铝业股份有限公司规章制度公司文件编写导则

版次：A/0****铝业股份有限公司规章制度Q/JWL—ZH—05A01—2007公司文件编写导则编制：***审核：***批准：***分发号：发布日期：2007年6月1日实施日期：2007年6月1日1目的为统一公司有关管理体系文件的编写格式、编号和表述规则，确保管理体系文件编制的规范化，制定本导则。2范围适用于公司质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系、实验室认可管理体系，以及管理体系以外的文件编制（行政公文除外）。3职责3.1计划经营部是本文件的归口管理部门，总体负责文件的编制、评审、更新和审批的管理。3.2总经理办公室是质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系文件管理部门，具体负责体系文件的编制、评审、更新和审批的组织实施和监督管理。3.3总经理办公室、生产运行部、安全环境部协助计划经营部，做好本文件的编制、评审、修订、更新换版工作。4工作程序4.1文件的构成4.1.1管理体系包含的过程、要素及其相互作用的复杂程度决定了管理体系各层次文件的数量和建立深度。公司文件编写导则编号：Q/JWL—ZH—05A01—2007版次：A/0实施日期：2007年6月1日4.1.2任何一特定管理体系的文件一般由四个层次组成，即管理手册、程序文件、作业文件（包括管理类文件、技术标准类文件、工作程序类文件和岗位作业类文件）和记录。a)管理手册是综合描述管理体系的纲领性文件。b)程序文件是进行某项活动或过程所规定途径的文件。c)作业文件是对具体活动、任务如何实施和记录的详细描述。d)记录是阐明取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。4.2质量、职业健康安全和环境、实验室认可的管理体系文件编号规则4.2.1管理手册编号规则注：管理手册代码：QM:质量管理体系、HSE：职业健康安全和环境管理体系、TL:实验室认证管理体系。4.2.2程序文件编号规则4.2.2.1程序文件的编号从属管理手册，QHSE为质量管理体系、职业健康安全管理体系、环境管理体系共用的程序文件代码；HSE为职业健康安全管理体系与环境管理体系共用的程序文件代码；QM为质量管理体系程序文件代码；HSM为职业健康安全管理体系程序文件代码；EM为环境管理体系程序文件代码；TL为实验室认证管理体系程序文件代码。4.2.2.2质量管理体系、职业健康安全管理体系、环境管理体系的共用程序文件优先排序，其顺序号为01、02、03、04，两体系共用及其他体系单独使用的程序文件分别按照标准序号顺序排列在三标共用程序之后从05、06……，按自然顺序排号。4.2.2.3程序文件编号发布年号JWL/XX（或XXX）—200X管理手册代码公司代码4.2.3作业文件编号规则4.2.3.1作业文件的编号按照从属关系进行编号。从属程序文件的作业文件在其编号中有4.2.2.3条款规定的“PXX”；从属管理体系不从属程序文件的作业文件在其编号中无4.2.2.3条款规定的“PXX”。4.2.3.2作业文件分类及代码类别管理（制度、办法）类文件技术标准类文件工作程序类文件岗位作业类文件代码ABCD4.2.3.3公司各部门代码4.2.3.4作业文件编号a)从属程序文件的作业文件：各单位代码各单位代码各单位代码董事会办公室01供应部10电一分厂19总经理办公室02招标办11电二分厂20人力资源部03信息部12电三分厂21财务部04项目部13碳素分厂22计划经营部05党群工作部14熔铸分厂23生产运行部06质量检验中心15动力分厂24安全环保部07物流配送中心16检修分厂25装备能源部08技术研发中心17阳极组装分厂26销售部09后勤保障中心18运输分厂27JWL/XX（或XXX、XXXX）—PXX—200X程序文件代码及顺序号发布年号从属管理手册代码（见4.2.2.1）公司代码b)从属管理体系不从属程序文件的作业文件4.2.4记录编号规则4.2.4.1记录可分为从属程序文件的作业文件记录和从属管理体系不从属程序文件的作业文件记录。