用户手册(PDM)

天天纵纵图图文文档档管管理理系系统统用用户户操操作作手手册册（（VV33..22..88））易皓责任编辑公司：天纵科技(软件)开发中心网址：电话：[phone]传真：[phone]电邮：[e-mail]天纵图文档管理系统操作手册-2-天纵科技(软件)开发中心TEL:0730-5240398FAX:[e-mail]目目录录前言…………………………………………………….………………..…………..……………………...4第一章实施步骤……………………………………………………………..…………………………..51.1网络及系统配置……………………………………………….…….………………..……………..…51.2静态数据录入步骤…………………………………………..………………….……………………..51.3系统培训及运行…………………………………….…….………………….……………………...…6第二章基础设置……………………………………….…………………..………………….…………72.1文件格式设置……………………………………….………………………………….…….…….…...72.2文件库设置………………………………………….…………………………………………..………82.3FTP站点管理……………………………………….…………………………………………..…….…82.4文件发送组别设置……….…………………………………………………………………..…………92.5文件分类…………………………………………………………………………..….…….………....102.6印章档案管理…………………………………………………………………………..….………….132.7加密签名/印章制作…………………………………………………………………..….……...…….132.8文件模板管理…………………………………………………………………..….…………....…….142.9文件范本管理…………………………………………………………………..….………………….14第三章文件流转………………………………………….……..……………….…………………..…153.1文件办理主界面…………………………………….…………………….…….…………….……….153.2文件创建……………………………………………….………………………….…………..……….173.3文件修改…………………………………………………………….………..……………………….183.4文件审批……………………………………………………….…………………………..………….193.5文件发送……………………………………………………….……………………..……………….203.6文件批办……………………………………………………….……………………..……………….213.7文件承办……………………………………………………….……………………..……………….213.8文件催办……………………………………………………….……………………..……………….223.9文件借阅……………………………………………………….……………………..……………….233.10文件阅读跟踪…………………………………………………….……………………..……..…….243.11文件回收…………………………………………….………………………….……………..…..….243.12文件销毁管理………………………………………………….……………………..………….…..25第四章档案管理………………………………………….……..……………….…………………..…264.1档案分类…………………………………………….…………………….…….…………….……….264.2文件归档……………………………………………….………………………….…………..……….274.3档案合并…………………………………………………………….………..……………………….284.4档案拆散……………………………………………………….…………………………..………….28第五章系统管理………………………………………….………………..……………..…………….295.1系统初始化………………………………………….………………………….………..…….……....29天纵图文档管理系统操作手册-3-天纵科技(软件)开发中心TEL:0730-5240398FAX:[e-mail]5.2数据导入……………………………………………….…………………………....………….…..….295.3角色设置……………………………………………….…………………………....………….…..….305.4用户管理…………………………………….……………………………………………..….……….315.5报表设计………………………………………….…………………………....……………….…..….325.6数据字典…………………………………….……………………………………………...………….355.7操作日志…………………………………….……………………………………………...………….36第六章其他工具………………………………………….………………..…………………..……….376.1文件收集工具……….…………………………………………………………………………………376.2内部邮箱系统…………………………………………………………………………….…….……..386.3公告系统………………………………………………………….