简报技巧-结构化思考-形象化表达

简报技巧总经理室房祥凯2010.4.132关于现在站在你面前的帅哥…男80后…现任总经理室企划组规划课课长人送绰号：马来西亚大哈里波特人生格言：～学习是打开幸福之门的魔法咒～（可是这个咒语我啥时候能念完捏？…）3简报要如何做，才能让听众（你的老板或是客户！）有浓厚的兴趣，而不会呵欠连连，给你的沟通带来负面的效果，这是每一个上班族必备的学问简报就像是对听众说明如何穿越一座没有人迹的森林，不论你的方法是看星象、罗盘、指北针，还是闻味道，重点是要找到最适合、最有效的途径！引语4何谓简报所谓简报，就是“简单的报告”，即以言语配合其他表现方式，分享重要讯息及资讯，让听众了解或注意并被说服。在SEM，简报被广泛应用于工作进度汇报、专案规划、工作交流与总结等多个方面。一个成功的简报，可以推销自己的观点，展现个人的魅力，让更多的人了解你、赏识你，赢得更多的人脉，甚至是升迁的机会！5思考工作中，你常常进行哪些内容的演讲和展示？在制作简报过程中，你常常会遇到哪些困难？简报过程中，你如何吸引听众的注意，打动他人？6不成功的演示最常见的三类问题目标不清结构混乱展示不力………………………………7今天交流的重点…简报框架思考简报结构设计简报制作美化简报演示汇报结构化思考形象化表达8结构化思考，形象化表达结构设计框架思考制作美化演示汇报1234汇报对象是谁？环境的影响？如何获得同意和支持？汇报的目标是什么？表达什么观点？汇报哪些内容？会有哪些反对意见？给谁看?达到什么目的？如何建立逻辑框架？……•观点是什么？•用什么样的表现形式？•……•如何组织材料？•怎么灵活运用图形？•……•怎样口头表达你的思想？•如何合理利用PPT？•……简报“四部曲”9目录第一部分简报框架思考摘要确定报告目的分析报告对象制定报告策略结构化思考形象化表达——拓展思路，完善架构10简报前常常需要考虑很多问题……为什么做这次简报？我要说服谁？汇报和演示多长时间他们希望了解什么，期待什么有哪些资料可以利用？我最想传递的是什么11“您能用一句话介绍您的这本大作吗？”12框架思考的三大方向总体目标听众分析场景分析具体目标13三种典型的简报教育性简报说服性简报总体目标传递知识，解释、说明复杂事物不持有立场，向听众传递信息表达清楚、方便理解、记忆影响听众信念，促使听众行动持有立场，设法使听众接受、支持寻找理由、论据，支持自己的观点彰显性简报传递特定信息，说明事物的进度持有立场，告知听众结果结果，寻求赞扬或帮助应利于他人掌握状况，给予评价或反馈14最重要的！写出来你的演示目标演示目的演示者想要从听众那里得到怎样的回应？为什么要写出来演讲目标？示例我希望王总批准我提出的预算“向总经理汇报前期工作过程、取得的成果和下一步工作计划，获得批准““动员公司全体人员行动起来，积极配合当前变革项目的开展““让客户体会到本公司产品在服务和速度上的独特优势“我希望协助每一个参加培训的东南同仁了解简报的技巧我希望协助每一个参加培训的东南同仁培养自身的简报能力我希望协助每一个参加培训的东南同仁分享我们的简报经验我希望取得每一个参加培训的东南同仁的认同！15听众分析、预测与策略制订(必要)听众分析听众预测与策略项目具体内容听众兴趣与策略理解能力与策略态度与策略年龄平均年龄年龄范围性别男女比例教育程度学历/专业行业职业政府/国企外企/民企职务职位高管/中层/基层销售/研发/财务地理文化北京/上海/广东…；欧美/日本/印度…..1、没有老板！2、多为师级、不排除有员级。为兼顾所有的听众，尽量简单易懂，不出现英文，口语化表述1、如何构思简报2、如何制作简报3、如何获得最佳的简报现场效果逐项与各位进行交流，以实用及尽可能详尽为主，结合具体案例进行说明，并配合进行示范。1、有强烈的求知欲2、因为有不认识的同仁，不排除有尖锐且难以回答的问题做好案例及QA准备，对于难以回答的问题需要思考应对方法。