管理文件控制程序(10-01)

程序文件文件编号JACCQ/QP-01版本版次□□■/□■□□□□□□□ABC/012345678管理文件控制程序发布日期2004年4月27日页码1/5修订日期2009年10月10日合肥车桥有限责任公司1管理文件控制程序1目的使本公司管理文件按规定分层、编号、编制、发布和实施等。所有管理文件得到控制，并保证各有关场所使用文件为有效版本。2适用范围本程序适用于质量手册、程序文件、第三层次管理性作业文件的批准、发布、分发、更改和归档回收等管理。3职责3.1分管领导对本程序的实施负领导责任；3.2企业管理部为本程序归口管理部门，负责质量手册和程序文件的受控号编写、分发、登记，并负责文件的归档、修订、更改；3.3职能部门负责对本部门制订的体系文件有效性进行监督检查。4工作流程图责任部门工作流程质量记录归口单位归口单位领导管理者代表质量保证部文件发放清单企业管理部文件领用登记表等N0企业管理部管理文件更改通知单使用部门时效期满Yes申请领用报告企业管理部管理文件回收登记表企业管理部企业管理部YES登记归档N0企业管理部管理文件归档登记表企业管理部5工作程序编制文件审批文件下发申领文件件更改或换版回收处理保留遗失归档销毁适用吗有价值吗用吗程序文件文件编号JACCQ/QP-01版本版次□□■/□■□□□□□□□ABC/012345678管理文件控制程序发布日期2004年4月27日页码2/5修订日期2009年10月10日合肥车桥有限责任公司25.1各管理文件的层次、名称及相互关系5.1.1管理文件的层次a)第一层为质量手册；b)第二层为程序文件；c)第三层为支持程序文件的各种管理性作业文件。5.1.2各层次管理文件的相互关系a)第一层为纲领性管理文件，规定了本公司质量管理体系的文件；b)第二层管理文件描述进行某项活动或过程所规定的途径；c)第三层管理文件描述如何完成第一、第二层管理文件规定的工作要求；d)下一层管理文件为上一层管理文件的支持性文件，不得与上层次管理文件相抵触。5.2编制规范5.2.1文字规范a)基本用字为宋体字；b)内容标题栏用小4号宋体字以示区别，填入的文件名称用小4号宋体字，编号用5号加粗宋体字；c)文件名称用3号加粗宋体字，副标题用小4号宋体加粗，其余用小4号宋体字；d)正文内的编号如1、2、3；a、b、c等缩进位置严格按《ISO/TS16949：2002技术规范》条款格式；e)正文结束后，用“”表示结束，下划线长度为25个全角字符；f)文件中增加的特殊内容用字不作规定。5.3版面规范a)文件封面使用“合肥车桥有限责任公司”的企标；b)文件内容部分，页边距设置为左右2.17厘米，上下2.14厘米，页眉1.5厘米，页脚1.75厘米，页脚加注小5号“合肥车桥有限责任公司”标记；c)文件内容的文字段落设置为1倍行距；d)文件用纸以A4幅面70克书写纸为主，封面适当考虑其他硬质纸质。5.4编码规范a)公司质量手册编号JACCQ/QM-2009，JACCQ代表合肥车桥有限责任公司，QM代表质量手册，2007代表质量手册的编写年代。质量手册编号为JACCQ/QM-2009b)程序文件编号JACCQ/QP-口口，QP代表程序文件，两个口口代表程序文件的序号。程序文件编号为JACCQ/QP-□□c)第三层管理文件编号JACCQ/口口-口口-口口，前两个口口用英文字母代码，代表文件性质，如JL代表记录，GF代表规范类文件，ZD代表制度、BF代表管理办法类文件等；中间两个口口是文件归口部门，用字母表示，如部门为QG代表企业管理部、ZB代表质量保证部；后面两个口口是文件的流水号。年号文件序号程序文件文件编号JACCQ/QP-01版本版次□□■/□■□□□□□□□ABC/012345678管理文件控制程序发布日期2004年4月27日页码3/5修订日期2009年10月10日合肥车桥有限责任公司3第三层管理文件编号JACCQ/□□-□□-□□5.4.1管理文件编号说明a)部门代码见部门代码表（附表）b)版本号依次用A、B、C、D、E、F、G、H、J、K、L、M、N、P、Q、R、S、T、U、V、W、Y共22个大写英文字母。c)版次号依次用0、1、2、3、4、5、6、7、8、9共十位数字。5.4.2管理文件发放受控编号规定□□－□□□□－□□发放文件顺序号发放文件的年号发至该部门的代码5.4.3管理文件的受控标识管理文件的受控标识为加盖“受控”红色印章或编制受控编号，具体按《质量印章管理制度》执行。5.5管理文件的编制、审批和发放。