从属程序文件的记录在其编号中有4.2.3.3条款规定的“XX（或XXX、XXXX）—PXX”；从属管理体系不从属程序文件的作业文件记录在其编号中无4.2.2.3条款规定的“PXX”。4.2.4.2记录编号a)从属程序文件的记录Q/JWL—XX（或XXX、XXXX）—XXA(或B、C、D)XX—200X发布年号从属管理手册代码（见4.2.2.1）公司代码企业标准代码部门代码和作业文件代码及顺序号Q/JWL—XX（或XXX、XXXX）—PXX—A(或B、C、D)XX—200X从属程序文件代码及顺序号发布年号从属管理手册代码（见4.2.2.1）公司代码企业标准代码作业文件代码及顺序号b)从属管理体系不从属程序文件的作业文件记录4.3质量、职业健康安全和环境、实验室认可外的管理体系文件——综合类文件编号规则4.3.1综合类文件是指公司范围内通用的或质量、职业健康安全和环境、实验室认可管理体系外的文件。发布年号JWL/XX（或XXX、XXXX）—XXA(或B、C、D)XX—JLXX—200X公司代码部门代码和作业文件代码及顺序号记录代码及顺序号从属管理手册代码从属程序文件代码及顺序号记录代码及顺序号发布年号公司代码从属管理手册代码JWL/XX（或XXX、XXXX）—PXX—JLXX—200Xa）公司范围内通用的文件：指可被质量管理、职业健康安全管理、环境管理及实验室认可管理等体系引用，但却不归任一体系文件所独有的文件。b）管理体系外的文件：指质量管理、职业健康安全管理、环境管理体系及实验室认可管理等体系文件覆盖范围以外的文件。4.3.2综合类文件分类执行4.2.3.2规定，各单位代码执行4.2.3.3规定。综合类文件代码为“ZH”。4.3.3综合类文件编号规则4.3.3综合类记录编号规则4.4管理手册编写指南4.4.1封面与标题封面与标题是明确****铝业股份有限公司使用的管理手册。4.4.2颁布令总经理对各管理手册的颁布令，须明确对公司全体员工实施管理手册的要求和实施日期。4.4.3管理者代表任命书总经理任命各管理体系的管理者代表，须明确其职责和权限。4.4.4公司简介介绍公司和与管理体系有关的基本概况，包括公司名称、地点及通讯方式，介绍诸如公司的产品、活动、经营和服务情况，主要历史背景、发展历程、生产规模和业绩等。4.4.5目录目录是列出管理手册每个部分的序号、标题及其位置。4.4.6管理方针、目标阐明公司建立管理体系的方针、理念等，明确公司建立、实施和保持管理体系的承诺和为实现承诺制定的管理目标。4.4.7管理体系覆盖范围、公司组织机构描述公司管理体系的覆盖范围和组织机构。4.4.8管理手册的管理明确管理手册的编制、审核、批准的职责，发放范围、更改、修订和作废的管理。4.4.9管理体系的描述管理手册应当对管理体系及其实施进行描述，还应当包括对过程或要素及其相互作用的Q/JWL—ZH—XXA(或B、C、D)XX—JLXX—200X公司代码企业标准代码部门代码和作业文件代码及顺序号记录代码及顺序号发布年号综合类文件代码Q/JWL—ZH—XXA(或B、C、D)XX—200X发布年号公司代码企业标准代码部门代号和作业文件代码及顺序号综合类文件代码描述。管理手册应按过程或要素的顺序、所采用标准的结构，分章节进行描述，章节划分要合理，能体现良好的适宜性、充分性和协调性。对过程或要素的描述应满足相应管理体系标准的要求。管理手册应反映公司为实现管理方针和目标所采用的方法。4.4.10附录管理手册包含的其支持性信息的附录（包括《管理手册修改一览表》）。4.5程序文件的编写指南4.5.1每个程序文件编写前要先编写本程序的工作流程图，便于理清整个程序的各环节间的相互关系及接口，以利于编制程序文件。每个程序文件应编制相应的封面、《文件修改一览表》。4.5.2程序文件内容编写要求4.5.2.1目的概述该程序的目的或意图，即说明为什么要开展这一活动，以及要达到的期望目标。