16场景分析(可选)分析内容状况与策略项目内容人数小型讨论大会演讲会场大小、形状布局状况…设备讲台、课桌、投影、黑板、时间上午、下午饭后、饭前占用时间在整个活动中的时间段长度合理安排时间17思考并丰富你的框架汇报目标汇报对象需要陈述的观点与主题如何获得同意和支持？会有哪些反对意见，如何应对？文字说明数据图表事例(正反例)定性分析与定量分析理论与实际佐证资料换位思考，准备听众可能提出的问题提出让听众决策、讨论或思考的问题把PPT整个浓缩为一句话，能在电梯里30秒说完的一句话。这句话就是主旋律，不断闪回出现18练习：对你最近一次汇报进行框架思考汇报目标汇报对象观点与汇报内容如何获得同意和支持？会有哪些反对意见，如何应对？例：向本单位同仁转述此次简报技巧的课程内容19目录第二部分简报结构设计清晰的演示结构化需要注意哪些问题如何建立清晰易懂的演示结构建立演示结构的工具摘要结构化思考形象化表达——清晰表述，形象说明20结构化表达的四个原则开门见山（金字塔原则）先从结论讲起，说明问题的全貌直接说明中心思想层次清晰把相关性议题在一个章节内说清楚分清楚议题的层次结构简单（KISS）表达的结构越简单越好重点突出（2/8法则）不要试图传递过多的信息要把最想传递的信息突出出来层次清晰重点突出结构简单开门见山21事实分析过程结论沟通过程：结论分析论证下一步的行动结果是什么？为什么是这样的结论？下一步应该怎么做？过程、步骤、注意事项。分析问题的过程：结构化表达原则之一：开门见山22对于演示和汇报而言，最为重要的是结构清晰，观点鲜明，论证充分总体评价关键问题分析问题归纳现状详细调研自上而下进行问题阐述问题阐述问题归纳自下而上进行问题分类总结归纳现状事实、表象问题分类归纳后的问题结构化表达原则之一：开门见山23结构化表达原则之二：层次清晰完全穷尽，相互独立未穷尽不独立人男人已婚人士人男人未婚女人人男人女人已婚男人未婚男人已婚女人未婚女人24•我们应把房子出售–我们需要更大的地方–房子已很旧，需进行花费很高的基本维修–厨房太小–炉子坏了–屋顶有些漏雨–我们这条街交通太繁忙了•成立新公司进入新市场的障碍很少–开业的成本很低–没有法规上的限制–不太需要专有的科技或专业知识–已有符合条件的员工–现成的办公室可以直接使用结构化表达原则之二：层次清晰251.应实行多种措施，提高盈利水平2.应立即采取行动，制定并实施更有针对性的营销计划方案，以提高销售业绩3.应改变战略重点4.开发更受客户喜爱的产品5.明确谁是最重要的客户群体和他们的需求6.“成本改善计划”对公司具有重大意义7.建立适当的客户联系和后续工作机制8.复查销售人员的激励措施9.制定有针对性的推广和销售措施练习：请将下面9条对SEM的表述整理成层次清晰的表达26参考答案SEM应实行多种措施，提高盈利水平改变战略重点复查销售人员的激励措施“成本改善计划”对公司具有重大意义立即采取行动，制定并实施更有针对性的营销计划方案，以提高销售业绩“成本改善计划”对公司具有重大意义明确谁是最重要的客户群体和他们的需求建立适当的客户联系和后续工作机制制定有针对性的推广和销售措施27结构化表达原则之三：结构简单表述的结构越简单越好最简单的结构、最容易记忆的结构是“三”将一个中心议题从三个方面展开使“三点”有清晰的逻辑关系28结构化表达原则之四：重点突出演示汇报的80/20原则抓住问题的关键重点突出VS面面俱到断其一指VS伤其十指核心思想突出重点，关注“关键的少数”80%的内容20%的内容80%的关注20%的关注引起引起29结构化表达原则之四：重点突出任何时候都要突出重点最希望别人知道的最希望别人记住的最想向别人传递的能够吸引别人的亮点创新和构思开头非常重要整个演示的设计非常重要重点突出的正确应用在正文前面加上摘要将大量的数据放到附录里面每一页PPT必须有非常清晰的重点每一个图形必须有非常清晰的重点重点突出的错误应用过多的动画过多的剪贴画过多的幻灯片切换希望在短时间内传达大量信息30结构化表达原则之四：重点突出重点突出的表达技巧对比重复比喻31如何建立清晰易懂的演示结构清晰表达的“金字塔结构”启（S）：选择切入承（c）：关联主题转（Q）：问题提出合（A）：方案阐述引子议题中心思想主要观点主要依据[注]若简报的对象是客户，为引起其兴趣可以将结论放在最后呈现。