Microsoft Project分享

MICROSOFTPROJECT分享程权2012/01/31Agenda•项目管理•Project应用项目管理项目管理•项目管理是一种融合技能与工具的“工具箱”，有助于预测和控制组织工作的成果。项目与持续业务截然不同，因为项目是临时性的工作，产生唯一性的成果或最终结果。项目管理•良好的项目管理并不能保证每个项目一定成功，但不良的项目管理却会是失败的成因之一。凭借优秀的项目管理系统，可以解决以下问题：–要取得项目的可交付成果，必须执行什么任务，以何种顺序执行–应于何时执行每一个任务–谁来完成这些任务–成本是多少–如果某些任务没有按计划完成，该怎么办–对那些关心项目的人而言，交流项目详情的最佳方式是什么PROJECT应用Project应用•Project入门–启动Project–视图–报表–创建新项目计划–设置非工作日Project入门•启动ProjectProject入门•视图Project入门•报表Project入门•报表Project入门•创建新项目计划–项目计划本质上是为项目的某几方面的内容构建的模型。此模型关注实际项目的某些方面：任务、资源、时间框架及其相关成本。–正如我们所预期，Project主要关注时间问题。我们可能想知道项目的计划开始日期、完成日期或两者。但是，使用Project时，只需指定一个日期：项目的开始日期或完成日期。因为输入项目的开始日期(或完成日期)和项目工期后，Project会自行计算其他时间。记住，Project不只是一个进度信息的统计库，它还是一个日程安排工具。Project入门•创建新项目计划Project入门•设置非工作日Project应用•创建任务列表–输入任务–估计工期–输入里程碑–分阶段组织任务–链接任务–记录任务–检查任务工期创建任务列表•输入任务–任务是所有项目最基本的构件，它代表完成项目最终目标所需要做的工作。任务通过工序、工期和资源需求来描述项目工作。–任务的类型•摘要任务：概括了子任务的工期、成本等•里程碑：表明项目生命周期中的重大事件•Demo创建任务列表•估计工期–任务的工期是预期完成任务所需的时间。Project能处理从分钟到月的工期。根据项目的范围，可能希望处理的工期的时间刻度为小时、天和星期。创建任务列表•估计工期–可以安排任务在工作和非工作时间执行。为此，可为任务分配占用的工期(ElapsedDuration)。在工期前加上缩写e表示占用的工期。例如，输入3ed表示连续的三天。可以对某一个不能直接控制但对项目而言很关键的任务使用占用的工期。–Project对表示工期的分、时使用标准值：1分等于60秒，1小时等于60分。但是，可以为表示项目工期的天、周和月定义非标准值。创建任务列表•估计工期–工期的估计值可参考以下信息：•以前类似项目的历史信息•负责完成任务的人员的估计值•有类似项目管理经验的人员的专业判断•承担类似项目的专业或行业组织的标准–对于复杂项目而言，可能需要综合考虑以上信息来估计任务工期。因为不准确的任务工期估计值是项目风险的主要源头，所以得出恰当的估计值是值得花费气力的。创建任务列表•估计工期–一个常用的经验规则称为8/80规则。此规则建议值位于8小时(一天)和80小时(10个工作日或两个星期)之间的任务工期通常是可管理的工期。工期少于一天的任务可能过于琐碎；工期长于两个星期的任务可能过长而无法严格管理。现实中存在许多合理的原因需要打破此规则的限制，但对于项目中的大多数任务而言，此规则还是有借鉴意义的。创建任务列表•输入里程碑–除了跟踪要完成的任务外，您可能还希望跟踪项目的重大事件，如项目的预生产阶段何时结束。为此，可以创建里程碑。–里程碑是在项目内部完成的重要事件(如某工作阶段的结束)或强加于项目的重要事件(如申请资金的最后期限)。因为里程碑本身通常不包括任何工作，所以它表示为工期为0的任务。创建任务列表•输入里程碑创建任务列表•分阶段组织任务–将代表项目工作主要部分的极其相似的任务分为阶段来组织是有益的。回顾项目计划时，观察任务的阶段有助于分辨主要工作和具体工作。–可以通过对任务降级或升级来创建阶段。也可以将任务列表折叠到阶段中，很像在Word中使用大纲。在Project中，阶段表示为摘要任务。创建任务列表•分阶段组织任务–摘要任务的行为不同于其他任务。不能直接修改摘要任务的工期、开始日期或其他计算值，因为这些信息是由具体任务(称为子任务，它们缩进显示在摘要任务之下)派生的。在Project中，摘要任务的工期为其子任务的最早开始时期与最晚完成日期之间的时间长度。创建任务列表•分阶段组织任务创建任务列表•链接任务–Project要求任务以特定顺序执行。例如，拍摄电影场景的任务必须在编辑电影场景的任务执行之前完成。这两个任务之间存在完成-开始关系(也称为链接或依赖关系)。此种关系有两类：•第2个任务的执行必须晚于第1个任务，称为序列•第2个任务只能在完成第1个任务后执行，称为依赖创建任务列表•链接任务–第1个任务称为前置任务，因为它在依赖于它的任务之前。