物业管理制度规程全集104页

1实现过程的策划程序1目的对特定产品、项目或合同规定专门的质量措施、资源和活动顺序，以确保满足规定要求。2适用范围适用于与特定产品、项目及合同有关的质量策划的控制及相应的质量计划的编制、实施和控制。实现过程的策划程序是致力于指定质量目标并规定必要的运行过程和相关3职责3．1管理者代表负责批准有关部门编制的质量计划。3．2物业部负责对各部门质量策划的实施情况进行监督检查。3．3各部门负责人负责本部门相关的质量策划及编制、实施相应的质量计划。4程序4．1对特定的项目和合同应进行质量策划。策划的结果应以适于组织运作的方式形成文件，《物业管理方案》。4．2进行质量策划的时机公司在下列情况下应进行质量策划：a）对承接新的住宅小区或物业管理项目；b）现有体系文件未能涵盖的特殊事项；c）对刚承接的物业管理项目的实施过程进行策划。4．3物业管理方案的内容1目的和范围；2物业概况和特点；3管理方式；4组织和资源；5物业管理的总体目标及分项目标；6管理文件；7服务承诺和质量措施；8法规要求；9开办费用预算；10管理费预算；11效益预测；12进度安排；13物业管理方案的编制、审核、批准、发放和更改。4．4在编制物业管理方案时应根据以下要求编制：a）针对特定项目或合同确定的质量目标；b）针对特定项目或合同所需建立的过程和子过程，应识别关键的过程和活动；对过程或涉及的活动规定途径，并对这些途径进行评审和形成文件；c）识别并提供上述过程所需的资源配置、运作阶段的划分、人员的职责权限和相互关系；d）确定过程涉及的验证和确认活动及验收准则；对过程和产品的重要或关键特性，应2安排测量和监控活动；对其中某些特殊过程的输出应按输入的要求进行验证并确认；e）确定为过程和产品的符合性提供证据的质量记录。4．5编制原则为：a）应参照质量手册的有关内容，应符合质量方针、目标，并与质量体系文件中的内容协调一致；b）可引用已有的质量文件中的相关内容，并根据特殊的要求编制新的内容；c）物业管理方案可以作为独立的文件，也可以根据需要作为其他文件（如项目计划等）的一部分。d）编制的文件或物业管理方案应具有可操作性、适宜性。4．5物业管理方案的编制、审批和发放4．5．1物业管理方案由物业部负责人组织编制，经管理者代表审核，总经理批准后，由物业部以受控文件形式发放到使用和相关部门（顾客有要求时，可发放给顾客），同时做好文件发放登记。4．6物业管理方案的实施、监督和修改4．6．1各部门在执行中应按照物业管理方案的规定要求进行控制，并将物业管理方案的执行情况及时反馈到物业部。4．6．2物业部负责监督各部门物业管理方案的实施，根据要求协调相应部门之间的接口和资源配置，填写《质量策划实施情况检查表》以进行总体控制，并及时报告总经理。4．6．3物业管理方案的修改当物业管理方案需要修改时，由修改部门填写《文件更改申请》，经总经理批准后进行修改，按《文件控制程序》执行。4．7物业管理方案完成后，物业管理方案有关文件由物业部负责存档保存。5相关文件《文件控制程序》、《物业管理方案》。6质量记录6．1《质量策划实施情况检查表》。6．2《文件更改申请》。文件控制程序1目的3对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。3职责3．1总经理负责批准发布质量手册和程序文件。3．2副总经理负责综合部质量手册和程序文件的贯彻落实。3．3管理者代表负责审核质量手册和程序文件。3．4物业部是文件的主责部门并负责组织对现有体系文件的定期评审及修改和资源提供。3．5各部门负责相关文件的编制、使用和保管。3．6各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。4程序4．1文件分类及保管4．1．1质量手册和程序文件由综合部备案保存。4．1．2第三级文件可分为两类：a）部门岗位职责，由各相关部门自行保存并报综合部备案存档；b）其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。4．1．3公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等及管理标准（部门管理制度等）部门质量记录文件等，由综合部保存。4．1．4技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等），由工程科保存。4．2文件的编号4．2．1质量管理体系文件的编号a）质量手册：质量手册缩写代号：ZLSC一版次，手册中各章以章节号区分。例如：ZLSC一2001A，表示公司质量手册2001年第A版。b）程序文件缩写代号:CX一版次，程序中各章以章节号区分。例如：CX41一2001A，表示公司第四章第一个程序文件2001年第A版。c）质量记录：主要使用部门代码一质量手册中的文件章节号一记录编号4例如：BG一5．6一01，表示物业部在程序文件中第5．6章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。c）各部门其他质量文件：部门代码－文件顺序号－年号例如：GC－05－2001，表示工程科于2001年发放的第5号文件。4．2．2各部门代号规定如下：物业部：BG；工程科：GC；服务中心：FW。4．3文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的和充分的：质量手册由物业部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合部负责登记、发放；程序文件由各部门负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合部负责登记、发放；各部门岗位质量职责由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，综合部负责登记、发放；应确保文件使用的各场所都得到相应文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。4．4文件的受控状况文件分为‘受控”和“非受拄”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。4．5文件的更改a）质量手册由物业部组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由综合部发放。