…………………………………...396.4短消息提醒系统………………………………………………….…………………………………...406.5口令修改工具………………………………………………….……………………………………...406.6个人选项………………………………………………….…………………………………………...41第七章附录………………………………………….………………..……………..………………….437.1从EXCEL表格式中导入数据…………………………………………………………………………437.2文件存放策略………………………………………………………………………………….……...477.3常见问题答疑………………………………………………………….……………………………...50天纵图文档管理系统操作手册-4-天纵科技(软件)开发中心TEL:0730-5240398FAX:[e-mail]“天纵图文档管理系统”基于国际先进的KM思想及微软成熟的.NET平台技术开发的一套拥有B/S（浏览器/服务器）和C/S（客户端/服务器）两种访问方式的集团级图文档管理产品。本系统提供了从文档、图纸、资料录入（电子化）到文档发布及网络化管理的整体解决方案，可有效降低图纸录入及信息发布的成本，保证文档安全，提高文档搜索、查询的响应速度，方便远程信息的获取，有利于知识与信息的传递与共享，使设计单位图纸资料的管理更加专业化、规范化，为图文档管理部门的安全、高效运行奠定更加坚实的基础。本系统可用于建设单位、设计单位、物业公司、政府单位、企业产品设计部门等的文档、图纸、资料管理，软件操作简单,功能强大，可对各种幅面的工程图纸、图片和各种文书资料等进行综合管理。系统集图纸和文档资料管理于一体，为用户建立起电子化的图纸资料库，用户通过分类检索或条件组合检索、模糊检索快速查到所需图纸或资料。本系统依据ISO9000文档控制与管理标准设计，利用先进的计算机软件技术，有效地控制各种文档的产生，管理文档的存取访问，控制文档的分发，监控文档的流转过程。具有灵活的签入/签出机制，严格的版本控制，对文档的所有操作均记录在案。本系统可选择将文档保存到文档夹、WEB目录或数据库多种方案，支持多服务器多硬盘。系统提供了统一的图文浏览、标注以及协同作业的组件，可直接浏览、标注450种以上的不同文档格式（Office/Image/2D/3D/EDA）的文档，而无需安装种类相应的编辑软件，并且可以完全保留原文档的完整性、机密性，可灵活设置只读、打印保存权及修改权。您不但省去了安装各类软件的麻烦，同时也节省了购买这些软件（Office/Image/2D/3D/EDA）的昂贵费用。OFFICE文档能还可实现在线编辑、电子签名、电子盖章及修改痕迹保留等。本系统可实现集团内各分公司、各部门甚至个人文档的管理，各单元之间既可共享文档，也可独立管理自己的文档。旨在通过计算机技术推动知识管理，帮助企业建立先进的知识管理模式，使企业知识管理平台成为短期营运与长期成长战略结合的资讯平台，极大化企业最有价值的资产-员工与知识。让员工快速获取个人成长所需的工具及信息，达成员工高度的成就感，加速协同作业，通过知识管理平台实现实时信息的共享，为企业更有品质的营运决策提供支持。运用高效率的作业流程，降低管理成本。前言天纵图文档管理系统操作手册-5-天纵科技(软件)开发中心TEL:0730-5240398FAX:[e-mail]====实实施施步步骤骤====一、网络及系统配置ZoomSkyPDM系统必须运作在一个坚固、安全、可靠的软件系统和通信设施上。一般企业通常依赖于计算机通信设备供应商来安装和测试设备，项目组这时应作为监督的角色确保所有设备都满足要求。------------------------------------------------------------------------------------(详细内容请查看《安装手册》)------------------------------------------------------------------------------------二、静态数据录入步骤在正式运行系统前，根据以下步骤录入静态资料：1．数据初始化清空数据库演示数据。你也可以建立两个数据库，一个是正式数据库，一个是学习数据库（学习数据库里的数据不要清空），进行学习培训时，将数据库管理器中的数据库切换到培训数据库中，正式使用时再切换回去。2．权限分配计划用户：建议设置一名文件管理员和一名系统管理员，其余用户只是一般的文件办理者，只能进行文件的阅读、处理等一般性工作。演示数据库中已经建好了这三个角色，并设置好了他们的权限，您可以直接利用这三个角色。权限：一般用户对文件只有阅读权，无修改、打印、复制、保存权；文件管理员具全部权限，可对文件进行综合管理；系统管理员可对后台数据结构及系统数据进行维护管理。文件管理员和系统管理员必须是公司高度信任的员工。3．文件编号规则根据公司文件分类，制定一个科学的编号规则，文件编号要确保唯一性，可由相关部门一起讨论此编号规则。编号规则一旦确定后，不可随意更改。4．文件库设置一般建议一个文件分类设置一个文件库，当然，如果某文件分类的文件可能不会很多，可以多个文件分类合用一个文件库。5．文件分类规划及建立将公司文件进行分组，先建立几个大类，如产品设计类、企业管理类、项目文档类等，然后再将每个大类进一步细分。文件分类的目标是清楚地看出公司文件结构，同时考虑到文件的权限，因为每类文件要设置操作此类文件的用户。6．文件格式设置设置好可能要纳入系统的各种文件格式，并定义打开文件的方式。天纵图