第2个任务称为后续任务，因为它在它所依赖的任务之后。同样，任何任务都可以成为一个或多个前置任务的后续任务。创建任务列表•链接任务创建任务列表•记录任务–可以在备注中记录任务的额外信息。例如，您可能希望详细描述任务，但希望任务名称保持简洁。可以在任务备注中添加细节信息。这样，信息保存在Project文件中，可以轻松查看或打印。设置资源•资源包括完成项目中任务所需的人员和设备。Project关注资源的两个方面：可用性和成本。•可用性决定了特定资源何时能用于任务以及它们可以完成多少工作•成本指的是需要为资源支付的金钱•Project中有三种类型的资源：工时、材料和成本设置资源•设置人员资源–工时资源是执行项目工作的人员和设备。设置资源•设置人员资源设置资源•设置设备资源–在Project中，设置人员和设备资源的方式是完全相同的，因为人员和设备都是工时资源。但是，必须注意在如何安排这两种工时资源时的重要区别。大多数人员资源的一个工作日不会长于12小时，但设备资源却可以连续工作。而且，人员资源在他们所执行的任务中是灵活应变的，而设备资源则更固定一些。设置资源•设置材料资源–材料资源是消耗性的，随着项目的进行会耗尽。在建筑项目中，材料资源可能包括钉子、木材和混凝土。对于玩具广告项目而言，录像带是最值得关注的消耗性资源。在Project中使用材料资源主要是为了跟踪消耗率和相关的成本。尽管Project不是用于跟踪库存的完善系统，但它有助于更好地掌握材料资源的消耗速度。设置资源•设置材料资源设置资源•设置成本资源–在Project中使用的第三种也是最后一种类型的资源是成本资源。可以使用成本资源表示与项目中任务有关的财务成本。工时资源(如人员和设备)可以有相关的成本(每个工作分配的小时费率和固定成本)。成本资源的主要作用就是将特定类型的成本与一个或多个任务关联。成本资源的常见类型包括为了核算而要跟踪的项目支出的类别，如旅行、娱乐或培训。和材料资源一样，成本资源不工作，对任务的日程安排也没有影响。但是，在将成本资源分配给任务并指定每个任务的成本数额时，可以看到该类型成本资源的累计成本，例如项目中总的差旅成本。设置资源•设置成本资源设置资源•为单个资源调整工作时间设置资源•为单个资源调整工作时间为任务分配资源•为任务分配工时资源为任务分配资源•为任务分配额外资源–默认情况下，Project使用名为投入比导向型日程安排(effort-drivenscheduling，又称人工量驱动型日程安排)的日程安排方法。这意味着任务的初始工作量或人工量是保持不变的，与分配的资源数无关。“投入比导向型日程安排”最明显的效果是，当为任务分配额外资源时，任务的工期缩短。只有为任务分配资源或从任务删除资源时，Project才应用“投入比导向型日程安排”。为任务分配资源•为任务分配额外资源为任务分配资源•为任务分配材料资源–分配材料资源时，可以采用下列两种方式之一来处理消耗和成本。•将单位固定的一定数量的材料资源分配给任务。Project将资源的单位成本乘以分配的单位数量来决定总成本•将价格可变的一定数量的材料资源分配给任务。Project会随着工期的改变调整资源的数量和成本为任务分配资源•为任务分配成本资源–成本资源成本，它是分配成本资源给任务时输入的固定金额。可以在任意时间编辑该金额，但此金额不受任务工期或日程安排任何改变的影响跟踪任务进度•迄今为止，我们都是在关注项目规划——在实际工作开始前制定和沟通项目的详细信息。当开始工作时，也就开始项目管理的下一阶段：跟踪进度。跟踪意味着记录项目细节，如谁做什么工作，何时完成工作，成本是多少。这些细节通常称为实际值。跟踪任务进度•保存项目的基准–制订项目计划之后，项目经理最重要的活动之一就是记录实际值以及评估项目的执行情况。要正确判断项目的执行情况，需要对比原始计划。原始计划称为基准计划或基准。基准是项目计划中重要值的集合，如计划的开始时间、完成时间，任务、资源和分配的成本。保存基准时，Project会对当前值进行“快照”，并保存在计划中以备将来对比之用。跟踪任务进度•保存项目的基准跟踪任务进度•保存项目的基准跟踪任务进度•根据日程跟踪项目–跟踪进度的最简单方法就是报告实际工作正准确地按计划进行。如果有一个为期5个月的项目已经进行了1个月，这个月中所有任务的开始和结束都按日程安排进行，那么就可以快速将这些记录在“更新项目”对话框中。跟踪任务进度•根据日程跟踪项目跟踪任务进度•输入任务完成比例–在开始某一任务的工作之后，可用百分比快速记录工作进度。在输入非0值的完成百分比后，Project会改变任务的实际开始日期以匹配计划的开始日期。然后Project会根据输入的百分比计算实际工期、剩余工期、实际成本和其他值。跟踪任务进度•输入任务完成比例跟踪任务进度•输入任务的实际值–保持日程最新的更为细化的方法是记录项目中每个任务的实际发生情况。可以记录每个任务的实际开始日期、完成日期、工时和工期值。输入这些值后，Project会更新日程，并计算任务的完成比例。跟踪任务进度•输入任务的实际值QA