但若简报的对象是你的老板，请务必记住在引言时先说明结论！32清晰易懂的演示结构(1)－如何处理开头疑问（Question）情境（Situation）冲突（Complication）讲故事好的演示和汇报就如同一部电影，需要情节、音乐、场景、色彩、演员等诸多环节。演员和情节是核心音乐和场景是形式33商务汇报的实质－讲故事一般商务演示和汇报必须通过听众已经熟知的事实或信息来引入，然后逐步过渡到希望引出或者需要回答的问题上去。具体包括：S情景-C冲突-Q疑问-A回答情景：由听众熟悉的情景引入冲突：说明发生的冲突疑问：引发或者提出疑问回答：对疑问作出回答清晰易懂的演示结构(1)－如何处理开头34清晰易懂的演示结构(1)－如何处理开头标准式：情景－冲突－解决方案(一)目前SEM存在的问题点组织缺乏活力凝聚力不足工作主动性不够，常有推诿现象共享激励机制不够，员工流失率较高部门之间各为营垒，沟通效率不高，协作支持不足举例：35清晰易懂的演示结构(1)－如何处理开头(二)鉴于以上，希望通过构建SEM的企业文化来根治，其表述如下：团结服务责任共享(三)企业文化构建之具体作法：1、加强沟通团队协作2、全心服务内外兼修3、责任清晰目标必达4、成败相通荣辱与共5、找出短板发扬特长36清晰易懂的演示结构(2)－如何分析论证为什么问题的重要性和紧迫性是什么目前的主要问题解决问题型123怎么做采取哪些措施来解决问题有什么有哪些资源可以保障工作的完成是什么目标是什么工作展望型123怎么做通过做哪些事情可以来完成目标37清晰易懂的演示结构(2)－如何分析论证两种基本的逻辑方法“天下乌鸦一般黑“归纳结论：一般规律那是一只乌鸦具体事实它一定是黑的！演绎结论归纳演绎第一只乌鸦：是黑的第二只乌鸦：是黑的第N只乌鸦：是黑的现象/事实现象/事实现象/事实38清晰易懂的演示结构(2)－如何分析论证归纳利用事实、数据说话对注重“眼见为实”“用事实说话”的听众较为有效论据互相支撑，一点被否定并不影响其他各点的说服力弊现象、样本少或者不可靠时说服力不强演绎利证明内容和必然选择（没有其他选择）对有拒绝心里的听众非常有效弊如果听众对初始规律有异议，该论证也就失去了说服力现象一现象二现象N结论规律事实结论39清晰易懂的演示结构(3)－如何处理结尾选择决策方案高度的升华和肯定提出行动性的思考结尾演示的结束需要高度的浓缩和升华更是对全篇文章中心的回顾和反思也是后续行动的指导和思考40建立演示结构的主要工具鱼骨图结论逻辑树41示例：整合散乱的内容，形成金字塔结构42目录第三部分简报制作美化幻灯片制作基本要素幻灯片制作进阶技巧摘要结构化思考形象化表达——拓展思路，完善架构43幻灯片制作的基本要素幻灯片的配色幻灯片的模版幻灯片的动画幻灯片的放映幻灯片制作的基本要素幻灯片的版式进阶技巧：图形表达44基本要素(1)－版式文字版式图文版式45基本要素(1)－版式幻灯片的一般的布局方式包括标题问题分析解决方案正文标题标题标题标题标题问题表现问题分析解决方案正文标题小结问题分析解决方案问题表现问题分析解决方案小结小结46基本要素(2)－模版1234模版的调用在制作新的幻灯片的时候可以套用原来使用的模版模版的设计标题页正文的字体间距、颜色等模版的分类标题模版：设置幻灯片首页讲义模版：设置多页打印格式备注模版：设置备注打印格式模版的存储可以把模版作为单独的文件进行存储