5.5.1《质量手册》由质量保证部负责组织编写，管理者代表审定，总经理批准并签发发布令；5.5.2程序文件由质量保证部负责组织编写组编制，归口管理部门负责人审核，管理者代表批准；5.5.3第三层次管理文件由各归口管理部门根据程序文件的内容负责编制，部门负责人审核，分管领导批准；5.5.4《质量手册》和《程序文件》发放时，由质量保证部负责提出《文件发放清单》，管理代表者批准后交企业管理部，由企业管理部负责发放，发放时应填写《文件领用登记表》。第三层次文件发放时，由各归口管理部门负责提出《文件发放清单》并存档，分管领导批准，归口管理部门发放，并填写《文件领用登记表》。文件发放后应及时到企业管理部归档。5.6管理文件的贯彻、执行。5.6.1管理文件是企业的内部法规，全体职工需自觉遵守，同时管理文件的归口管理部门/车间对管理文件的有效执行负责；文件流水号文件归口，QG代表企业管理部；ZB代表质量保证部。具体见附表文件性质，BF代表管理办法、ZD代表制度，GF代表规范，JL代表记录表格。合肥车桥有限责任公司程序文件文件编号JACCQ/QP-01版本版次□□■/□■□□□□□□□ABC/012345678管理文件控制程序发布日期2004年4月27日页码4/5修订日期2009年10月10日合肥车桥有限责任公司45.6.2管理文件的编制部门对所编制的管理文件进行解释；5.6.3在执行管理文件过程中，因对某些具体条款理解不一或管理系统间的管理文件内容相矛盾时，企业管理部负责牵头组织仲裁，并责成矛盾或纠纷各方正确执行管理文件。5.7管理文件的更改、废止和销毁。5.7.1所有管理文件的更改、销毁和废止均以《管理文件更改通知单》的形式实现；5.7.2更改通知单编号根据《质量记录控制程序》规定执行；5.7.3管理文件的更改a)《质量手册》、和《程序文件》的更改由归口管理部门/车间以《管理文件更改通知单》的形式向质量保证部提出，经审核后由管理者代表批准后进行更改。由企业管理部组织相关职能部门人员根据《文件领用登记表》对按划改或换页形式对文件进行更改。更改的地方用斜粗体字表示，在页脚处右侧标注本次更改通知单号，有受控标记。因文件换页超过3次或对版次号为9的文件进行更改时，文件的版本号应给予升级；如该页更改超过5次必需换页；b)第三层次管理性作业文件的更改由归口部门填写《管理文件更改通知单》并存档，同时对文件进行修改，若换页应将旧页回收销毁。5.7.4《质量手册》、《程序文件》的废止和销毁《质量手册》和《程序文件》的废止由企业管理部盖“作废”章，如有保留价值盖“保留”章，如销毁由公司质量保证部负责提出申请，经审核后由管理者代表批准后由企业管理部负责销毁，同时应对废止文件在《管理文件更改台帐》进行登记。5.7.5第三层次管理文件的更改、变更和废止由各部门负责，并参照本程序的规定执行。5.8企业管理部实现《质量手册》和《程序文件》受控，每年初负责组织对公司所有管理文件进行监视和检查，编制公司的有效性管理文件目录，必须包括文件编号、文件名称、版本版次号、编制部门等。每年，组织公司的管理文件有效性检查，同时按《文件有效性检查记录》填写记录，必要时制定纠正预防措施。各职能部门对本部门编制的第三层次管理文件的有效性进行控制，编制并及时更新《第三层次有效性文件目录》。每年初，报一份最新的《第三层次有效性文件目录》交企业管理部检查。5.9文件归档文件分类归档。质量手册、程序文件由企业管理部归档管理；其它文件分别由相关职能部门保存，定期送企业管理部归档。5.10以电子文档形式发布的质量手册、程序文件和第三层次文件控制按《企业管理标准制定、修订、格式及管理规定》执行；5.11内审及改进活动中应对管理文件的有效性进行评审。6相关/支持性文件《质量记录控制程序》《质量印章管理制度》《企业管理标准制定、修订、格式及管理规定》7质量记录记录名称保管部门保存期限《文件发放清单》企业管理部3年《文件领用登记表》企业管理部3年《管理文件更改通知单》企业管理部3年《管理文件更改台帐》企业管理部3年程序文件文件编号JACCQ/QP-01版本版次□□■/□■□□□□□□□ABC/012345678管理文件控制程序发布日期2004年4月27日页码5/5修订日期2009年10月10日合肥车桥有限责任公司5《文件有效性检查记录》企业管理部3年《第三层次有效性文件目录》企业管理部3年附表公司部门代码表部门代码部门代码总经理办公室ZJB实验室SY企业管理部QG安全设备部AS人力资源部RL销售公司XS财务部CW采购部CG产品研究部CP物资管理部WZ工艺研究部GY生产制造部SC技术中心办公室JB金工分厂JG工程建设部GJ焊接车间HJ质量保证部ZB五车间WJ质量检验部ZJ装配分厂ZP试制部SZ编制/■修订（日期）审核（日期）批准（日期）