公司管理制度类文件编写规则

公司管理制度类文件编写规则第一节总则第一条目的为了规范重庆HL有限公司（以下简称“公司”）各项管理制度的编写制订工作，促进公司制度规范化建设，不断提高管理水平，特制定本规则。第二条适用范围本规则规定了公司管理制度的制定原则、管理制度的构成、编写要求。本规则适用于公司各部门各项管理制度的编制。第三条规范性引用文件下列文件中的条款通过本规则的引用而成为本规则的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准；凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本部分。——GB/T1.1-2009《标准化工作导则第一部分：标准的结构和编写规则》。——GB/T15498-2003《企业标准体系管理标准和工作标准体系》。第四条术语和定义本规定中的规章制度，是指由公司制定的、在公司内普遍适用的、具有约束力和强制力的规范性文件。第二节管理制度编写的基本要求第五条合法性管理制度应贯彻国家有关政策、法令和法规，遵守公司基本法，与同级有关制度规章相协调，下级制度不得与上级制度相抵触。第六条完整性管理制度在其范围所规定的界限内按需要力求完整。第七条准确性管理制度的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨，避免产生不易理解或不同理解的可能性。管理制度的图样、表格、数值和其它内容应正确无误。第八条统一性管理制度中的术语、符号、代号应统一，并与其它的相关管理制度一致，已有国家标准的应采用国家标准，已有公司标准的应采用公司标准。同一概念与同一术语之间应保持唯一对应关系，类似部分应采用相同的表达方式与措辞。第九条适用性管理制度应尽可能结合公司的实情编写，同时应符合公司战略规划及公司基本法，力求具有合理性、先进性和可操作性。第三节管理制度的结构第十条内容划分管理制度一般由名称、目的、适用范围、规范性引用文件、关键词语解释、职责、管理内容和方法、报告和记录、其它、终结线、批准实施日期标注栏、编写标注栏及附录（或附件）等部分组成。第十一条层次的描述和编号（一）章章是管理制度内容划分的基本单元。在每项管理制度中，应使用阿拉伯数字从１开始对章编号。编号应从“目的”一章开始，一直连续到附录之前。每一章均应有标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。（二）条条是章的细分。应使用阿拉伯数字对条编号。第一层次的条（例如5.1、5.2等）可分为第二层次的条（例如5.1.1、5.1.2等），一般情况下宜分到第三层次（例如5.1.1.1、5.1.1.2等）。同一层次中有两个以上（含两个）的条时才可设条。例如，第10章的条文中，如果没有10.2条，就不应设10.1条。在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一。例如：10.1有标题，则10.2也应有标题。第一层次的条如果包含有下一层次的条时宜给出标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。第二层次的条可同样处理。（三）段段是章或条的细分。段不编号。编写段时不宜出现“悬置段”，以避免在引用这些段时产生混淆。“悬置段”是指在同一层次的条之前出现了未予编号的独立的一段文字表述。（四）列项列项可用下述形式引出：一个句子；一个句子的前半部分，该句子由分行列举的各项来完成。列项中每一项前应加破折号。如果需要识别时，则在每一项前加上后带半圆括号的小写拉丁字母序号。在字母形式的列项中，如果需要对某个项进一步细分成需要识别的分项，则应使用后带半圆括号的阿拉伯数字序号。第四节管理制度的起草第十二条名称名称为必备要素，它应置于管理制度正文首页。名称的结构为“单位名称＋管理制度主题”。例如：**有限公司企业标准安全管理制度。制度名称除采用“管理制度”以外，也可采用管理活动的主题与“程序”、“规则”、“办法”、“规定”等的组合，例如：合同评分程序、管理办法、财务管理制度等。名称力求简练，并应明确表示出管理制度的主题，使之与其它管理制度相区分。名称不应涉及不必要的细节。第十三条目的目的为必备要素，它应置于每项管理制度正文的起始位置。编写目的之陈述应使用“为了……，制定本制度（或本条例、本规定、本办法、……）”。第十四条适用范围适用范围为必备要素，它应置于“目的”之后。范围包括管理制度内容范围及其实施范围。如果管理制度名称中已包含其内容范围，可只陈述其实施范围。第十五条规范性引用文件规范性引用文件为可选要素，应置于“范围”之后。规范性引用文件的表述应符合GB/T1.1-2009《标准化工作导则第一部分：标准的结构和编写规则》中关于本部分的要求。特别地，所有规范性引用文件应由下列引导语引出：“下列文件中的条款通过本制度的引用而成为本制度的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准；凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本部分。”但在制度编制过程中仅作为参考的引用文件、资料性引用文件、非公开的文件不应作为规范性引用文件，宜作为参考性文献在附录中列出。第十六条术语和定义术语和定义为可选要素。