4.5.2.2范围描述程序涉及的范围，包括适用与不适用的情况。4.5.2.3术语/定义说明该程序中所用主要术语或专业术语的含义或名词、符号解释。4.5.2.4职责明确该程序涉及的有关部门和人员的管理职责和权限。4.5.2.5工作程序它是程序的主体，应按工作流程图的顺序引出展开此项活动的描述，明确做什么、由谁或哪个部门做、为什么做、何时、何地以及如何做。详细程度的变化，可以取决于活动的复杂性、使用的方法、人员为完成活动所必需的技能和培训程度。4.5.2.6支持性文件指出程序引用的支持性信息，给出查询支持性信息的文件名及文件编号。4.5.2.7记录程序文件应当规定所涉及活动的记录，明确记录名称、格式、编号和保存部门及期限。记录应当被引用或附在管理手册、程序文件和（或）作业文件中。4.5.2.8附录程序文件可以包括附录，包括一些支持性的信息，如图表、流程图和表格式记录表样。流程图样如下：4.6作业文件编写指南4.6.1对没有作业文件就会产生不利影响的所有活动，应编制并保持作业文件对其实施进行描述。4.6.2作业文件的结构、格式以及详略程度应适合公司人员使用需要，并取决于活动的复杂程度、使用方法、实施的培训以及人员的技能和资格。4.6.3作业文件可以单独存在或在其他管理体系文件中被引用。4.6.4编制和表述作业文件可以有多种形式，结构可不同于程序文件，但页面格式应符合以下要求：所有正文的字体一律用宋体小四号字，行距22磅，页边距为：上2.5cm，下2.5cm，装订侧2.5cm，另一侧2cm，装订线0.5cm，页眉2cm，页脚2cm，文件编写一律采用WORD文档格式，A4纵向纸型。文件页码采用word软件插入页码方法，设置为“位置：页面底端（页脚），对齐方式：右侧，首页显示页码”，自动生成。作业文件可采用程序文件的封面样本，也可以不设置封面。不设置封面的作业文件必须在第一页的第一行有下列标识：XXX管理制度（或办法、导则等）编号：版次：实施日期：200X年X月X日4.7记录编写指南4.7.1记录编制要求4.7.1.1总经理办公室负责汇总记录总目录（清单）及表格式记录表样。4.7.1.2各部门、分厂/中心负责汇总本单位记录目录（清单）。a）在汇总本单位记录目录（清单）中，要注明使用及保存地点，保存期限。b）记录应按照本导则要求统一编号。4.7.2记录应尽可能全面反映过程控制和结果，在编写记录时，确保全面、有效地记录活动实施信息。4.7.3记录应便于统计和分析。4.7.4在确定每项记录内容时，应考虑记录内容的实用性，对那些不能为活动提供依据的信息，不应体现在记录中。4.7.5在确定记录的格式和内容时，应考虑填写的方便性，并保证在现有条件下能准确起始、终止图框过程图框流向决策图框地获得所需的活动信息。4.7.6不论使用何种载体记录活动的信息，都应易于储存、查询、分析和控制。4.8文件修订4.8.1必要时，文件归口管理部门负责按《文件控制程序》要求，组织相应文件评审、修订和重新审批。4.8.2当文件需要修改时，应及时记录修改信息。4.9版次、版本号和修订次数版本号和修订次数的标识方法：版次：X/X,其含义为：例如：A/0—A表示第一版，即A版，依次B表示B版，即第二版……；0表示未修订过的版本，依次1表示第一次修订，2表示第二次修订……。版本次号应在管理手册、程序文件的封面的右上方（参见“管理手册封面样本”、“程序文件封面样本”），作业文件的版次号的位置参见，以下示例：公司文件编写导则编号：Q/JWL—ZH—P01—05A01—2007版次：A/0实施日期：200X年X月X日4.10引用文件的要求4.10.1适当时，为了限制管理体系文件的规模，可在文件中引用管理体系标准或公司内部正式颁布的文件、外部法规和其他要求文件、上级主管部门下发的正式文件等，但必须标识出引用文件的文件名。4.10.2当引用文件时，应规避引用文件的修订状态，以避免因引用文件的修订而使引用失效。管理手册封面样本版次：A/0JWL/HSE—2007****铝业股份有限公司阿拉伯数字：0、1、2、…英文