW)文件撰寫的考慮方式18一、手冊的作用(1).對環境管理體系總體性描述。(2).描述組織的環境方針、目標、指標和管理方案,展開組織環境管理體系重點要解決的問題。(3).向組織各級管理人員展開本組織環境管理的總框架。(4).向各級管理人員提供查詢所面文件的途徑。(5).明確組織中各部門的職責及相互關係。二、手冊的結構和格式1.目錄:列出手冊各章節的題目、頁碼、對應的條文2.前言:1).介紹組織的概況(地址、投資方、建立日期、投資規模、主要產品、產值、員工人數、環境表現歷史及現狀等信息)2).組織生產工藝:流程簡圖、主要污染物、危險品、原材料環境管理手冊193).組織所在社區簡圖:包括:a)組織內現有排污口(水氣),潛在危險所在地,廠內建築物功能名稱。b).周圍社區包括居民區、學校、商業區、交通等公區場所、河流及風向。4).相關的環保法令簡介5).環境管理手冊管理規定3.對應ISO14001之4.1-4.6中的17個條款,分別依個簡述,每章內容可包括1)目的2)範圍3)權責4)定義5)作業內容6)相關文件4.附錄(政策、管理代表任命書、生產流程圖等)20作業指導書是程序文件的支持文件,又是程序文件的一部份,在英語中叫WorkInstruction,它在程序執行過程中對操作者起到指導的作用,是操作者實施操作的依據。分兩類:(1).機器設備操作流程標準(2).環境監測作業標準內容可分為:1.目地2.範圍3.權責4.內容5.附件6.參考文件根據實際情況可以變動,不定格式作業指導書的編寫