文件控制管理程序

文件类别文件编号MCP-QAD-101程序文件版别D/3文件名称:文件控制管理程序页码1of61、目的:为了保证文件编制、审批、标识、发放、修订、保存、回收、销毁及归档均有章可循，确保相关部门及时得到并使用有效版本的文件，满足质量管理体系运行要求，从而起到沟通的意图，统一行动的目的。2、范围:适用于本公司内部质量管理体系所有文件的控制，质量记录管理按《记录管理程序》执行。3、权责:3.1文控中心（DocumentControlCenter）:负责质量管理体系文件的统一管理——公司内部相关体系文件的编制、分发、回收、保存与销毁等的统筹和控制及对文件总览表的管制；3.2各部门：部门负责人负责体系文件的编制，文员负责本部门文件归档及管理；3.3各部门负责人和/或管理者代表：负责质量管理体系文件的审核和/或批准；3.4文件编制、审核、核准权限表：NO.文件类别编制审核核准1质量手册品保部管理者代表总经理2程序文件各部门相关人员部门负责人管理者代表3三级文件各部门相关人员部门负责人部门负责人或管理者代表4记录各部门相关人员各部门相关人员部门负责人4、定义：4.1质量手册：本公司质量手册依ISO9001：2000的相关要求制订，属本公司质量管理体系之纲领性文件。4.2程序文件：按ISO9001：2000要求及本公司实际运作需要，对某项过程或相互关联的活动进行描述的文件。4.3三级文件：在本公司包括标准文件，如作业指导书、检验标准、制造工艺标准、设备操作规程等；也可包括职能文件和组织文件，如各部门岗位责任说明书及各级组织结构图等。4.4记录文件：阐明所取得的结果或提供所完成质量管理活动的证据的文件。4.5其他文件：如公司规章制度、行为办法、准则，此类文件不属强制受控之文件，具体情况可由各部门视情况自行而定。4.6外来文件：来自公司外部，对公司的运行和质量管理有影响或有参考价值的文件。5、作业流程：文件类别文件编号MCP-QAD-101程序文件版别D/3文件名称:文件控制管理程序页码2of65.1文件和资料管理作业流程：作业流程图记录/表单权责部门/负责人流程步骤NGNG1.《文件发放申请表》相关部门11.《文件发放申请表》相关部门管理者代表21.《文件发放申请表》2.《文件发放记录表》文控中心相关部门31.《文件传阅单》相关部门41.《文件发放申请表》2.《文件发放记录表》相关部门管理者代表51.《文件发放申请表》文控中心相关部门61.《文件管制总览表》文控中心相关部门71.《文件借阅登记表》文控中心相关部门81.《文件作废保留存档登记表》文控中心相关部门9文控中心相关部门10文件编制文件审批文件分放文件修订文件回收文件保存文件借阅文件作废销毁记录归档文件使用文件类别文件编号MCP-QAD-101程序文件版别D/3文件名称:文件控制管理程序页码3of66、流程说明:6.1文件编制:6.1.1文件编制策划：文件编制是文件控制中的首要的过程,它包括策划、调查、研究、分析、讨论、确定、编写形成文件，文件编制由编写文件,文件编号,文件版本三部分构成。6.1.1.1文件编写:6.1.1.1.1质量手册:由品保部负责编写,管理者代表审核,总经理批准。6.1.1.1.2程序文件:由各部门负责人员编写,部门经理审核,管理者代表批准,其编写顺序:1、目的2、范围3、权责4、定义（无定义时填写无）5、作业流程6、流程说明7、相关文件8、使用记录6.1.1.1.3文件标题编写规则:1——1.1——1.1.1——1.1.1.1——1.1.1.1.1如超过5阶则用1.1.1.1.1.a表示,依次类推。6.1.1.1.4除程序文件严格按照以上要求以外,其他体系文件可参照此文件格式执行,但未严格规定。6.1.1.2文件编号:6.1.1.2.1文件编号规则由品保部制订,本公司的文件编号都按此规则进行。