物业部应保留文件更改内容的记录；b）其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；c）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。d）应能识别所有文件的修订状态，如采用控制清单、修订一览表及标识的方式等。4．6文件的领用a）文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。b）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文5件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。4．7文件的保存、作废与销毁4．7．1文件的保存a）与质量管理体系相关的文件都必须易于识别、清晰可辩、分类存放在干燥通风，安全的地方；b）各部门文件由本部门资料员保管。综合部每季度对各部门文件保管情况进行检查。c）对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每三个月应将清单副本报综合部备案，如内容没有变化，应通知物业部；d）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。4．7．2文件的作废与销毁a）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，并标注“作废”字样，确保防止作废文件的非预期使用；b）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；c）对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由物业部授权相关部门销毁。4．7．3文件的复制复制与质量管理体系有关的文件，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。4．8外来文件的控制4．8．1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。4．8．2工程科负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受空印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。4．8．3各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入“部门受控文件清单”，并报物业部备案。4．9每年半年由物业部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4．5条款规定。4．10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。4．11作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。5相关文件65．1《质量记录控制程序》。6质量记录6．1《文件发放、回收记录》。6．2《部门受控文件清单》。6．3《文件更改申请》。6．4《文件销毁申请》。仓库管理标准作业程序一、目的规范仓库管理工作，确保对仓库物品进行安全、高效、有序的管理。二、适用范围使用于物业部下属各处的仓库管理工作。三、职责1、公司采购员负责物品的采购工作。2、仓库管理员负责物品验收、入仓、领用手续的办理库存物品的保管。3、公司/各处财务会计负责物品的核算。4、公司财务部主管负责仓库管理工作的监督。四、程序要点1、库存物品的限额标准(1)日常消耗物料的库存限额：①一般为每月平均消耗量的两倍；②特殊情况另行处理。(2)常备的零件物品的库存限额：①一般为每月平均消耗量的3倍；②特殊情况另行处理。(3)各处库存物品的总额，应控制在该处管理费用收入加其他各项经营收入的总和的40%以下。2、物品采购的申请(1)仓库管理员原则上应在每月25日前根据仓库实际库存量，编制下月物品采购计划。(2)当仓库物品低于规定的库存限额时，应及时填制所需物品的采购计划。7(3)仓库中无储存的零星、应急物品由使用部门负责人填制采购计划。(4)仓库管理员应在每月28日前将采购计划交公司财务部主管审核。(5)公司财务部主管依据下列内容审核：①仓库实际库存量；②当月实际消耗量；③库存物品的限额标准；④下月预计消耗量；⑤下月资金预算。(6)财务部经理审核：①采购计划不合理的，应及时予以调整申购计划；②采购计划合理的，财务部主管应在财务审核栏内签署姓名、日期。(7)采购计划在每月30日前报公司总经理审批。(8)总经理审核同意后，交采购员按照《采购管理标准作业程序》中的相关规定进行采购。3、物品的入仓程序(1)物品的入仓程序：①采购员原则上应在物品采购回来的当日，将物品送交仓库验收，特殊情况不能在当日入仓的，应报经营部经理批准后另行处理；②如采购员通知物品供应商送货上门，采购员应陪同供应商一起到仓库验货；③仓库管理员应对符合购买计划的物品按照《物品验收标准作业程序》中的相关规定进行验收；④经验收合格的物品，仓库管理员应开具《物品入库单》，并将物品分类存放；⑤仓库管理员应根据当天的物品验收单，及时登记物品明细帐；⑥仓库管理员应在每日下班前，将《物品入库单》汇总后，交管理处财务会计根据《会计核算标准作业程序》中的相关规定进行账务处理。(2)退回物品的入仓程序：①相关人员将未使用完的物品送到仓库；②仓库管理员应根据核查结果，按照《物品验收标准作业程序》中的相关规定进行验收：——合格品，填写《物品入库单》，在备注栏内填写“退回物品入库”字样，存入合格品存放区内；——不合格品，填写《不合格品处理表》（详见《物品验证标准作业程序》）后存放在8不合格品区等待处理。③仓库管理员应在每日下班前，根据退回的《物品入库单》，登记仓库物品明细账，并将《物品入库单》汇总后交管理处财务会计按照《会计核算标准作业程序》中的相关规定进行相关的账务处理。(3)设备工具的入仓程序：①新采购的工具按物品的入仓程序执行；②以旧换新的设备工具入仓程序：——经办人应凭其所在各部经理签名确认的《工具领用单》到仓库办理旧工具入仓手续；——仓库管理员经检查无误后予以办理入仓手续，同时在使用《工具登记卡》上由经办人签名确认；③退还的设备工具入仓程序：——仓库管理员根据使用人的《工具