当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，宜对这些词语加以解释说明。第十七条职责职责为可选要素。当管理制度中的事项需要两个或两个以上部门参与完成且需要界定他们的职责时，应明确加以说明。必要时，即使管理制度中的事项只需一个部门完成，也可明确其职责。第十八条管理内容和方法管理内容和方法是管理制度的主体内容，可用一章或若干章予以表述。本规则中所指“管理内容和方法”并非该章的推荐标题。管理内容和方法应符合GB/T15498-2003《企业标准体系管理标准和工作标准体系》6.3.5中的要求。第十九条报告和记录报告和记录为可选要素，应规定该项管理活动所形成的报告、记录的格式、签发、传递路线和保存期限。第二十条其它其它为必备要素，它应作为每项管理制度正文的最后一章。在这一章中应明确表明该管理制度的解释部门、实施时间。当与现行管理制度相冲突时，应表明处理原则。处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项：——××制度自本制度实施之日起即行废止。——现行制度与本制度有抵触的，以本制度之规定为准。——现行制度中与本制度之规定不相符的，应参照本制度予以修改。第二十一条终结线在管理制度最后一个条款之后应有终结线。第二十二条批准实施日期标注栏批准实施日期标注栏为必备要素，表述内容包括管理制度批准单位名称及日期、实施日期。例如：“**有限公司2013年5月25日批准2013年7月1日实施”。批准实施日期标注栏置于管理制度首页页脚处。第二十三条编写标注栏编写标注栏为必备要素，表述内容包括管理制度版次、有效期限、起草部门、起草人、起草部门负责人、审核部门负责人及批准人，置于终结线之后的版面下方。第二十四条附录（或附件）附录（或附件）为可选补充要素，主要是帮助理解管理制度的内容，以便正确贯彻执行。管理制度的每次修订均宜在附件中说明各版次历次修改沿革说明。附录的主要内容由下面列项中的一项或几项组成：——范例；——管理制度中所引用的参考性文献资料或目录；——管理制度中所引用的政策法规名称；——管理制度中所引用的专业术语解释或系统介绍。附件的主要内容由下面列项中的一项或几项组成：——表格式样或图例；——管理制度历史上各版本的修改沿革说明。附录（或附件）中的图表编号与正文中的图表编号应分别采用不同的编号方法。第五节编排格式第二十五条幅面与页边距幅面采用A4幅面（210mm×297mm）。页边距的设置：上边距、下边距各为2.54cm,左边距、右边距各为3.17cm。名称管理制度名称用三号黑体加粗水平居中排，置于首页版面上部。单位名称与其它要素分行，行间距为3mm。第二十六条管理制度编号首页管理制度的编号置于名称后，与名称之间空一行，用小四号黑体加粗居版面右侧排。管理制度编号与管理制度正文之间用一水平粗实线分隔,线长同版面宽度。管理制度编号与水平粗实线的距离宜为2mm，管理制度正文与水平粗实线的距离宜为一行。从次页开始到最后一页，管理制度编号均置于页眉右侧，用小四号黑体加粗字体排。从次页开始，管理制度编号与正文之间无分隔线。第二十七条章、条、段章、条的编号顶格排，编号与标题或文字之间空一个字的间隙。章的标题占两行。段的文字空两个字起排，回行时顶格排。章、条的编号及章的标题用小四号宋体加粗排。条的标题及章、条、段的内容用小四号宋体排。第二十八条列项各项前面的破折号或字母编号（后带半圆括号的小写拉丁字母）均空两个字起排，其后的文字以及文字回行均应置于距版心左边五个字的位置。字母编号下一层次的数字编号（后带半圆括号的阿拉伯数字）、破折号或圆点均空四个字起排，其后的文字以及文字回行均应置于距版心左边七个字的位置。列项的内容用小四号宋体排。第一层次列项中的段空四个字起排，回行时应置于距版心左边五个字的位置。第二十九条图、表管理制度中每个图、表均应有图题或表题并从1开始予以编号。即使只有一个图、表时也应编号。表的编号和表题应置于表上方的居中位置，用小四号宋体加粗排。表内文字内容用五号宋体排。图的编号和图题应置于图下方的居中位置，用小四号宋体加粗排。图内文字可用五号或小五号宋体排。第三十条终结线终结线置于管理制度正文的最后一条之下空一行，为一居中粗实线，长度宜为版面宽度的四分之一。终结线不能另起一面编排。第三十一条批准实施日期标注栏批准实施日期标注栏应置于管理制度首页页脚两侧，与正文用同版面宽的粗实线分隔。批准单位名称及日期置于左侧，实施日期置于右侧，用五号黑体加粗排。第三十二条编写标注栏编写标注栏置于终结线之后，邻近页脚。该标注栏为表格形式，6列4行，宽同版面宽度。行高宜为10mm，列宽视情而定，应美观。编写标注栏内标题用小四号黑体加粗排，其它的用小四号宋体排。编写标注栏不能另起一面编排。第三十三条附录（或附件）附录（或附件）编号以及附录（或附件）标题，每项各占一行，附录（或附件）编号用五号宋体,置于版心左上侧,附录（或附件）标题用四号宋体加粗，于附录（或附件）条文之上居中位置。附录（或附件）应另起一面，以后各个附录（或附件）通常另起一面。如果有多个较短的附录（或附件），也可接排，接排的附录（或附件）之间距离宜大于20mm。管理制度中如果同时存在附录和附件时，附件应排在附录之前。第六节其它第三十四条本规则对于管理制度编写未作说明部分依通行惯例处理，不作特别要求。第三十五条本规则由综合管理部负责解释与修订。第三十六条本规则自总经理签发批准之日起生效执行。