6.1.1.2.2文件编码规则:分流水编号总流水编号编制部门编号文件类别代号公司名称英文代号6.1.1.2.1文件类别编号:S——质量手册P——程序文件R——记录文件E——外来文件A——标准文件B——组织文件K——职能文件F——制度文件T——暂行文件6.1.1.2.2部门类别编号:HRD——人力资源SAL——销售部PUD——采购部QAD——品保部PDD——生产部RDD——研发部EQD——设备部ACD——财务部PMC——资材部ENG——工程部CUS——客户服务部6.1.1.2.3流水编号:程序文件依最初发行时间顺序依次编列,如文件名未更改,仅仅更改版本,则其编号不变。各部门的三级文件,同样依照以上要求编号。6.1.1.2.4流水编号之虚线与边框可视文件需要而择用。6.1.1.2.5暂行文件代号为T，所有暂行文件须有相应的文件编号，且应注明暂行时间。6.1.1.3文件版本控制:6.1.1.3.1本公司程序文件、质量手册、三级文件及记录文件版本一律用A、B、C、D……表示,程序文件一经修订并再发行,必须更新版本或版次。6.1.1.3.2文件为第一次制订，则以A/0表示，若第二次进行少许修订，其文件版次以A/1表示，以此类推，A/2、A/3……A/5。公司规定，文件版次修订达5次，则应更新版本B/0,以此类推，文件类别文件编号MCP-QAD-101程序文件版别D/3文件名称:文件控制管理程序页码4of6C/0、D/0……。6.1.1.3.3若文件超过1/3的内容进行了修订则应更新版本.比如：第一次制订版本为A/0，文件经全面修订后，其版本为B/0，以此类推，C/0、D/0……。6.1.1.3.4文控人员应编制所有受控文件的《文件管制总览表》,该表至少包括文件编号、文件名称、最新版本、发行日期等。6.1.1.3.5文件发放的当日,文控文员应即时更新《文件管制总览表》的相应内容,并将总览表存于文控中心电脑并共享给整个网络。6.1.1.4文件页码控制：6.1.1.4.1公司质量管理体系文件页码一律依FofG表示:如页码1、2、3……10等，均写成1of10,2of10，3of30，……10of10此格式。6.2文件审批:6.2.1文件审批过程依照3.4执行,文件编制者可打印出来，但审核者、核准者须经亲笔签署。6.2.2仅涉及到本部门使用的文件由本部门评审,本部门负责人审批,若涉及到几个部门使用的体系文件由相关部门评审、会签后，由管理者代表批准。6.3文件发放:6.3.1本公司文件以是否受控分为受控文件和非受控文件。受控文件须有文件编号、版本、相关级别之审核和批准，并盖红色“受控”印或“原稿”印等。6.3.2各部门受控文件编制后，须在首页后附《文件发放记录》，以标识文件的更改状态及修订状态,并连同填写《文件发放申请表》。送交相关部门负责人审核/批准，必要时送管理者代表和总经理批准后，交文控中心发行，同时，须把相关的电子档文件给到文控中心（包装工艺及原材料承认书除外）。但《工程变更单》等文件分发，申请分发部门可以不填写《文件发放申请表》，文控中心依《工程变更通知单》上所指定部门发放，并要求在其原稿上签收。6.3.3文控中心将要发放的文件按《文件发放申请表》上填写的发放部门，确定复印份数。文控文员在《文件发放记录表》上盖红色“文件发行章”（含发行日期），原稿的每张内页之反面，盖蓝色“原稿”印，应视同受控印，原稿由文控中心保存。文控文员将要发放的复印文件在每页内页盖红色“受控”印。6.3.4发放时各部门文件接收人须在《文件发放申请表》上签名。6．4文件使用6.4.1文件一经分发，各职能部门对收到的文件要认真组织学习，加深理解，或在本部门内以传阅方式进行学习，并在《文件传阅单》上签名；6.4.2受控文件只允许在本公司内使用，任何部门和个人不得擅自复印或对外提供，对确需复印或对外提供的，须填写《内部联络单》经相关负责人审核后，向文控中心申请；6.4.3部门文件管理员应妥善保管，使用专用文件夹存放，贮存在干燥、干净、整洁并易于检索的地方，不得丢失或损坏；6.4.4确保使用处获得有关版本的适宜文件，并确保使用场所无失效或作废（无标识）文件。6.4.5部门文员应确保文件标识清楚,目录清晰,易于识别和检索查阅；6.5文件修订:6.5.1文件的修订指文件在原版本/版次基础上进行相关内容更新。6.5.2质量手册的修订:由品保部填写《文件发放申请表》，经管理者代表批准后，品保部方可执行修订。6.5.3程序文件的修订：由原各编制部门填写《文件发放申请表》，经管理者代表批准后，原编制部门方文件类别文件编号MCP-QAD-101程序文件版别D/3文件名称:文件控制管理程序页码5of6可执行修订,其文件后所附记录无须填写。6.5.4三级文件的修订:由各编制单位填写《文件发放申请表》，经部门主管/经理批准后，原编制单位主管/经理临时委托人方可执行修订。6.6文件回收:6.5.1体系文件回收：质量手册、程序文件、三级文件一经修订新版发行时由文控文员及时回收旧版，回收时，文件保存部门及文控文员均应在《文件发放申请表》上签收。6.7文件的保存和识别:6.7.1经批准发行的文件原稿，由文控中心以《文件管制总览表》列帐管理，包括质量手册、程序文件及三级文件（如作业指导书、技术文件、设备操作规程、检验标准等）。6.7.2外来文件依《外来文件管理程序》执行，质量记录由各相关单位保管。6.7.3各部门不得保存任何过期的受控文件，一经发现，应全部退回文控中心销毁，作废的原稿文件由文控文员盖红色“作废”印章，分类存放，并附《文件作废保留存档登记表》，过期和作废文件原稿应长久保存。6.7.4所有部门的受控文件不得随意涂改、损坏、丢失，应保持版本清晰易认，应保存在干燥、干净、整洁并易于检索的地方。6.7.5文控中心及各部门所存放的受控文件必须予以标识，并使用专用文件夹存放。6.7.6当文件使用者的文件破损、模糊不清或需增加发放份数时，填写《内部联络单》，说明原因，经部门负责人批准后，退回破损和模糊不清的文件于文控中心,由文控中心根据申请发放最新版文件于使用者。6.7.7当文件需发放到公司外部时，须经管理者代表批准后作为非受控文件发放，发放后盖“仅供参考”印，且由文控中心统一登记，如后续该文件修订或改版，文控中心有责任将最新版次通知到公司外部或相关责任人。6.6.8受控文件未经许可不可私自复印，私自复印受控文件或使用没有红色“受控”印的受控文件，文控中心有权回收、销毁并报管理者代表处理。6.8文件的借阅：6.8.1任何部门向文控中心借阅文件，须在《文件借阅登记表》上登记和签收,文控中心保存《文件借阅登记表》。6.8.2分发到各部门的体系文件如有相关人员借阅时,需作好借阅登记,以免文件丢失。6.9文件作废销毁：6.9.1文件作废须填写《文件发放申请表》，声明作废，若申请作废之文件为程序文件，须管理者代表批准，若申请作废之文件为三级文件，经文件编制部门之负责人批准即可。并将登记于《文件作废保留存档登记表》。6.9.2文控中心收到作废文件之《文件发放申请表》后将文控中心原稿加盖“作废文件”印章后保存，同时从各部门将此作废文件进行回收，并登记于《文件作废保留存档登记表》。6.9.3文控中心定期（如一个季度）在规定地点对作废之受控文件集中进行销毁；6.10文件控制过程的监视和测量及有效性评价和改进6.10.1文控中心把文件的批准、发放、修订、审批作为重要的监视点，通过对《文件总览表》、《文件作废保留存档登记表》和文件实际使用情况的的监督检查考核作为对文件控制的测量点，以对文件控制的有文件类别文件编号MCP-QAD-101程序文件版别D/3文件名称:文件控制管理程序页码6of6效性进行评定；6.10.2文件的形成和实施是一项增值活动，品保部每年十月至十一月期间应组织各职能部门开展对相关文件实施有效性的评价活动，按文件控制过程的质量目标进行评价，以优化文件流程，完善文件内容，实施对文件的管理及进一步的改进完善。6.11记录归档：6.11.1公司质量管理体系文件由文控中心及相关部门依照本程序与《记录管理程序》有关规定归档。7、相关文件：7.